Was ist eine Post-Mortem-Besprechung?
Eine Post-Mortem-Besprechung ist ein Prozess, der dazu beiträgt, Projekte zu verbessern, indem ermittelt wird, was funktioniert hat und was nicht, und indem organisatorische Prozesse geändert werden, um die gewonnenen Erkenntnisse zu berücksichtigen. Im Project Management Book of Knowledge („Project Management Book of Knowledge“, PMBOK) wird diese Aktivität als „Lessons Learned“ bezeichnet.
Post-Mortem-Besprechungen finden normalerweise am Ende eines Projekts statt. Bei längeren Projekten können Sie Post-Mortem-Besprechungen jedoch auch regelmäßig (z. B. monatlich, vierteljährlich oder jährlich) abhalten, um Kurskorrekturen zu ermöglichen und sicherzustellen, dass Sie keine Zwischenfälle übersehen.
Post-Mortem-Besprechungen sind mehr als eine reine Faktenermittlung. Die wichtigsten Funktionen einer Post-Mortem-Besprechung bestehen darin, Prozessverbesserungen voranzutreiben und Best Practices zu fördern, um etwaige Erfolge zu wiederholen.
Dieses Treffen ist ein integraler Bestandteil des Projektmanagementprozesses, wird aber von den Teams manchmal aus Zeit- und Ressourcenknappheit oder aus dem Gefühl heraus übersprungen, dass es nicht zum Endergebnis beiträgt. Grant Aldrich, Gründer von OnlineDegree.com, erklärt: „Die Post-Mortem-Besprechung ist vielleicht der wichtigste Aspekt des Projektmanagements und der Verbesserung Ihrer Prozesse. Und doch wird er im Allgemeinen am meisten vernachlässigt. Es ist ein unglaublich wichtiger Zeitraum, um darüber nachzudenken, wie die Dinge gemacht wurden, und um Verbesserungen vorzunehmen. Leider denke ich, dass dies in den meisten Unternehmen kaum genutzt wird. Sobald das Projekt abgeschlossen ist, wird nur noch versucht, die Mitarbeiter zum nächsten Projekt zu bewegen, weil das zu mehr Umsatz führt.“
Betrachten Sie die Post-Mortem-Besprechung als ein offenes Forum, in dem jeder, der an dem Projekt beteiligt war, Probleme und Erfolge zur Diskussion stellen kann. Untersuchen Sie während der Post-Mortem-Besprechung alle Aspekte des Projektlebenszyklus, von der Planung bis zum Abschluss, um Verbesserungsmöglichkeiten und Prozesse zu finden, die bei zukünftigen Projekten wiederholt werden können. Neben dem Projektleiter und dem Projektteam sollten auch die Projektbeteiligten und die Kunden an der Diskussion teilnehmen. Dadurch wird die Teamarbeit gestärkt, da die Beteiligten unabhängig von ihrer individuellen Rolle weiterhin auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.
Was ist eine Post-Mortem-Besprechung in der Wirtschaft?
In der Wirtschaft ist eine Post-Mortem-Besprechung ein Teil des Risikomanagements und trägt durch die Einführung von Best Practices zur kontinuierlichen Verbesserung bei. Die Post-Mortem-Besprechung, die am Ende eines Projekts durchgeführt wird, ermittelt, was gut und was schlecht gelaufen ist, so dass Sie diese Lehren für die Zukunft nutzen können.
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Alternative Bezeichnungen für Post-Mortem-Besprechungen
Viele Unternehmen verwenden eine andere Bezeichnung für die Funktion einer Post-Mortem-Besprechung. Im Folgenden finden Sie einige mögliche Alternativen:
- Debriefing: Dieser Begriff stammt ursprünglich aus dem Militär, wo er für Nachbesprechungen nach dem Einsatz verwendet wird.
- Retrospektive: Im agilen Projektmanagement wird dieser Begriff für Besprechungen verwendet, die in jeder Phase des Projektabschlusses stattfinden.
- Projektnachbereitung: Diese Bezeichnung wird von vielen Projektmanagern verwendet.
