American Roofing entwickelt effiziente Prozesse für Mobilgeräte mit Smartsheet WorkApps

American Roofing & Metal nutzt Smartsheet, um seine Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren und seinen Ruf als wichtiger regionaler Auftragnehmer aufzupolieren. Nachdem er Smartsheet-Formulare für den Einkauf und Neueinstellungen erstellt hatte, wollte Rob Waite, Executive Vice President von American Roofing, die Informationsplattformen des Unternehmens nahtlos verbinden und den Zugriff für die vielen Mitarbeiter, die nur Mobilgeräte für Geschäftsdaten verwenden, optimieren. Mit Smartsheet WorkApps erstellte Waite eigene, rollenbasierte Apps, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen.

„WorkApps ist ein Workflow-Management-Tool“, sagt Waite. „Damit können wir unkompliziert alles an einem zentralen Ort speichern, damit jeder weiß, wo alles zu finden ist. Wir können Prozesse Schritt für Schritt organisieren. Mit der Transparenz und dem einfachen Zugriff bemerken wir Details, die wir sonst übersehen würden und später überarbeiten müssten. Die Lösung steigert unsere Produktivität, reduziert den Verwaltungsaufwand und verbessert die Arbeitsqualität: Es wird schon beim ersten Mal viel mehr richtig gemacht.“

American Roofing begann als kleines örtliches Unternehmen und ist weiter gewachsen, um seine Privat-, Gewerbe- und Industriekunden in Louisville, Lexington, Cincinnati und der größeren Umgebung zu unterstützen. Smartsheet konnte zum Wachstum des Unternehmens beitragen, da die Effizienz von Prozessen für den Einkauf, Neueinstellungen und andere Verwaltungsaufgaben dadurch gesteigert wurde. Mit dem anhaltenden Wachstum suchte Waite nach effektiveren Möglichkeiten, um Daten in Formaten auszutauschen, die Arbeitskräfte einfach über ihr Mobilgerät auf der Baustelle verwenden können. Er wollte auch den Prozess für den Datenaustausch zwischen Geschäftssystemen automatisieren, ohne Fehler beim Importieren zu erzeugen.

WorkApps erwies sich als die richtige Lösung für die Vision von Waite. Die codefreie Plattform ermöglicht das einfache Erstellen von speziellen Apps, die sich mit Farben und Logos an das eigene Unternehmen anpassen lassen. Waite sagt, dass die Apps problemlos und intuitiv erstellt werden können, wenn man bereits mit Smartsheet vertraut ist.

Hohe Produktivität auf Baustellen dank Arbeits- und Sicherheitslösungen

Die erste App, die Waite mit WorkApps entwickelte, erfüllt eine der wichtigsten Anforderungen des Unternehmens. Die JSA-App (Job Safety Audit) unterstützt einen täglichen von OSHA vorgeschriebenen Prozess, bei dem Vorarbeiter Sicherheitsprotokolle und -prozesse mit allen Arbeitskräften besprechen, die eine bestimmte Ausrüstung verwenden oder bestimmte Aufgaben ausführen. Vor WorkApps war es für den Audit-Prozess erforderlich, dass Checklisten und andere Dokumente aus verschiedenen Orten ausgefüllt wurden und ein Video der Sicherheitsbesprechung aufgezeichnet und hochgeladen wurde. Die JSA-WorkApp kombiniert eine Checklistenvorlage für jeden Ausrüstungsgegenstand oder jede Aufgabenbesprechung mit einem einfachen Dienstprogramm zum Auswählen von vorhandenen Zertifizierungen und einer Aufzeichnungsaufforderung, die das Audit-Video dann automatisch am richtigen Ort speichert.

WorkApps integriert Funktionen und Workflows von Smartsheet-Premiumprodukten wie Dynamic View, um maßgeschneiderte Apps zum Lösen von Problemen zu entwickeln und wichtige Prozesse zu vereinfachen.

