Definition der Zielsetzung eines Projekts
Ein Projektziel beschreibt die gewünschten Ergebnisse eines Projekts, was oft auch etwas Greifbares umfasst. Ein Ziel ist spezifisch und messbar und muss Zeit-, Budget- und Qualitätsbeschränkungen erfüllen.
Ziele können in der Projektplanung für Unternehmen, Behörden, gemeinnützige Organisationen und sogar für den persönlichen Gebrauch verwendet werden (z. B. in Lebensläufen, um die genaue Position zu beschreiben, die ein Arbeitssuchender anstrebt). Ein Projekt kann ein Ziel, viele parallele Ziele oder mehrere Ziele haben, die nacheinander erreicht werden müssen. Um den größten Nutzen zu erreichen, müssen Ziele frühzeitig im Projektlebenszyklus, nämlich in Phase zwei, der Planungsphase, definiert werden.
Vorteile eines klar formulierten Ziels
Ein klar formuliertes Ziel ist von entscheidender Bedeutung, da es jeden Schritt des Projektlebenszyklus beeinflussen kann. Wenn Sie ein bestimmtes Ziel erstellen, geben Sie Ihrem Team eine bessere Chance, das Ziel zu erreichen, da es genau weiß, worauf es hinarbeitet. Klare Projektziele unterstützen auch den aktuellen Schwerpunkt auf absolutem Qualitätsmanagement: Jedes Teammitglied kann sich für die Qualität verantwortlich fühlen, denn das gesamte Team kann das gewünschte Ergebnis vom Anfang des Projekts an sehen.
Alle Arten von Unternehmungen können von Zielen profitieren. Als Einzelperson können Sie ein Ziel verwenden, um genau das zu anzuvisieren, wofür Sie planen. Zum Beispiel wissen Sie vielleicht, dass Sie sich weiterbilden möchten, aber die Suche nach einem Ziel hilft Ihnen zu verstehen, dass Sie an einer Einrichtung vor Ort einen Abschluss in Soziologie erwerben und das Studium innerhalb von sechs Jahren abschließen möchten. Eine kleine gemeinnützige Einrichtung kann Ziele verwenden, um festzustellen, ob ein Recycling-Förderprogramm dann erfolgreich ist, wenn 40 Prozent der Haushalte in einem Landkreis kostenlose Kompostiereimer anfordern. Ein Bauunternehmen kann Ziele verwenden, um ein Bauprojekt im Zeitplan und innerhalb des Budgets zu halten.
Unabhängig vom Projekttyp können Vorlagen die Arbeit erleichtern, von der Erstellung der objektiven Beschreibungen bis zur Projektplanung.
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Die Taxonomie von Projektdefinitionen
Die Begriffe "Ziel" und "Zielsetzung" werden gelegentlich austauschbar verwendet. Ziele und die Zielsetzung sind jedoch eigentlich getrennte Elemente, die ihre eigenen einzigartigen und wichtigen Rollen haben.
Im Projektmanagement können Sie mehrere Beschreibungen von Bestrebungen, Absichten und Bedürfnissen für eine Organisation oder ein Projekt finden. Hier finden Sie Definitionen einiger häufig verwendeter Projektmanagementbegriffe, um besser zu verstehen, wie die Zielsetzung eines Projekts im Volksmund verwendet wird:
Vision Statement – Eine Erklärung, die die übergeordnete Absicht eines Projekts zum Ausdruck bringt (oft mit hohen oder unerreichbaren Zielen). Zum Beispiel kann eine Schule eine 100 %ige Anwesenheit der Schüler anstreben oder ein Unternehmen kann sich um 100 %ige Kundenzufriedenheit bemühen.
Unternehmensziele – Ein Unternehmen legt diese fest, um die Gesamtergebnisse zu beschreiben, die es in einem bestimmten Zeitrahmen erreichen möchte. Unternehmensziele werden in Business-Plänen erfasst.
Ziele – Eine übergeordnete, breite, unspezifische und langfristige Definition dessen, was die Gruppe oder Organisation erreichen möchte. Ziele sind nicht messbar, und es können mehrere Unterprojekte erforderlich sein, um ein Ziel zu erreichen. Einige Leute sagen, dass Projektziele nicht definiert werden müssen, solange ein Projektmanager die Unternehmensziele klar vor Augen hat. Projektziele sind jedoch immer notwendig. In einem Unternehmen werden die Projektziele durch die Unternehmensziele beeinflusst.
Zielsetzung – Von Zielen beeinflusst, ist eine Zielsetzung eine Beschreibung der spezifischen und messbaren Ergebnisse, die man sich von einem Projekt erhofft. Aktivitäten und höchstwahrscheinlich erbrachte Projektleistungen werden zur Erreichung der Zielsetzung beitragen. Das Projekt und seine Zielsetzung müssen stets zum Unternehmensziel beitragen, ansonsten sollte das Projekt nicht angegangen werden.