- Gelernte Lektionen: Das Project Management Institute („Project Management Institute“, PMI) verwendet diese Terminologie.
- After-Action-Review: Dieser Begriff wird im Allgemeinen für IT/DevOps-Reviews verwendet.
- Critical Incident Review: Auch IT-/DevOps-Teams verwenden diesen Begriff häufig für ihre Reviews.
Projekt-Post-Mortem-Besprechung vs. Post-Mortem-Besprechung eines Vorfalls
Die Post-Mortem-Besprechung ist auch ein wichtiger Bestandteil des Risikomanagements. Ein Unternehmen kann das Risiko künftiger Projekte verringern oder abmildern, indem es analysiert, was bei vergangenen Projekten schief gelaufen ist, und Änderungen an Prozessen und Verfahren vornimmt.
Post-Mortem-Besprechungen finden hauptsächlich in zwei Situationen statt. Die erste (wie oben erwähnt) ist projektbezogen. Die zweite ist die Analyse von DevOps/IT-Vorfällen, wie z. B. ein Serverabsturz oder der Ausfall einer Website. Obwohl das Hauptziel beider Arten von Post-Mortem-Besprechungen darin besteht, die Grundursachen zu finden, gibt es einige Unterschiede.
| Projekt-Post-Mortem-Besprechung | Post-Mortem-Besprechung eines Vorfalls | |
|---|---|---|
| Timing | Geplant am Ende des Projekts oder in regelmäßigen Abständen während des Projekts | Ad-hoc, nachdem ein Vorfall behoben wurde |
| Wer ist involviert | Beteiligte des Projektteams und des Managements | Jeder, der den Vorfall verursacht hat, von ihm betroffen war oder auf ihn reagiert hat |
| Ergebnisse | Verbesserungen von Prozessen und Verfahren, damit zukünftige Projekte reibungsloser ablaufen | Verbesserungen der Prozesse, Verfahren und Sicherheit, um zu verhindern, dass das Problem erneut auftritt |
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Projektmanager organisieren in der Regel Post-Mortem-Besprechungen. Diese Treffen sind in vielen Situationen nützlich und für viele Gruppen von Vorteil, z. B. für Marketingteams, Agenturen, das Informationsmanagement und das Problemmanagement.
Bei der Planung von Post-Mortem-Besprechungen ist das Timing wichtig. Das Gedächtnis der Mitarbeiter kann kurz sein, daher ist es wichtig, Besprechungen anzusetzen, sobald das Projekt abgeschlossen ist oder Sie den Vorfall geklärt haben.
In einer kleinen Umfrage unter Projektmanagern gaben 100 Prozent der Befragten an, dass sie nach ihren Projekten Post-Mortem-Besprechungen durchgeführt haben:
- 40 % haben sie immer
- 20 % führen sie meistens durch
- 40 % führen sie gelegentlich durch
Agile Retrospektive vs. Projekt-Post-Mortem-Besprechung
Im Agilen Projektmanagement wird der Begriff Retrospektive für eine ähnliche Aktivität verwendet, die nach jeder Iteration der Softwareentwicklung stattfindet. Hier sehen Sie, wie sich die beiden unterscheiden:
| Projekt-Post-Mortem-Besprechung | Agile Retrospektive | |
|---|---|---|
| Timing | Geplant am Ende des Projekts oder in regelmäßigen Abständen während des Projekts | Einmal pro Iteration |
| Wer ist involviert | Beteiligte des Projektteams und des Managements | Projektteam |
| Fokus | Erfolge und Misserfolge, die während des Projekts aufgetreten sind | Erfahrungen aus der letzten Iteration |
| Ergebnisse | Vorgeschlagene Änderungen an den Prozessen zur Verbesserung der Ergebnisse zukünftiger Projekte | Aktionspunkte für inkrementelle Verbesserungen für die nächste Iteration |
Wie führt man eine Post-Mortem-Besprechung durch?
