Die Rolle des Projektmanagements in der Regierung
Während Regierungsmitarbeiter 50 Jahre lang Projektmanagement in projektbasierter Arbeit eingesetzt haben, haben sie in den letzten Jahrzehnten immer mehr PM eingesetzt, um die Arbeit im öffentlichen Sektor voranzutreiben. Heute wird Projektmanagement in allen Sektoren und Regierungsebenen eingesetzt.
Im Folgenden finden Sie einige Details über Projektarbeit und Projektmanagement innerhalb von Regierungsbehörden:
- Viele Menschen, darunter Kongressleiter, Abgeordnete, Regierungsmitarbeiter und Bürger, setzen sich für bessere und effizientere Regierungsabläufe ein. Die meisten Verbesserungsinitiativen der Regierung nutzen Projektmanagement, um den Regierungsbetrieb zu verbessern.
- Viele Regierungsprojekte müssen heute in einer begrenzten Zeit und mit begrenzten Ressourcen einen Wert liefern, da die Mittel für verschiedene Regierungsbehörden gekürzt werden.
- Regierungsbehörden wenden zunehmend die Prinzipien des Projektmanagements an. Aber wie alle Unternehmen verschwenden sie immer noch viel Geld für ineffiziente Projektarbeit. Der Pulse of the Profession-Bericht für 2020 des Project Management Institute ergab, dass alle Organisationen, einschließlich Regierungsorganisationen, 11,4 Prozent jedes Dollars, der in Projekte investiert wird, durch schlechte Leistung verschwenden – das sind 114 Millionen Dollar für jede 1 Milliarde Dollar, die investiert werden.
- Mehrere Trends tragen zur zunehmenden Nutzung von Projektmanagement in der Regierung bei:
- Die Größe und die Verantwortlichkeiten einiger Regierungsbehörden schaffen Komplexitäten, die ein starkes Projektmanagement erfordern.
Project Management Training Institute, das Bootcamps anbietet, um Profis zu helfen, ihre Project Management Institute Zertifizierungen zu erhalten. Zu den Kunden seines Unternehmens gehören Regierungsbehörden und deren Mitarbeiter.
Senapathy wiederholt, dass die Größe und Komplexität vieler Regierungsbehörden verbessertes PM erfordern. „Allein das DOD (US-Verteidigungsministerium) beschäftigt 3,2 Millionen Menschen“, sagt er. „Man kann sich die Komplexität vorstellen. Allein diese Komplexität erfordert Projektmanagement. Wenn Sie keine geeignete Struktur haben, um mit dieser Komplexität umzugehen, werden Sie viel Geld verschwenden.“
Yad Senapathy ist Gründer und CEO des in Dallas ansässigen - Regierungsbehörden lagern mehr Arbeiten an private Auftragnehmer aus, was von Regierungsmitarbeitern verlangt, die Auftragnehmer zusammen mit Regierungsmitarbeitern zu managen, um Projekte voranzutreiben.
- Regierungsorganisationen wollen ein effektives Projektmanagement nutzen, um ihren eigenen Nutzen und ihre Rentabilität nachzuweisen.
- Das Projektmanagement bietet einen Rahmen für einen besseren Kundendienst, der innerhalb von Regierungsbehörden zunehmend an Bedeutung gewinnt.
- Wie in der privaten Industrie müssen Regierungsorganisationen der Öffentlichkeit rund um die Uhr sicheren Zugriff auf Daten geben, was effizienteres Arbeiten erfordert.
- Die Größe und die Verantwortlichkeiten einiger Regierungsbehörden schaffen Komplexitäten, die ein starkes Projektmanagement erfordern.
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Senapathy sagt, dass die Menschen fälschlicherweise annehmen, dass gutes Projektmanagement in der Regierung nicht so wichtig ist, weil sie im Gegensatz zur Privatindustrie nicht profitorientiert ist. „Es ist ein Irrglaube, dass Projektmanagement nur dort notwendig ist, wo es auf die Rentabilität ankommt“, sagt er. „Die Regierung hat ähnliche Verantwortlichkeiten wie der Steuerzahler. Sie sind für jeden bezahlten Cent Steuern verantwortlich. Die Sache ist, dass jeder schließlich zur Rechenschaft gezogen werden kann. Es gibt keinen Freischein.“
Tatsächlich sagt Senapathy: „Ich glaube, dass es für die Regierung noch wichtiger ist, in das Projektmanagement zu investieren als für Privatunternehmen. Regierungsprojekte werden von einzelnen Bürgern in informellen Foren bis hin zu formellen Kongressanhörungen mikroskopisch überprüft.“
Stephen Townsend, Direktor, Network Programs, für das Project Management Institute sagt, dass die Regierung für ihre Bürger einen Mehrwert liefern muss, genauso wie Unternehmen dies für Aktionäre tun. „Dieser Wert kann durch die nationale Sicherheit, Straßen und Infrastruktur- oder Dienstleistungsprogramme erzielt werden“, sagt er. „Eine starke Projektmanagementdisziplin hilft der Regierung, die richtigen Lösungen effizient und effektiv zu liefern.“
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Vorteile des Projektmanagements in der Regierung
Hier sind einige zusätzliche Vorteile eines guten Projektmanagements für Regierungsabläufe:
- Sie gibt Einblicke, ob es sich lohnt, ein Projekt zu anzunehmen.
