Was ist Bestandsmanagement?
Bestandsmanagement ist ein System zur Überwachung des stetigen Flusses aller Teile und Prozesse, die erforderlich sind, um Einheiten der Produkte eines Unternehmens effektiv zu lagern und zu liefern. Dies umfasst alle Aspekte des Inventars - physische Teile und Speicherplatz, Bestellung, Lagerung, Produktion und Vertrieb - vom Anfang bis zum Ende des Zyklus. Da die meisten Produkte kontinuierlich hergestellt werden, muss ein Bestandsmanagement-System zyklisch, reaktionsschnell und präzise konstruiert sein, damit keine Produktionslücken bestehen. Unternehmen aller Art – von Herstellern und Großhändlern bis zu Dienstleistern und Behörden – können von einer effizienten Bestandsverwaltungslösung profitieren.
Bestandsmanagement wird oft als Teil der Lieferkette betrachter. Genauer gesagt hat die Art und Weise, wie Sie Ihren Bestand verwalten, einen direkten Einfluss auf die Lieferkette, da Bestandsverzögerungen (oder jede ungeplante Aktivität) das Produktionstempo verändern können. Da der Erfolg der Lieferkette ein entscheidender Schlüsselfaktor für die Produktbereitstellung und damit der Produkterfolg auf dem Markt ist, gibt es noch größere Anreize, ein effektives Bestandsmanagement-System zu implementieren.
Für jedes Bestandsmanagement-System gibt es drei Hauptkomponenten:
- Zeit: Dies umfasst die Dauer für Lieferung, Transfer (Roheinheiten, die die Produktionslinie treffen), Produktion, Verpackung und Vertrieb. Diese Vorlaufzeiten geben Ihnen wichtige Informationen für die Berechnung, wann, wie oft und wie viele Materialeinheiten Sie bestellen müssen.
- Pufferbestand: Der "Notfall"-Bestand, den die meisten Unternehmen für unerwartete Umstände behalten (z.B. eine große Neukundenbestellung oder Verzögerungen bei der Lieferung). Sie müssen den Pufferbestand in Ihre Bestandsberechnungen einbeziehen. Um dies zu tun, müssen Sie zunächst ein solides Tracking-System für Ihre in Bearbeitung befindlichen Waren einrichten.
- Genaue Aufzeichnungen: Dies kann der wichtigste Teil jedes Bestandsmanagementsystems sein. Um alle beweglichen Teile im Überblick zu behalten, müssen Sie ein dynamisches, sorgfältig gepflegtes Aufzeichnungssystem für alle Aspekte der Produktion, neu abgeschlossene Lieferungen und Käuferraten im Laufe der Zeit implementieren.
Die Auswirkungen eines falsch verwalteten Inventars sind enorm. Fehlberechnungen können zu einer ineffizienten Lieferkette oder zu einer Über-/Unterproduktion führen. Darüber hinaus können Verzögerungen zu unzufriedenen Kunden führen – im Laufe der Zeit wird dies ihrem Unternehmen einen negativen Ruf zu schaffen. Ganz ganz zu schweigen von den potenziell katastrophalen finanziellen Verlusten, da Inventar ein großer Vermögenswert und eine Investition eines großen Produktionsunternehmens ist.
Glücklicherweise erspart Ihnen das strategische Bestandsmanagement nicht nur diese potenziellen Verluste, sondern versichert Sie auch gegen sie ab. Denn ein effektives Bestandsmanagement-System zielt auch auf die Kontrolle der Lagerkosten ab – vor allem durch bewusste Transport- und Vertriebsentscheidungen, bei denen die Steuerregulierung die Kosten erheblich erhöhen könnte. Letztendlich zielt ein Bestandsmanagementsystem, sowohl die Materialien selbst als auch die Mechanismen, mit denen ein Unternehmen den Produktionszyklus durchzieht, zu organisieren, zu erfassen und zu standardisieren.
