Was ist Remote-Zusammenarbeit?
Der Begriff Remote-Zusammenarbeit bezieht sich auf die Art und Weise, wie eine Organisation an verschiedenen Standorten zusammenarbeitet. Zu den Ansätzen gehören alle Prozesse, Tools und die allgemeine Arbeitskultur, die ein Unternehmen einführt, um das Gefühl der Verbundenheit zu erhalten und Ergebnisse zu erzielen.
Bei der Remote-Zusammenarbeit geht es in der Regel um die Einführung von Prozessen, die die Einschränkungen der Arbeit an verschiedenen Standorten beseitigen. Es geht auch darum, neue Wege zu finden, um den Teamgeist zu fördern. Da Unternehmen zunehmend auf Remote-Mitarbeiter umstellen (und daher die Möglichkeit benötigen, mit ihrem Team von jedem Ort der Welt aus zusammenzuarbeiten), hängt der Erfolg von der Entwicklung von Kommunikationspraktiken ab, die Produktivität ermöglichen und gleichzeitig den Teammitgliedern ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben bieten. Wenn Sie mehr über die Stimulierung einer Remote-Unternehmenskultur erfahren möchten, lesen Sie „How to Create a Strong Remote Company Culture that Drives Success“.
Ihr Unternehmen muss möglicherweise drei Hauptarten von „Distanz“ überwinden:
- Physikalisch: Dies bezieht sich auf die geografische oder räumliche Entfernung, z. B. wenn Teams über das ganze Land verstreut sind oder von zu Hause aus arbeiten. Um die Probleme, die sich aus der räumlichen Entfernung ergeben, zu bekämpfen, benötigen Sie die richtigen Tools für die Zusammenarbeit und solide Kommunikationspraktiken.
- Betrieblich: Diese Art von Distanz tritt auf, wenn in einem Unternehmen die Kommunikation zwischen Teams mit unterschiedlichen Qualifikationen oder unterschiedlicher Größe gestört ist. Um die operative Distanz zu überwinden, stellen Sie sicher, dass die Teams die Sprache und die Ressourcen zur Verfügung haben, um sich gegenseitig zu verstehen.
- Affinität: Dies bezieht sich auf kulturelle Unterschiede oder Unterschiede im Kommunikationsstil innerhalb eines Teams und deren Auswirkungen auf Synergie und Kameradschaft. Manager müssen auf diese Unterschiede achten, die sich möglicherweise subtiler äußern als die beiden anderen Distanztypen. Sie müssen Kommunikationsnormen einführen, die die Mitarbeiter zusammenbringen, anstatt die Unterschiede zu verschärfen.
Vorteile der Remote-Zusammenarbeit
Unternehmen, die auf eine starke Remote-Zusammenarbeit Wert legen, profitieren von mehreren Vorteilen. Am wichtigsten ist vielleicht, dass effektive Praktiken die Produktivität des Teams verbessern, was zu einem effizienteren Ergebnis führt.
Eine erfolgreiche Remote-Zusammenarbeit kann auch die Kreativität des Teams steigern, da sie dem Einzelnen den Freiraum gibt, über den Tellerrand hinauszuschauen, während das Unterstützungssystem des Teams erhalten bleibt. Die neu gewonnene Kreativität hilft Teams, Projekte auf neue Art und Weise anzugehen; Sie kann sich auch in Brainstorming, Problemlösung und der Entwicklung neuer Lösungen für alte Probleme äußern.
Darüber hinaus ermöglicht die Verlagerung auf Remote-Arbeit den Unternehmen, Talente an Orten zu finden, zu denen sie früher keinen Zugang hatten. Diese Praxis kommt auch den unterschiedlichsten Arbeitsstilen entgegen, da die Mitarbeiter außerhalb der künstlichen Umgebung eines Büros organischer Probleme lösen, Arbeiten erledigen und mit Teammitgliedern zusammenarbeiten können. Dies kann die Beziehungen erleichtern und paradoxerweise auch die Kommunikation verbessern, da die Arbeit weniger an Raum und Zeit gebunden ist.
Nachteile der Remote-Zusammenarbeit
Natürlich gibt es auch Nachteile einer vollständig Remote arbeitenden Belegschaft. Die Teammitglieder können sich isoliert fühlen, und die Kommunikation kann aufgrund des fehlenden persönlichen Kontakts gestört sein. Außerdem birgt die Abhängigkeit von Software oder anderen Tools für die Zusammenarbeit ein Risiko für die Teams, wenn es zu einer Störung oder einem Verbindungsproblem kommt. Sie können jedoch Maßnahmen ergreifen, um all diesen Herausforderungen zu begegnen und ein produktives Remote-Team zu bilden.
Wie Sie effektiv zusammenarbeiten, wenn Ihr Team remote ist
Eine effektive Zusammenarbeit setzt eine starke, regelmäßige Kommunikation und die Verwendung von Tools voraus, die es Ihnen ermöglichen, geografische, operative und affine Distanzen zu überwinden.