„Wenn das Projekt wenig Erfolgswahrscheinlichkeit hat oder ein hoch riskantes Unterfangen darstellt, kann ein guter Geschäftsfall und ein Überprüfungsprozess Agenturen daran hindern, schlechte Investitionen zu tätigen“, sagt Townsend. - Es werden Strukturen eingerichtet, die es Teams ermöglichen, projektübergreifend und unternehmensweit einheitlich zu arbeiten.
- Es erhöht die Effizienz bei der Reaktion auf Katastrophen oder Störungen, einschließlich einer Pandemie.
„In Bezug auf die Pandemie ermöglicht ein einheitlicher Organisationsprozess eine nahtlose Integration der Arbeit“, sagt Senapathy. „Was wäre, wenn es kein Projektmanagement gäbe? Es käme zu einem Chaos bei den Regierungsstellen und Mitarbeitern.“
Projektmanagement-Arbeit und Philosophien „ermöglichen es uns, nicht reaktiv, sondern proaktiv zu sein“, sagt Senapathy. „Diese Pandemie war das größte Beispiel dafür, wie schnell dieses Land reagieren kann ... Projektmanagement kann geniale Dinge leisten.“ - Es hilft, die Neuerfindung von Projektwerkzeugen und -techniken für jedes Projekt, das Sie übernehmen, zu vermeiden.
- Es bietet Mitarbeitern Zugriff auf vergangene Daten, vergangene Arbeiten und Best Practices im Projektmanagement, was dazu beiträgt, eine einheitlichere und bessere Projektdurchführung zu gewährleisten.
- Es überwacht, ob die Projektleistungen (pünktlich) abgeschlossen werden.
- Es hilft den Mitarbeitern, ihre Verantwortlichkeiten bei der Fertigstellung der Arbeit zu verstehen.
- Es hilft Projektteams und Führungskräften, den Behörden und Regierungsvertretern über die Fortschritte zu berichten.
- Es bietet ein strukturiertes Testgelände für neue Projektmanagementstrategien.
- Es ermöglicht Agenturen, sich besser an neue Technologien anzupassen, denn sie werden Teil des strukturierten Projektmanagements.
- Projektarbeiten können eine Reihe von Stakeholdern betreffen, darunter viele außerhalb der Regierungsbehörde, die die Arbeit leisten. Ein gutes Projektmanagement ermöglicht es den Mitarbeitern, besser mit diesen Stakeholdern zu kommunizieren und Bedenken zu äußern.
- Es ermöglicht den Mitarbeitern, effektive Wege zur Lösung von Problemen besser zu verstehen.
Herausforderungen des Projektmanagements in der Regierung
Die Mitarbeiter werden mit einer Reihe von Herausforderungen bei der Verwaltung von Regierungsprojekten konfrontiert sein, darunter mangelnde Unterstützung durch die Regierung, Regierungsregeln, die die Arbeit behindern, und begrenztes Geld für das Training der Mitarbeiter.
Hier sind einige Herausforderungen für ein gutes Projektmanagement der Regierung:
- Begrenztes Wissen über Projektmanagementprinzipien: Regierungsbehörden haben bei ihrer Arbeit jahrelang inkonsistent die Standard-Projektmanagementprinzipien verwendet. Heute verstehen mehr Mitarbeiter in der Regierung das Projektmanagement, aber viele Führungskräfte verfügen noch über begrenzte Kenntnisse, die sich darauf auswirken können, wie sie das Projektmanagement einsetzen.
- Schlechte institutionelle Unterstützung: Aufgrund des begrenzten Wissens verstehen Führungskräfte von Regierungsbehörden möglicherweise nicht den Wert des Projektmanagements. Dies bedeutet, dass viele Behörden wenig finanzielle Unterstützung oder andere Ressourcen bieten.
- Instabilität des Sponsorings: Die Regierung hat in der Regel eine hohe Fluktuation in der Behördenführung und neue Wahlen können zu neu gewählten Führungskräften zur Beaufsichtigung dieser Behörden führen. All diese Veränderungen können Fortschritte bei Regierungsprojekten behindern.
- Regeln und Vorschriften, die die Arbeit einschränken: Regeln regeln oft die gesamte Arbeit und das Projektmanagement in der Privatindustrie, aber Führungskräfte und Mitarbeiter können viele dieser Regeln ausdehnen, um dem Projekt zum Erfolg zu verhelfen. (Um mehr über das Compliance-Management zu erfahren, lesen Sie „ Compliance Management: Die Regeln für den Erfolg.“) Aber in der Regierung müssen Organisationen diese Regeln befolgen, da sie oft gesetzlich dazu verpflichtet sind.
