Was ist ein Programmmanager?
Ein Programmmanager leitet und beaufsichtigt ein Programm, das mehrere Projekte und Arbeitsbereiche innerhalb einer Organisation umfassen kann. Der Programmmanager stellt sicher, dass diese ganzen Arbeiten mit den allgemeinen Zielen der Organisation übereinstimmen.
Was macht ein Programmmanager?
Die Hauptaufgabe eines Programmmanagers besteht darin, zusammenhängende Projekte zu koordinieren, die ein Programm bilden. Der Manager hilft dem Programmteam, Herausforderungen bei der Arbeit zu überwinden, und stellt sicher, dass das Programm im Einklang mit den strategischen Zielen der Organisation steht.
In einigen Organisationen beaufsichtigt der Programmmanager ein Programmmanagementbüro (PMO) und ist Teil davon. Zusammen mit den Mitarbeitern des Programmmanagementbüros hilft der Programmmanager, dem Programm Struktur zu verleihen.
Viele Organisationen haben jedoch kein designiertes PMO. In diesen Fällen arbeitet ein Programmmanager an der Integration zusammenhängender Projekte oder Arbeitsabläufe und hilft, die Vision für das Programm zu vermitteln. Zusätzlich hilft ein Programmmanager Teammitgliedern und Projektmanagern, Projekte umzusetzen und zusammenzuarbeiten, um die strategischen Ziele des Programms zu erreichen.
Ein agiler Programmmanager hat ähnliche allgemeine Verantwortlichkeiten wie ein Programmmanager, der traditionellere Methoden für das Programmmanagement einsetzt. Es gibt jedoch einige Unterschiede bei der Verwaltung eines Agile-Programms.
„In kleinen und mittelgroßen Unternehmen sind Programmmanager Teil des Führungsteams“, sagt Dan Friedmann, ein Programm-, Projekt- und Produktmanager, der viel über Programm- und Projektmanagement geschrieben hat. „In einem großen Unternehmen leiten sie meistens eine Abteilung.“
Dr. James T. Brown, ehemaliger stellvertretender Direktor für Logistiksysteme bei der NASA im Kennedy Space Center, ist Autor des Buches The Handbook of Program Management: How to Facilitate Project Success with Optimal Program Management. Er sagt: „Beim Programmmanagement treffen Betrieb und Projektmanagement aufeinander.“ Das bedeutet, dass ein Programmmanager zusammenhängende Projekte beaufsichtigt und gleichzeitig direkt der Unternehmensführung der Organisation untersteht.
Erfahren Sie mehr über Programmmanagement und Best Practices für die Verwaltung eines Programms.
Welche Geschäftsbereiche beschäftigen Programmmanager?
Viele Geschäftsbereiche setzen Programmmanager für die Leitung komplexer Programme ein, unter anderem im Marketing, Kundensupport und der Neuproduktentwicklung.
Was sind die Hauptaufgaben eines Programmmanagers?
Ein Programmmanager ist für die gesamte strategische Planung auf Programmebene sowie für die Verwaltung der Abhängigkeit von Projekten untereinander verantwortlich. Darüber hinaus verwaltet der Manager auch das Gesamtbudget und unterstützt Teammitglieder bei der Zusammenarbeit.
Dies ist eine detaillierte Liste mit einigen Hauptverantwortlichkeiten eines Programmmanagers:
- Eine Strategie für das Programmteam entwickeln und umsetzen
- Die Erstellung des Programmmanagementplans leiten
- Alle mit dem Programm verbundenen Aktivitäten beaufsichtigen, um sicherzustellen, dass das Programm die Ziele erreicht
- Die Ziele des Programms identifizieren und nachvollziehen
- Zeitpläne und Leistungen verwalten
- Mitglieder für das Programmteam identifizieren und zuweisen
- Für das Erreichen der Programmziele erforderliche Projekte identifizieren
- Voneinander abhängige Projekte, die Teil des Programms sind, koordinieren
- Sich mit Projektmanagern austauschen
- Programmaktivitäten überwachen
- Wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) und die Investitionsrendite (ROI) messen und überwachen
- Probleme und Verzögerungen im Programm beheben
- Das Programmbudget verwalten
- Die Ressourcen für alle Projekte innerhalb des Programms verwalten
- Die Zusammenarbeit zwischen Projektteams unterstützen
- Programmrisiken verwalten und Korrekturmaßnahmen koordinieren
- Das Programm dokumentieren
- Die Einhaltung von Standards und Governance durch Programme identifizieren und verwalten
- Die Kommunikation mit Stakeholdern verwalten
- Dem Führungsteam und der Unternehmensführung Bericht über die Programmleistung erstatten
- Die Übereinstimmung des Programms mit den Geschäftszielen und -vorgaben der Organisation sicherstellen
Starterkit für Programmmanager
Dieses Starterkit hilft Ihnen, die Hauptaufgaben eines Programmmanagers zu verstehen. Das Kit enthält herunterladbare PDF-Dateien mit einer Liste der Verantwortlichkeiten von Programmmanagern sowie einer Liste der üblichen täglichen Aufgaben von Programmmanagern.
