Produktpriorisierungsmatrixvorlage
Diese mit Beispielkriterien formatierte Prioritätenmatrix enthält gewichtete Formeln zur Berechnung quantifizierbarer Prioritätswerte, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Passen Sie die Vorlage an Ihren Produktentwicklungsprozess an, und verwenden Sie die Ergebnisse, um Was-wäre-wenn-Projektszenarien zu bewerten und Kompromisse für die Projektplanung und Ressourcenzuweisung zu vergleichen.
Aufgabenpriorisierungsmatrixvorlage
To-Do-Listen haben nur minimale Auswirkungen auf die Gesamtproduktivität und werden schnell zu einer Übung in Listenerstellung, die das Handeln überholt. Verwenden Sie diese Vorlage, um Projektaufgaben zu priorisieren und zu bestimmen, welche Aktivitäten Sie in Angriff nehmen (und welche Sie delegieren oder streichen), um Ihre Zeit so effizient wie möglich zu nutzen. Passen Sie die Quadranten an Ihre persönlichen Bewertungskriterien an und verwalten Sie Ihre wertvollste Ressource.
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Vorfallsprioritätenmatrixvorlage
Verwenden Sie diese Vorfallsprioritätenmatrixvorlage, um Ihre IT-Serviceanfragen zu organisieren, zu ordnen und zu beantworten. Die Vorlage ist als Handlungsprioritätenmatrix formatiert und verfügt über einen variablen Prioritätenmatrixschlüssel, mit dem sich die Auswirkungen und die Dringlichkeit einzelner Vorfälle schnell ermitteln lassen.
Matrixvorlage für Anforderungspriorisierungen
Verwenden Sie diese Matrixvorlage für Anforderungspriorisierungen, um Softwareentwicklungsanforderungen, Funktionen oder Anwendungsfälle zu bewerten und zu priorisieren. Die Matrix wurde entwickelt, um mehrere Kriterien zu bewerten und den Einfluss des Kontexts, die unterschiedlichen Ansichten mehrerer Beteiligten und die Bedürfnisse des Kunden/Nutzers bei der Planung von Projektanforderungen zu vermeiden.
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Was ist eine Prioritätenmatrix im Projektmanagement?
Eine Prioritätenmatrix (oder Priorisierungsmatrix) ist ein Analyse- und Entscheidungswerkezug, das in Projektmanagement-, Geschäftsanalyse- und Geschäftsprozessverbesserungssystemen wie Six-Sigma verwendet wird. In Six-Sigma ist die Projektauswahl entscheidend für den gesamten Qualitätsverbesserungsprozess. Die Verwendung eines Prioritätenmatrixwerkzeugs für die Projektpriorisierung und -auswahl ist eine praktische Anwendung von Projektplanungs- und Analysetechniken, die von den Autoren Michael Brassard (The Memory Jogger 2) und David Allen (Getting Things Done) zugänglich gemacht werden).
Prioritätenmatrixwerkzeuge bieten Projektbeteiligten eine Ressource, um Meinungsverschiedenheiten offen zu lösen, alle Vorschläge auf die besten Lösungen einzugrenzen und die Chancen für ein erfolgreiches Projekt zu erhöhen, indem Hintergedanken vermieden und Konsens gefördert werden. Verwenden Sie diese Werkzeuge, wenn es notwendig ist, mehrere Kriterien zu bewerten und den Einfluss des Kontexts, der unterschiedlichen Ansichten mehrerer Beteiligter und der Kunden- bzw. Nutzerbedürfnisse in den Projekt- (oder Produkt-) Priorisierungs- und Planungsphasen zu vermeiden. Mit einem halbquantitativen, analytischen Ansatz können Sie beispielsweise Prioritätenmatrixwerkzeuge verwenden, um Projektvorschläge zu prüfen und die Zustimmung von Projektsponsoren und Führungskräften zu erhalten.
Prioritätenmatrixdiagramme sind eine Kategorie von quantitativen Analysewerkzeugen, die zu den sieben Managementwerkzeugen (oder 7M-Werkzeugen) der Six-Sigma-Methode gehören. Prioritätenmatrizen sind visuelle Diagramme. Diese Matrizen können dank gewichteter Kriterienformeln dazu verwendet werden, zwei oder mehr Datensätze anzuzeigen und zu vergleichen, indem L-förmige Spalten verwendet werden, die Eingaben vergleichen und Elemente quantifizieren. Die Autorin Lynne Hambleton geht in ihrem Buch Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices ausführlich auf die drei Arten von Prioritätenmatrixmethoden ein:
- Vollständige Analysekriterien: Hierbei handelt es sich um die komplexeste und genaueste Methode, die laut Hambleton den kritischsten Problemen vorbehalten ist. Diese Methode ist ideal für kleinere Teams von drei bis acht Personen. (Mehrere Matrizen mit einer breiteren Perspektive machen es schwer, einen vollständigen Konsens über Prioritäten zu erzielen.)