Bei einer Post-Mortem-Besprechung bespricht die Gruppe, was während eines Projekts schief gelaufen ist und was gut gelaufen ist. Die Ergebnisse werden in einem Projektzeitplan festgehalten und es werden Empfehlungen ausgesprochen, wie sich Erfolge wiederholen und Probleme in zukünftigen Projekten vermeiden lassen.
Normalerweise sammelt der Projektleiter Daten über das Projekt, einschließlich des Feedbacks von Beteiligten und Teammitgliedern, um die Agenda für das Treffen zu erstellen. Während des Treffens überprüft die Gruppe das Projekt und erstellt einen Zeitplan, in dem die wichtigsten Meilensteine und Ereignisse sowie Erfolge und Misserfolge aufgeführt sind.
Die Erstellung der Zeitleiste ermöglicht es dem Team, sich mit jedem Problem und jedem Erfolg zu befassen, die jeweilige Ursache zu dokumentieren und zu bestimmen, wie man sie vermeiden oder wiederholen kann. Auf der Grundlage der aufgedeckten Ursachen entwickelt das Team Aktionspunkte, um die Prozesse zu verbessern und die Erfolge zu wiederholen.
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Was eine erfolgreiche Post-Mortem-Besprechung bewirken kann
Eine Post-Mortem-Besprechung hat viele Vorteile, egal ob sie für ein Projekt oder einen IT-Vorfall durchgeführt wird. Der Prozess kann dazu beitragen, die Kommunikation, die Zusammenarbeit und die Arbeitsabläufe zu verbessern, was zu einer effizienteren und erfolgreicheren Organisation führt.
Post-Mortem-Besprechungen können dazu beitragen, dass künftige Projekte auf folgende Weise reibungsloser ablaufen:
- Verbesserung der internen Prozesse: Die Untersuchung von Prozessen beim Auftreten von Problemen deckt die Schwachstellen des Systems auf. Wenden Sie die in einer Post-Mortem-Besprechung gewonnenen Erkenntnisse an, um diese Schwachstellen zu beheben und Ihre Verfahren zu verbessern.
- Arbeitsabläufe rationalisieren: Zu den in Post-Mortem-Besprechungen aufgedeckten Problemen können auch Workflow-Probleme gehören, die Sie in zukünftigen Projekten beseitigen können.
- Förderung der Teamzusammenarbeit: Das Format der Post-Mortem-Besprechungen stärkt ein gemeinsames Ziel und lehrt die Teams, miteinander zu arbeiten.
- Effizienz steigern: Eine Post-Mortem-Besprechung kann doppelte Arbeit, schwerfällige Prozessschritte und andere ineffiziente Aufgaben aufdecken.
- Kommunikation fördern: Ein häufiges Problem bei Projekten ist der Mangel an guter und rechtzeitiger Kommunikation. Einer der wichtigsten Schritte bei der Post-Mortem-Besprechung besteht darin, die Ergebnisse der Besprechung mitzuteilen und die interessierten Parteien darüber zu informieren, wann die einzelnen Aktionspunkte abgeschlossen sind.
- Aus Fehlern lernen: Der nützlichste Teil der Post-Mortem-Besprechung besteht darin, herauszufinden, was schief gelaufen ist, und nach Möglichkeiten zu suchen, um zu verhindern, dass sich diese Probleme wiederholen.
- Abschluss finden: Wenn Sie mitteilen, dass eine Aktion abgeschlossen ist, wissen die Teammitglieder, dass die von ihnen aufgedeckten Probleme behoben wurden.
- Informationen weitergeben: Der Austausch von Erkenntnissen aus einer Post-Mortem-Besprechung mit anderen Teams, die an ähnlichen Projekten arbeiten, hilft allen in einer Organisation.
- Steigern Sie die Moral: Post-Mortem-Besprechungen ermöglichen es den Mitarbeitern, Probleme zu benennen und sicherzustellen, dass sie angegangen werden. Der Fortschritt steigert die Moral, weil die Mitarbeiter wissen, dass sie direkt zur Qualität ihres Arbeitsplatzes und ihres Arbeitsprodukts beitragen können.