„Zum Beispiel gibt es Gesetze und Regeln, die mit Interessenkonflikten, der Förderung des Wettbewerbs durch faire Beschaffungsprozesse und Transparenz bei der Leistungsberichterstattung verbunden sind“, sagt Townsend. „Diese Anforderungen haben jedoch ihren Preis. Es kann länger dauern, bestimmte Aufgaben zu erledigen. Es kann vorgeschriebene Überprüfungen oder Checkpoints geben. Es kann Fristen für öffentliche Überprüfungen und Kommentare geben – die, wenn sie verpasst werden oder zu kurz kommen, zu rechtlichen Herausforderungen führen können. Projektmanager in der Regierung müssen lernen, durch diese Anforderungen zu navigieren, mit denen ihre Kollegen in Unternehmen nicht konfrontiert sind." Josh Ramirez, Präsident des Institute for Neuro & Behavioral Project Management, sagt, dass diese Vorschriften und Regeln dann den Gesamtfokus der Regierungsmitarbeiter beeinflussen können. „Das wird zu ihrem Schwerpunkt“, sagt er. „Darauf müssen sie sich konzentrieren, also setzen sie dafür ihre Energie ein.“
Wenn ein Manager also eine Methode vorschlägt, um die Arbeit voranzutreiben, die kein traditionelles Schema verfolgt, das die Mitarbeiter für akzeptabel halten, „wird sich [dieser Idee] manchmal widersetzt“, sagt er. „Manchmal wird das sogar als außerhalb des Umfangs betrachtet.“ - Agenturmitarbeiter geografisch verstreut: Einige Regierungsbehörden haben Mitarbeiter in mehreren geografisch getrennten Büros, was die Beaufsichtigung eines PM-Teams erschweren kann. (Dies kann in der Regierung häufiger vorkommen als im privaten Sektor.)
- Einstellungs- und Beschäftigungsrichtlinien der Regierung: Um ein Projekt abzuschließen, können sich Teamleiter auf Spezialisten verlassen, die aus verschiedenen Bereichen innerhalb einer Behörde oder aus anderen Behörden stammen. Die Einstellungs- und Beschäftigungspolitik der Regierung kann dies erschweren.
- Weniger effektive Zusammenarbeit innerhalb von Behörden und Abteilungen: Es ist nicht ungewöhnlich, dass es Strukturen innerhalb privater Unternehmen gibt, die die Zusammenarbeit behindern, aber diese Tendenz ist innerhalb und zwischen Regierungsbehörden stärker ausgeprägt.
„Das Zusammenspiel zwischen verschiedenen Abteilungen ist in der Privatwirtschaft viel synchroner als in der Regierung“, sagt Senapathy. „Das Zusammenspiel funktioniert nicht so effizient [in der Regierung].“ - Bürokratisches Umfeld insgesamt: Auch über identifizierbare Regeln und Vorschriften hinaus operieren Regierungsbehörden oft in einem Umfeld, in dem schriftliche und ungeschriebene Regeln alle Prozesse dominieren. Dies bedeutet, dass sie oft resistent gegen Veränderungen oder schnelles Handeln bei Problemen sind.
- Mitarbeiter, die das Projektmanagement-Lexikon nicht verstehen oder nutzen: Mit einem Projektmanagement-Training können Mitarbeiter die gemeinsame Sprache für effektives Projektmanagement verstehen. Regierungsmitarbeiter können diese Sprache nicht kennen oder gegen sie resistent sein.
„Die Integration eines modernen Projektmanagement-Lexikons in eine etablierte Kultur der Geschäftssprache, die seit Jahrzehnten verwendet wird, stellt einzigartige Herausforderungen des organisatorischen Veränderungsmanagements dar“, sagt Senapathy. - Inkrementelles Denken ist die Norm: Regierungsbehörden akzeptieren oft nur langsame oder inkrementelle Veränderungen, wenn überhaupt.
- Tief verwurzelte Prozesse und Tools: Regierungen fehlt oft der Antrieb, der in vielen privaten Unternehmen vorhanden ist, um ihre Tools und Prozesse ständig zu verbessern.
- Minimale Mittel für Trainings: Regierungsbehörden haben möglicherweise begrenzte Mittel, um Führungskräfte im Projektmanagement auszubilden. Diese Mittel sind oft auch die ersten, die gekürzt werden, wenn die Budgets reduziert werden müssen.
„Die Priorisierung von Trainings für Programmmanagementfunktionen auf mehreren Führungsebenen und mehreren Geschäftsbereichen kann eine große Herausforderung sein, da das Bildungsbudget einer der ersten Bereiche ist, die von einer Budgetkürzung betroffen sind“, sagt Senapathy.
Wie gutes Projektmanagement positive Veränderungen in der Regierung bewirken kann
Gutes Projektmanagement kann mehr als erfolgreiche Projekte bewirken. Es kann die Arbeitsweise der Regierung verändern, die Flexibilität erhöhen und eine Innovationskultur innerhalb von Regierungsbehörden fördern.
