Alles, was Sie über Kanban-Karten wissen müssen

Kanban ist ein Begriff aus dem Japanischen: „kan“ bedeutet „visuell“ und „ban“ „Karte“, also grob übersetzt bedeutet dies „Karte, die Sie sehen können.“ Taiichi Ohno, der Vater des Toyota Produktionssystems (TPS), entwickelte den Begriff und das Kanban-Kartensystem in den 1950er-Jahren, um den Teilefluss in Just-in-Time-Produktionslinien (JIT) zu steuern.

Kanban, das auch heute noch verwendet wird, entstand in einem Piggly Wiggly-Lebensmittelgeschäft in den USA, als Ohno feststellte, dass die Regale nur so viel Ware enthielten, wie von den Kunden nachgefragt wurde. Das Inventar wurde nur dann aufgefüllt, wenn im Regal ein Platz frei war. Daraus entstand seine Idee, visuelle Markierungen - die Kanban-Karten - einzusetzen, um unnötige Bestände zu reduzieren und Arbeitsablauf- und Verfahrensprobleme aufzudecken.

Der Zweck von Kanban und Kanban-Karten

Kanban hilft, reaktionsfähige Arbeitsplätze in Fabriken und anderen Organisationen zu schaffen, die Qualitätskontrolle zu erleichtern und Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Menschenwürde gewahrt bleibt und die Mitarbeiter ihr volles Potenzial entfalten können.

Der „Toyota-Weg“ oder Kanban wurde und wird von Unternehmen in der Automobilbranche, in der Wirtschaft und im Dienstleistungssektor, einschließlich des Gesundheitswesens, in Regierungen und in der Agile-Softwareentwicklung übernommen - eigentlich von jeder Organisation, die sich kontinuierlich verbessern möchte.

Ohno schrieb drei Bücher über seine Ideen zur „vollständigen Beseitigung von Verschwendung“ und Steigerung der Produktivität: Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production and Workplace Management im Jahr 1988, und Workplace Management im Jahr 2007. Ohno sagte: „Warum sollte man die Arbeit nicht einfacher und interessanter machen, damit die Leute nicht schwitzen müssen? Der Toyota-Stil besteht nicht darin, durch harte Arbeit Ergebnisse zu erzielen. Es ist ein System, das besagt, dass der Kreativität der Menschen keine Grenzen gesetzt sind. Die Menschen gehen nicht zu Toyota, um zu ‚arbeiten‘, sie gehen dorthin, um zu ‚denken‘.“

In den USA, heißt Ohnos System Lean und ist ebenfalls auf die Maximierung des Kundennutzens bei gleichzeitiger Minimierung der Verschwendung ausgerichtet. „Lean Transformation“ ist der Begriff, mit dem Unternehmen bezeichnet werden, die dazu übergehen, ihr Geschäft vom Büro bis zur Produktion mit einem System zu verwalten. Um die Effizienz zu steigern, verwenden Kanban- und Lean-Organisationen Key Performance Indicators (KPI) oder Metriken, um die Leistung zu erfassen und Einzelpersonen und Teams zur Verantwortung zu ziehen.

In Ohnos Konzept werden emotionale und psychologische Aspekte im Zusammenhang mit Veränderungen berücksichtigt. Deshalb hat er eine Reihe klarer Richtlinien aufgestellt, um das Handeln zu lenken, zu klären, was erforderlich ist, um ein System effizient zu machen, und Wege zu finden, um die Menschen, die dazu beitragen, zu stärken. Diese Ideen haben sich im Laufe der Zeit als wirksam erwiesen und sind in den vier Grundprinzipien und den sechs allgemeinen Praktiken verankert.

Die vier Grundprinzipien von Kanban

Die vier Grundprinzipien des Changemanagements beschreiben, was oder wie Sie denken müssen, um erfolgreiches Effizienzmanagement zu betreiben:

    1.    Beginnen Sie mit dem, was Sie bereits tun. Die Kanban-Methode schreibt keine bestimmten Verfahren vor. Mit Kanban können Sie bestehende Verfahren überprüfen, doch radikale Änderungen müssen nicht sofort vorgenommen werden.

