Digitaler Marktplatz von Wine Australia ermöglicht globalen Handel mit australischem Wein

Australien ist weltbekannt für seine malerischen Weinberge und preisgekrönten Weine und deshalb schon lange ein beliebtes Ziel für internationale Weinkäufer. Als die internationalen Grenzen wegen der COVID-19-Pandemie geschlossen wurden, konnte die australische Weingemeinschaft plötzlich nicht mehr an Handelsmessen im Ausland teilnehmen. Da auch noch der chinesische Markt durch enorme Zollerhöhungen praktisch abgeriegelt wurde, musste Wine Australia eine Möglichkeit finden, um den Anschluss der Weinerzeuger an den globalen Weinmarkt sicherzustellen. 

„Wir mussten mit der Absage aller unserer Veranstaltungen für 2021 rechnen, deshalb brauchten wir eine Lösung, um unsere international gehandelten Weine weiterhin zu exportieren“, berichtet Brooke Beales, Global Marketing Operations Manager bei Wine Australia. Beales ist eine Führungskraft mit über 25 Jahren Erfahrung und spielt eine zentrale Rolle im australischen Weinsektor, in der sie Prozesse, Systeme und Berichte koordiniert und optimiert, um globale Teams bei der Umsetzung von Marketingkampagnen für strategische Ziele zu unterstützen. 

Beales arbeitet mit Drea Hall, Global Marketing Manager – Brand, zusammen. Sie arbeiten gemeinsam in einem funktionsübergreifenden Team aus 23 Marketingexperten, das auf die ganze Welt verteilt ist und die 65 Weinregionen in Australien und ihren Handel unterstützt. „Bei Wein geht es um Aussehen, Geruch und Geschmack. Es geht um die Geschichten der Weinbauern und Weinerzeuger“, sagt Hall. Da Reisen vom Tisch waren, begann das Team mit der Entwicklung einer Marktplatz-Plattform, um es den innovativen australischen Weinerzeugern zu ermöglichen, weiterhin international Kontakte zu knüpfen und Geschäfte zu tätigen. 

Preiswerte Lösung für einen wachsenden Markt

Beales arbeitete bereits seit sieben Jahren in ihrer aktuellen Funktion, als sie Smartsheet beim Standardisieren der Event-Managementprozesse von Wine Australia entdeckte. Mit mehreren globalen Servern, gemischtem Know-how in der Organisation und einem internationalen Kalender mit über 150 Veranstaltungen suchte Beales nach einer preiswerten Plattform, um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zu verbessern. Sie hat Smartsheet zuerst als Projektmanagementtool eingesetzt und weiß zu schätzen, wie benutzerfreundlich die Lösung ist und wie sich ihre Funktionen zusammen mit dem Team entwickeln: „Smartsheet ist gewachsen, so wie wir als Organisation gewachsen sind.“

Wine Australia hat jetzt ein System, das die gesamte Bandbreite der internationalen Betriebs- und Marketinganforderungen erfüllt. Von komplexen Kampagnen im Wert von mehreren Millionen Dollar bis hin zur Ressourcenzuweisung und Budgetierung kann die Organisation jetzt Ziele direkt in einem Smartsheet-Dashboard kommunizieren und einen Quicklink für Teammitglieder bereitstellen. „Smartsheet hat eine zentrale Bedeutung für unsere Organisation. Damit bleibt alles einfach, wodurch die Daten besser erfasst werden“, sagt Hall. 

Virtuelle Plattform ermöglicht einfache Verbindungen

Es wurde schnell klar, dass es keine passende Lösung auf dem Markt gab, um Events zu planen und weltweiten Zugriff auf australischen Wein bereitzustellen, bei dem Aussteller einfach ihre Profile verwalten können. Nach einer globalen Überprüfung der verfügbaren Lösungen und umfassenden Gesprächen mit Stakeholdern formulierte Wine Australia eine Angebotsanfrage mit der eigenen Vision.  Die Organisation beauftragte eine Agentur mit der Entwicklung einer maßgeschneiderten virtuellen Plattform in Verbindung mit Smartsheet – und CONNECT ist das Ergebnis. 

Australian Wine Connect ist ein immer verfügbarer virtueller Ausstellungsraum, in dem die globale Weingemeinschaft die aufregende Weinszene Australiens entdecken und erleben kann. Die interaktive Plattform hat sich bereits als eine Standardressource für australischen Wein etabliert.

