Unentbehrlicher Leitfaden für den Projektauftakt mit Starterkit

Ein Projektauftaktmeeting ist die erste Besprechung zwischen dem Projektteam und dem Kunden, in dem Erwartungen, Kommunikation und Ziele festgelegt werden. Das Treffen ermöglicht es beiden Parteien, den Zweck des Projekts zu definieren und festzulegen, was sie als Erfolg ansehen. 

Außerdem erhält der Anleger einen Einblick, wie sein Geld ausgegeben wird und warum dieses Projekt von Vorteil ist.

Ein Projektauftaktmeeting sollte Folgendes beinhalten:

• Vorstellungen: Lassen Sie jeden sich selbst und die Rolle, die er in dem Projekt spielen wird, vorstellen.
• Tagesordnung: Wiederholen Sie den Plan für die Besprechung inklusive der zu diskutierenden Punkte und der Zeitverteilung.
• Kurzfassung: Geben Sie einen Überblick über den Hintergrund und den allgemeinen Zweck des Projekts.
• Projektumfang: Geben Sie einen Überblick über die Leistungsbeschreibung (SOW), die Ziele, den Zeitrahmen, das Budget und die Beschränkungen.
• Leistungen: Definieren Sie die wesentlichen Ziele des Projekts oder die an den Kunden gesendeten Artikel.
• Erfolg definieren: Bringen Sie die Visionen des Kunden und des Projektteams in Einklang, um sicherzustellen, dass alle Parteien die Metriken verstehen, mit denen der Erfolg gemessen wird.
• Fragen: Planen Sie ausreichend Zeit für Fragen beider Parteien ein.
• Kommunikationskanäle schaffen: Benennen Sie einen Ansprechpartner für den Kunden und teilen Sie dem Projektteam mit, wie sie miteinander kommunizieren werden.
• Nächste Schritte: Besprechen Sie alle Folgemaßnahmen, die nach Abschluss der Besprechung erforderlich sind.

Eine Projektauftaktspräsentation ist ein Dokument, das die Tagesordnung oder die in der Besprechung zu behandelnden Themen vorstellt. Die Präsentation bietet eine visuelle Hilfe für die Teilnehmer und Anleitung für den Moderator. Sie hilft auch, die Besprechung voranzutreiben und die Diskussionen beim Thema zu halten. 

Eine gut vorbereitete Präsentation kann bei Kunden und Investoren einen bleibenden Eindruck hinterlassen und für das Gefühl von Professionalität und Vertrauen sorgen.

Ein Projektauftaktmeeting sollte mit einer Vorstellungsrunde aller Teilnehmer beginnen. Geben Sie Ihren Namen und Ihre Rolle in dem Projekt an, zusammen mit einer persönlichen Information oder einem besonderen Ereignis. So können sich alle Kennenlernen und Gemeinsamkeiten finden. 

Wenn Sie sich an die Gruppe wenden, achten Sie auf Ihre Körpersprache und Ihr Auftreten. Wenn Sie Ihre Arme beim Sprechen offen und seitlich ausgestreckt halten und Blickkontakt mit Ihren Gesprächspartnern aufnehmen, zeigen Sie, dass Sie aufgeschlossen sind, zuhören und sich engagieren. Üben Sie Ihre Vorstellung vor dem Meeting – so stellen Sie sicher, dass Sie selbstbewusst und begeistert von Ihrer Rolle im Projekt wirken.

Hassan Osman, Projektleiter und Autor des Buches Projekt Kickoff: How to Run a Successful Project Kickoff Meeting in Easy Steps, vermittelt, was seiner Meinung nach die wichtigsten Themen sind, die während eines Projektauftaktmeetings besprochen werden sollten.

Laut Osman sollte ein effektives Projektauftaktmeeting die folgenden drei Ziele erreichen:

1. Alle Beteiligten über die Projektziele informieren.
2. Die Beteiligten einander vorstellen, damit sie sich über die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten im Klaren sind.
3. Für Begeisterung unter den Team-Mitgliedern sorgen und alle motivieren, das Projekt in Angriff zu nehmen.