    2.    Stimmen Sie zu, schrittweise Änderungen vorzunehmen. Es liegt in der Natur der Sache, dass die Kanban-Methode kontinuierliche kleine Änderungen am bestehenden System fördert. Von weitreichenden, radikalen Veränderungen wird abgeraten, weil sie unweigerlich auf Widerstand stoßen.

    3.    Berücksichtigen Sie die aktuellen Abläufe, Rollen, Verantwortlichkeiten und Titel. Kanban verbietet oder fordert keine Veränderungen und berücksichtigt, dass der gegenwärtige Zustand von Organisationen einen Wert hat. Inkrementelle Änderungen im Kanban-Stil schaffen eine breitere Akzeptanz für die Umsetzung, da kleine Korrekturen schmackhafter als vollständige Änderungen der Abläufe sind.

    4.    Ermuntern auf allen Ebenen zur Übernahme von Führungsaufgaben. Kaizen, oder das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung bei allen Mitarbeitern des Unternehmens, wird gefördert. Das Konzept besteht darin, dass großartige Ideen von jedem im Team kommen können, nicht nur vom Management.

Die sechs allgemeinen Praktiken von Kanban

Es gibt auch Praktiken, die beschreiben, was Sie in einem Kanban-System tun müssen, um optimal auf ein Ziel hinzuarbeiten:

    1.    Visualisieren des Arbeitsablaufs: Hier kommen die Kanban-Karten ins Spiel. Sobald die Arbeit, die Anzahl der Anfragen, die Zeit, die für die Bearbeitung einer Anfrage benötigt wird, die Personen, die die Anfragen stellen, und die Risiken bekannt sind, können Maßnahmen ergriffen werden, um sie individuell und als Team besser zu bewältigen. Die Karten werden auf einer Kanban-Tafel platziert, damit alle Team-Mitglieder den aktuellen Arbeitsablauf verfolgen können.

    2.    Laufende Arbeit (Work In Progress - WIP) begrenzen: Dies ist ein Eckpfeiler von Kanban. Die Begrenzung von WIP zwingt das Team, sich auf eine begrenzte Anzahl von Aufgaben zu konzentrieren und bis zu deren Abschluss an ihnen zu arbeiten. Dadurch wird deutlich, wo die Arbeit in der Lieferkette behindert wird, bevor eine Situation kritisch wird.

    3.    Arbeitsablauf verwalten. Auf Grundlage der gesammelten Daten über die Durchlaufzeit und anderer vereinbarter Metriken und unter Verwendung von Informationen über den aktuellen Stand der Arbeit auf der Tafel hilft Kanban bei der visuellen Nachverfolgung und Steuerung von Aufgaben, um maximalen Nutzen zu erzielen.

    4.    Richtlinien explizit gestalten. Kanban-Teams arbeiten zusammen, um grundlegende Regeln für die Arbeitsabläufe der verschiedenen Elemente zu erstellen, wann ein Element in die nächste Bahn oder Reihe verschoben werden soll und wie blockierte Arbeitsaufgaben festgehalten und gehandhabt werden sollen. Diese Aspekte werden in der Nähe der Tafel vermerkt, und das Team arbeitet an Verbesserungen.

    5.    Rückmeldungsschleifen implementieren. Die meisten Kanban-Teams halten tägliche Stehsitzungen vor ihrer Kanban-Tafel ab, in denen sie Möglichkeiten zur Verbesserung der Aufgabenerfüllung und des Gesamtprozesses besprechen und prüfen, wo Verschwendung beseitigt werden kann.

    6.    Gemeinsam für Verbesserungen sorgen, experimentell weiterentwickeln. Ein Kanban-System wirft ein Licht auf die Bereiche, die einer Verbesserung bedürfen. Sobald das Problem hervorgehoben ist, entwickeln die Arbeitsgruppen einen Lösungsansatz, stellen Hypothesen auf und überprüfen die Lösungsmöglichkeiten.

Mit den gleichen Prinzipien und allgemeinen Praktiken ist Kanban in vielen verschiedenen Geschäftsbereichen von Nutzen: Marketing-Projektmanagement, Personalwesen, strategische Unternehmensführung und Führungskräfte, persönliches Aufgabenmanagement und Wirtschaftsprüfungsteams.

