Trafag vereinfacht komplexe, globale Projekte mit Smartsheet
Trafag benötigte eine auf Zusammenarbeit basierende Arbeitsmanagementlösung zur Verbesserung von Transparenz und Genauigkeit bei globalen Projekten. Durch Smartsheet hatte man einen Single Source of Truth zur Hand, der Transparenz und Betrieb optimierte.
„Smartsheet bietet uns einen Überblick über Ressourcen und den Status unserer Projekte. Die Prioritäten können sich schnell ändern und neue Chancen kommen auf, sodass wir maximale Transparenz bezüglich des Status unserer Projekte haben müssen. Mit Smartsheet weiß jeder in jedem Moment, wo das Projekt steht, und alle sind auf dem Laufenden, falls etwas schiefgeht.“
Leiter Projektmanagement
Trafag ist ein Engineering-Unternehmen und führender internationaler Zulieferer qualitativ hochwertiger Sensoren und Steuerungselemente mit Sitz in der Schweiz. Das Unternehmen ist in mehr als 40 Ländern mit sechs Produktlinien sowie mehr als 30 Entwicklungsprojekten pro Jahr aktiv. Der zuvor angewendete Prozess der Projektplanung war sehr mühsam und es fehlte die Transparenz, die erforderlich war, um Einblicke in den Gesamtzustand des Unternehmens zu erhalten. Um ein effizientes Projektmanagement und einen hochrangigen Ausblick zu erlangen, benötigte Trafag eine intuitive und clevere Arbeitsmanagementplattform.
Man versuchte daher, ein Projektmanagementtool einzuführen, welches jedoch die Anforderungen nicht erfüllte. „Entweder funktionierte es nicht oder der Betrieb des Tools war zu kompliziert“, so Marzio Locatelli, Head of Project Management. Er musste eine bessere Lösung finden, die alle Anforderungen hinsichtlich der drei geschäftlichen Hauptziele des Unternehmens erfüllen konnte.
Wunschliste für die Vorteile der Plattform
Die Lösung musste die notwendige Transparenz bezüglich des Projektstatus für das Management bieten, damit der Verlauf von 15–20 Projekten gleichzeitig effizient geplant werden konnte.
Darüber hinaus musste das Tool spezifische Details angeben, statt detaillierter Schätzungen, um die Genauigkeit im Planungsprozess zu unterstützen. Und schließlich musste die Lösung eine Möglichkeit bieten, um Ressourcen entsprechend den Projektanforderungen skalieren zu können und sich an die sich verändernden Prioritäten und Deadlines anzupassen.
Die Lösung? Smartsheet, das klare Vorteile im Hinblick auf die Erreichung der Unternehmensziele bot:
Einen detaillierten Statusüberblick
Da es intuitiv ist, bot Smartsheet eine Schnittstelle zu anderen von Trafag verwendeten Tools, was zu umfassender Transparenz bezüglich Projektplänen und Ressourcen führte. Durch den Import von Daten von Smartsheet in Meisterplan hat PMO beispielsweise Zugriff auf Projektdetails und konnte direkt einen Überblick über den Status kritischer Projekte und Ressourcen in einem Graphen anzeigen. Dies ermöglichte die schnelle Erkennung von Konflikten oder Herausforderungen innerhalb des Portfolios.
„Die wichtigste Verbesserung ist, dass wir Transparenz erzielt haben. Früher hatte ich viele Fragen: „Wie steht das Projekt da?“, „Wie sieht der Status aus?“, „Wann erhalten wir die Prototypen?“ usw. Jetzt kann ich online gehen und in den Projektplänen alles einsehen“, so Locatelli.
Eine präzise Möglichkeit zur Planung von Projekten
Smartsheet ermöglicht eine präzise Roadmap-Erstellung und Projektplanung. „Unsere Roadmap war nur ein Bild in PowerPoint, das aus Informationen zusammengestellt wurde, die ich von den Projektmanagern erhalten habe“, sagt Locatelli. „Ich muss eine Schätzung basierend darauf erstellen, was ich über unsere derzeitigen und zukünftigen Projekte wusste. Das war keine sehr genaue Arbeit und zudem sehr zeitaufwändig.“
Leider wurden die Projekte oft beendet oder pausiert aufgrund von Projekten mit höherer Priorität. „Ich muss das bei der Planung berücksichtigen und die zukünftigen Konsequenzen der Pause überprüfen“, so Locatelli. „Durch eine Kombination aus Smartsheet und Meisterplan kann ich genau das erreichen.“
Effizientes Ressourcenmanagement
Die Ressourcenzuordnung war eine zeitaufwändige Aufgabe für Locatelli, da er die Situation mit verschiedenen Entscheidungsträgern besprechen, die Planung in Excel oder anderen Tools überprüfen und dann eine Zusammenfassung all dieser Informationen erstellen musste. „Diese Methode war sehr fehleranfällig und keine nachhaltige Planungsmethode“, so Locatelli weiter.
Smartsheet bot eine effiziente Möglichkeit zur Ressourcenzuordnung. Laut Locatelli laufen bei Trafag oft 15–20 Projekte gleichzeitig. „Die Projekte haben eine Laufzeit von sechs Monaten bis drei Jahren. Ich plane Ressourcen in Smartsheet und Meisterplan basierend auf den Phasen der Projekte. Ich weise eine Person für eine bestimmte Zeit zu, einen Monat beispielsweise, nicht für eine bestimmte Aktivität. Dadurch habe ich eine ganzheitliche Ansicht meiner verfügbaren Ressourcen und kann entsprechend skalieren“, so Locatelli weiter.
