Kostenlose Business Case-Vorlagen für IT, Projektmanagement und mehr

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Wenn Sie einen unkomplizierten, aber kostspieligen Vorschlag haben, erstellen Sie mit dieser kurzen Business-Case-Vorlage eine kurze Liste, was Sie tun möchten, warum Sie es tun möchten, wie Sie es tun möchten, wer von dem Projekt profitiert und was den Projekterfolg behindern könnte.

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Manchmal ist es nicht einfach, Vor- und Nachteile eines Projekts zu quantifizieren. Diese Projekt-Business-Case-Vorlage enthält ein Gewichtungsschema, um eine Bewertung für jede vorgeschlagene Option zu erstellen, und ermöglicht es Ihnen, Risiken zu bewerten.

Business-Case-Vorlage für Bauwesen herunterladen - Word

Diese Vorlage für Business-Case im Bauwesen enthält Abschnitte für die vielen Arten von Informationen und Analysen, die ein großes Bauprojekt möglicherweise erfordern kann. Sie listet die Arten von Dokumenten auf, die für die Vorbereitung des Baus erforderlich sind, und enthält detaillierte Informationen zu Stakeholdern und ihren Interessen. Es enthält auch Tabellen, die ihnen helfen, Analysen visuell zu vergleichen. Die Projektabwicklung- oder Implementierungsdetails können die Grundlage für Ihren Projektplan bilden.

Einfache Business Case Vorlage herunterladen

Diese einfache Business-Case-Vorlage in Word behandelt alle wichtigen Bereiche, die in einem Business Case erforderlich sind. Fügen Sie jedem Abschnitt so viele Informationen hinzu, wie erforderlich ist, oder fügen Sie andere Abschnitte ein, um die Anforderungen Ihrer eigenen Organisation zu berücksichtigen.

Business Case Presentation Template herunterladen - PowerPoint

Ein einfaches Word-Dokument kann eine gute Möglichkeit bieten, die Gründe, Anforderungen und Kosten zu dokumentieren, die in Ihrem Business Case enthalten sind. Visuelle Darstellungen können jedoch wichtige Fakten schnell vermitteln und können notwendig sein, wenn Sie Ihren Business Case in einem Meeting präsentieren. Verwenden Sie diese Vorlage, um Informationen visuell zu vermitteln.

IT Business Case Template herunterladen

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Bei Änderungen auf Unternehmensebene kann ein Business Case erforderlich sein, um Kosten, Ressourcen und Aufwand zu rechtfertigen. Diese IT-Business-Case-Vorlage bietet Raum, um zu besprechen, warum sie Änderung benötigen, wie Sie die neue Lösung beziehen und wie Sie die Migration und Implementierung verwalten.

Life Sciences Business Case Template herunterladen - Word

Zusätzlich zu den üblichen Inhaltsabschnitten in einem Business Case enthält diese Business Case-Vorlage für Life Sciences Blöcke zur Versionskontrolle und Revisionsverfolgung.

Ein Business Case (auch bekannt alsGeschäftsbedarf) definiert ein Problem oder eine Gelegenheit, misst die Auswirkungen eines Projekts, das ein Problem löst oder eine Gelegenheit nutzt, und klärt die Kosten und Vorteile eines vorgeschlagenen Plans.

Sie benötigen einen Business Case, wenn Sie eine Ressource oder Ausgaben für ein Projekt rechtfertigen müssen. Durch einen gut überlegten Businessplan können Stakeholder und Investoren bestimmen, ob das Unternehmen Ressourcen in das Projekt investieren sollte. Ein Businessplan bietet auch eine Struktur für die Präsentation von Erkenntnissen und Empfehlungen. Darüber hinaus bietet es eine Möglichkeit, festzustellen, ob das Projekt mit den strategischen Zielen eines Unternehmens übereinstimmen.

Obwohl die Vorbereitung eines Business Case wie ein weiteres Dokument in einer langen Kette von Projektmanagementaufgaben erscheint, ist diese im Vorfeld durchgeführte Vorbereitung für den letztendlichen Erfolg jedes Unternehmens unerlässlich. Wenn ein Projekt gestartet wird, zeigt ein Business Case den Stakeholdern – und sogar Ihnen –, ob es sich lohnt, mit dem Projekt zu beginnen. Es kann Probleme aufdecken, die möglicherweise Zeit und andere Ressourcen verschwenden könnten, ohne Vorteile zu bringen. Ohne Business Cases haben Sie keine Möglichkeit, Projekte zu priorisieren. Wenn Sie die gewünschten Ergebnisse nicht klar artikulieren, bevor das Projekt beginnt, können Investoren und Stakeholder leicht unzufrieden oder frustriert mit dem Ergebnis sein. Und wenn das Projekt fortschreitet und letztendlich endet, haben Sie keinen Bezugspunkt für die Messung der Leistung.