„Wir haben Dynamic View zu unserem Plan hinzugefügt, eine dynamische Ansicht erstellt und sie in unsere Auftragsmanagement-App integriert“, sagt Waite. „Das war ein großer Erfolg und half vielen Managern, das Potenzial von WorkApps besser zu verstehen.“

Andere WorkApps, welche die Sicherheit und Prozesse am Arbeitsplatz optimieren, beinhalten einen Zertifizierungsmanager, der Schulungen, die papierbasierte und praktische Verwendung von Ausrüstung und OSHA-Dokumente nachverfolgt. So können sich Arbeitskräfte für 13 verschiedene Bauzertifizierungen qualifizieren, von denen fünf auf Englisch und Spanisch angeboten werden. Außerdem gibt es eine App mit Informationen zur Baustelle, die alle Details zum Kundenprojekt enthält, damit die Arbeitskräfte den Status und die nächsten Schritte am Anfang des Tages überprüfen können. Sie können sogar darauf klicken oder tippen, um die GPS-Navigation zur Baustelle aufzurufen.

Ein wichtiger Vorteil ist, dass die Apps für Mobilgeräte optimiert sind. Waite sagt, dass die meisten Arbeitskräfte von American Roofing den Tag auf der Baustelle und nicht in einem Büro verbringen, wodurch Mobilgeräte der wichtigste Zugriffspunkt für die Netzwerkressourcen des Unternehmens seien.

„Änderungsaufträge, Lageranfragen oder Auftragsanfragen, die früher um 16:00 Uhr eintrafen, treffen mittlerweile vor 12:00 Uhr ein“, sagt Waite. „Das sorgt für eine höhere Qualität und Effizienz, denn man spart sich die stundenlange Suche nach Informationen an verschiedenen Orten, was einen großen Unterschied macht. Davor merkte man, dass die Arbeitskräfte bis zum Mittag warteten, sich in ihren Truck setzten, den Laptop öffneten und wild lostippten, um schnell etwas zu schaffen, bevor sie wieder zurück auf das Dach mussten.“

Schnelle und einfache Bearbeitung von Lageranfragen

Auch die Lageranfragen wurden mit einer speziellen WorkApp beschleunigt, mit der Vorarbeiter Materialbestellungen digital aufgeben können, damit sie zu Beginn des Arbeitstags direkt abgeholt werden können. American Roofing bearbeitet jeden Tag 40–80 Aufträge, deshalb müssen die Anfragen in der Lagerhalle möglichst effizient organisiert und bestätigt werden. Vor Smartsheet wurden die Anfragen per Telefon, Fax, Textmitteilung, Klebenotiz oder E-Mail übermittelt.

„Das war eindeutig die größte Frustrationsquelle im Unternehmen“, sagt Waite. „Es war offensichtlich, dass ein gut dokumentierter, ordentlich strukturierter, automatisierter Prozess viel bewirken würde.“

Zuerst wurde ein Smartsheet-Formular erstellt, um die Materialanfragen zu standardisieren. Während das Material für den jeweiligen Auftrag geholt wird, erstellt das Lagerhallenteam mit Document Builder druckbare Etiketten, die dann auf den Wagen oder Truck geklebt werden, wenn alles bereit ist. Das gedruckte Etikett hat einen QR-Code, den Vorarbeiter scannen können, um den Erhalt zu bestätigen, wenn sie das Material abholen. Das System wurde in eine WorkApps-Lösung umgewandelt, um das Anfrageformular für Mobilgeräte zu optimieren und es Vorarbeitern zu ermöglichen, das abgeholte Material mit der Anfrage abzugleichen, fehlende Gegenstände zu markieren oder Mengen zu aktualisieren.