Starterkit für Programmmanager herunterladen
Sie können auch eine große Auswahl kostenloser Vorlagen für das Programmmanagement herunterladen und damit die ersten Schritte machen.
Liste der Verantwortlichkeiten von Programmmanagern
Liste der Verantwortlichkeiten von Programmmanagern herunterladen – Adobe PDF
Verwenden Sie dieses kostenlose, herunterladbare Dokument als Protokoll aller üblichen Verantwortlichkeiten eines Programmmanagers aus dem vorherigen Abschnitt. Die Liste hat das Format einer Checkliste, sodass Sie Elemente im Laufe des Programmlebenszyklus abhaken können.
Liste der täglichen Aufgaben von Programmmanagern
Liste der täglichen Aufgaben von Programmmanagern herunterladen – Adobe PDF
Dieses Dokument enthält ein Beispiel für eine Liste der täglichen Aufgaben eines Programmmanagers, die im Folgenden aufgeführt sind:
- Tägliche Programmaktivitäten überwachen und je nach Bedarf anpassen
- Wichtige Leistungsindikatoren für das Programm und den Programmfortschritt überwachen
- Sich mit Projektleitern über den Programmfortschritt und Probleme austauschen
- Ressourcen und Budget überwachen
- Abhängigkeiten zwischen Projekten und Arbeiten koordinieren
- Risiken verwalten und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ergreifen
- Die Kommunikation mit Stakeholdern verwalten
- Zusammenarbeit und eine gute Kommunikation zwischen Teammitgliedern sicherstellen
Liste der Leistungen von Programmmanagern
Liste der Leistungen von Programmmanagern herunterladen – Adobe PDF
Dieses Dokument enthält ein Beispiel für eine Liste der Leistungen, die Programmmanager häufig im Laufe des Programmlebenszyklus erbringen müssen. Laden Sie das Dokument herunter, speichern Sie es und haken Sie Elemente auf der Liste ab, sobald Sie sie abgeschlossen haben.
Die Beispielleistungen in dieser Vorlage sind:
- Programme erstellen, die mit der Mission der Organisation übereinstimmen
- Einen Programmmanagementplan erstellen
- Ein Programmbudget und einen Plan für die Ressourcenzuweisung ausarbeiten
- Eine allgemeine Strategie für das Programmteam entwickeln und umsetzen
- Einen Plan zur Risikominderung entwickeln
- Dem Führungsteam Bericht über die Programmleistung erstatten
- Einen Abschlussbericht nach Abschluss des Programms erstellen
Vorlage für Programmsatzung
Vorlage für Programmsatzungsformular herunterladen – Microsoft Excel
Programmmanager und andere Führungskräfte können eine Vorlage für eine Programmsatzung verwenden, um einen Überblick über das Programm zu erhalten und die wichtigsten Elemente darzulegen. Diese Vorlage für eine Programmsatzung enthält auch Stellen für die Genehmigung der Programmparameter und des Programmstarts.
Vorlage für einen Programm-Governance-Plan
Vorlage für die Programm-Governance herunterladen – Microsoft Excel
Diese Vorlage wurde für Programmleiter und Governance-Komitees entwickelt, die Richtlinien für Programmentscheidungen aufstellen müssen. Sie können die Vorlage verwenden, um Stage-Gate- und allgemeine Programmleistungsüberprüfungen zu planen und Details dazu anzugeben, wann Überprüfungen stattfinden.
Programmkommunikationsplan
Vorlage für Programmkommunikationsplan herunterladen – Microsoft Excel
Verwenden Sie diese Vorlage, um einen Kommunikationsplan mit einer Zusammenfassung Ihrer Kommunikationsstrategie für das Programm zu erstellen. Mit der Vorlage können Sie auch Ihren Kommunikationsansatz für jeden Teil des Programms detailliert beschreiben und Teammitglieder zuweisen, die für bestimmte Kommunikation verantwortlich sind.
Vorlage für Entwurf eines Programmmanagementprozesses
Vorlage für Entwurf eines Programmmanagementprozesses herunterladen – Microsoft Excel
Diese Vorlage für die Programmmanagementplanung dient der zügigen Erstellung eines Programmplans im Tabellenformat. Sie können die Vorlage so bearbeiten, dass sie je nach den Anforderungen und spezifischen Elementen Ihres Programms verschiedene Abschnitte enthält.