- Erfolge feiern: Die Post-Mortem-Besprechung ermöglicht es den Teams nicht nur, Probleme zu analysieren, sondern auch ihre Erfolge zu würdigen, was zur Verbesserung der Arbeitsmoral und des Teamzusammenhalts beiträgt.
- Kurswechsel:
Bei längeren Projekten kann das Team nach der Projektmitte eine Reihe von Post-Mortem-Besprechungen einplanen, um Korrekturen vorzunehmen, die für einen reibungslosen Ablauf des restlichen Projekts sorgen. Paula Cizek, Chief Research Officer bei nobl.io, einem Unternehmen für Organisationsdesign, sagt: „Wenn Sie regelmäßig Post-Mortem-Besprechungen durchführen, haben Sie die Chance, den Kurs zu korrigieren. Wenn Sie bis zum Ende eines Projekts warten, kann sich eine Menge ändern; und vieles kann schnell besser gemacht werden. Deshalb empfehlen wir wirklich, sie regelmäßig durchzuführen“.
In einer kleinen Umfrage unter Projektmanagern gaben 60 Prozent der Befragten an, dass Post-Mortem-Besprechungen auf einer Skala von eins (nicht effektiv) bis fünf (äußerst effektiv) sehr oder äußerst effektiv sind, um Prozessverbesserungen voranzutreiben.
Was ist eine Post-Mortem-Besprechung?
Eine Post-Mortem-Besprechung ist ein Prozess, bei dem Sie zusammenfassen, was bei einem Projekt schief gelaufen ist (und behoben werden sollte) und was gut gelaufen ist und wiederholt werden sollte. Aus der Analyse ergeben sich auch Aktionspunkte und die jeweiligen Zuständigkeiten.
Die Daten, die während der Post-Mortem-Besprechung analysiert werden, enthalten Inputs aus einer Reihe von Quellen, einschließlich des Feedbacks des Projektteams und einer Bewertung der Projektergebnisse. Die Analyseergebnisse sollten Folgendes enthalten:
- Eine vollständige Liste der zu behandelnden Probleme (und die sich aus jedem Problem ergebenden Maßnahmen)
- Entscheidende Probleme, die das Projekt behindert haben
- Erfolge, die zum Gelingen des Projekts beigetragen haben
- Alle nicht offensichtlichen Lehren, die Maßnahmen erfordern
- Die Person, die für die Umsetzung der einzelnen Aktionspunkte verantwortlich ist
Ein wirksames Instrument ist die Fünf-Whys-Analyse. Diese Technik leitet Sie dazu an, fünfmal „Warum?“ zu fragen, um die Hauptursache eines Problems zu isolieren. Mehr über die Five Whys-Technik erfahren Sie in diesem Artikel über tadellose Post-Mortem-Besprechungen. Allgemeine Informationen über Post-Mortem-Besprechungen finden Sie auch in unserem Artikel „Wie man eine Post-Mortem-Besprechung durchführt“.
Pre-Mortem-Besprechung und wann Sie sie durchführen sollten
Eine Pre-Mortem-Besprechung-Besprechung ist eine Strategie, die den Rahmen der Post-Mortem-Besprechung nutzt, aber zu einem frühen Zeitpunkt im Planungsprozess, also vor Beginn eines Projekts, stattfindet. Die Sitzungsteilnehmer stellen sich vor, dass das Projekt abgeschlossen ist, aber schlecht gelaufen ist, und schlagen wahrscheinliche Fehler und mögliche Ursachen vor.
Das Team nutzt die Ergebnisse der Übung, um rückwärts zu arbeiten und Änderungen an den Prozessen vorzunehmen, um die vorgestellten Fehler zu vermeiden. Ermutigen Sie die Teilnehmer während des Treffens, über Fehlerursachen nachzudenken, die sie normalerweise nicht ansprechen würden, über das, was sie vor Projektbeginn befürchten, und über blinde Flecken aus vergangenen Projekten. Die Teammitglieder sollten bei der Beschreibung möglicher Fehlerpunkte konkret werden.