Hier sind einige wichtige Möglichkeiten, wie Projektmanagement Regierungsbehörden verändern kann:
- Projektmanagement kann ein Motor des Wandels sein: Viele Regierungsbehörden sind Änderungen abgeneigt. Gutes Projektmanagement bringt von Natur aus positive Veränderungen mit sich. Teammitglieder sollten ihre potenzielle Rolle als Veränderungsbeauftragte erkennen.
- Projektmanagement erhöht die Flexibilität: Wie bereits erwähnt, arbeiten Regierungsbehörden oft in bürokratischen, unflexiblen Umgebungen. Ein gutes Projektmanagement sollte es Behördenleitern und Mitarbeitern jedoch ermöglichen, die notwendigen Anpassungen bei der Planung und Ausführung von Arbeiten vorzunehmen.
- Projektmanagement fördert Innovation: Regierungsbehörden suchen zunehmend nach Möglichkeiten, dem öffentlichen Wohl besser zu dienen. Ein Großteil dieser Innovationen der Regierung entspringt dem Projektmanagement. Ein Beispiel ist ein neues Mitarbeiter-Incentive-Programm in der US-Regierung mit dem Titel „Securing Americans Value and Efficiency“ (SAVE). Das Programm belohnt Mitarbeiter, die Ideen entwickeln, die die Effizienz verbessern und Geld sparen.
Umsetzung einer Projektmanagementkultur in der Regierung
Es kann eine Herausforderung sein, eine Projektmanagementkultur in der Regierung umzusetzen. Aber Führungskräfte können es erreichen – sie müssen sich nur auf alles konzentrieren, von der Aus- und Weiterbildung über die Entwicklung von Methoden bis hin zu einer angemessenen Aufsicht.
Erstens sollten Bundesbehörden Bewerber mit einer Project Management Professional (PMP)-Zertifizierung des Project Management Institute berücksichtigen. Die Zertifizierung erkennt ein Niveau an Wissen und Fachwissen im Projektmanagement an. Viele Projektmanager in der Privatwirtschaft und in der Regierung haben diese Zertifizierung.
ESI International, ein Projektmanagement-Schulungsunternehmen mit Sitz in Virginia, hat mehrere andere Schritte zur Implementierung des Projektmanagements innerhalb einer Regierungsorganisation identifiziert, darunter die folgenden:
- Aus- und Weiterbildung: Eine angemessene Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter bildet die Grundlage für den kulturellen Wandel, der ein gutes Projektmanagement fördern kann.
- Reifegrad- und Fähigkeitsbeurteilungen: Unternehmen müssen ihre Stärken und Schwächen bei der Projektmanagementarbeit bewerten und verstehen. Sie sollten auch bei Bedarf Nachbesserungen vornehmen.
- Methodenentwicklung: Führungskräfte müssen einheitliche Methoden entwickeln und befolgen, die bestimmen, wie Mitarbeiter ein Projekt angehen. Dies kann den Mitarbeitern helfen, Prozesse und Tools für jedes Projekt nicht neu erfinden zu müssen.
- Unterstützung bei der Projektausführung: Unternehmen müssen Projektmanager bei der Arbeit an tatsächlichen Projekten unterstützen. Dies kann die Einstellung erfahrener Coaches und Mentoren umfassen, die ihr Wissen an die Mitarbeiter weitergeben können, damit sie Projekten zum Erfolg verhelfen.
- Kompetenzzentrum: Ein zentrales Büro kann Projekte in einer Regierungsbehörde strategisch beaufsichtigen. Es kann auch Projektmanagement-Expertise und Unterstützung bieten.
- Strategische Aufsicht: Top-Führungskräfte in einem Unternehmen müssen am Projektmanagementprozess des Unternehmens beteiligt bleiben. Sie können sicherstellen, dass die Projekte der Organisation mit den allgemeinen Zielen der Organisation in Einklang sind.
Was ist Earned Value Management im Projektmanagement?
Earned Value Management ist eine Methode, die verfolgt, wie viel Arbeit an einem Projekt geleistet wurde und wie viel des Budgets zu einem beliebigen Zeitpunkt für ein Projekt ausgegeben wurde.
Earned Value Management ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements in der Regierung und oft bei Projekten der Bundesregierung erforderlich. Das Verteidigungsministerium und die NASA verwenden seit den 1960er-Jahren Earned Value Management.
Mit dieser Methode verfolgen PMs die gesamte abgeschlossene Projektarbeit sowie die für ein Projekt aufgewendeten Stunden und finanziellen Mittel. Sie können das dann mit dem Gesamtprojektbudget vergleichen. Auf diese Weise können die Teammitglieder beurteilen, ob sie dem Zeitplan voraus sind oder hinter dem Zeitplan liegen. Und sie ermöglicht es ihnen, zu beurteilen, ob sie bei ihren Ausgaben über oder unter dem Budget liegen.