Rendite: Unternehmensziele sind übergeordnete, allgemeine Erklärungen zu den Zielen des Projekts, während die Zielsetzung eine detaillierte Aussage darüber ist, was mit dem Projekt erreicht werden sollte.
Aktivitäten – Dies ist, was Ihr Team tun wird, um das Ziel zu erreichen. Eine Aktivität kann eine bestimmte Aktion oder ein Prozess sein, und es werden wahrscheinlich viele Aktivitäten erforderlich sein, um Zielsetzungen zu erreichen. Wie bei allem im Projektmanagement ist die wichtigste Überlegung für Aktivitäten, dass sie direkt zur Erreichung der Zielsetzung und damit zu den Unternehmenszielen beitragen müssen.
Leistungen – Ein bestimmtes, greifbares Produkt oder etwas, wie ein Bericht oder eine Software-App. Eine oder mehrere Leistungen können zur Erreichung eines Ziels beitragen, aber es ist wichtig, die Zielsetzung nicht als Projektleistung zu definieren. Mit anderen Worten, wenn die Zielsetzung auf einem zu niedrigen Niveau festgelegt wird, riskieren Sie, dass die falschen Projektleistungen geschaffen werden. Vielmehr soll das Ziel Sie und das Team anleiten, um festzustellen, welche Produkte oder Prozesse benötigt werden. Angenommen, Sie haben jede Nacht Schwierigkeiten einzuschlafen. Sie können entscheiden, dass es Ihre Zielsetzung ist, entspannenden Kamillentee zu kaufen. Das Trinken des Tees könnte helfen, aber wenn es Ihre Zielsetzung gewesen wäre, bis zum folgenden Monat mindestens sieben Stunden Schlaf pro Nacht zu gewährleisten, hätten Sie vielleicht andere Lösungen untersucht, die umfassendere Vorteile hätten, wie z. B. sicherzustellen, dass Sie jeden Tag eine Stunde Sport machen.
Anforderungen – Eine Beschreibung der Merkmale und Funktionen. Die Zielsetzung sollte keine Merkmale und Funktionen enthalten.
So definieren Sie S.M.A.R.T.- Zielsetzungen
Es kann stressig und schwierig sein, ein klares Ziel festzuschreiben, besonders mit den vielen beweglichen Teilen eines Projekts und da so viel von der Zielsetzung selbst abhängig ist. Glücklicherweise gibt es mehrere Möglichkeiten, sich diesem Vorgang zu nähern.
Beachten Sie, dass die Zielsetzung wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) enthält, die für Ihr Unternehmen oder Ihr Interessengebiet spezifisch sind. Denken Sie darüber nach, woran Sie messen können, ob Ihr Projekt erfolgreich war. Dient es einer bestimmten Bevölkerungsgruppe oder Kundenbasis? Welche Änderung möchten Sie als Ergebnis des Projekts sehen?
Eine einfache Methode, um sicherzustellen, dass Sie genügend Details in Ihre Zielsetzung aufnehmen, ist es, dem S.M.A.R.T.-Prinzip zu folgen:
Specific (Spezifisch): Definieren Sie Ihre Ziele klar und detailliert und lassen Sie keinen Raum für Fehlinterpretationen. Denken Sie an die fünf Ws (wer, was, wann, wo und warum).
Measurable (Messbar): Geben Sie die Maßnahmen und Leistungsspezifikationen an, die Sie verwenden, um festzustellen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben.
Achievable (Erreichbar): Wählen Sie Ziele aus, bezüglich derer das Team berechtigt erwarten kann, sie auch zu erreichen.
Realistic (Realistisch): Legen Sie Ziele fest, die das Projektteam seiner eigenen Meinung nach erreichen kann. Relevante Zielsetzungen stimmen mit den Zielen der Gruppe oder des Unternehmens überein.
Time-Bound (Terminiert): Geben Sie das Datum oder den Zeitraum ein, bis zu dem Sie die Ziele erreichen.
Wenn Sie daran interessiert sind, S.M.A.R.T.-Ziele zu erstellen, verwenden Sie unsere Vorlage als Leitfaden.
Zielsetzungen und Indikatoren
In einigen Projektmanagement-Anleitungen finden Sie möglicherweise auch Verweise auf Ziele und Indikatoren. Dies ist eine andere Art, die S.M.A.R.T.-Kriterien auszudrücken. Eine Zielsetzung kann angegeben werden als "Kinder im Land x sollen besser lesen können". Die Indikatoren wären, dass 60 Prozent der Kinder unter 13 Jahren auf dem entsprechenden Leseniveau für ihr Alter lesen können sollen.
Tipps für erfolgreiche Projektzielsetzungen
Zielsetzungen werden in der Regel als knappe Aussagen mit einem Satz ausgedrückt. Es gibt eine Diskrepanz zwischen der Art und Weise, wie spezifisch die Begriffe sein können. Einige Leitfäden bestehen darauf, dass nur allgemeine Qualitäts- und Quantitätsbegriffe verwendet werden sollen (Zunahme, Abnahme, Verbesserung), während Community-Gruppen und gemeinnützige Organisationen lockerere Ausdrücke zu tolerieren scheinen (entwickeln, erziehen, einrichten, schätzen).
