Colliers fördert Automatisierung und bietet Immobilienmaklern durch Smartsheet- und HubSpot-Integration bessere Daten

Investoren aus der Immobilienbranche, Eigentümer, Mieter und Entwickler sind auf die Fachberatung und Unterstützung von Colliers International angewiesen, um weltweit passende Objekte zu finden und zu erwerben. Durch ein wachsendes Team an Immobilienmaklern und Beratern kann Colliers eine Reihe gewerblicher Immobiliendienstleistungen anbieten, unter anderem im Bereich Kapitalmarktexpertise, Unternehmensdienstleistungen und Immobilienverwaltung. 

In den letzten Jahren verwendete die Marketingabteilung des Unternehmens die Smartsheet-Software für alles – von Projektmanagement über Kundenbetreuung bis hin zur Veranstaltungsplanung. „Durch Smartsheet können wir an einem zentralen Ort auf alle Kunden- und Marketingdaten zugreifen“, so Chrissy Nolen, Chief Marketing Officer, Colliers International. „Neben der Marketingabteilung optimieren wir damit jetzt auch Prozesse in der Forschungs-, Betriebs- und Finanzabteilung.“

Für Nolen und ihr Team ist es wichtig, die Kunden des Unternehmens möglichst schnell mit aktuellen, genauen Daten zum Immobilienmarkt zu versorgen. „In wirtschaftlich unsicheren Zeiten wie diesen möchten Investoren intelligentere Investmententscheidungen treffen“, sagt Nolen. „Darum ist es für uns ausschlaggebend, jederzeit Auskunft über die Situation auf dem Markt geben zu können.“ Die aktuellsten Daten zu erhalten, war jedoch schwierig, weil bei Colliers ein veraltetes Customer-Relationship-Management-System (CRM) genutzt wurde. „Wir verwendeten sechs verschiedene Tabellen, um all unsere Daten zu verwalten. Das war nicht effizient und zu zeitaufwendig“, erklärt Nolen. „Jede Tabelle wurde von unterschiedlichen Mitarbeitern gepflegt, die unsere Objekt- und Kundenlisten manuell aktualisieren mussten. Es kam oft vor, dass Daten nicht mehr aktuell waren.“

Colliers benötigte ebenfalls eine bessere Möglichkeit, um festzustellen, wann Immobilienangebote endeten. „Wir konnten keine automatischen Erinnerungen erstellen und diese an unsere Immobilienmakler versenden. Sie wurden über unser CRM-System benachrichtigt – dazu mussten wir viele Informationen importieren und exportieren“, so Nolen. „Wenn unsere Immobilienmakler nicht regelmäßig ihre Maklerverträge erneuern, könnten sie weniger Kommission erhalten oder unser Unternehmen könnte verklagt werden, weil wir ein Objekt vermarkten, für das wir keinen Maklervertrag besitzen.“

Verbesserte Datengeschwindigkeit und -genauigkeit

Colliers entdeckte, dass mithilfe von Smartsheet die Probleme bezüglich der Datengenauigkeit und der Automatisierung gelöst werden konnten. „Ich hatte einige Lösungen für die Aufgabenverwaltung getestet, aber sie verfügten nicht über die Funktionen zur Erinnerung und zur Verwaltung von Datenbanken, die wir benötigten“, erklärt Nolen. Während einer Unternehmenskonferenz erfuhr Nolen, dass das interne Geschäftsentwicklungsteam Projekte in Smartsheet verwaltete. „Ich kam zurück und begann, Smartsheet zu verwenden. Mir wurde schnell klar, dass das Tool unsere Anforderungen erfüllen würde“, so Nolen.

Das Unternehmen verwendet Smartsheet als primäres Datenverzeichnis, in dem an einem zentralen Ort auf alle Kundeninformationen und die aktuellsten Immobilienangebote zugegriffen werden kann. Colliers setzt Smartsheet ein, um mehrere kundenorientierte Dashboards für Eigentümer und potenzielle Käufer zu entwickeln. Die Dashboards enthalten Informationen wie Karten, vergleichbare Immobilienangebote und detaillierte Daten über den Markt. Zusätzlich verwendet Colliers Smartsheet, um Marketingaufgaben wie E-Mail-Kampagnen, Kundenberichte und Veranstaltungsplanung zu verwalten.

Colliers verwendet in Smartsheet automatisierte Workflows, um rechtzeitig erinnert zu werden, wenn Immobilienangebote enden. So erhalten die Immobilienmakler wöchentlich detaillierte Informationen zu den bald ablaufenden Angeboten. Das Marketing-Team des Unternehmens benutzt außerdem die mobile Smartsheet-App, um in Echtzeit über das Mobiltelefon oder andere mobile Geräte auf die Smartsheet-Daten zuzugreifen. 

Colliers verwendete zur weiteren Optimierung der internen Marketingdaten eine Technologie zur Synchronisation von Daten, die diese zwischen der HubSpot CRM-Software und Smartsheet synchronisiert. Die Technologie synchronisiert automatisch die Kunden- und Kontoinformationen in Echtzeit zwischen den beiden Plattformen. „Unsere Aktualisierungen werden sofort synchronisiert, also müssen wir die Daten auf keiner der Plattformen manuell eintragen. Wenn wir in HubSpot etwas aktualisieren, wird dieselbe Änderung automatisch in Smartsheet vorgenommen“, so Nolen. Außerdem wird bei Colliers die Smartsheet-Kalender-App verwendet, um Marketing-E-Mails zu verwalten.