„Earned Value Management ist einer der stärker hervorgehobenen Bereiche im gesamten Projektmanagement der Regierung“, sagt Ramirez. „So bekommen Sie einen Überblick darüber, was vor sich geht.“
Ein Programmmanagement-Framework als Anleitung für Technologiekäufe des Bundes
Im Jahr 2015 veröffentlichte das Project Manage Institute ein Whitepaper, das Anleitungen und einen Rahmen dafür bietet, wie Bundesbehörden das Projektmanagement nutzen können, um die Art und Weise zu verbessern, wie sie neue Computersysteme kaufen oder bestehende modifizieren. Sie können mehr über das PMI-Standard-Framework lesen.
Gemeinsame Projektmanagement-Frameworks
Framework | Charakteristika | Art der dafür am besten geeignetsten Projekte |
---|---|---|
Projekte in kontrollierten Umgebungen (PRINCE2) | Hochstrukturierte, detaillierte Vorausplanung | Klar definierte Projekte, die kaum größere Änderungen oder Anpassungen erfordern |
Critical Chain Project Management (CCPM) | Konzentriert sich darauf, Projektphasen schnell und ohne Zeitverschwendung zu durchlaufen | Verschiedene Arten von Projekten |
Lean | Betont die Minimierung von Verschwendung, sowohl bei Aufwand als auch bei Ressourcen, und konzentriert sich oft auf Prozessverbesserungen | Komplexe Projekte in sich schnell verändernden Umgebungen |
Extremes Projektmanagement (XPM) | Sehr offen für sich schnell ändernde Pläne und Zeitpläne | Komplexe Projekte in sich schnell verändernden Umgebungen |
Scrum | Entwickelt für schnelle Fortschritte sowie für die Anpassung an notwendige Änderungen und Fehlerbehebungen; Projekte werden oft in zwei bis vier Wochen lange Sprints unterteilt | Projekte mit schlecht definierten oder immateriellen Leistungen (einschließlich Software) |
Waterfall | Einer der ältesten und traditionellsten Projektmanagementansätze; erfordert, dass das Projekt von Anfang bis Ende geplant wird (jede Phase eines Projekts beginnt erst, wenn die vorherige Phase abgeschlossen ist) | Klar definierte Projekte, die kaum größere Änderungen oder Anpassungen erfordern |
Verordnungen, Richtlinien und Zertifizierungen für die Bundesregierung
Im Jahr 2016 hat die US-Bundesregierung ein Gesetz zur Verbesserung des Projektmanagements in der Arbeit des Bundes verabschiedet, andere Vorschriften für das Projektmanagement eingeführt und eine spezielle Zertifizierung für Regierungsmanager geschaffen, die ihre Kompetenz im Projektmanagement nachweisen. All diese sind im Folgenden detailliert beschrieben.
Gesetz über die Rechenschaftspflicht zur Verbesserung des Programmmanagements
Im Dezember 2016 unterzeichnete Präsident Obama den Program Management Improvement Accountability Act (PMIAA). Im Juni 2018 gab das Federal Office of Management and Budget das Memorandum M-18-19 heraus, das die ersten Leitlinien der US-Bundesregierung für die Bundesbehörden bei der Umsetzung des Gesetzes festlegte. Das Gesetz zielt darauf ab, sicherzustellen, dass US-Bundesangestellte bewährte Praktiken bei der Verwaltung von Programmen und Projekten in der gesamten US-Bundesregierung anwenden. Es erreicht neben anderen Zielen folgendes:
- Schafft einen Rahmen, um die Politik, die Personalbesetzung und das Training im Programm- und Projektmanagement zu verbessern
- Stellt sicher, dass Führungskräfte Überprüfungen von Programmen und Projekten durchführen, um sicherzustellen, dass sie gut verwaltet werden
- Koordiniert die Entwicklung von Richtlinien und Prozessen, um das Projekt- und Programmmanagement kontinuierlich zu verbessern
Projektmanager unterscheiden zwischen der Verwaltung von Projekten und Programmen. In diesem Kontext ist ein Projekt eine definierte Menge an Arbeit, die die Mitarbeiter eines Unternehmens leisten, um ein Produkt oder eine Dienstleistung zu erstellen oder zu modifizieren. Ein Programm ist eine Gruppe verwandter Projekte und operativer Aktivitäten. Manager koordinieren diese Projekte und Aktivitäten, um insgesamt mehr Nutzen zu bieten, als wenn die Mitarbeiter sie getrennt verwaltet hätten.
Beschaffungsvorschriften im Projektmanagement
Die US-Bundesregierung schreibt bestimmte Maßnahmen im Projektmanagement vor, wenn es um den Kauf von Vermögenswerten für die Regierung geht, einschließlich des Kaufs oder der Änderung von Computertechnik. Zu den Regelungen gehören die Federal Acquisition Regulation (Bundeserwerbsverordnung) und der Federal Acquisition Streamlining Act (Bundeserwerbsoptimierungsgesetz).