Denken Sie daran, dass eine Zielsetzung nicht vorgeben sollte, wie etwas gemacht wird, und berücksichtigen Sie den Kontext und die Richtlinien der Organisation, die Sie für die Verwendung schreiben.
Hier sind einige Vorschläge, die Ihnen beim Schreiben der Erklärung helfen:
- Schreiben Sie die Zielsetzung nieder, bevor Sie mit dem Projekt beginnen.
- Identifizieren Sie zu Beginn alle Ziele.
- Eine Zielsetzung kann nicht isoliert niedergeschrieben werden. Erhalten Sie Unterstützung von allen Ebenen des Teams. Wenn das Team nicht an die Zielsetzung glaubt, wird es nicht darauf hinarbeiten und die Stakeholder stellen keine Ressourcen zur Verfügung. Wenn die Stakeholder mit der Zielsetzung nicht einverstanden sind, arbeiten Sie mit ihnen zusammen, bis Sie eine Erklärung erhalten, hinter der Sie alle stehen können.
- Fassen Sie sich kurz; dies erhöht die Chancen, dass Ziele gelesen und verstanden werden.
- Drücken Sie sich klar aus; geben Sie keine Liste mit Optionen oder einen Bereich von Zielzahlen an. Fragen Sie nach dem, was Sie brauchen und was Sie erwarten.
- Verwenden Sie einfaches Englisch und keinen Jargon, damit jeder Ihr Ziel verstehen kann.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele Dinge sind, die Sie tatsächlich kontrollieren können. Zum Beispiel beschreibt "Ich verschicke bis nächste Woche 50 Interessensbekundungen“ etwas, das Sie erreichen können. “Ich buche bis nächste Woche 15 Aufträge ein" ist nichts, was Sie kontrollieren können, denn es liegt an jemand anderem, Sie zu engagieren.
Beispiele für Projektzielsetzungen
Obwohl Projektmanagement-Leitfäden und Organisationen voneinander abweichen in Bezug darauf, wie spezifisch die in einer Zielsetzung verwendeten Begriffe sein sollten, sind sich alle Quellen einig, dass eine Zielsetzung detailliert sein sollte, um effektiv zu sein. Die folgenden Beispiele zeigen, wie Sie eine Zielsetzung schreiben bzw. nicht schreiben sollten.
Schlecht formulierte Zielsetzungen
- Persönlich: Ich möchte mehr Geld verdienen.
- Persönlich: Besuchen Sie die Universität.
- Gemeinnützig: Helfen Sie Kindern, besser zu lesen.
- Geschäftlich: Erstellen Sie eine neue App.
- Geschäftlich: Installieren Sie ein neues System.
Beispiele für gut geschriebene Zielsetzungen
- Persönlich: Ihr Ziel kann es sein, ein Haus zu kaufen, aber Ihre Zielsetzung ist es, bis August eine Eigentumswohnung für unter 250.000 € mit zwei Schlafzimmern zu finden.
- Geschäftlich: Das Ziel ist es, das Unternehmen in naher Zukunft aufzubauen. Das Ziel ist es, den Umsatz von Super Widget bis zum zweiten Quartal des kommenden Jahres um 10 Prozent zu steigern.
- Geschäftlich: Das Ziel ist es, bestehende Kunden glücklicher zu machen. Das Ziel ist es, die Kundenzufriedenheit bis zum 30. Juni durch Schulungen des Kundendienstteams um 50 Prozent zu verbessern.
- Gemeinnützig: Das Ziel ist es, einen einheimischen Lebensraum rund um das Rückhaltebecken in der Nähe der Alten Straße wiederherzustellen, um einheimische Vogel- und Tierarten zu besuchen und die Wasserfiltration zu verbessern. Das Ziel ist es, hier wohnende Hauseigentümer rund um den Teich zu unterstützen, bis Dezember nicht heimische Pflanzen auf einem Drittel der ausgewiesenen Fläche zu entfernen und zu ersetzen.
- Gemeinnützig: Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass obdachlose Frauen Zugang zu regelmäßigen Mahlzeiten haben. Drei Ziele können helfen, dieses Ziel zu erreichen:
- Zielsetzung 1: Eine Küche und einen Ort zum Essen an einer Busstrecke finden, die bis zum 15. Dezember 30 Frauen bedienen kann.
- Zielsetzung 2: Freiwillige rekrutieren, die bis zum 30. Dezember die Küche zum Frühstück und Abendessen bewirten.
- Zielsetzung 3: Bis zum 30. Dezember eine regelmäßige Essensausgabe für Frühstück und Abendessen von lokalen Organisationen und Restaurants organisieren.
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