Was sollte in einem Projektauftrag enthalten sein?
Ein Projektauftrag enthält einen Überblick, den Umfang, einen ungefähren Zeitplan, eine Übersicht über die erforderlichen Ressourcen und einen Kostenvoranschlag. In der Regel wird der Auftrag von einem Projektmanager verfasst. Die Projektsponsoren genehmigen ihn.
„In der Regel sind die Projektsponsoren für die Erstellung des Auftrags verantwortlich“, sagt Nick Vashkevich, Leiter der Serviceabteilung bei Akveo. „Üblicherweise delegieren sie diese Aufgabe jedoch an Projektmanager, die die Ziele definieren, eine Roadmap erstellen und die Aufgaben im Team verteilen. Es ist eine gute Idee, die endgültige Version den Stakeholdern und Sponsoren zu zeigen, damit sie die Budgetressourcen des Projekts beurteilen können. Darüber hinaus können die Stakeholder dabei helfen, die zu erbringenden Leistungen, Ziele und Erfolgskriterien für das Projekt zu ermitteln, bevor Sie mit der Arbeit daran loslegen.
Ein Projektauftrag enthält einen Überblick, den Umfang, einen ungefähren Zeitplan, eine Übersicht über die erforderlichen Ressourcen und einen Kostenvoranschlag. In der Regel wird der Auftrag von einem Projektmanager verfasst. Die Projektsponsoren genehmigen ihn.
„In der Regel sind die Projektsponsoren für die Erstellung des Auftrags verantwortlich“, sagt Nick Vashkevich, Leiter der Serviceabteilung bei Akveo. „Üblicherweise delegieren sie diese Aufgabe jedoch an Projektmanager, die die Ziele definieren, eine Roadmap erstellen und die Aufgaben im Team verteilen. Es ist eine gute Idee, die endgültige Version den Stakeholdern und Sponsoren zu zeigen, damit sie die Budgetressourcen des Projekts beurteilen können. Darüber hinaus können die Stakeholder dabei helfen, die zu erbringenden Leistungen, Ziele und Erfolgskriterien für das Projekt zu ermitteln, bevor Sie mit der Arbeit daran loslegen.
| Elemente von Projektaufträgen | Für die Ermittlung verantwortlich |
|---|---|
| Überblick | Projektmanager und Projektsponsor |
| Umfang | Projektsponsor |
| Zeitplan | Projektmanager und Team |
| Risiken | Projektmanager und Projektsponsor |
| Budget | Projektsponsor mit Hilfe vom Projektmanager |
| Stakeholder | Projektmanager |
In der Regel sollte ein Projektauftrag Fragen wie die folgenden beantworten:
- Was soll mit dem Projekt erreicht werden?
- Wie viel Zeit und Geld wird das Projekt voraussichtlich kosten?
- Welchen Nutzen bringt der Abschluss des Projekts?
- Wer ist für das Projekt verantwortlich?
- Welche Priorität hat das Projekt?
„Ein guter Projektauftrag ist gut verständlich und enthält ausreichende Informationen, um das Projekt voranzutreiben. Er sollte so einfach sein, dass jeder ihn verstehen kann“, sagt Will Cannon, der Gründer von Signaturely.
Weitere Informationen zu Projektaufträgen und dazu, warum Sie einen solchen Auftrag benötigen, finden Sie in unserem Leitfaden zu Projektaufträgen.
Wie viele Elemente enthält ein Projektauftrag?
Ein Projektauftrag enthält eine Reihe von Elementen. Die Abschnitte variieren je nach Projekt und Unternehmensanforderungen. Ein Auftrag enthält in der Regel einen Titel, eine Beschreibung, eine grobe Schätzung des erforderlichen Budgets und der Ressourcen sowie Angaben darüber, wer für das Projekt verantwortlich ist.
Projektaufträge können auch Informationen wie Kommunikations- und Transparenzpläne, Links zu Projekt-Dashboards und gemeinsame Ressourcenbereiche enthalten. Des Weiteren können Sie Beschreibungen und Bewertungen von Risiken, Beziehungen zu anderen vorgeschlagenen oder laufenden Projekten, Informationen zur Rendite (ROI) und Umsatzprognosen sowie Zukunftspläne enthalten.
Was sind die Inhalte eines Projektauftrags?
Ein Projektauftrag sollte immer einen Überblick, einen Abriss des Umfangs, einen ungefähren Zeitplan, eine Budgetschätzung, voraussichtliche Risiken und die wichtigsten Stakeholder enthalten. Jeder dieser Abschnitte sollte kurz, aber so vollständig wie möglich sein.
„Denken Sie daran, dass ein Projektauftrag dazu gedacht ist, einen allgemeinen Überblick über das Projekt zu geben, keine detaillierte Aufschlüsselung. Jeder Abschnitt sollte nur wenige Sätze umfassen“, sagt Cannon.
Projektüberblick
Ein Projektüberblick besteht aus einem beschreibenden Titel, einer Zusammenfassung der Probleme, die mit dem Projekt gelöst werden sollen, und der Art und Weise, auf die das Ziel erreicht werden soll. Fügen Sie links zu Projekt-Dashboards und Teamportalen hinzu, um den Zugriff auf den aktuellen Status zu erleichtern.
Geben Sie dem Projekt einen aussagekräftigen Namen. Der Titel sollte eine allgemeine Beschreibung des Projektziels enthalten.