Um erfolgreich zu sein, muss das Team das System akzeptieren. Jeder muss seine Aufgaben im Rahmen der vorgegebenen Richtlinien erledigen und diese Regeln befolgen, bevor er Aufgaben an die nächste Person oder das nächste Team übergibt. Darüber hinaus ist es unerlässlich, die Kanban-Informationen aktuell und für jedes Team-Mitglied leicht zugänglich zu halten. Deshalb sind digitale und Online-Kanban-Tafeln sinnvoll – sie können jederzeit und überall abgerufen werden und sind immer auf dem neuesten Stand, ohne dass Sie sich auf physische Karten und manuelle Aktualisierungen verlassen müssen.

Betrachten Sie das Design von Kanban-Karten auf zwei Weisen: physische oder analoge Karten und digitale Karten, die in einer Online-Umgebung entwickelt und verwendet werden.

Physische Kanban-Karten

Digitale Kanban-Karten

Unabhängig davon, ob Sie eine physische oder eine virtuelle Kanban-Tafel erstellen, sind die Schritte ähnlich, auch wenn sie je nach Art des Projekts und der Größe des Teams aufwendiger sein können. Das Wichtigste dabei ist, dass Sie die Schritte Ihres Prozesses dokumentieren und Ihrem bestehenden Ablauf überlagern. Es gibt immer Dinge, die funktionieren. Es gibt keinen Grund, von vorn anzufangen und die Dinge, die bereits funktionieren, aufzugeben. Bei Kanban geht es um eine schrittweise Verbesserung, daher ist das Risiko minimal, wenn Sie es als Teil Ihrer Verbesserungsmaßnahmen anwenden. Hier erfahren Sie, wie Sie loslegen können:

Schritt 1: Visualisieren Sie Ihre Arbeit
    •    Gliedern Sie jeden Schritt von Anfang bis Ende auf und erstellen Sie für jeden Schritt eine Bahn oder Spalte.
    •    Schreiben Sie die Aufgaben separat auf eine virtuelle oder physische Karte.
    •    Kennzeichnen Sie die verschiedenen Arten von Arbeit farblich, um sie leichter visuell darzustellen.
    •    Aufgaben bewegen sich von links [zu erledigen] nach rechts [erledigt].

Schritt 2: Laufende Arbeit (Work In Progress - WIP) begrenzen
    •    Bei 100% Auslastung können Sie schlicht weniger erledigen. Unabhängig davon, ob es sich um ein einfaches oder kompliziertes Projekt handelt oder ob das Team aus zwei oder 100 Personen besteht, gibt es eine Grenze für die Menge an Arbeit, die gleichzeitig erledigt werden kann, ohne die Effizienz zu beeinträchtigen.
    •    Setzen Sie Beschränkungen für Spalten, in denen Arbeit verrichtet wird.
    •    Das Ziel von WIP-Grenzen sind ein reibungsloser Arbeitsablauf und die Vermeidung von Verschwendung.

Schritt 3: Anpassung, Überwachung und Verbesserung
    •    Verbesserungen sollten immer auf objektiven Kriterien beruhen, also bestimmen Sie gute Metriken und wenden Sie sie an.
    •    Nutzen Sie die Daten, um Ihren Prozess so anzupassen, dass der Fluss der Arbeit und die Effizienz maximiert werden.

Anhand dieser Schritte können Sie feststellen, wo Ihre Artikel angepasst werden müssen und was für Sie und Ihre Arbeitsgruppe am besten funktioniert.

Eine der grundlegenden Fragen beim Entwurf eines Kanban-Systems ist die Entscheidung, wie viele Karten verwendet werden sollen. In „Push“-Systemen, in denen Material oder Ideen verschoben werden, um einen Zeitplan einzuhalten, kann die Arbeit nach hinten verschoben werden, egal ob der Partner dazu bereit ist oder nicht. „Push“ kann zu einer Überlastung führen, die exponentiell zunimmt, wenn mehr Objekte in die Warteschlange gelangen. Bei einem „Pull“-System wie Kanban wird die Kooperation gefördert, Über- und Unterproduktion vermieden, der Arbeitsvorrat begrenzt und der Bestand kontrolliert. Diese Idee gilt auch für Wissensarbeit und Softwareentwicklung.