Die Federal Acquisition Certification for Program and Project Managers
Die US-Bundesregierung hat eine spezielle Zertifizierung eingerichtet, mit der US-Bundesgeschäftsführer ihre Kompetenz im Programm- und Projektmanagement nachweisen können. Die Zertifizierung wird als Federal Acquisition Certification for Program and Project Managers (FAC-P/PM) bezeichnet. Die Zertifizierung wird von allen US-Bundesbehörden mit Ausnahme des Verteidigungsministeriums anerkannt.
Die Zertifizierung konzentriert sich auf die wesentlichen Kompetenzen, die für Programm- und Projektmanager erforderlich sind.
Sie bietet drei Zertifizierungsstufen:
- Entry/Apprentice: Diese Stufe bedeutet, dass die Person in der Lage ist, Projekte mit geringem Risiko und einfache Projekte zu verwalten.
- Midlevel/Journeyman: Dies bedeutet, dass die Person in der Lage ist, Projekte mit geringen oder mittleren Risiken zu verwalten. Die Person kann auch grundlegende Managementpraktiken auf Projekte anwenden.
- Senior/Expert: Diese Person kann Programme und Projekte mit mittlerem bis hohem Risiko verwalten und bewerten. Die Person verfügt über umfangreiche Kenntnisse und Erfahrung im Projektmanagement.
Empfehlungen für das Projektmanagement in Kalifornien für staatliche Angestellte
Einige Bundesstaaten bieten staatlichen Mitarbeitern spezifische Leitfäden zum Projektmanagement an. Das California Project Management Office zum Beispiel hat ein 461-seitiges Dokument erstellt, das ein Framework für das Projektmanagement in Behörden des Staates Kalifornien bietet. Das Dokument bietet Leitfäden und Einblicke in die Methoden des Projektmanagements. Sie können die offizielle Dokumentation lesen, um weitere Informationen zu erhalten.
Beispiele für eine erfolgreiche Umsetzung von PM in der Regierung
Lokale, staatliche und Bundesbehörden haben das Projektmanagement genutzt, um Zehntausende von Projekten erfolgreich abzuschließen. Hier ein paar Beispiele:
- Michigan Office of Project Management: Die Informationstechnologieprojekte des Bundesstaates Michigan lagen oft hinter dem Zeitplan, über dem Budget oder beides. Um dies zu ändern, hat der Staat ein Office of Project Management eingerichtet und eine Infrastruktur aufgebaut, die dazu beitrug, eine Projektmanagementkultur bei staatlichen Mitarbeitern zu etablieren. Dann bauten die Führungskräfte eine Projektmanagement-Unterstützungsstruktur auf, um allen bundesstaatlichen Regierungsbehörden zu helfen, was es dem Staat ermöglichte, das Projektmanagement in einen Großteil der täglichen Geschäftsaktivitäten des Staates zu integrieren. Um mehr über das Projekt zu erfahren, lesen Sie „Implementierung einer Projektmanagementkultur in einer Regierungsorganisation“.
- New Orleans VA Hospital: Im Jahr 2005 zerstörte der Hurrikan Katrina Tausende von Gebäuden in New Orleans, Louisiana. Unter diesen Gebäuden befand sich ein Krankenhauskomplex des Department of Veterans Affairs, in dem Ärzte und andere medizinische Dienstleister Medizinstudenten ausbildeten, medizinische Forschungen durchführten und 40.000 Militärfamilien dienten.
Im Jahr 2006 genehmigte der Kongress die Finanzierung eines Ersatzkomplexes von Gebäuden, der 1,6 Millionen Quadratmeter umfassen sollte. Von Anfang an konzentrierten sich die Projektmanager darauf, Risiken für das Projekt zu verstehen, den Stakeholdern zuzuhören und ineffiziente Änderungen des Umfangs zu verhindern.
Sie beendeten die drei Phasen des Krankenhauskomplexes pünktlich, und die endgültigen Kosten des Projekts lagen 14 Prozent unter dem Budget. Um mehr zu erfahren, lesen Sie „Department of Veterans Affairs realisiert Vorteile durch verbesserte Gesundheitsversorgung für Veteranen“. - Website des US-Justizministeriums: Bis 2014 umfasste die Website des US-Justizministeriums mehr als 450.000 Webseiten, Dokumente und Dateien. Anwälte, Strafverfolgungsbeamte und viele andere Bürger schätzten die bereitgestellten Informationen. Aber mehr als 100 Büros der Abteilung mussten ihre eigenen Abschnitte der Website mit einer breiten Palette von Prozessen und Technologien pflegen. Die Pflege der Website wurde zu einer großen Belastung.
Das Projektteam des US-Justizministeriums entschied sich, eine Scrum-Agile-Methode zu verwenden, um die Website in Schritten neu zu erstellen. Die erste Aufgabe im Projekt bestand darin, ein Inhaltsmanagementsystem für Websites zu erstellen und einen Abschnitt der Website zu veröffentlichen. Schließlich gab es 120 Abschnitte in 12 Hauptversionen.