Prioritäten von Programmmanagern
Ein Programmmanager muss stets einschätzen, wie die einzelnen Projekte innerhalb des Programms voranschreiten. Zusätzlich muss der Programmmanager die Zuweisung von Ressourcen strategisch angehen und überlegen, ob andere Projekte komplett eingestellt werden sollten.
Die Quintessenz: Verwaltung von Programmkosten und -budgets
Eine der wichtigsten Aufgaben eines Programmmanagers ist es, Projektkosten und -budgets zu überwachen und unter Kontrolle zu halten. Führungskräfte in Organisationen erwarten, dass Programme reibungslos vorangehen und dass keine Überraschungen oder zusätzlichen Kosten auftreten.
Ein guter Programmmanager ist in der Lage, Dopplungen und Ineffizienzen in Projekten zu erkennen. In der Folge sorgt er dafür, dass Dopplungen rationalisiert und eliminiert werden, was Teammitgliedern Zeit und dem Unternehmen Geld spart.
Programmmanager vs. Projektmanager
Ein Projektmanager ist für die Verwaltung eines Teams verantwortlich, sodass es eine definierte Leistung erbringt. Ein Programmmanager ist eine strategischere Rolle – er koordiniert viele Projekte, die zusammengenommen übergeordnete Geschäftsziele erfüllen.
Projekt- und Programmmanager haben einige Aufgaben und Fähigkeiten gemeinsam: Beide müssen in der Lage sein, Pläne zu erstellen, Aufgaben zu delegieren und kritisch zu denken. Sie müssen außerdem besonders gut organisiert und in der Lage sein, viele dynamische Komponenten zu überwachen.
Jedoch ist ein Projektmanager für ein definiertes Projekt mit definierten Zielen und einem definierten Ende verantwortlich. Ein Programmmanager beaufsichtigt umfassendere Arbeit, die eine Reihe verschiedener Projekte und mit hoher Wahrscheinlichkeit weiter gefasste, strategischere Unternehmensziele umfasst. Oft beaufsichtigen Programmmanager auch Programme, die sich über Jahre erstrecken können.
Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen Programmen und Projekten erhalten Sie in unserem Leitfaden.
In dieser Tabelle werden einige der Unterschiede zwischen einem Programmmanager und einem Projektmanager beschrieben:
| Programmmanager | Projektmanager |
|---|---|
| Stellt die Roadmap oder das Framework für die Integration mehrerer Projekte | Verwaltet die täglichen Aufgaben eines einzelnen Projekts |
| Verwaltet laufende langfristige Programme | Verwaltet kurzfristige Projekte mit festen Zeitplänen, die nach Abschluss formell beendet werden |
| Konzentriert sich auf die Strategie | Beschäftigt sich mit taktischen und technischen Details |
| Liefert ein Geschäftsergebnis | Bringt eine konkrete Leistung |
| Hat Einfluss auf den Gesamtumsatz des Unternehmens | Arbeitet mit einem einzigen Budget |
| Verwaltet Umfang, Zeitplanung, Budget und allgemeine Planung | Verwaltet Umfang, Zeitplanung, Budget und allgemeine Planung |
Programmkoordinator vs. Programmmanager
Ein Programmmanager beaufsichtigt und leitet ein komplettes Programm. Ein Programmkoordinator beaufsichtigt in der Regel die täglichen administrativen Vorgänge eines Programms und ist oft direkt dem Programmmanager unterstellt.
Wie wird man Programmmanager?
Fertigkeiten im Programmmanagement erwerben Sie durch Schulungen und direkte Erfahrung. Sie müssen sich Projekt- und Programmmanagementmethoden aneignen und außerdem organisiert und aufgabenorientiert sein sowie natürliche Führungsqualitäten und Teambildungsfähigkeiten haben.
Ein Programmmanager muss technische und taktische Kompetenz vorweisen und auch die Fähigkeit haben, strategisch zu denken und den Fokus auf die langfristigen Ziele einer Organisation zu legen.
Die Gehaltsspanne für Programmmanager liegt in der Regel zwischen 80.000 und 125.000 US-Dollar pro Jahr. In der Regel sind diese Gehälter in größeren Städten und in Branchen wie der Informationstechnologie und Softwareentwicklung höher. Glassdoor zufolge beträgt das durchschnittliche Gesamtgehalt für Programmmanager in den USA Stand Mai 2022 98.580 US-Dollar pro Jahr.