Es gibt Formeln, die in der Regel in Fertigungsbetrieben angewendet werden, um den Bestand zu überwachen, und die bei der Entscheidung helfen können, wie viele Kanban-Karten benötigt werden.

Hier ist ein Beispiel für eine Formel aus dem MBA-Studiengang für Produktions- und Betriebsmanagement an der RAI-Universität:

Y = Anzahl der Karten
D = Nachfrage pro Zeiteinheit
T = Vorlaufzeit
C = Behälterkapazität
X = Puffer oder Sicherheitsfaktor

Arbeitsgruppen müssen festlegen, wie viele Kanban-Karten benötigt werden, um einen Ablauf effektiv zu bewältigen. Die Anzahl kann je nach Art des Projekts, seiner Komplexität und der Anzahl der Team-Mitglieder variieren. Da es bei Kanban darum geht, zu lernen, was am besten funktioniert, ist sogar die Festlegung der Anzahl der zu verwendenden Karten ein evolutionärer Prozess. Der oben beschriebene dreistufige Ansatz ist eine gute Methode, um die Anzahl der benötigten Kanban-Karten zu ermitteln.

Wenn Sie physische Karten zum Nachverfolgen des Kanban-Prozesses verwenden, benötigen Sie eine Möglichkeit, sie anzuzeigen, damit Sie, wenn Sie allein arbeiten, oder Ihr Team den Prozessstatus sehen kann. Die Kartenhalter auf Kanban-Tafeln müssen so gestaltet sein, dass die Karten leicht verschoben werden können, um den Arbeitsfortschritt zu dokumentieren. Es gibt viele Möglichkeiten, Kanban-Karten anzuzeigen, um den Lagerbestand zu verfolgen, Aufträge zu verteilen und vieles mehr. Hier sind einige davon:

Kanban-Behälter-Systeme. Bei Systemen mit zwei oder drei Behältern, die meist zur Bestandsverfolgung verwendet werden, werden die Artikel in einer Fertigungsstraße oder in einer Lieferumgebung aufgefüllt. Ein Mitarbeiter zieht Aufgaben aus Behälter Nummer eins und dreht, sobald er leer ist, die Kanban-Karte oder den gesamten Behälter (wenn die Karte dauerhaft befestigt ist) um. Dann entnimmt der Mitarbeiter Artikel aus dem zweiten Behälter, während die Bestellung für die Auffüllung des ersten Behälters aufgegeben wird. Bei einem System mit einem dritten Behälter symbolisiert ein Behälter den Bestand beim Lieferanten.

Kanban-Kartenhalter und -ständer. Kartenhalter und -ständer werden häufig in der Materialwirtschaft eingesetzt und in der Regel an der Wand montiert, um den Fluss der Projekte und der Kommunikation zu unterstützen. Anstelle der Signalkarten, die den Bedarf oder die Kapazität darstellen, verwendet die Tafel Magnete, Plastikchips, farbige Unterlegscheiben oder Haftnotizen zur Darstellung von Aufgaben. Jedes dieser Objekte stellt ein Element in einem Fertigungs- oder Wissensarbeitsprozess dar und bewegt sich auf dem Board.

Kanban-Board Kanban-Boards, die ursprünglich als Bulletin- oder Whiteboards dargestellt wurden, verfolgten die drei Hauptbereiche des Arbeitsablaufs: „Zu tun“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ (oder eine Variation dieser Begriffe). Viele Menschen arbeiten immer noch auf diese Weise, da sie ihnen einen guten Überblick darüber verschafft, wo ihr Projekt derzeit steht und in welche Richtung es gehen soll.

Die meisten Projektmanager empfinden ein Whiteboard heute als zu einschränkend, vor allem, wenn die Arbeit aus der Ferne erledigt wird. Die modernste und effizienteste Art, Kanban-Karten zu „halten“ – insbesondere bei komplizierten oder virtuell durchgeführten Projekten – ist ein Online- oder digitales Kanban-Board, das eine App als virtuelles Whiteboard verwendet.