Vor Kurzem führte das Unternehmen Smartsheet Advance ein – ein Smartsheet-Plan, der exklusive Funktionen bietet. Da Colliers nun über Smartsheet Advance verfügt, kann das Unternehmen Data Shuttle verwenden, um Daten aus E-Mails von HubSpot in Smartsheet zu übertragen. Das Unternehmen verwendet ebenfalls Smartsheet DataMesh – eine App, die Smartsheet-Daten zur besseren Transparenz zwischen umfangreichen Sheets und Berichten zuordnet. „Mithilfe von DataMesh können Kundenservice-Koordinatoren einfach einen Immobilienmakler auswählen und ihnen werden automatisch die entsprechenden Daten und die aktuellsten Kontaktinformationen angezeigt. Wir müssen diese Daten also nicht mehr ständig von Hand eintragen“, erklärt Nolen.

Genauere Daten dank HubSpot- und Smartsheet-Integration 

Mithilfe der Integration von Smartsheet und HubSpot kann das interne Marketingteam nun alle Kontakte und E-Mail-Listen automatisch und zur selben Zeit aktualisieren und muss die Daten nicht mehr für jede Plattform einzeln verwalten. „Die Datensynchronisation verlief wie von selbst, denn durch die eingeführten Smartsheet-Workflows findet zwischen beiden Plattformen ein natürlicher Austausch statt“, so Nolen. „Wir mussten uns nur in beiden Lösungen anmelden und sie verknüpften sich sofort. Jetzt müssen wir die Kontakt- oder Angebotsdaten nicht mehr in beiden Plattformen aktualisieren.“ Dank der Integration konnte Colliers die Genauigkeit der Daten verbessern, mit denen Kunden versorgt werden.

„Wenn wir in der Vergangenheit neue Daten importieren oder Informationen aktualisieren mussten, verbrachte ich mehrere Stunden damit, die Daten in Smartsheet und HubSpot zu überprüfen“, erklärt Nolen. „Heute wird alles automatisch aktualisiert und ich kann mich darauf verlassen, dass die Daten aktuell und fehlerfrei sind.“ 

Das Unternehmen konnte durch die Integration zwischen HubSpot und Smartsheet ebenfalls den Prozess zur Registrierung für Veranstaltungen verbessern. Für eine aktuelle Immobilienmakler-Veranstaltung erstellte Nolens Team eine Startseite in HubSpot, über die Teilnehmer ein Registrierungsformular ausfüllen konnten. Die erfassten Daten wurden automatisch in Smartsheet übertragen. So konnte gewährleistet werden, dass die Planungsinformationen in beiden Lösungen genau übereinstimmten.

Dadurch, dass Colliers nun über genauere Daten verfügt, kann das Unternehmen Investoren und Immobilienmaklern öfter Marktberichte zur Verfügung stellen. „Früher erstellten wir nur einmal im Monat einen Bericht, weil wir alle Daten manuell aus sechs verschiedenen Quellen beziehen mussten und die Daten bis dahin nicht mehr aktuell waren“, so Nolen.

„Dank der Integration von HubSpot und Smartsheet können wir einen Bericht jetzt in wenigen Minuten anstatt einer halben Stunde erstellen und ihn sofort auf den Smartsheet-Dashboards veröffentlichen.“

Automatisierte Erinnerungen für Immobilienmakler 

Colliers sendet Immobilienmaklern über Smartsheet eine automatische Benachrichtigung, um sie frühzeitig daran zu erinnern, welche ihrer Immobilienangebote bald enden.

„Wenn die Kollegen automatisch über demnächst endende Immobilienangebote informiert werden, macht uns das zu besseren Immobilienmaklern. So können wir für unsere Kunden gewährleisten, dass ihnen keine Provision entgeht“, erklärt Nolen. „Dadurch stellen wir sicher, dass unsere Kunden zufrieden sind und wir sie nicht verlieren. Die Erstellung von Dashboards in Smartsheet gehört für uns zu den Best Practices – wir wollen alle unsere Kunden damit ausstatten.

Colliers verwendet auch Smartsheet-Marketing-Dashboards, um Aktivitäten in sozialen Medien, Besuche der Unternehmenswebsite sowie Videoansichten nachzuverfolgen. Dadurch kann das Unternehmen Marketingkampagnen proaktiver gestalten. „Dank Smartsheet können wir die Daten überprüfen und leicht erkennen, ob durch eine bestimmte Marketingkampagne bessere Ergebnisse erzielt wurden als durch eine andere“, so Nolen. „Mit diesen Informationen können wir unsere Marketingstrategie nach Bedarf anpassen.“ Als Colliers beispielsweise während der Pandemie im Jahr 2021 seine jährliche Trends-Veranstaltung online abhielt, konnte das Unternehmen einen enormen Anstieg der Aufrufe in den sozialen Medien verzeichnen. „Aus diesem Grund zeichneten wir die eigentliche Veranstaltung auf und verbesserten unsere Kampagnenstrategie für eine öffentliche Online-Version“, erklärt Nolen.

Kostenersparnis durch gesteigerte Effizienz

Dank Smartsheet kann im Unternehmen effizienter gearbeitet werden. Dadurch kann Colliers letztendlich Geld sparen, da keine zusätzlichen Mitarbeiter eingestellt werden müssen. „Die Kostenersparnis ist ein klarer Vorteil von Smartsheet Advance“, so Nolen. „Wir schätzen, dass wir jährlich 90.000 USD einsparen werden, da wir trotz Unternehmenswachstum keine zusätzlichen Immobilienmakler einstellen müssen.“ Colliers plant, Smartsheet Control Center intern noch umfangreicher einzusetzen und so das Projektmanagement zu optimieren. „Mithilfe von Smartsheet können wir Projekte schneller abschließen als vorher und dabei genauere Daten verwenden“, erzählt Nolen. „Smartsheet lässt uns alle einfach gut aussehen.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.