Der inkrementelle Ansatz ermöglichte es den Website-Benutzern, Feedback zur ersten Version zu geben, was zu Input für Änderungen in den zweiten und späteren Versionen wurde. Jede Version bot den Benutzern mehr Funktionen, und jede benötigte weniger Zeit, bis sie fertig war. Um mehr zu erfahren, lesen Sie „Fallstudie: Agile Regierung und das US-Justizministerium“.
Best Practices und Expertentipps für ein effektives Projektmanagement in der Regierung
Experten geben eine Reihe von Empfehlungen, die Führungskräften und Mitarbeitern helfen können, effektives Projektmanagement durchzuführen. Zu den Tipps gehören die Forderung nach der Zustimmung von Top-Führungskräften von Unternehmen, das Verständnis von Risiken zu Beginn des Projekts und die Anwendung einer Mischung aus Strategien.
Hier finden Sie einige zusätzliche Empfehlungen und Tipps von Experten:
- Zustimmung der höheren Führungsebene für die Struktur und Strategien suchen: Führungskräfte müssen die Prinzipien eines guten Projektmanagements verstehen und die Gesamtstrategien genehmigen, um Projekte zu erledigen. Ohne diese Genehmigung ist die finanzielle und andere Unterstützung für die Arbeit vorläufig und kann jederzeit aufgegeben werden. Die Unterstützung durch Führungskräfte wird sich auch in mehr Unterstützung von Mitarbeitern im gesamten Unternehmen niederschlagen.
„Die Zustimmung (für das Projekt und die Prozesse) sollte auf oberer Ebene beginnen und nicht unten“, sagt Senapathy vom Project Management Training Institute.
„Die Regierung muss die Disziplin des Projektmanagements von der oberen zur unteren Ebene betonen“, sagt Ramirez vom Institute for Neuro & Behavioral Project Management. „Und es muss ein fokussierter Bereich sein – genauso fokussiert wie Sicherheit, Kostenmanagement, die Produktion des technischen Produkts, das Sie liefern oder herstellen.“ - Denken Sie an alle Stakeholder, auf die sich das Projekt auswirken könnte, und hören Sie ihnen zu: Eine Vielzahl von Personen kann von einem Projekt betroffen sein – über eine Behörde hinaus und sogar über die Endnutzer hinaus. Es ist wichtig, alle Beteiligten zu verstehen und zu verstehen, wie sie auf die Arbeit reagieren könnten.
„Stakeholder repräsentieren jede Person oder Gruppe, die von dem Projekt und seinen Ergebnissen betroffen ist oder sich selbst als betroffen sieht“, sagt Townsend vom Project Management Institute. „Die Stakeholder können jeden Aspekt eines Projekts beeinflussen, einschließlich seiner Pläne, Kosten und des Zeitplans. Es ist wichtig, zu verstehen, wer die Stakeholder sind, wie man mit ihnen interagiert und wie man potenzielle Konflikte zwischen ihnen ausgleichen kann.“ - Erstellen Sie einen Plan und geben Sie eine klare Richtung vor, bevor Sie beginnen: Wenn Sie Agile-Methoden verwenden, um ein Projekt voranzutreiben, wird sich die Planung wahrscheinlich von anderen Projektmanagementmethoden unterscheiden. In jedem Fall müssen Sie sich große Ziele setzen und sicherstellen, dass Ihr Team diese Ziele versteht.
„Zu früh zu beginnen kann bedeuten, dass Ziele unklar sind oder missverstanden werden und wichtige Anforderungen übersehen werden“, sagt Townsend. „Eine gute Planung im Voraus mit regelmäßigen Überprüfungen des Plans während des Projektlebenszyklus kann einen großen Unterschied in der Erfolgsquote machen.“ - Fortschritte gut überwachen: Vor allem im traditionellen Projektmanagement ist es unerlässlich, dass das Team Benchmarks, Fristen und Fortschritte überwacht.
- Schnelle Anpassungen basierend auf Überwachung: Ihr Team muss schnell Anpassungen vornehmen, wenn Ihre Überwachung versäumte Benchmarks oder Fristen oder andere Probleme anzeigt. Dies gilt insbesondere für Regierungsprojekte, bei denen große Budgets erforderlich sein könnten.
„Je früher Ihnen Dinge auffallen, desto besser sind Sie bei der Prävention (von Problemen) und der Verschwendung von Millionen von Dollar“, sagt Senapathy. - Seien Sie selektiv: Versuchen Sie nicht, eine breite Palette von Projekten durchzuführen, die sich auf viele Behördenabläufe gleichzeitig auswirken. Wählen Sie Projekte aus und erhalten Sie die Zustimmung der Führung, die den Betrieb in einem bestimmten Bereich verbessern können. Auf diese Weise verursachen Sie kein Chaos im gesamten Unternehmen.