- Konsenskriterien: Wenn Sie ein Prioritätenmatrixwerkzeug benötigen, um scheinbar gleichwertige Projektanforderungsoptionen zu vergleichen, stellt diese Methode eine vereinfachte Version der vollständigen analytischen Kriterienmatrix bereit. Die Konsenskriterienmethode verwendet gewichtete Abstimmungen und Rangfolgen: Zuweisung eines numerischen Wertes zu der zu analysierenden Gruppe von Elementen, um die beste Option zu bestimmen. Verwenden Sie eine begrenzte Anzahl von Elementen und Kriterien (weniger als 10), um die Komplexität zu minimieren.
- Kombinationsmatrix: Dies ist die einfachste Methode zur Erstellung einer Prioritätenmatrix, mit der sich Ursache und Wirkungsbeziehungen ermitteln lassen. In der Kombinationsmatrix werden auch die zu analysierenden Punkte oder Optionen nach Prioritäten geordnet, um herauszufinden, welche zuerst behandelt werden müssen. Sie ist daher ursachenorientiert - nicht kriterienorientiert wie die anderen Methoden – und erfordert ein erfahrenes Team mit Prozesskenntnissen. Die Methode kombiniert ein Baumdiagramm mit einem L-förmigen Matrixformat und verwendet Symbole wie Pfeile (anstelle numerischer Noten), um Prioritäten zu identifizieren.
Was ist eine Projektprüfungsmatrix?
Eine Projektprüfungsmatrix ist ein Werkzeug, mit dem Projekte anhand verschiedener Kategorien von gewichteten Kriterien bewertet werden können. Das Ergebnis ist eine qualitative Bewertung für jedes Projekt, die verglichen und eingestuft werden kann, um die zu genehmigenden Projekte zu bestimmen. Die Kriterien sind unterschiedlich und stammen aus einer Vielzahl von Quellen, darunter von internen Beteiligten, Projektträgern, Investoren, geschäftlichen Anwendungsfällen sowie Kundenanwendungen und -nachfrage.
Wie man Projekte mit einer Prioritätenmatrix priorisiert
Mit dem Schwerpunkt auf Zusammenarbeit und Teamplanung ist die Projektpriorisierung eine Methode zur Auswahl der Projekte mit der höchsten Priorität, wenn mehrere Projekte anstehen. Die Erstellung einer auf Konsenskriterien basierenden Prioritätenmatrix beinhaltet die Definition eines Ziels, die Auswahl von Kriterien, die Entscheidung, wie die Bedeutung jedes Kriteriums quantifiziert werden soll, und die Verwendung dieses Wertesatzes, um die gewichtete Prioritätsbewertung jedes zu analysierenden Elements zu vergleichen.
Der folgende Leitfaden, der sich an Hambletons Verfahren zur Anwendung der Konsenskriterienmethode orientiert, hilft Ihnen bei der Erstellung einer Produkt- (oder Projekt-) Priorisierungsmatrix für Ihr Team. Laden Sie die unten stehende Produktpriorisierungsmatrixvorlage herunter und befolgen Sie diese Schritte:
- Schritt 1: Treffen Sie sich mit allen Beteiligten, insbesondere mit denjenigen, die dem Kunden am nächsten stehen, und einigen Sie sich auf die Punkte, die vorrangig behandelt werden müssen (z. B., Funktionen, Produkte oder Aufgaben). Dieser Prozess ist zeit- und arbeitsaufwendig, da das Team Daten sammeln, organisieren und die verschiedenen Entscheidungen (Kundenzufriedenheit, Kosten, Nutzen und Risiken) bewerten muss. Bestimmen Sie den Zweck des Priorisierungsprozesses für die zu analysierenden Punkte. So können Sie beispielsweise die in der Entwicklung befindlichen Funktionen für ein neues Softwareprodukt nach Prioritäten ordnen.