„Es macht einen gewaltigen Unterschied für die Lageristen, denn sie sehen die Anfragen sofort“, sagt Waite. „Jetzt treffen alle Anfragen für Abholungen am jeweiligen Tag bis 14:00 Uhr statt 17:00 Uhr beim Lager ein. Dadurch gibt es deutlich weniger Überstunden. Wenn die Lageristen von 6 Uhr morgens bis 18 Uhr abends arbeiten, gibt es eine große Fluktuation. Sie verdienen gut, aber nach einer Weile reicht es ihnen. Dieses Problem konnten wir lösen.“

Hohe Qualität und Präzision im Fahrzeugflottenmanagement

Außerdem konnte American Roofing mit WorkApps die Kosten und Ineffizienz beim Management seiner Flotte von mehr als 70 Trucks, Anhängern, Kränen und anderen Fahrzeugen reduzieren. Details wie die Fahrgestellnummer, Motorspezifikationen oder die Laufleistung der Reifen werden in Smartsheet gesammelt, während Daten wie der Kilometerstand und andere Leistungsmesszahlen über ein Gerät am ODB-Port automatisch erfasst und in das Sheet eingetragen werden. Dadurch kann American Roofing den Kraftstoffverbrauch nachverfolgen, Fristen für Zertifizierungen des Straßenverkehrsamts einhalten und regelmäßige Wartungsarbeiten einplanen, damit immer genug Fahrzeuge verfügbar sind.

„Letztendlich verwalten wir damit den Wert unserer Assets, denn wir leasen unsere Fahrzeuge nicht, sondern kaufen sie“, erklärt Waite. „Wir möchten unsere Fahrzeuge möglichst lange einsetzen, aber gleichzeitig am Ende der Fahrzeuglebensdauer den größtmöglichen Nutzen aus der Investition ziehen. Ich glaube, das war vorher nicht möglich.“

Grundlage zur Entwicklung eines neuen Service in WorkApps

American Roofing erstellt nicht nur Apps, die auf bestehenden Smartsheet-Lösungen beruhen, sondern verwendet WorkApps auch als Basis für Lösungen, die zukünftige Innovationen und Wachstum ermöglichen. Beispielsweise kombiniert die neue Industrieabteilung einen schnellen Dachreparaturdienst mit einer regelmäßigen Dachinspektion durch die zugehörige Serviceabteilung, um Problembereiche zu identifizieren und Präventivlösungen zu entwickeln. Weil Dachlecks jedes Jahr die höchsten Kosten bei Versicherungsfällen verursachen, müssen die Kunden weniger Beiträge zahlen, wenn sie die Inspektion mit der Zertifizierung der Serviceabteilung durchführen lassen. Diese Lösungen wurden direkt in WorkApps entwickelt.

Waite sagt, dass nützliche WorkApps einfach erstellt werden können, um Informationen nach Rollen bereitzustellen, Abteilungen und ihre kritischen Informationen zu vernetzen und komplexe Probleme zu lösen. Doch eines seiner Lieblingsbeispiele ist der einfache, aber wichtige Kontaktmanager, der die E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Arbeitstelefonnummern aller Mitarbeiter im Unternehmen auflistet. Der Kontaktmanager ist immer auf dem neuesten Stand und bietet eine schnelle Suche. Benutzer müssen nur einmal tippen, um Kollegen anzurufen oder ihnen eine E-Mail zu senden. Die WorkApp passt den Zugriff an die jeweilige Rolle an, damit die persönlichen Daten geschützt sind. Mit der einfachen Lösung, sagt Waite, können sich auch Mitarbeiter, die weniger Erfahrung mit elektronischen Geräten haben, zur Verwendung der digitalen Tools überwinden.

„Zuerst dachte ich, wir müssten unsere Mitarbeiter beeindrucken, damit sie die neuen Lösungen annehmen“, sagt Waite. „Es überrascht mich noch immer, wie sich Menschen von einfachen Tools einschüchtern lassen. Mit dem Kontaktmanager konnten wir unseren Kollegen zeigen, dass die Tools intuitiv funktionieren und ihnen helfen. Alle unsere Mitarbeiter sind darauf angewiesen und vorher waren die Daten selten aktuell. Die Kontaktmanager-App war einfach einzusetzen und erleichterte die Kommunikation mit den Kollegen. Diese Erfahrung zeigte ihnen sehr schnell die Vorteile von Smartsheet und WorkApps.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.