Verfassen Sie als Nächstes eine kurze Projektbeschreibung, in der Sie den Zweck, die Prioritätsstufe, die wichtigsten Ziele und Meilensteine sowie etwaige Abhängigkeiten von früheren oder laufenden Projekten angeben. Nennen Sie auch die spezifischen Projektmanagement-Methoden, die Sie anwenden möchten, wie Agile, Kanban oder Scrum.
„Halten Sie Informationen dazu fest, wie Sie den Status von Aufgaben, die Dokumentation, die Lieferung von Ergebnissen, die Regeln für die Systembereitstellung, die Methodik der Teamarbeit und Meetings verfolgen möchten“, empfiehlt Vashkevich von Akveo. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Leitfaden zur Erstellung von Projektaufträgen mit Agile-Methoden.
Der Überblick ist auch gut dafür geeignet, Links zu allen relevanten Projekt-Dashboards und Teamportalen zu hinterlegen. Je früher Sie diese einrichten, desto schneller kann Ihr Team sie nutzen, und desto einfacher ist es für Stakeholder, den Projektfortschritt zu verfolgen.
Projektumfang
Geben Sie alles an, was zum Projektumfang gehört und, ebenso wichtig, was nicht dazu gehört. Wichtig ist auch, dass Sie festlegen, wie Sie den Erfolg des Projekts messen.
„Dieser Abschnitt sollte auch Punkte und Kriterien enthalten, die den Erfolg des Projekts anzeigen“, sagt Vashkevich.
Das können je nach Art des Projekts ROI-Prognosen, prozentuale Umsatzsteigerungen, die Behebung eines bekannten Problems oder viele andere Faktoren sein. Dieses Element ist von entscheidender Bedeutung, denn wenn Sie keine Bedingungen für den Erfolg festlegen, können Sie keine kontinuierliche Verbesserung garantieren.
Geschätzter Projektzeitplan
Ein Projektzeitplan sollte die Zeit widerspiegeln, die Ihr Team tatsächlich braucht, um die Arbeit abzuschließen, und nicht die Zeit, die Sie sich wünschen. Jetzt ist die Gelegenheit, zusätzliche Zeit einzuplanen, damit unvorhergesehene Zwischenfälle das Projekt nicht zum Scheitern bringen.
Besprechen Sie mit dem Team, wie lange es dauern wird, die Projektaufgaben zu erledigen. „Versammeln Sie das Arbeitsteam und andere Stakeholder, bevor Sie eine Arbeitsgliederungsstruktur erstellen. Auch wenn Sie als Geschäftsinhaber letztendlich für die Arbeitsgliederungsstruktur verantwortlich sind, muss die Arbeitsgruppe festlegen, welche Aufgaben entscheidend sind, wie sie zusammenhängen und wie lange sie jeweils dauern. Was auf keinen Fall passieren darf, ist, dass Sie für eine wichtige Aufgabe zwei Tage einplanen und Ihr Team Ihnen später sagt, dass das nicht möglich ist“, warnt Andrew Dale, technischer Direktor bei CloudTech24.
Dale fährt fort: „Was natürlich auch passieren kann, ist, dass ihr Team für eine Aufgabe, für die Sie mit einer Woche geplant hätten, eine innovative Strategie kennt oder findet, an die Sie nie gedacht hätten, und diese Aufgabe in der Hälfte der Zeit abschließt. Beziehen Sie Stakeholder außerhalb des Arbeitsteams mit ein, um deren Unterstützung zu gewinnen, und holen Sie sich auch die Zustimmung des Auftraggebers oder Kunden.“
Erwartete Risiken
Beschreiben Sie alle potenziellen Risiken, die bei dem Projekt auftreten können. Die Risikobewertung ist von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, Herausforderungen vorwegzunehmen und sie zu bewältigen, bevor sie unüberwindbar werden und Ihr Projekt letztlich in Verzug gerät.
Weitere Informationen dazu, wie Sie Risiken erkennen und vermeiden können, finden Sie in unserem Leitfaden zum Projektrisikomanagement.
Geschätztes Projektbudget
Erstellen Sie einen umfassenden Kostenvoranschlag für das gesamte Projekt. Berücksichtigen Sie dabei Schätzungen für die physischen Projektelemente, den Arbeitsaufwand und die Kosten sowie alle zusätzlich benötigten Ressourcen. Das Budget sollte immer Spielraum für unvorhergesehene Ereignisse und Krisen einschließen, die die Projektkosten drastisch in die Höhe treiben könnten.
„Wenn ein Projektmanager beispielsweise den Bedarf an Personal unterschätzt, kann dies direkt zu Kostenüberschreitungen führen“, erklärt Dale. „Wenn für ein Projekt mehr Arbeitskräfte benötigt werden als ursprünglich vorgesehen oder wenn eine Spezialisierung oder ein Talent im Unternehmen nicht vorhanden ist, sodass ein Outsourcing erforderlich ist, können die Gesamtkosten des Projekts steigen. Wenn ein Projektmanager Aufgaben an Mitarbeiter vergibt, die für bestimmte Projektphasen ungeeignet sind, kann die Arbeit länger dauern oder die Qualität darunter leiden, sodass die Arbeitsschritte von jemand anderem wiederholt werden müssen, was zu einer Überschreitung der Arbeitskosten führt.“
Mit Smartsheet die Elemente eines Projektauftrags einfach freigeben und verwalten
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