Hall nutzte Smartsheet zum ersten Mal und war beeindruckt: „Smartsheet ist die treibende Kraft hinter unserem Marktplatz. Wir haben jetzt eine dynamische Plattform, um die globale Weingemeinschaft an einen Tisch zu bringen.“ 

Eine der größten Herausforderungen für Beales und Hall bestand darin, ein physisches Erlebnis durch ein digitales zu ersetzen. Wie kann ein Käufer seine Weine aussuchen, ohne das Land oder eine Handelsmesse zu besuchen? 

„Der wichtigste KPI unseres Teams ist die Anzahl der erfolgreichen Handelsverbindungen, die wir pro Jahr herstellen“, sagt Hall. Statt dem Gang durch die Handelsmesse können Käufer ihre Produktanforderungen jetzt mit einer einfachen und direkten Suche präzise eingeben. Sie können auch eigene Anmerkungen im CONNECT-System festhalten. 

Dynamic View spart allen Zeit

Um den Weinauswahlprozess noch weiter zu verbessern, führte Beales kürzlich Dynamic View ein, wodurch einfache Zusammenarbeit, kontextbasierte Anleitungen und bedingungsbasierte Zugriffssteuerung ermöglicht werden. „Unsere Weinerzeuger nutzen Smartsheet schon länger, um detaillierte Informationen für Veranstaltungen hochzuladen“, sagt Beales. Mithilfe von Dynamic View können Aussteller jetzt eigene Informationen über ein Dashboard und Formulare hochladen und verwalten.  Smartsheet erleichtert vor Handelsmessen die Verwaltung, damit sich die Weinerzeuger auf ihr Geschäft konzentrieren können. 

Da die Weinerzeuger ihre Daten selbst eingeben, spart Wine Australia sehr viel Zeit. „Dank der umfangreichen Informationen im CONNECT-System müssen wir die Daten jetzt nicht mehr eingeben, sondern nur noch überprüfen“, sagt Beales.

Vernetzte Zukunft sorgt für exzellentes Erlebnis

Auch wenn viele hoffen, dass internationale Reisen und Veranstaltungen im Jahr 2022 zurückkehren, hat Wine Australia nicht vor, die CONNECT-Plattform zu vernachlässigen. „Das Mantra unseres Teams ist, dass alle Wege zu CONNECT führen“, sagt Hall. „Mit über 300 Weinerzeugern und 3.000 Weinen auf der Plattform möchten wir auch weiterhin langfristige Geschäftsbeziehungen mit CONNECT im Mittelpunkt des Erlebnisses aufbauen.“ 

Beales und Hall sind schon gespannt darauf, was sie mit Smartsheet noch erreichen werden. „Wir haben eine Roadmap für Funktionsverbesserungen, um die Plattform kontinuierlich weiterzuentwickeln“, sagt Beales. Hall sagt, dass sie konsequent daran arbeiten, die Analyseprozesse zu verbessern, während sie Smartsheet-Diagramme für die KPI-Berichterstellung einsetzen und zusätzliche Automatisierungstools einführen möchten. „Unsere interne Arbeitsweise hat sich deutlich verändert. Wir verbessern ständig etwas im Hintergrund“, so Hall weiter. 

Smartsheet hat die logistische Effizienz erhöht, indem der Versandvorgang für Weinbauern, die Veranstaltungen im Ausland mit ihren Erzeugnissen beliefern, zentralisiert wurde. Vorher mussten sich die Weinbauern selbst um die komplexen Dokumente für die Verzollung kümmern, wenn sie Weine exportieren wollten. Wine Australia sammelt jetzt Lieferungen in einem einzigen Binnenhafen, während alle relevanten Versandinformationen und wichtigen Daten zu Ursprungszeugnissen in Smartsheet festgehalten werden. 

In Anbetracht der jüngsten positiven Rückmeldung vom Australian National Audit Office nennt Beales Smartsheet als Erfolgsfaktor für ihr Marketingteam. „Wenn Smartsheet morgen verschwinden würde, wären wir in großen Schwierigkeiten“, scherzt sie. 

Bei allen Erfolgen ist Beales besonders erfreut darüber, wie Smartsheet es ihnen ermöglichte, die CONNECT-Plattform in nur 12 Wochen zu erstellen und die australischen Weinerzeuger mit dem globalen Markt zu vernetzen: „Ohne Smartsheet wäre es nicht möglich gewesen. Ich bin wirklich stolz auf unsere hochentwickelte Plattform.“