Der Übergang zur Remote-Arbeit bringt einige neue Herausforderungen mit sich, und Sie werden wahrscheinlich experimentieren müssen, um sie zu überwinden. Die folgenden fünf Tipps werden Ihnen dabei helfen, solide Praktiken einzuführen:
- Arbeitszeiten festlegen: Berücksichtigen Sie die Zeitzonenunterschiede und legen Sie Zeiten fest, zu denen alle Teammitglieder zumindest einen Teil des Tages gleichzeitig online sein können.
- Kommunizieren Sie klar und effektiv: Sie müssen Erwartungen, Fristen, Prozessaktualisierungen usw. so effizient wie möglich kommunizieren, so effizient wie möglich kommunizieren. Achten Sie darauf, nicht zu viel zu kommunizieren – Sie wollen das Team nicht mit überflüssigen Informationen überschwemmen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine starke Remote-Kommunikation aufbauen.
- Legen Sie Richtlinien für verschiedene Kommunikationskanäle fest: Legen Sie im Team fest, welche Arten von Informationen eine E-Mail, einen Chat, einen Anruf, eine Videokonferenz oder eine andere Art der Kommunikation verdienen. Das hilft, die Zusammenarbeit zu rationalisieren und Zeit zu sparen.
- Anreize zur Teilnahme schaffen: Mitarbeiter sind eher bereit, einen Beitrag zu leisten, wenn sie sich wertgeschätzt fühlen. Zeigen Sie Dankbarkeit für die Bemühungen Ihres Teams und fördern Sie Kreativität und neue Ideen durch positive Verstärkung.
- Benutzen Sie die richtigen Tools: Widerstehen Sie dem Impuls, tonnenweise neue Tools für die Zusammenarbeit einzuführen, um die Herausforderungen der Remote-Arbeit auszugleichen. Stellen Sie stattdessen Nachforschungen an und nutzen Sie kostenlose Testversionen, um die Tools zu finden, die sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren lassen. Sehen Sie sich unsere Liste der Collaboration Tools für Remote-Teams an.
Leitfaden für den Aufbau einer Kultur der Remote-Zusammenarbeit
Der folgende Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie die Remote-Zusammenarbeit in fünf Schlüsselbereichen fördern können: Einstellung, Terminplanung, gemeinsame Nutzung von Inhalten, Teilnahme und Tools.
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Geschäftsbereich |
Tipps |
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Einstellung |
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Planung |
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Inhaltsfreigabe |
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Teambeteiligung |
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Tools |
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Nutzen Sie diesen Leitfaden, um die Zusammenarbeit mit Ihrem Remote-Team zu fördern. In den herunterladbaren Versionen finden Sie Platz für Notizen zu den einzelnen Praktiken, so dass Sie sich Ideen notieren können.
Leitfaden zum Aufbau einer starken Remote-Zusammenarbeit herunterladen
Remote-Zusammenarbeit Best Practices
Eine starke Remote-Zusammenarbeit hängt von einer zuverlässigen Kommunikation, wiederholbaren Prozessen und Tools ab, die die kreative Zusammenarbeit fördern. Manager von Remote-Teams sollten mit gutem Beispiel vorangehen und sich beteiligen, um die persönlichen Beziehungen und die Produktivität zu verbessern, anstatt dies von oben herab anzuordnen.
Bryant Galindo ist der Gründer von CollabsHQ und ein Mediator, Berater und Trainer, der mit großen Organisationen und Startups in den Bereichen Konfliktlösung, Online-Training und Führungsentwicklung arbeitet. Er betont erneut, wie wichtig es ist, Prozesse zu entwickeln, die Ihrem Team dienen, und nur Tools einzuführen, die diese Praktiken weiter optimieren.
„Schaffen Sie Workflows, die Remote-Zusammenarbeit unterstützen“, sagt er. „Das kann so einfach sein wie die Erstellung von Standardarbeitsanweisungen für stärker integrierte Lösungen wie Zapier und Slack. Erleichtern Sie sich die Arbeit, indem Sie die Technologie nutzen, um Prozesse zu standardisieren.“
Sergey Konoplich ist der COO von Smart IT, einem Komplettanbieter für Softwareentwicklung. Um die Autonomie der Teammitglieder zu wahren, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen, empfiehlt er die Einführung eines Tools zur Zeitüberwachung, mit dem die Mitarbeiter ihre Zeit verwalten können, ohne den Zeitplan zu gefährden.
„Ein solches Tool hilft, die Selbstorganisation zu fördern“, sagt Konoplich. „Die Mitarbeiter fühlen sich verantwortungsbewusster und sind in der Lage, produktiv zu arbeiten, da sie wissen, dass sie für ihre Stunden verantwortlich sind.“
Erfahren Sie mehr darüber , wie Sie Remote-Teams effektiv verwalten.