Zu den Inputs für einen Business Case gehören beispielsweise regulatorische und rechtliche Anforderungen, Marktveränderungen und Kundennachfrage.

Sie können eine Business-Case-Vorlage als Leitfaden verwenden, damit Sie nicht vergessen, alle erforderlichen Inhalte aufzunehmen. Eine Vorlage bietet auch Formatierungen, sodass Sie sich keine Sorgen um Layout und Design machen müssen.

Schlechte Vorbereitung und mangelnde Beteiligung des Managements tragen oft zu einem eventuellen Projektausfall bei. Eine gute Fallstudie kann Ihnen helfen, diese Fallstricke zu vermeiden.

Beginnen Sie damit, wichtige Personen wie die Finanzabteilung zu konsultieren, um genaue Schätzungen und Details der aktuellen Situation zu erhalten und eine Vorstellung davon zu erhalten, wie Verbesserungen aussehen würden. Denken Sie außerdem daran, alle einschlägigen Unternehmensrichtlinien und -verfahren zu befolgen, während Sie den Business Case vorbereiten und das vorgeschlagene Projekt vorbereiten.

Wenn Sie den Business Case schreiben, sollten Sie diese Punkte für den Erfolg berücksichtigen:

• Schreibe Sie mit der Stimme Ihrer Leser und Stakeholder, aber vermeiden Sie so viel Jargon wie möglich.
• Kommunizieren Sie prägnant über die wesentlichen Inhalte.
• Seien Sie interessant, sogar unterhaltsam.
• Seien Sie klar über Ihre Ziele und wie sie dem Unternehmen zugute kommen können.
• Begrenzen Sie die Anzahl der Autoren, um die Stimme und den Stil konsistent zu halten.

Ihr Business Case soll Sponsoren, Stakeholdern und Investoren ein klares Bild von den Ergebnissen und Vorteilen Ihres Projekts geben. Im Allgemeinen enthält ein Business Case die folgenden Angaben zu einem Projekt:

• Eine Zusammenfassung auf hoher Ebene
• Finanzinformationen zu Kosten und Nutzen
• Details zum Umfang
• Nutzen und Risiken
• Informationen zur Projektmanagement
• Messungen für den Erfolg

Eine Beispielvorlage für einen Business Cases ist hier für die Managementzertifizierungsrichtlinien verfügbar, die in Großbritannien, Australien und anderen Ländern verwendet werden. Die Anzahl der Abschnitte und Details Ihres Business Case hängt von der Komplexität und dem Umfang Ihres geplanten Projekts ab. Typische Elemente umfassen die meisten oder alle der folgenden Elemente:

• Eine Zusammenfassung: Insbesondere in staatlichen oder formellen Geschäftssituationen kann die Zusammenfassung der einzige Teil des Dokuments sein, den Stakeholder, Investoren, Medien und andere interessierte Parteien lesen. Eine Zusammenfassung muss auf einer Seite oder weniger vermitteln, was getan wird, wer es tun wird, wie viel es kostet und wie und von wem es profitieren wird. Ein weiterer Maßstab für die Länge ist, dass das Lesen nicht länger als fünf Minuten dauern sollte.
• Zweck: Der Zweck des Projekts beschreibt den Hintergrund des Geschäftsproblems oder der Geschäftsmöglichkeit. Er zeigt auf, wie die (durch Abschluss des Projekts) geplante Änderung die Situation verbessern wird.
• Alternativen: Die Erforschung und Beschreibung praktikabler alternativer Optionen zum empfohlenen Projekt wird dazu beitragen, einen lebendigeren Kontext für die empfohlene Lösung zu liefern. Die Präsentation von Alternativen wird den Stakeholdern auch zeigen, dass Sie Ihr Projekt gut berücksichtigt haben und dass es nicht willkürlich ausgewählt wurde.
• Strategische Ausrichtung: Es ist entscheidend zu erklären, wie Ihr Plan in die allgemeine strategische Ausrichtung des Unternehmens passt und diese voranbringt. Die Angabe von Projektzielen in diesem Zusammenhang kann Ihren Fall stärken.
• Organisatorische Auswirkungen: Besprechen Sie, wie das vorgeschlagene Projekt die Organisation verändern wird. Berücksichtigen Sie alle relevanten Abteilungen, Geräte, Prozesse oder Rollen. Stakeholder-Analysen (d. h. das Verständnis der aktuellen Situation und der Anforderungen der einzelnen Stakeholder) können zu diesem Bild beitragen.
• Annahmen und Einschränkungen: Seien Sie sich über alle erwarteten Ressourcen oder Einschränkungen im Klaren. Wenn beispielsweise die Finanzierung durch eine Agentur sicher ist, sollten Sie das beachten. Wenn der Erfolg von der Implementierung einer neuen Plattform abhängt, beachten Sie dies. Die Liste der Annahmen kann im Verlauf des Projekts wachsen und sich ändern. Sie können auch Interdependenzen berücksichtigen, die sich auf den Plan auswirken könnten.
• Vorteile: Artikuliere die erwarteten Ergebnisse, um zu zeigen, wie das gesamte Unternehmen von Ihrem Projekt profitiert und sich verbessert. Beispiele für Vorteile sind mehr Kunden, weniger Augenbelastung für Servicemitarbeiter an Arbeitsplätzen oder eine Dachreparatur vor der Sturmsaison.
• Zeitplan und Kosten: Skizzieren Sie den Plan mit einem kurzen Zeitplan für die Projektentwicklung und den Abschluss, einschließlich der wichtigen Etappenziele. Geben Sie bei Technologieprojekten bei Bedarf einen Überblick über den Migrationsplan. Fügen Sie de Zeitplan eine Kosten-Nutzen-Analyse und ein Budget hinzu, möglicherweise sogar mit laufenden Wartungskosten.
• Risiken und Chancen: Risiken beschreiben, was passieren könnte, um den Abschluss des Projekts zu verzögern oder zu verhindern oder die Kosten des Projekts zu erhöhen. Vervollständigen Sie Je nach Umfang Ihres Projekts Ihre Marktanalyse, indem Sie PESTLE-Faktoren (political (politische), economic (wirtschaftliche), social (soziale), technologial (technologische), legal (rechtliche) und environmental (ökologische)) untersuchen. Fügen Sie für jedes von Ihnen identifizierte Risiko einen Minderungsplan ein.
• Empfehlung und Begründung: Geben Sie die bevorzugte Option an und fassen Sie ihre Risiken und Kosten sowie die rechtfertigenden Faktoren zusammen, die sie empfehlen.
• Governance und Fortschrittsverfolgung: Beschreiben Sie, wer für das Projektmanagement verantwortlich ist und wer für die Unterstützung zuständig ist. Geben Sie an, wie der Fortschritt gemessen und berichtet wird.

Sie können auch Signaturblöcke für Genehmiger, eine Tabelle mit dem Sponsorennamen, die Namen von Personen, die Unterstützung oder Fachwissen für das Dokument bereitstellen, ein Inhaltsverzeichnis mit Hyperlinks zu Überschriften der ersten und zweiten Ebene, einen Anhang für beigefügte Arbeitsblätter und andere unterstützende Dokumente sowie ein Glossar mit Begriffen hinzufügen. Um das Dokument zu betiteln, befolgen Sie die Namenskonventionen Ihres Unternehmens und geben Sie eine Versionsnummer an, besonders wenn das Projekt kompliziert ist und der Geschäftsfall wahrscheinlich Überarbeitungen durchgehen wird.

Der Projektsponsor bereitet den Business Case in Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und Fachexperten aus den jeweiligen Bereichen wie IT oder Finanzen vor.

Einige Unternehmen verfügen möglicherweise über dedizierte Projektmanagementbüros. In diesem Fall bereitet das Projektmanagementbüro den Business Case vor. Wenn eine externe Organisation Unterstützung anfing, bereitet diese Entität den Geschäftsfall vor. Der Projektsponsor und interessierte Parteien prüfen den Business Case. Je nach Geschäftsfall kann das Projekt genehmigt, abgelehnt, geändert oder verschoben werden.

Ein Business Case scheint viele Informationen zu erfordern, aber Sie können es einfach halten, wenn Sie ein paar Dinge beachten:

• Definieren Sie die strategische Rolle und die Ziele des Projekts zu Beginn der Fallstudie.
• Erstellen Sie einen Kontext für das Projekt, indem Sie die Geschichte und den Hintergrund des Projekts besprechen.
• Zeigen Sie Ähnlichkeiten zwischen dem vorgeschlagenen Projekt und früheren erfolgreichen Projekten an. Besprechen Sie auch wichtige Unterschiede.
• Zeigen Sie nicht nur Fehlerbehebungen für Probleme an. Finden Sie nach wo immer mögliceh, Möglichkeiten und heben Sie sie in Ihrer Fallstudie hervor.
• Geben Sie die Vorteile an, die nach Abschluss des Projekts entstehen.

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