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Bestandsmanagement-Strategien
Es gibt verschiedene Arten der Bestandsverwaltung. Bevor Sie sich für ein Tool zur Implementierung des Systems entscheiden, ist es wichtig, die gängigsten Strategien und die Art(en) von Unternehmen zu verstehen, für die Sie arbeiten. Nachfolgend finden Sie eine Liste der gängigsten Frameworks:
- Just in Time (JIT): Bei dieser Methode arbeiten Unternehmen auf einer "Receive-as-needed"-Basis (dt.empfangen-nach-Bedarf). Dies kann dazu beitragen, Überproduktion zu begrenzen und Verschwendung zu reduzieren, und ist eine gute Option für Unternehmen mit einem kleineren Backend-Budget. Dieser Managementstil basiert jedoch auf Berechnungen, und da der Lagerbedarf dynamisch ist, kann dies von den Teammitgliedern viel Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem besteht bei JIT das Risiko, keinen Pufferbestand zu haben, sodass unerwartete Aufträge zu einer verzögerten Lieferung führen können.
- Materials Requiring Planning (MRP) (dt. Materialien, die eine Planung erfordern): Diese Methode basiert auf Verkaufsprognosen - Teams bestellen Inventar, um die erwartete Nachfrage zu decken. Wie JIT erfordert dies eine genaue und detaillierte Aufzeichnungshaltung. Das Hauptrisiko von MRP ist jedoch ein Überbestand (und kein Unterbestand), was zu Produktverschwendung und finanziellen Verlusten führen kann. Viele Unternehmen versuchen, eine Mischung aus JIT und MRP zu implementieren, um einen guten Mittelweg zu erreichen.
- Perpetual Inventory (dt. Permanentes Inventar) Systeme erfassen jede verkaufte Einheit mit einem POS-System (Point of Sale) (dt. Kassensystem). Dies bietet eine sehr detaillierte und sofortige Berichterstattung und erfordert keine manuellen Anpassungen (außer bei unerwarteten Verlusten wie Diebstahl, Naturkatastrophen oder Bruch). Unternehmen mit hochwertigen Produkten, die sich das Risiko einer falschen Erfassung nicht leisten können, verwenden oft ein permanentes Inventarsystem.
- Periodic Inventory (dt. Periodisches Inventar) steht im Gegensatz zum Permanentem Inventar. Dies ist ein "Check-in"-Stil, bei dem Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen Die Lagerbestände erfassen (und die Verkaufszahlen vergleichen), um für die kommenden Monate oder Jahre zu planen. Dies funktioniert gut für Unternehmen mit einem kleineren Budget oder einem geringeren Volumen an produzierten Einheiten oder für unternehmen, denen die Tools zur kontinuierlichen Inventur fehlen.
Sie müssen nicht nur eine Strategie für die Bestandserhaltung auswählen, sondern auch eine Bestandsanalyse durchführen. Es reicht nicht aus, einfach Einheiten zu zählen und den Zustrom/Outflux von Material zu überwachen. Vielmehr ist die Analyse Ihrer Bestandstrends und die Kenntnisnahme unerwarteter Änderungen entscheidend für die Erstellung eines umfassenden Managementsystems. Die Analyse sollte kontinuierlich und detailorientiert sein, damit Sie Entscheidungen auf der Grundlage des Geschehens treffen und nicht auf losen Projektionen.
Das ist natürlich einfacher gesagt als getan. Ein Unternehmen kann nicht über die Ressourcen verfügen, die es für unbefristete Analysen verwenden kann, und manuelle Analysen sind zeitaufwändig und fehleranfällig. Aus diesem Grund ist es notwendig, dass automatisierte Systeme nicht nur Inventar zählen, verfolgen und verwalten, sondern auch datengestützte Analysen für Unternehmen bereitstellen müssen, um ihre Bestellpraktiken zu erstellen. Später in diesem Artikel werden wir die Entwicklung von Bestandsmanagementsystemen verfolgen - von Stift- und Papier-Tallies bis hin zu automatisierten Softwarelösungen - damit Sie das richtige Tool für Ihr Unternehmen auswählen können.