Fortgeschrittene Taktiken für die Remote-Zusammenarbeit
Sobald Sie die grundlegenden Ansätze und Systeme für die Zusammenarbeit erfolgreich implementiert haben, ist es an der Zeit, diese zu optimieren. Nachfolgend finden Sie einige von Experten ausgewählte fortgeschrittene Taktiken, die Sie ausprobieren sollten:
- Bauen Sie einen positiven Besprechungszyklus auf. Überlegen Sie sich neue Wege, um Besprechungen aufzuwerten, sei es durch eine andere Struktur, alternative visuelle Hilfsmittel oder Tools oder einen einzigartigen sozialen Aspekt.
- Nutzen Sie Videochats für schwierige (sensible oder komplizierte) Besprechungen, Instant Messenger oder Chats für die spontane Zusammenarbeit und Telefonanrufe, wenn Sie eine schnelle Klärung benötigen.
- Schränken Sie die Verwendung von E-Mails ein – lange E-Mail-Ketten können unhandlich werden, und Teammitglieder könnten sie überfliegen, anstatt sich mit den anstehenden Fragen zu befassen.
- Bewahren Sie Audioabschriften aller Gespräche auf, um sie zu dokumentieren oder um sie an Teammitglieder weiterzugeben, die eine Besprechung verpasst haben oder eine Auffrischung benötigen. Otter.ai ist ein kostenloser KI-Transkriptionsdienst, mit dem Sie aufgezeichnete Gespräche direkt von Ihrem Computer-Audio transkribieren können.
- Denken Sie visuell. Wenn Sie nur über den Bildschirm kommunizieren, brauchen Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich visuelle Hilfsmittel, um sich zu konzentrieren und auf dem gleichen Stand zu bleiben. Sie müssen zwar keine Zeit mit der Erstellung schöner und komplizierter Decks verschwenden, aber ein paar Grafiken oder Bilder können schon viel bewirken.
- Ermutigen Sie Teammitglieder, mit neuen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten. Verteilen Sie die Teamarbeit auf verschiedene Teams (je nach Bedarf) und stellen Sie neuere Teammitglieder denjenigen vor, die schon länger dabei sind. Auch wenn Sie nicht im Büro sind, wollen Sie dennoch ein gutes Verhältnis zum Team aufbauen.
- Haben Sie einen Backup-Plan. Tools können versagen, Wi-Fi-Verbindungen können ausfallen, das Privatleben kann plötzlich den Zeitplan durcheinander bringen. Seien Sie verständnisvoll mit Ihrem Team, und haben Sie immer einen zweiten Plan für unerwartete Ereignisse und Herausforderungen.
Insgesamt sollten Manager versuchen, Stress zu vermeiden. Die Umstellung auf Remote-Mitarbeiter ist von Natur aus eine Herausforderung, aber Sie müssen sie nicht komplizierter machen – oder strenger kontrollieren – als nötig.
Tools für Remote-Zusammenarbeit
Cloud-basierte Tools für die Zusammenarbeit sind eine nützliche Methode, um alle Mitarbeiter praktisch und kulturell miteinander zu verbinden. Es gibt kein einheitliches Tool, das für alle passt; Suchen Sie vielmehr nach einer Software, die Ihren Anforderungen in Bezug auf Kosten, Funktionalität, Anzahl der unterstützten Benutzer und andere Faktoren entspricht.
Achten Sie bei der Auswahl eines Tools für Remote-Zusammenarbeit auf die folgenden Merkmale:
- Zugänglichkeit und Sicherheit
- Cloud-basiert vs. vor Ort
- Kosten
- Benutzerfreundlichkeit/UI
- Teilen von Dateien
- Projektmanagement
- Abonnementmodell oder lizenzbasiert
- Videokonferenzen
- Textverarbeitung, Änderungsverfolgung/Bearbeitung und Transkription
Wenn das Budget keine große Rolle spielt, sagt Konoplich von Smart IT, dass Ausprobieren eine gute Methode ist, um ein Tool auszuwählen (viele bieten kostenlose Testversionen an). „Die meisten Tools sind SaaS-Tools, und Sie können das Abonnement jederzeit kündigen“, sagt er. „Angesichts der Umstände [der plötzlichen Umstellung auf Remote-Arbeit] haben sich die meisten [Marken] beeilt, ihre Angebote für Remote-Teams anzupassen. Hüten Sie sich vor Unternehmen, die behaupten, sich angepasst zu haben, aber in Wirklichkeit wenig getan haben, um ihren Service anzupassen.“
Aber denken Sie daran, dass kein Tool alle Probleme der Zusammenarbeit allein löst – die Art und Weise, wie Sie die Tools einsetzen, entscheidet letztendlich über den Erfolg Ihrer Bemühungen um Zusammenarbeit. Werfen Sie einen detaillierten Blick auf die Dutzenden von Kommunikationstools, die für Remote-Teams zur Verfügung stehen.
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