Ein Auftaktmeeting findet in der Regel zu Beginn des Projektlebenszyklus statt, noch bevor die Projektarbeit beginnt.

Bei der Planung Ihres Auftaktmeetings sollten Sie die folgenden Fragen beantworten:

• Wie lange sollte das Meeting dauern?
• Wer sollte teilnehmen?
• Was sollte besprochen werden?
• Wo sollte es stattfinden?
• Welche Dokumente sollten ausgedruckt werden?

Zudem ist wichtig, den besten Zeitpunkt für die Teilnahme aller Beteiligten zu finden. Das können Sie tun, indem Sie eine Umfrage erstellen, auf die die Teilnehmer antworten können, oder indem Sie eine E-Mail-Einladung verschicken, in der die Teilnehmer bei Bedarf alternative Termine vorschlagen können. Sobald Sie einen Termin für das Treffen festgelegt haben, senden Sie eine E-Mail mit der Projektauftaktankündigung an alle Teilnehmer.

Eine Tagesordnung bietet einen Überblick über den vorgeschlagenen Ablauf des Meetings. Tagesordnungen helfen Ihnen, das Meeting auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass das Team alle notwendigen Themen bespricht. Bei der Erstellung Ihrer Tagesordnung sollten Sie einige Punkte berücksichtigen:

• Wie viel Zeit steht zur Verfügung?
• Was müssen Sie dem Kunden kommunizieren?
• Was müssen Sie dem Team kommunizieren?
• Wer ist dafür verantwortlich, die einzelnen Punkte anzusprechen?
• Wie viel Zeit sollten Sie für jeden Punkt einplanen?
• Müssen Sie während der Besprechung auf Fragen antworten?
• Was ist das angestrebte Ergebnis dieses Projekts?
• Welche Ressourcen benötigen Sie?
• Haben wir bereits ähnliche Projekte durchgeführt? Wenn ja, was haben wir aus ihnen gelernt?

Sie sollten auch bedenken, wie sich die Tagesordnung bei Auftaktmeetings mit Ihrem Team, Beteiligten oder einem Kunden unterscheiden kann. 

„Die Tagesordnung ist bei den verschiedenen Arten von Auftaktmeetings ziemlich ähnlich, d. h., die Ziele sind die gleichen“, sagt Osman. „Wenn Sie jedoch ein Auftaktmeeting für einen Kunden durchführen, dann unterscheidet sich das interne Auftaktmeeting etwas einem externen. 

Betrachten Sie das interne Auftaktmeeting als einen Probelauf für das externe. Hier gehen Sie die Präsentation durch und stellen sicher, dass Ihr Team vor dem externen Meeting auf einer Wellenlänge ist. [Ein internes Meeting] hilft den Moderatoren auch dabei, die Durchführung des Meetings vor einem echten Publikum zu üben und (falls erforderlich) Änderungen an der Tagesordnung vorzunehmen.“

Ein internes Projektauftaktmeeting ist wichtig, um sicherzustellen, dass das gesamte Projektteam mit dem Projekt vertraut und auf das Zusammentreffen mit dem Kunden vorbereitet ist. Hier finden Sie einige hilfreiche Schritte, um ein erfolgreiches internes Projektauftaktmeeting durchzuführen:

1. Vorstellungen: Bitten Sie jeden, sich und seine Rolle im Projekt vorzustellen. Wenn Sie dem Team die Möglichkeit geben, sich gegenseitig kennenzulernen, wird dies die Kameradschaft und die Begeisterung für das Projekt fördern. Vorstellungen bieten auch eine gute Gelegenheit, einige auflockernde Kennenlernspiele auszuprobieren.
2. Besprechen Sie den Hintergrund, die Interessengruppen und die Probleme des Kunden: Machen Sie das Team mit dem Kunden und seinem Problem oder seinen Problemen vertraut, damit es die Bedürfnisse des Kunden besser versteht.
3. Besprechen Sie den Zweck des Projekts: Informieren Sie über den Zweck des Projekts. Dies hilft dem Team, sich zu orientieren und sich auf die Entwicklung strategischer Lösungen vorzubereiten.
4. Lösungsansätze besprechen: Intern besprochene Lösungsansätze helfen dem Team, die beste Lösung vorzubereiten und dem Kunden zu präsentieren. Beginnen Sie das Meeting mit einem Brainstorming, um kreative und strategische Lösungen zu entwickeln. Dies ist auch ein hervorragender Zeitpunkt für Mindmapping oder Storyboarding.
5. Besprechen Sie den Projektumfang: Der Projektumfang ist ein wichtiger Bestandteil des Auftaktmeetings und sollte eine Leistungsbeschreibung, Ziele, den Projektzeitrahmen, ein Budget, eventuelle Einschränkungen und das Fertigstellungsdatum enthalten.
6. Maßnahmenplan prüfen: Der Maßnahmenplan sollte das Aufgabenmanagement, die Art und Weise wie das Team Etappenziele verfolgt und das Arbeitsmanagementprogramm, das das Team verwenden wird, umfassen.
7. Besprechen Sie Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten (RAID):: Sprechen Sie mit dem Team darüber, wie Sie eventuell auftretende Probleme angehen wollen. Dies ist wichtig, um Risiken zu minimieren, die das Team daran hindern könnten, den Zeitplan oder das Budget einzuhalten und das Projektziel zu erreichen.
8. Bewerten Sie die Werkzeuge für Zusammenarbeit und Kommunikation: Legen Sie fest, welche Kommunikationsmittel Ihr Team verwenden wird, um miteinander zu kommunizieren, und über den Projektfortschritt informiert zu bleiben.
9. Besprechen Sie die Berichterstattung: Erörtern Sie, wie jedes Team seine Etappenziele nachverfolgt und über seine Fortschritte berichten wird.
10. Tagesordnung für Auftaktmeetings mit Kunden: Beginnen Sie die Diskussion darüber, welche Punkte auf die Tagesordnung gesetzt werden sollen. Der Schwerpunkt sollte auf Themen liegen, die mit dem Kunden besprochen oder geklärt werden müssen.
11. Fragen: Lassen Sie das Team zu diesem Zeitpunkt alle Fragen oder Bedenken äußern, bevor Sie sich mit dem Kunden treffen.

In unserem Starterkit finden Sie alles, was Sie für ein Projektauftaktmeeting benötigen. Es enthält eine Projektauftaktankündigung, eine Tagesordnung, eine Zeitleiste, eine Meeting-Checkliste, ein Meeting-Protokoll und eine Präsentationsvorlage in einer Datei, die Sie herunterladen können.

Projektauftakt-Starterkit herunterladen

Teilen Sie die Ergebnisse nach dem Projektauftaktmeeting mit dem Team und planen Sie Folgeaufgaben. Zu diesen Aufgaben kann es gehören, Notizen zu verteilen, den Kunden zu kontaktieren und ein Treffen mit dem Projektteam zu vereinbaren.

Nachdem Sie Ihre Notizen vom Projektauftakt durchgesehen haben, gehen Sie wie folgt vor:

• Teilen Sie die Besprechungsnotizen oder eine Zusammenfassung mit allen Teilnehmern.
• Senden Sie dem Kunden eine Nachfass-E-Mail und fragen Sie ihn nach weiteren Anliegen oder Bedenken.
• Planen Sie eine interne Nachbesprechung, um das Meeting und das Projekt mit dem Team weiter zu besprechen.

Ein erfolgreiches Auftaktmeeting kann je nach Projekt, Team und Kunde unterschiedlich aussehen. Dennoch können Sie wichtige Schritte unternehmen, um Ihr Team auf die Erfolgsspur zu bringen. Hier finden Sie einige Expertentipps zum Einhalten der Tagesordnung, zum Anfertigen von Notizen, zum Kommunizieren und Präsentieren:

• Halten Sie die Besprechung kurz, indem Sie ein Zeitlimit und eine begrenzte Tagesordnung festlegen. Wenn Sie für jedes Thema auf der Tagesordnung einen bestimmten Zeitrahmen vorsehen, können Sie dafür sorgen, dass die Diskussion nicht aus dem Ruder läuft. Wenn Sie sich an die Zeitvorgaben halten, können Sie sicherstellen, dass Ihr Meeting kurz bleibt, was dazu beiträgt, bei den Teilnehmern das Engagement und die Spannung aufrechtzuerhalten. Tagesordnungspunkte, die mehr Zeit benötigen oder mehr Detailinformationen erfordern, sollten in einer Folgeveranstaltung weiter erörtert werden.
• Sorgen Sie sowohl beim Kunden als auch beim Projektteam für Klarheit und Begeisterung. Indem Sie jeden Tagesordnungspunkt vorstellen und sowohl dem Projektteam als auch dem Kunden die Möglichkeit geben, ihre Überlegungen mitzuteilen, stellen Sie sicher, dass alle auf derselben Seite stehen und sich über die Erwartungen im Klaren sind. Vermitteln Sie mit einer offenen Mimik, Enthusiasmus, Zuversicht und Selbstvertrauen. Der Kunde sollte Zeit haben, seine Vorstellungen darzulegen und zu erklären, warum er von dem Projekt begeistert ist. Das Projektteam sollte seine Begeisterung über seine Rolle bei der Umsetzung dieser Vorstellungen zum Ausdruck bringen.
• Beauftragen Sie eine bestimmte Person mit der Protokollführung oder der Aufzeichnung (mit Genehmigung) der Besprechung. Ein Gesprächsprotokoll ermöglicht es beiden Parteien, die Ergebnisse Ihrer Diskussion zu überprüfen. Es sorgt auch für eine mühelose Nachbereitung und dient dem Projektteam und dem Kunden als Bezugspunkt für die Zukunft. Das Sitzungsprotokoll sollte Folgendes enthalten:
  • Datum und Uhrzeit der Besprechung
  • Namen der Sitzungsteilnehmer und Abwesenden
  • Eventuelle Ergänzungen der Tagesordnung
  • Ergriffene oder vereinbarte Maßnahmen
  • Offene Diskussionspunkte oder Beiträge zu den einzelnen Tagesordnungspunkten
• Schaffen Sie eine offene Diskussionsplattform, die dazu einlädt, Ideen, Meinungen, Fragen und Bedenken zu äußern. Machen Sie nach jedem Tagesordnungspunkt eine Pause, um allen Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich einzubringen. Indem Sie sicherstellen, dass jeder das Gefühl hat, zu Wort zu kommen, schaffen Sie eine offene Diskussionsplattform. Es kann hilfreich sein, den Teilnehmern die folgenden Fragen zu stellen:
  • Gibt es Fragen, bevor wir fortfahren?
  • Haben Sie eine Anregung, bevor wir weitermachen?
  • Hat jemand eine Idee, die er teilen möchte?
  • Gibt es Fragen, Bedenken oder Kommentare?
  • Wir würden uns über Ihre Vorschläge freuen.
  • Wir freuen uns über jede Idee oder Anregung zu diesem Thema.
• Erstellen Sie einen Kommunikationsplan für Ihr Team. Stellen Sie dar, wie oft und über welche Plattformen die Kommunikation mit dem Kunden erfolgen soll, sowohl intern als auch extern. Die Einführung eines Systems, das einen effizienten Arbeitsablauf zwischen den Teams ermöglicht, ist wichtig, um die Kommunikation zu erleichtern und zu optimieren. Eine Projektauftaktvorlage ist nützlich, um alle Team-Mitglieder und Beteiligten über den aktuellen Stand des Projekts auf dem Laufenden zu halten.
• „Bereiten Sie sich gut vor und üben Sie Ihre Präsentation im Voraus, denn Ihr Auftaktmeeting ist Ihre beste Gelegenheit, einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen“, sagt Osman.
• Wenn Sie die Möglichkeit haben, sollten Sie das Auftaktmeeting in Ihrem Revier abhalten, damit Sie mit der vertrauten technischen Ausstattung für die Präsentation die Kundenerfahrung besser kontrollieren können. Wenn Sie in einer für Sie neuen Umgebung präsentieren, sollten Sie sich die Zeit nehmen, diese vorher zu erkunden. Notieren Sie sich, was Sie benötigen und üben Sie den Umgang mit der erforderlichen Ausstattung.

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