Herausforderungen und Best Practices des Bestandsmanagements
Wie Sie wahrscheinlich bemerkt haben, gibt es mehrere Herausforderungen bei der Verwaltung des Inventars. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Schwierigkeiten, die Sie beim Übergang zu einer Lösung beachten sollten:
- Ein bewegliches Ziel erreichen. Die Vorhersage des Inventarbedarfs ist eine dynamische (und in gewissem Maße unvorhersehbare) Wissenschaft. Interne Veränderungen (Reorganisation, Produktionsverzögerungen, neue Produkte) und externe Kräfte (Marktnachfrage, Einkaufswirtschaft) wirken sich reflexartig auf den Bestand aus, aber das Bestandsmanagement-Team muss einen Schritt voraus sein und diese Anforderungen korrekt und rechtzeitig erfüllen.
- Konstante Berechnung: Auch wenn Sie sich nicht für die Permanente Inventur Methode entscheiden, erfordert ein effektives Bestandsmanagement eine konsistente Datenanalyse. Neben einem schnellen Tempo müssen die Berechnungen präzise sein - fehlerhafte Daten können Auswirkungen auf die gesamte Lieferkette haben. Die Nachverfolgung und Planung des Inventars ist arbeitsintensiv, stellen Sie daher sicher, dass Sie über ausreichende Ressourcen verfügen, um sich diesem Aufwand zu widmen.
- Inkompatible Maßeinheiten. Da Sie diskrete Einheiten (oft basierend auf Größe, Gewicht oder Zahl) sowie Entfernung, Zeit, Rate usw. messen werden, gibt es keine einfache Möglichkeit, manuelle Berechnungen durchzuführen.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, haben wir zwei wichtige Best Practices identifiziert, um den Übergang zur Verwendung eines Bestandsmanagementsystems zu erleichtern?
- Machen Sie das Bestandsmanagement zu einer Hauptfunktion Ihres Unternehmens. Statt zu versuchen, ein neues Managementsystem in ein bestehendes (das möglicherweise umständlich oder ineffizient ist) zu passen, priorisieren Sie die Bestandsverwaltung und bauen Sie andere, zusammenhängende Praktiken auf. Investieren Sie die benötigte Zeit, Geld und Energie in die Entwicklung und Nutzung eines Bestandsmanagement-Systems, das Probleme löst – damit es nicht zu Problemen im Laufe der Zeit kommt.
- Eine Größe passt nicht allen. Wenn Sie wissen, dass das Inventar dynamisch ist, bevor Sie mit der Verwaltung beginnen, wird die ständige Überwachung erleichtert. Es ist zwar immer noch wichtig, Vertriebstrends zu analysieren und ein Verständnis für Ihre Geschäftsanforderungen zu entwickeln, bleiben Sie jedoch flexibel auf Monatsschwankungen, um die Kontrolle über den gesamten Prozess zu behalten.
Diese Herausforderungen können auch mit einem von vielen neuen Software-Tools – von denen viele automatisiert sind – begegnet werden, um die Ressourcenverbrauch zu mindern, die das traditionelle, manuelle Inventarmanagement für Ihr Unternehmen übernehmen kann. Im nächsten Abschnitt besprechen wir, wie sich Bestandsverwaltungssysteme im Laufe der Zeit weiterentwickelt haben, damit Sie eine Lösung finden können, die für Sie funktioniert.
Die Entwicklung von Inventarmanagement-Software
"Bestandsmanagement" bezieht sich nicht nur auf die heutigen Stromsysteme, die den Prozess rationalisieren und vereinfachen. Vielmehr gibt es das Konzept des Bestandsmanagements schon seit Jahrzehnten - wenn auch viel weniger effizient.