- Haben Sie eine Vision Ihres Erfolgs: Stellen Sie sich einen Weg zum Projektergebnis vor und artikulieren Sie, wie dieses Ergebnis aussehen wird. Sie können dies teilweise tun, indem Sie den Umfang des Projekts festlegen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt das bietet, was der vorgesehene Empfänger benötigt: „Am wichtigsten ist, dass ein gutes Projektmanagement sicherstellt, dass das Ergebnis den Bedürfnissen seiner beabsichtigten Begünstigten entspricht“, sagt Townsend. „Wenn ein Ergebnis mit allen versprochenen Funktionen schnell erreicht wird, aber nicht den Bedürfnissen der Personen entspricht, die dieses Ergebnis verwenden werden, ist das Projekt gescheitert.“
- Stellen Sie Ihr „A-Team“ zusammen: Wählen Sie einige der klügsten Köpfe Ihres Unternehmens für das Projektteam aus – auch wenn ihre Stellenbeschreibung nicht darauf hindeutet, dass sie sich dafür eignen. Die klügsten Köpfe können sich größere Ziele setzen und echte Innovationen fördern.
- Integration von Mitarbeiterentwicklung und Karrierezielen in das Projektmanagement: Mitarbeiter reagieren entschlossener auf Projektarbeit, wenn ihre Stellenbeschreibungen und Prämien von ihrer Projektmanagementarbeit beeinflusst werden.
„Es muss Motivation von Einzelpersonen geben, mehr Verantwortung für den Projekterfolg zu übernehmen“, sagt Senapthy. - Denken Sie an die Verhaltensökonomie und die Wissenschaft des menschlichen Verhaltens: Fortschritte bei jeder menschlichen Arbeit müssen berücksichtigen, wie Menschen Entscheidungen treffen, sagt Ramirez vom Institute for Neuro & Behavioral Project Management.
„Wir konzentrieren uns nicht genug auf das Verhalten“, sagt er. „Fortschritte in der Regierung, im privaten Sektor oder in jeder Organisation werden langsamer sein, wenn Sie die menschlichen Faktoren, die in sie einfließen, nicht einbeziehen.“ Das bedeutet, dass Unternehmen darüber nachdenken müssen, warum Menschen die Entscheidungen treffen, die sie treffen, einschließlich finanzieller Anreize, Arbeitsplatzsicherheit und Übereinstimmung mit Vorgesetzten. - Kennen Sie die Risiken, die mit Ihrem Projekt verbunden sind: Zu Beginn eines jeden Projekts müssen Projektmanager und Teammitglieder die Risiken und Herausforderungen bewerten, die mit dem Projekt verbunden sind. Von dort aus nehmen Sie Anpassungen vor oder ergreifen andere Maßnahmen, um mit diesen Risiken umzugehen.
„Das Risikomanagement berücksichtigt Faktoren, die sich negativ oder positiv auf ein Projekt und seine Ergebnisse auswirken können“, sagt Townsend. „Einige Risiken können Projekte aus der Bahn werfen, während andere es Teams ermöglichen, die Leistungserbringung zu beschleunigen oder zu steigern. Ein gutes Risikomanagement hält diese Bedrohungen und Chancen während des gesamten Projekts transparent, damit das Team Risiken mindern und Chancen nutzen kann.
“ Ramirez sagt, dass einige Risikoanalysen jedoch nicht weit genug gehen, um menschliche Faktoren zu berücksichtigen. Dies umfasst negative Anreize, Risiken in einigen Bereichen zu erkennen, wie sich ein Risiko auf ihre Arbeit auswirken könnte, oder die Meinungen und Ansichten oder ihre Vorgesetzten in der Behörde.
„Es gibt viele Anreize dagegen, zusätzliche Risiken zu berücksichtigen“, sagt Ramirez. Diese Fehlanreize müssen von den Projektmanagern behandelt und berücksichtigt werden, sagt er. - Klein anfangen und nach oben skalieren: Wenn Ihre Agentur gerade erst damit beginnt, ein formelles Projektmanagement einzusetzen, sollten Sie mit einem kleineren Projekt beginnen. Das Testen des Prozesses an einem kleineren oder kurzfristigeren Projekt ermöglicht es den Teammitgliedern, Prozesse zu verstehen und zu optimieren, bevor sie zu einem größeren Projekt übergehen.
- Seien Sie flexibel und bereit, eine Mischung aus Strategien einzusetzen: „Ein reales Projekt muss flexibel sein“, sagt Senapathy. Das kann bedeuten, dass Projektmanager für einen Teil des Projekts ein traditionelles Projektmanagement-Framework wie Waterfall und dann für einen anderen Teil ein Agile-basiertes Scrum-Framework verwenden. „Halten Sie die Prozesse flexibel“, sagt er. (Um mehr über die verschiedenen Projektmanagementmethoden zu erfahren, lesen Sie „ Was ist der Unterschied? Agile vs Scrum vs Waterfall vs Kanban.“)
Da Projekte im Allgemeinen nie in einen theoretischen Bereich eines Frameworks fallen, ist es in der Regel in Ordnung, traditionelle und agile Methoden zu kombinieren, um die maximale Leistung aus dem verfügbaren Budget und Zeitplan zu erzielen“, sagt Senapathy.
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