- Schritt 2: Bestimmen Sie die Liste der Bewertungskriterien und wählen Sie die geeigneten Werte für die Auswertung der zu analysierenden Daten aus. Verwenden Sie das L-förmige Matrixformat der Vorlage, um in der ersten Spalte die Liste der zu priorisierenden Punkte zu ändern. Ändern oder verwenden Sie die Beispiel-Bewertungskriterien in der ersten Zeile (zehn oder weniger Spalten) und listen Sie die Punkte in der Reihenfolge vom Wichtigsten zum Unwichtigsten auf.
- Schritt 3: Bestimmen Sie den gewichteten Wert der Bewertungskriterien. Die Gesamtgewichtung muss hundert Prozent betragen, um eine genaue Prioritätsbewertung (Gesamtbewertung) zu erhalten. Tragen Sie die Gewichtung der Kriterien in das dafür vorgesehene Feld für jedes Kriterium ein.
- Schritt 4: Bewerten Sie jeden Punkt in jeder Spalte mit gewichteten Kriterien anhand einer ganzzahligen Werteskala von 0 (geringste Auswirkung) bis 5 (höchste Auswirkung), basierend auf dem Wert (relative Bedeutung), den Ihr Team für jedes Kriterium ermittelt hat. Wiederholen Sie dies für alle von Ihnen aufgelisteten Punkte.
- Schritt 5: Schliessen Sie die Konsenskriterienmethode für Ihre Produktprioritätenmatrix ab, indem Sie die gestapelte Rangfolge Ihrer Punkteliste bewerten (von der höchsten zur niedrigsten Priorität). Sie können die Spalte mit der Gesamtpunktzahl nach Wichtigkeit sortieren, wenn Sie Aufgaben mit geringem Aufwand streichen oder delegieren möchten.
Was ist eine Priorisierungsvorlage?
Eine Priorisierungsvorlage ist ein Werkzeug (in der Regel ein Tabellenblatt), das Ihnen hilft, verschiedene Daten zu erfassen – eine Liste mit Aufgaben, Punkten, Anforderungen, Funktionen oder Produkten – und eine Bedeutungshierarchie auf der Grundlage vereinbarter Bewertungskriterien und -werte (sowohl quantitativ als auch qualitativ) erstellt. Sie können eine Priorisierungsvorlage auch dazu verwenden, eine Prioritätenmatrix zu erstellen.
Wie man eine Anforderungspriorisierungsmatrix erstellt
Der Autor und Unternehmensberater Karl Wiegers hat ein achtstufiges Projektpriorisierungsmodell und eine Prioritätenmatrix entwickelt, um Teams dabei zu helfen, Konflikte zu lösen und notwendige Kompromisse bei der Priorisierung neuer Funktionsanforderungen für ein Produkt (z. B. eine neue Softwareversion) unter Berücksichtigung bestimmter Projektressourcen und -beschränkungen einzugehen. Wieger hat seine Priorisierungsmethode entwickelt, um der Strenge bestehender Methoden zur Priorisierung von Anforderungen in Softwareentwicklungsprojekten – nämlich Quality Function Deployment (QFD) und Total Quality Management (TQM) – zu begegnen.
Erstellen Sie eine L-förmige Matrix, indem Sie in der ersten Spalte jede Funktionsanforderung (die priorisiert werden muss) und in der obersten Zeile die folgenden gewichteten Priorisierungskriterien auflisten:
- Relativer Nutzen: Dieses Kriterium stellt den Nutzen des Produkts für den Kunden und das Unternehmen dar, wie die Geschäftsanforderungen des Produkts mit den Bedürfnissen beider Parteien übereinstimmen. Wieger empfiehlt, die Daten von denjenigen Mitarbeitern zu erheben, die dem Kunden nahe stehen (z. B., Vertriebsteams und Kundenbetreuer) und sie die Matrix prüfen zu lassen, um den relativen Nutzen und andere Kriterien beurteilen zu können.
- Relativer Nachteile: Hierbei handelt es sich um eine Einschätzung der Nachteile, die dem Kunden und dem Unternehmen entstehen, wenn die geschäftlichen Anforderungen an das Produkt nicht mit ihren Bedürfnissen übereinstimmen.
- Gesamtwert: Dies entspricht der Summe des relativen Nutzens und der Nachteile. In Wiegers Beispiel wird auch eine Gesamtprozentspalte verwendet, um den Wert jeder Merkmalsanforderung als Prozentsatz des Gesamtwerts zu messen.