Das erste gutschriftliche Inventarverwaltungssystem war das Cardex-System (manchmal auch Kartensystem genannt). In diesem System hatte jeder Artikel eine eigene Karte, auf der die aktuelle Menge aufgelistet war. Beim Kauf oder Verkauf von Lagerbeständen haben Mitarbeiter die Menge auf der Karte manuell aktualisiert, damit auch andere Mitarbeiter darauf verweisen können. Viele Unternehmen hielten auch Notebooks als Backup-Datensatz. Dieses System schaffte zwar eine Kultur der Aufzeichnung, war jedoch zeitaufwändig und fehlte an Flexibilität. Darüber hinaus gab es keine einfache Möglichkeit, Bestandsdaten zu analysieren, um zukünftige Zyklen zu planen.
Um dieses manuelle-System zu ersetzen, wandten sich viele Unternehmen digitalen Datensätzen zu. In einigen Fällen waren diese Datensätze eine digitale Nachbildung von Buchhaltungsbüchern und enthielten die kosten, die mit jeder Inventareinheit verbunden sind, sowie die Beträge. In anderen Fällen verwendeten Teams statische Tabellen. (Tatsächlich verwenden viele Teams immer noch Excel-Tabellen, um ihre Inventare zu verwalten. Sie können hier über kostenlose Inventarvorlagen informieren und herunterladen.) Diese Systeme waren ein Fortschritt gegenüber von den physischen Karten, aber es fehlten immer noch die Trend-erkennungs- und Automatisierungsfunktionen, die die heutigen Bestandsmanagement-Systeme so leistungsfähig machen.
In den letzten Jahren haben sich jedoch die Softwarefunktionen erhöht. Heute bieten die erstklassigen Bestandsverwaltungssysteme Formeln, Funktionen, Visualisierungs- und Analysefunktionen, um Ihnen einen umfassenderen Einblick in Ihren Bestandszyklus zu geben. Das wichtigste (und am meisten unterscheidende) Merkmal moderner Bestandsmanagement-Systeme ist jedoch die Automatisierung.
Automatisierte Plattformen geben Teams Zugriff auf viele Dinge: Echtzeit-Aktualisierungen, Warnungen und Erinnerungen, mehrere Standorte und eine erhöhte Kontrolle über ihre Prozesse. Mit automatisierten Softwareprogrammen können Unternehmen Zeitleisten an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen und darauf vertrauen, dass alle Daten, Zeiten und Spezifikationen eingehalten werden. Die erhöhte Genauigkeit und die Echtzeitvorteile von Automatisierungslösungen haben es Teams ermöglicht, Zeit zu sparen, menschliche Fehler zu verringern und Kontrolle und Spezifität über ihre Arbeit zu gewinnen.
Cloud-basierte Softwarelösungen ergänzen Automatisierungsfunktionen, indem sie Teams mehr Flexibilität für wann und wie sie ihre Arbeit erledigen. Anstelle eines lokalen oder Geräteinternen-Systems stellt eine Cloud-basierte Plattform sicher, dass Teammitglieder Daten jederzeit und überall aufzeichnen und aktualisieren können. Darüber hinaus ermöglichen Cloud-gehostete Systeme Teams die Zusammenarbeit in Echtzeit, anstatt darauf zu warten, dass die neueste Version gesendet wird. Finden Sie schließlich eine erhöhte Genauigkeit mit Cloud-Programmen und stellen Sie sicher, dass es nur einen Datensatz der Wahrheit gibt.
Die Verwaltung von Lagerbeständen war noch nie einfacher als mit den vielen leistungsstarken und anpassbaren Optionen von heute. Im nächsten Abschnitt werfen wir einen Blick auf bestimmte Funktionen, die Sie bei der Auswahl eines Tools berücksichtigen sollten, und heben einige der derzeit beliebtesten Optionen von heute hervor.