Mit einem Online-Kanban-Board können Sie den Bildschirm Ihres eigenen Geräts nutzen, um den Arbeitsablauf zu visualisieren, zu steuern und in Echtzeit mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten. Online-Kanban-Boards ahmen das Modell des Whiteboards oder der Pinnwand mithilfe von Apps nach, bieten aber noch viel mehr: Flexibilität, schnelleres Arbeiten, Klarheit und Transparenz. Kanban kann verwendet werden, um alle Arten von Arbeiten zu steuern und Ihnen zu helfen:

• Laufende Arbeit darzustellen
• Engpässe und Hindernisse zu identifizieren und eine Entscheidung zu finden, wie sie entfernt werden
• Die Zusammenarbeit zu verbessern
• Teams zu befähigen, Arbeiten eigenständig zu bewältigen
• Zusammenarbeit im Team zu inspirieren

Web- und Cloud-basierte Kanban-Boards und -Vorlagen lassen sich leicht an die Bedürfnisse eines jeden Arbeitsablaufes anpassen. Sie können die Art und Weise ändern, wie Sie Spalten oder Bahnen zuweisen, und die Kanban-Karte an Ihr Projekt anpassen. Wenn Sie auf der Suche nach einer digitalen Kanban-Lösung sind, können Sie sich auf einfache Weise über die Auswahl der besten Kanban-App für Ihre Bedürfnisse informieren. Und wenn Sie über Online-Kanban nachdenken, gehören Sie wahrscheinlich einem Agile-Software-Entwicklungsteam an, den häufigsten Nutzern digitaler Boards.

Wie den „Vater“ des Kanban in der Fertigungsindustrie, Taiichi Ohno, gibt es auch einen „Vater“ einer anderen Art von Kanban, der dieselben Prinzipien zur Anwendung des evolutionären, kontinuierlichen Verbesserungsmodells auf die Wissensarbeit und die Softwareentwicklung angewandt hat. Der Unternehmensberater David J. Anderson unterstützte die Team Server-Gruppe von Microsoft bei der Entwicklung eines Systems, das den Arbeitsfortschritt bei der Software-Entwicklung und der Arbeit in der Informationstechnik (IT) visualisiert und begrenzt. Anderson meint: „Kanban ist keine Methodik für den Lebenszyklus der Softwareentwicklung oder ein Ansatz für das Projektmanagement. Es setzt voraus, dass ein Verfahren bereits vorhanden ist, sodass Kanban angewendet werden kann, um den zugrunde liegenden Prozess schrittweise zu ändern.“

Lean-Software-Development (LSD) hat Kanban und Lean-Prinzipien übernommen, die von Mary und Tom Poppendieck in ihrem Buch „Lean Software Development“ beschrieben wurden. Genau wie bei David J. Andersons Entwicklungsprozess, orientieren sich ihre Grundsätze an denen von Kanban:

1. Verschwendung beseitigen
2. Lernen verstärken
3. So spät wie möglich entscheiden
4. So schnell wie möglich liefern
5. Das Team befähigen
6. Integrität schaffen

Heute sind Kanban-Methoden im LSD und anderer Wissensarbeit, die in Agile-Umgebungen durchgeführt wird, weit verbreitet.

Der Begriff Agile wurde erstmals 2001 im Manifest für die Agile-Softwareentwicklung verwendet, das von siebzehn unabhängigen Softwareentwicklern verfasst wurde. Agile-Methoden stellen einen iterativen und flexiblen Ansatz dar, der es Teams ermöglicht, den Entwicklungsprozess in überschaubare Abschnitte zu gliedern, sodass Änderungen im Laufe der Arbeit leichter vorgenommen werden können und das gesamte Entwicklungsprojekt nicht zum Stillstand kommt.