Worüber Sie bei der Pre-Mortem-Besprechung nachdenken müssen, hängt von der Art des Projekts ab, aber wahrscheinlich geht es um den Projektplan, die Ressourcen, die Aufgaben, den Zeitplan und die Dokumentation. Hier sind einige Beispielfragen für Pre-Mortem-Besprechungen:
- Was fehlt im Projektplan?
- Was könnte das Projekt verlangsamen oder dazu führen, dass Sie den Starttermin verpassen?
- Was ist, wenn wir während des Projekts wichtige Mitarbeiter verlieren?
- Wer ist für die größten Risikobereiche verantwortlich?
- Haben Sie alle kritischen Aufgaben berücksichtigt?
- Werden wir Zugang zu allen Ressourcen haben, die wir benötigen, wenn wir sie brauchen?
- Haben wir die richtigen Teammitglieder für jede Rolle?
- Ist der Zeitplan realistisch?
- Gibt es im Zeitplan Spielraum für Verzögerungen?
- Was ist, wenn wir aufgrund eines Serverabsturzes Daten verlieren?
- Ist der Dokumentationsplan ausreichend?
Nachdem Sie eine Liste erstellt haben, können Sie diese ausdünnen, indem Sie Probleme streichen, die unwahrscheinlich sind (z. B. der Konkurs Ihres Unternehmens), solche, die keinen Show-Stopper darstellen würden (die Lieferung der T-Shirts für die Einführungsparty kommt zu spät) und solche, gegen die Sie nichts unternehmen können (ein Meteorit, der auf der Baustelle einschlägt).
Umgekehrt können Sie sich auch vorstellen, dass alles gut läuft, und sich durch den Prozess der Umsetzung dieser Vision arbeiten. Entscheidend ist, dass Sie alle möglichen Fallstricke bedenken und überlegen, was Sie tun können, um sie zu vermeiden.
Arten von Post-Mortem-Besprechungen
Die Fragen, die Sie während einer Post-Mortem-Besprechung stellen, können entscheidende Informationen über das Projekt liefern. Diese Fragen fallen in die Kategorien Planung, Ausführung, Ergebnisse und Kommunikation; Im Folgenden finden Sie das Ziel jeder Kategorie und einige Beispielfragen.
Fragen zur Planung konzentrieren sich auf Probleme, die bei der Projektplanung auftreten. Es ist wichtig, sich mit diesem anfänglichen Prozess zu befassen, denn die Planung ist die Grundlage des Projekts, und ihre Verbesserung führt zu einem besseren Projekt. Die Fragen zur Planung lassen sich in die folgenden Teile unterteilen:
- Projektplan: War etwas im Plan zu vage? Fehlte dem Plan eine wichtige Information?
- Ressourcen: Wurden Werkzeuge, Budgets und Teammitglieder richtig zugewiesen? Waren die benötigten Ressourcen für das Projekt angemessen?
- Timing: Haben wir in den Zeitplan Spielraum eingebaut? Sind die Fristen erreichbar und realistisch?
- Aufgaben: Haben wir alle erforderlichen Aufgaben berücksichtigt? Wurden die damit verbundenen Abhängigkeiten und Ergebnisse für jede Aufgabe verfolgt?
- Dokumentation: War die Dokumentenablage für die Bedürfnisse des Teams angemessen? Hat der Dokumentationsplan zum Erfolg des Projekts beigetragen?
Ausführungsfragen befassen sich mit den Problemen, die bei den Prozessschritten, der Personalbesetzung und der Qualität der Arbeit auftraten. Diese Fragen sind wichtig, weil sie sich auf den Kern eines Projekts konzentrieren. Sie lassen sich in die folgenden Bereiche unterteilen:
- Arbeitsablauf: Wo hat der Arbeitsablauf versagt? Welche Teile des Arbeitsablaufs wurden nicht ordnungsgemäß dokumentiert?
- Mitarbeiter: Gab es Probleme mit der Teamhierarchie, die zu Problemen führten? Wurden dem Projekt die richtigen Personen zugewiesen?
- Aufgaben: Gab es Aufgaben, die schwieriger zu erledigen waren, als sie hätten sein sollen? Welche Aufgaben wurden nicht ordnungsgemäß erledigt?
