Box vereinfacht die Verwaltung von Großveranstaltungen mit Smartsheet

Unternehmensveranstaltungen durchzuführen bedeutet mehr, als Veranstaltungsorte zu buchen und Redner einzuladen. Fügen Sie noch 10.000 Personen, vier Länder und 39 Millionen Benutzer hinzu und Sie erhalten einen ersten Eindruck dessen, womit Kathleen Castaillic, Senior Direktorin für globale Veranstaltungen bei Box, tagtäglich umgeht.

Um Veranstaltungen wie BoxWorks und Box Dev zu organisieren, brauchte Castaillic ein Tool, das mehrere Voraussetzungen erfüllte. Zunächst musste es mobil sein, da Veranstaltungen und die ausführenden Teams nicht im Büro stattfinden bzw. agieren. Es musste auch skalierbar sein. Das Team von Castaillic ist klein, aber Budgets, Zeitpläne und Fristen sind umfangreich. Und schließlich musste es eine klare Roadmap für ein Projekt vorgeben, die dem Team einen Teil der Logistik abnehmen würde.

Die Lösung für diese und mehr Probleme lautete Smartsheet. Castaillic ist nun über alle Aspekte immer auf dem Laufenden – während ihr Kaffee warm bleibt.

Komplexe Projekte verwalten

„Wenn Sie mit der Planung einer so komplexen Veranstaltung wie dieser beginnen, denken Sie ‚Wie passen alle diese Teile zusammen?‘ Und das wird sehr wichtig“, so Castaillic.

Die Lösung ist ein zentralisiertes Inhalts-Repository. Es scheint einfach, aber zu verstehen, wie Redner und Keynotes auf konsistente und überzeugende Art zusammenpassen, ist ein unglaublich komplexer Prozess. Castaillic nutzt Smartsheet zur Visualisierung der Reihenfolge ihrer Redner und Inhalte. Mit dem Kalender-Overlay kann sie ihren Plan abbilden und die Inhalte der einzelnen Redner den jeweiligen Positionen zuordnen. Sie kann auch die Integration von Smartsheet und Box nutzen, indem sie Box Notes in einem Ordner erstellt und den Link dann in Smartsheet einbettet.

Immer auf dem neuesten Stand

„Bei der Vorbereitung einer Veranstaltung musste ich alle Schritte genau planen, aber auch immer wissen, was gerade vor sich ging“, so Castaillic.

Die Smartsheet-App bietet dem Team um Castaillic eine effektive Möglichkeit, schnelle Statusprüfungen durchzuführen, und eliminiert die Notwendigkeit spontaner Meetings mit den Stakeholdern. Dadurch ist sie immer mitten im Geschehen und hat jederzeit und von überall aus Zugriff auf die aktuellsten Informationen.

Eine zentrale Datenquelle

„Wir hatten BoxWorks zunächst immer mit Excel-Tabellen geplant und sind dann zu Aufgabenlisten übergegangen. Ich hatte ein Word-Dokument mit zwei Spalten und Schriftgröße 8, das ich jeden Montag ausdruckte. Es wurde mir sehr wichtig, Listen mit Dingen zu haben, über die ich nachdenke, und die außerhalb meines Kopfes irgendwo zentral gelagert waren, wo andere Personen darauf zugreifen können“, so Castaillic.

Castaillic hatte keine Möglichkeit, die Hunderten von Aufgabenlisten zu archivieren, die nach vier Jahren in ihrem Beruf und fünf BoxWorks-Veranstaltungen zusammengekommen waren. Mit Smartsheet konnte Castaillic ihre Checklisten sehr präzise organisieren und so archivieren, dass andere Personen direkt oder zukünftig darauf zugreifen können.

„Es gibt immer diese eine Sache, die man vergisst und die so grundlegend ist, dass man gar nicht glauben kann, dass es passiert ist“, gesteht Castaillic ein. „Smartsheet verhindert dies, indem es die Details erfasst und alle Teile zusammenfügt: Inhalte, Kalender, Redner, das Marketingteam und Pressezeitpläne. Veranstaltungen bestehen aus unzähligen Details auf jeder Ebene, die alle irgendwie ineinandergreifen müssen. Smartsheet ist der Mechanismus, der alles zusammenbringt. Damit wird mir in Zukunft tagelanges Planen erspart.“