Die Fähigkeit, schrittweise Änderungen anzunehmen, Aufgaben und Fortschritte transparent zu gestalten und sich anzupassen, ist der Grund, warum Projektmanager gerne ein Kanban-Board für das Projektmanagement verwenden. Während Agile-Teams wahrscheinlich mehr Optionen als die des einfachen Kanban benötigen – zu tun, in Arbeit, erledigt – kann Kanban aufgrund seiner Anpassungsfähigkeit leicht an die Bedürfnisse Ihres Projekts angepasst werden. Komplexere Aufgaben und Arbeitsabläufe können auf physischen oder digitalen Kanban-Boards durch eine Kombination von vertikalen und horizontalen Pfaden und durch Farbcodierung zur Kennzeichnung von Kartentypen visuell dargestellt werden.

Eine der bedeutendsten Anwendungen von Kanban in der Agile-Entwicklung sind die Begrenzungen, die es der laufenden Arbeit auferlegt. Mit der Möglichkeit, visuell zu verfolgen, wo es in einer bestimmten Bahn zu einem Arbeitsrückstau kommt, können Sie Maßnahmen ergreifen, um die maximale Anzahl der in einer Bahn zulässigen Elemente zu begrenzen, damit die Arbeit reibungslos abläuft.

Viele Agile-Teams nutzen heute Apps, um ihre Projekte noch effizienter zu gestalten. Apps erleichtern den Austausch und die Aktualisierung von Informationen, die Nachverfolgung und Verbesserung von Metriken zur kontinuierlichen Verbesserung, die Integration mit bereits genutzten Werkzeugen und sparen Zeit. Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Software ist entscheidend für das Erreichen der Ziele Ihres Entwicklungsteams – Erfahren Sie, wie Sie die richtigen Agile-Werkzeuge für Ihr Projekt auswählen.

Scrum ist ein täuschend einfaches Framework und gehört zur Gruppe der Agile-Methoden. Es wurde 1993 von Jeff Sutherland entwickelt und stellt ebenfalls ein Softwareentwicklungsmodell dar, bei dem Iterationen zum Einsatz kommen. Es wurde für die Steuerung komplexer Software- und Produktentwicklungen konzipiert, eignet sich aber auch für jeden anderen komplexen Arbeitsbereich, der nichts mit Softwareentwicklung zu tun hat. Die in Scrum verwendeten Iterationen sind von fester Dauer. Diese Iterationen werden als Sprints bezeichnet und dauern eine oder zwei Wochen, sodass das Team in regelmäßigen Abständen Software ausliefern kann. Am Ende jedes Sprints findet eine Besprechung mit den Beteiligten und Team-Mitgliedern statt, um die nächsten Schritte festzulegen.

Scrum basiert auf einem unveränderlichen System von Rollen, Verantwortlichkeiten und Besprechungen. So sieht Scrum zum Beispiel vier Verfahren vor: Sprint-Planung, tägliche Stehsitzung, Sprint-Demo und Sprint-Retrospektive. Diese Verfahren sind darauf ausgelegt, zu Verbesserungen zu motivieren, das Tempo zu erhöhen und das Engagement der Team-Mitglieder zu vertiefen, um positive Veränderungen in der Einstellung und in der Umsetzung zu bewirken. Scrum ist zwar von Natur aus strukturierter als Kanban, aber da Kanban auf alle Abläufe angewandt werden kann, ist es ein nützliches Werkzeug, um die Arbeit „bis zum richtigen Abschluss“ voranzutreiben. Während jedes Sprints verwenden die Teams visuelle Hilfsmittel wie Kanban-Boards, um den Fortschritt darzustellen und Rückmeldungen zu erzeugen, sowohl in den vertikalen als auch in den horizontalen Schwimmbahnen, die für verschiedene Arten von Arbeit vorgesehen sind.

Ein Aspekt, den Kanban und Kanban-Apps zu Scrum beitragen, ist die Disziplin der Begrenzung der laufenden Arbeit (WIP), um Engpässe zu verhindern oder schnell zu beseitigen, damit die Projekte zügig zur Auslieferung gelangen. Wenn dies das Werkzeug ist, nach dem Sie suchen, um Ihren Scrum-Prozess zu verbessern, lesen Sie Wie Sie das richtige Scrum-Werkzeug auswählen.