- Verzögerungen: Gab es angemessene Verfahren, um mit Verzögerungen im Zeitplan umzugehen? Haben die Verzögerungen zu Problemen im weiteren Verlauf des Projekts beigetragen?
- Management: Hat sich das Management in irgendeiner Weise eingemischt, die die Arbeit des Teams behindert hat? Haben das Management und das Projektteam zusammengearbeitet?
- Änderungskontrolle: War der Prozess der Änderungskontrolle effektiv? Konnten notwendige Änderungen akzeptiert und nicht benötigte Änderungen ausgeschlossen werden?
Ergebnisfragen befassen sich mit Leistung und KPIs. Sie sind von entscheidender Bedeutung, denn sie zeigen, wie Sie den Projekterfolg verfolgen und messen, und stellen sicher, dass sie sinnvoll sind. Sie können in die folgenden Untergruppen unterteilt werden:
- Hauptziel: Wurde das Hauptziel des Projekts erreicht? Welche Hürden haben das Erreichen des Hauptziels erschwert?
- Sekundäres Ziel: Hat das Projekt die sekundären Ziele erreicht? Was hat das Erreichen dieser Ziele verhindert?
- Qualität: Hat das Projekt es dem Team ermöglicht, es mit Qualität durchzuführen? Haben Sie die im Plan festgelegten Standards erfüllt?
- Externe Leistung: War der Kunde mit den Ergebnissen zufrieden? Was hat den Kunden überrascht?
- Interne Leistung: Waren die Erfolgskennzahlen sinnvoll? Waren sie im Rahmen des Projekts realisierbar?
Kommunikationsfragen untersuchen Probleme mit Störungen in der Kommunikation, sowohl intern als auch extern. Sie sind es wert, untersucht zu werden, denn Projekte leben oder sterben von der Kommunikation. Hier sind einige Bereiche, die Sie untersuchen sollten:
- Kanäle: Haben die primären Kommunikationsmethoden in irgendeiner Weise versagt? Gab es unzureichende Kommunikationskanäle?
- Team: Waren die Teammitglieder in der Lage zu kommunizieren, wann und wo sie es brauchten? Mussten Teammitglieder jemals die vereinbarten Kommunikationsmethoden umgehen?
- Manager: War das Management in der Lage, effektiv mit dem Team zu kommunizieren? War das Projektteam in der Lage, bei Bedarf mit dem Management zu kommunizieren?
- Besprechungen: Wie können die Besprechungen effektiver gestaltet werden? Gab es zu viele oder zu wenige Besprechungen?
- Extern: Hat die Kommunikation mit dem Kunden wie erwartet funktioniert? Welche anderen Methoden der externen Kommunikation müssen überprüft werden?
Post-Mortem-Besprechung Best Practices
Post-Mortem-Besprechungen helfen, Best Practices für die Prozesse eines Unternehmens zu fördern. Im Folgenden finden Sie einige Tipps für die Durchführung effektiver Post-Mortem-Besprechungen:
- Führen Sie für jedes Projekt eine Post-Mortem-Besprechung durch, egal wie klein es ist.
- Planen Sie die Post-Mortem-Besprechung unmittelbar nach Abschluss des Projekts.
- Setzen Sie die Post-Mortem-Besprechung bereits bei der Erstellung des Projektplans in den Kalender ein, um die Mitarbeiter zu ermutigen, während des gesamten Projekts daran zu denken.
- Verschieben Sie die Post-Mortem-Besprechung, wenn sich der Zeitplan verschiebt.
- Ermutigen Sie die Teilnehmer, konstruktiv zu sein.
- Bauen Sie bei längeren oder komplexen Projekten in regelmäßigen Abständen Post-Mortem-Besprechungen ein, und zwar aus zwei Gründen: Das Gedächtnis ist kurz und Sie können unterwegs Kurskorrekturen vornehmen.