- Relative Kosten: Dies stellt eine Schätzung der relativen Kosten für die Implementierung jeder Funktionalität dar, einschließlich einer separaten Spalte zur Berechnung des Prozentsatzes der Gesamtkosten für jede Funktionalitätsanforderung. In Wiegers Beispiel werden Kriterien für die Softwareentwicklung verwendet, wobei die relativen Kosten auf Faktoren wie Komplexität, Umfang der erforderlichen Entwurfsarbeit, Wiederverwendbarkeit des vorhandenen Codes sowie Umfang und Art der erforderlichen Softwaretests basieren.
- Relatives Risiko: Hierbei handelt es sich um eine Schätzung des relativen Grades des technischen und geschäftlichen Risikos, das mit jeder Funktionalitätsanforderung verbunden ist, einschließlich einer Spalte zur Berechnung des prozentualen Anteils am Gesamtrisiko jeder Funktionalität. Die Kosten und das Risiko werden nach Ihren Präferenzen gewichtet oder auf null gesetzt, wenn Sie die Risikokriterien nicht als Faktor berücksichtigen wollen.
Nachdem Sie Ihre Anforderungsliste erstellt haben, folgen Sie den Schritten zur Priorisierung von Projekten im vorangegangenen Abschnitt, um die Anforderungen mit der höchsten Priorität zu bestimmen und einzuordnen. Es gibt keine Standardformel für die Erstellung einer Gesamtprioritätsbewertung, mit der Sie Ihre Anforderungen einstufen können. Passen Sie Ihre Formel, die Gewichtungskriterien und die Bewertungsspanne an die Zielsetzung Ihres Teams und den Zweck der Bewertung an. Wieger verwendet die folgende Formel: Anforderungspriorität = Wert% geteilt durch (Kosten% x gewichtete Kosten + Risiko% x gewichtetes Risiko).
Wenn konkurrierende Prioritäten und begrenzte Ressourcen darüber entscheiden, welche Projektanforderungen berücksichtigt werden, sollten Sie eine Priorisierungsmatrix verwenden, um den Überblick zu behalten. Durch die Anpassung der zu analysierenden Elemente, der Projektkriterien, der gewichteten Werteskala und der Formel zur Bestimmung der Priorität können Sie eine Produktprioritätenmatrix erstellen, die den Planungsprozess Ihres Teams unterstützt.
Wie priorisieren Sie Arbeit?
Die Beurteilung des Zeit- und Arbeitseinsatzes für Projekte ist Qualitätskontrolle für Ihr Leben. Energie ist eine begrenzte Ressource, daher ist es ratsam, ein System einzurichten, das festlegt, was wann Ihre Aufmerksamkeit erhält – oder delegiert oder gelöscht wird. Diese Strategie beinhaltet die Erstellung eines Tagesplans, um Zeit und Aufwand in Einklang zu bringen. Beginnen Sie damit, einen festen Produktivitätsplan zu erstellen, der auf den Aufgaben basiert, denen Sie die höchste Priorität einräumen.
Einige Prioritätenmatrizen verwenden quantitative Analysen, um zu bestimmen, was Vorrang hat. Es gibt jedoch auch einen qualitativen Ansatz, bei dem eine Handlungsprioritätenmatrix verwendet wird, um zu messen, was bei der Arbeit dringend und wichtig ist.
Was ist eine Handlungsprioritätenmatrix?
Eine Handlungsprioritätenmatrix ist ein einfaches Werkzeug – im Vergleich mit aufwendigen Tabellenkalkulationen, deren Erstellung und Verwaltung Zeit, Können und Mühe erfordert –, das von Einzelpersonen zur Optimierung ihrer Zeit und Aufmerksamkeit eingesetzt wird. Der Begriff bezieht sich auf ein Vier-Quadranten- (oder 2x2)-Matrixmodell, das auf der Art von Zeitmanagementgrundsätzen basiert, die Präsident Dwight D. Eisenhower (die Eisenhower-Entscheidungsmatrix oder Eisenhower-Box) zugeschrieben werden. Diese Prioritätenmatrix für Handlungen (oder Aufgaben) ist von der Entscheidungsmatrix in Stephen Coveys Buch Die 7 Gewohnheiten hocheffektiver Menschen inspiriert. Handlungsprioritätenmatrixmodelle werden verwendet, um die Zeit, die knappste Ressource aller Projektmanager, zu verwalten. Sie sind außerdem wirksame Planungswerkzeuge für jede Strategie zur Verbesserung von Geschäftsprozessen. Sie helfen Ihnen, Ihre Zeit mit quantifizierbaren, objektiven Daten zu verbringen, und nicht mit Mutmaßungen.
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