JIRA Software ist ein flexibles Entwicklungswerkzeug, das sich an jede Agile-Entwicklungsmethodik, Scrum, Kanban oder eine Kombination dieser Methoden anpassen lässt. Viele Entwickler denken, dass es sich um Open-Source-Software handelt, aber es ist ein proprietäres Produkt von Atlassian. JIRA ist mehr als nur ein „Bug-Tracker“, um Probleme nachzuverfolgen. Mit ihm lassen sich Anfragen für neue Funktionen, Systemadministrations- oder Scrum-Aufgaben oder jede andere Funktion nachverfolgen, die Benutzer benötigen. JIRA kann auch dazu verwendet werden, Aufgaben zu verwalten, Prioritäten festzulegen und Tickets reibungslos durch das System zu leiten. In dieser Hinsicht ist JIRA dem Kanban-System ähnlich, denn es ist einfach, Backlogs zu erkennen und Fristen zu setzen.

Viele Personen, die nicht selbst Entwickler sind, arbeiten in Unternehmen, die JIRA verwenden, und wenn sie keine IT-Kenntnisse haben, kann es schwierig sein, einen Überblick über den Arbeitsfortschritt in Projekten zu erhalten. Die Antwort besteht in der Integration, die automatisch in beide Richtungen synchronisiert. Durch aktive Synchronisierung der Daten zwischen den Anwendungen werden die Bemühungen aller Beteiligten geteilt und dargestellt, um ein kollaboratives Projekt- und Prozessmanagement zu schaffen, und die Informationen in beiden Systemen werden stets auf dem neuesten Stand gehalten.

Erfahren Sie mehr über die Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen und von Agile, Scrum und Kanban.

Sie können ein Kanban-Board auch in Excel erstellen. Benennen Sie die Spalten Ihres Tabellenblatts entsprechend den Arbeitsschritten – Zu tun, In Arbeit, Erledigt und andere für Ihr Projekt relevante Schritte – und füllen Sie die Spalten mit Ihren Aufgaben. Sie behalten alle Funktionen eines typischen, in Excel verfolgten Projekts bei, können aber die Kanban-Prinzipien anwenden, um mehr Transparenz und Flexibilität zu erzielen. Darüber hinaus können Sie ein Kanban-Board auf einfache Weise in PowerPoint erstellen, was Ihnen hilft, Ihre Arbeit für externe Beteiligte oder das Management, die einen besseren Einblick in die laufende Arbeit erhalten möchten, darzustellen.

Das Agile-Prinzip wird zwar häufig in der Softwareentwicklung eingesetzt, lässt sich aber auch auf das persönliche Aufgabenmanagement anwenden. Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Ihre eigene To-do-Liste effektiver zu machen? Jim Benson, der Guru für Kanban für den persönlichen Gebrauch, hat zusammen mit Tonianne DeMaria das Buch "Personal Kanban, Mapping Work, Navigating Life" geschrieben und rät, dass Kanban helfen kann, die Arbeitsbelastung und konkurrierende Prioritäten im Privatleben, wie Urlaub, Hochzeit oder Hausprojekte, zu ordnen. In seinem Buch schreibt er: „Wenn sich eine Autobahn 100% ihrer Kapazität nähert, hört sie auf, eine Autobahn zu sein. Sie wird zu einem Parkplatz.“ Sie können die gleichen Prinzipien, die für Kanban gelten, auch darauf anwenden, wie Sie Ihre eigenen Arbeits- oder Lebensaufgaben organisieren. Genau wie andere Kanban-Boards hilft Ihnen das persönliche Kanban dabei, Ihren Arbeitsablauf zu identifizieren und Ihre Arbeit mithilfe der grundlegenden Kanban-Board-Zeilen darzustellen: Zu Tun, In Arbeit, und Erledigt (oder Variationen dieser Begriffe). Ein wichtiger Punkt bei der Erstellung eines persönlichen Kanbans ist die realistische Einschätzung, wie viele Aufgaben Sie auf einmal erledigen können. Durch die Begrenzung der laufenden Arbeiten werden Sie gezwungen, Aufgaben zu erledigen, bevor Sie die nächste angehen.

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