- Folgen Sie dem Paradigma der Post-Mortem-Besprechung ohne Schuldzuweisung, um die wirkliche Ursache von Problemen zu finden. In einer kleinen Umfrage unter Projektmanagern stimmten alle Befragten, die das tadellose Format verwendet hatten, darin überein, dass es effektiver ist als das traditionelle Format. Sechzig Prozent dieser Manager gaben eine Antwort von vier oder fünf auf einer Fünf-Punkte-Skala (wobei fünf die höchste Effektivität bedeutet).
- Halten Sie bei großen oder komplexen Projekten eine Reihe kleinerer Sitzungen mit Unterteams ab. Führen Sie dann die Ergebnisse aus allen Sitzungen in einem endgültigen Dokument zusammen. Jordan Kentris, ein Designer, der mit großen Marken gearbeitet und viele Post-Mortem-Besprechungen geleitet hat, schlägt vor: „Es kann wirklich von Vorteil sein, mit diesen kleineren Teams zu arbeiten und eine kleine Pause einzulegen. Arbeiten Sie dann mit den Leitern dieser Abteilungen oder Projekte zusammen und bringen Sie diese im Wesentlichen als sekundäre Post-Mortem-Besprechung vor.“
- Begrenzen Sie die Zeit, die jeder Teilnehmer zur Verfügung hat, damit die Teammitglieder die wichtigsten Themen zuerst ansprechen. Grant Aldrich sagt: „Jeder hat nur für eine bestimmte Zeit das Wort. Das hilft, die Zeit der anderen zu respektieren, und zwingt die Person, wirklich über die wichtigsten Dinge nachzudenken, die sie ansprechen möchte.
- Der Projektleiter sollte das Verhalten vorleben, das Sie sich vom Team wünschen.
- Laden Sie einen Moderator und einen Protokollführer ein, die nicht Teil des Projektteams sind. Der Moderator kann sich an den Zeitplan und die Regeln halten. Der Protokollant hält dem Leiter der Besprechung den Rücken frei, um die Diskussion zu leiten.
- Zeichnen Sie die Besprechung auf, damit Sie nichts verpassen.
- Weisen Sie jedem Aktionspunkt, der eine Prozessänderung beinhaltet, einen Verantwortlichen zu. Paula Cizek sagt: „Bevor Sie die Besprechung verlassen, bestimmen Sie Personen, die dafür verantwortlich sind, dass die Richtlinie umgesetzt oder in bestehende Prozesse integriert wird.“
Post-Mortem-Besprechungen mit Remote-Teams
Im Idealfall sind bei der Post-Mortem-Besprechung alle Teilnehmer im selben Raum. Da viele Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten oder die Teammitglieder im ganzen Land oder rund um den Globus verstreut sind, ist dies möglicherweise nicht möglich. Zwar können Telefonkonferenzen, Videokonferenzen (lesen Sie einige Tipps zur Videofehlerbehebung) und die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen helfen, aber diese Optionen haben auch ihre Tücken. Software für die Zusammenarbeit kann einige Vorteile bieten.
Wir haben eine kleine Umfrage unter Projektmanagern, die beide Arten von Post-Mortem-Besprechungen durchgeführt haben, zu den Unterschieden durchgeführt. Die Fragen lauteten: „Ändert sich die Reihenfolge der Agenda, wenn alle Teilnehmer remote sind?“ und „Was ist der wichtigste Unterschied zwischen einer Remote-Post-Mortem-Besprechung und einer persönlichen Besprechung?“
Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Ergebnisse der Umfrage:
- Alle Umfrageteilnehmer gaben an, dass sie die Agenda für Remote-Besprechungen nicht ändern. Es scheint also gut zu funktionieren, die gleiche Reihenfolge wie bei persönlichen Besprechungen beizubehalten.
- Die meisten Befragten gaben an, dass die wichtigste Änderung, die sie bei der Leitung von Remote-Besprechungen im Vergleich zu Präsenz-Besprechungen vornehmen, darin besteht, die Teilnehmer bei der Stange zu halten. Zu den Empfehlungen gehört, dafür zu sorgen, dass alle Teilnehmer ihre Kamera eingeschaltet haben und dass der Moderator alle Teilnehmer aufruft, wenn er Beiträge einholt.
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