Worauf Sie bei der Auswahl einer automatisierten Lösung achten müssen
Automatisierte und Cloud-basierte Systeme haben den Lagerverwaltungsraum neu belebt. Diese beiden Funktionen allein lösen jedoch nicht unbedingt alle Ihre Inventurhürden. Stattdessen sollten Sie ein Tool mit der spezifischen Funktionalität auswählen, das Ihren Anforderungen entspricht, und ein Tool, das gut zu Ihren bestehenden Prozessen und Systemen passt. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass das Hinzufügen eines neuen Prozesses (des Bestandsmanagementsystems) reibungslos verlaufen und andere Produktionszyklen nicht stören wird.
Hier eine Liste der Funktionen, die bei der Auswahl einer Bestandsmanagement-Software zu berücksichtigen sind:
- Anpassung: Sie sollten in der Lage sein, die Software an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Dies kann alles sein, von Farben und Symbolen bis hin zu Schnittstellen-Pivots (wie mehrere Ansichten oder die Möglichkeit, Daten neu zu ordnen, ohne sie zu ändern). Darüber hinaus bieten Ihnen Anpassungsoptionen die Flexibilität, Ihren Prozess im Falle von Änderungen anzupassen.
- Integrationen: Sie sollten sich für Software entscheiden, die sich nahtlos in die bestehenden Anwendungen Ihres Unternehmens integriert. Auf diese Weise können Informationen direkt von einer App zur anderen fließen, und nichts wird durch den Zusatz dieses automatisierten Tools gestört. Dies ist eines der wichtigsten Features, die bei der Auswahl eines Produkts zu berücksichtigen sind.
- Skalierbarkeit: Wählen Sie ein Tool aus, das mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Andernfalls stecken Sie bald in veralteten, umständlichen Prozessen fest und sind auf dem Markt für eine neue Lösung.
- Prognosefunktionen: Die Analyse ist ein wichtiger Bestandteil des Bestandsmanagements, also suchen Sie nach einer Plattform, die eine breite Palette von integrierten Formeln und Funktionen bietet, die Ihnen helfen, Umsatz- und Nachfrageprognosen zu erstellen.
- Standortorganisation: Viele große Unternehmen, die ein Bestandsmanagementsystem benötigen, haben Fabriken, Anlagen und Verkaufsstellen an mehreren Standorten – dies fügt der bereits komplexen Gleichung der Bestandsverfolgung eine weitere Variable hinzu. Suchen Sie daher nach einem Tool, das nicht nur mehrere Nutzungsstandorte (Cloud-basiert) unterstützt, sondern es Ihnen ermöglicht, nach Standort zu kategorisieren und zu sortieren, sodass Sie nur relevante Daten anzeigen können.
- Barcode-Scanning & Tracking: Mehrere Unternehmen verwenden immer noch physische Barcode-Scanner, um ihre Einheiten im Überblick zu behalten. Dies kann hilfreich sein (besonders wenn die Scanner direkt mit der Software in Verbindung sind), da Sie redundante Dateneingaben eliminieren und den Verbleib jeder Einheit ständig überwachen können.
- Benutzerfreundlichkeit: Letztendlich möchten Sie ein Tool, das für Sie funktioniert. Wenn es schwierig ist, zu lernen und zu verwenden, werden Ihre Mitarbeiter es nicht verwenden. Finden Sie daher eine Lösung mit einfacher UX und führen Sie immer Testversionen der Programme durch, bevor Sie ein Abonnement kaufen oder sich dazu verpflichten.
Nachfolgend finden Sie eine Liste einiger der beliebtesten automatisierten Softwarelösungen:
Fishbowl
Zoho
Plex Inventory Management
TradeGecko
Stitch Labs
InFlow
Starten Sie die Verwaltung Ihres Inventars mit Smartsheet
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.