Von der geografischen Lage und Art der Branche abgesehen, können Programmmanager mit höheren Gehältern rechnen, wenn sie Folgendes tun:
- Vom Project Management Institute eine Zertifizierung im Projektmanagement oder Programmmanagement erhalten
- Über das Programmmanagement hinaus weitere geschäftliche Kompetenzen erwerben
- Über umfangreiche Erfahrung als Projekt- oder Programmmanager verfügen
Programmmanager sollten die folgenden Fähigkeiten erwerben, um erfolgreich zu sein:
- Das Gesamtbild oder die Vision konsequent an alle kommunizieren
- Proaktiv Herausforderungen lösen
- Realistische Ziele und Zeitpläne festlegen
- Für Einfachheit und gesunden Menschenverstand plädieren
- Gut zusammenarbeiten
- Ein klares Verständnis für die Geschäftsbedürfnisse und -ziele entwickeln
- Den Programmumfang klar aussprechen
- Je nach Bedarf delegieren
- Für Fortschritte in Richtung Geschäftsziele und Änderungen sorgen
- Sich um das Engagement wichtiger Stakeholder bemühen
- Das Team mit Tools und Wissen ausstatten
- Mit Unsicherheit und Konflikten umgehen
Zertifizierungen und Schulungskurse im Programmmanagement
Das Project Management Institute (PMI) bietet Zertifizierungen und Schulungen sowohl für das Projekt- als auch das Programmmanagement an. Diese Zertifizierungen legen den Fokus auf die Grundkompetenzen für den Erfolg in jedem Bereich.
Das PMI ist der anerkannte Marktführer für spezialisierte Business-Zertifizierungsprogramme, einschließlich der Prüfung zum Project Management Professional (PMP®-Prüfung) und dem Zertifizierungskurs zum Program Management Professional (PgMP®-Zertifizierung). Um an einer der beiden Prüfungen teilnehmen zu können, müssen Sie mehrere tausend Stunden On-the-Job-Training als Projekt- oder Programmmanager geleistet haben.
Außerdem enthält das weit verbreitete Referenzwerk A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) des PMI Protokolle und Regeln für das Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement.
Schulungsmöglichkeiten für Programmmanager
Mit den Programmen des PMI können Sie viel über Projekt- und Programmmanagement lernen. Es gibt aber auch andere Schulungsprogramme, die Ihnen helfen können, ein besserer Projekt- oder Programmmanager zu werden.
Im Allgemeinen lernen Sie in diesen Kursen mehr über Elemente geschäftlicher Führung, des Managements, bestimmter Softwareprogramme und organisatorischer Fähigkeiten.
Zum Beispiel bietet die University of California, Santa Cruz den einzigen Studiengang zum Programm- und Projektmanagement im Silicon Valley an. Die UC-Santa Cruz hat ihr Programm so konzipiert, dass das akademische Studium um die PMI-Zertifizierungskurse ergänzt wird. Die meisten Lehrer sind Projekt- oder Programmmanager.
Sie können auch prüfen, ob Ihre örtliche Gemeinde oder weiterführende Schulen Kurse anbieten.
Jobsuche: Worauf Top-Personalvermittler bei Programmmanagern achten
Viele Programmmanager haben eine Menge Erfahrung im Projektmanagement. Das bedeutet jedoch nicht, dass alle Projektmanager gute Programmmanager sind. Personalvermittler, die Programmmanager suchen, schätzen Planungs- und Führungskompetenzen. Sie wollen auch Programmmanager, die gerne mit Führungskräften zusammenarbeiten.
„Viele Projektmanager schauen zu Programmmanagern auf und streben danach, eines Tages in ihrer Position zu sein“, so Janis Strathearn, Principal bei JKS Talent Network, Inc mit Sitz in Vancouver. Dennoch sagt sie: „Nicht jeder Projektmanager geht diesen Weg. In der heutigen Geschäftswelt gibt es auf Programmebene ganz neue Denk- und Managementansätze. Eine Person, die guter Projektmanager ist, ist nicht unbedingt ein kompetenter Programmmanager. Programmmanagement ist nicht für jeden.“
Das liegt daran, dass Programmmanager mit einer Führungskraft vergleichbare Autorität und Erfahrung benötigen, um mehrere Projekte zu verwalten. Außerdem müssen sie die Budget- und langfristigen Finanzziele der Organisation genau im Blick behalten. „Ein Projektmanager kann diese Fähigkeiten mit der Zeit erwerben, muss aber auch Gelegenheiten suchen und ergreifen, um seine strategischen Fähigkeiten zu nutzen und auszubauen“, sagt Strathearn.
Paula Dieli, eine Führungskraft in der Softwarebranche und Autorin des Buchs Get on Track: How to Build, Run, and Level Up Your Program Management Office, sagt, dass sie bei Programmmanagern besonders auf zwischenmenschliche Fähigkeiten achtet.
„Man kann niemandem beibringen, wie man mit Menschen umgeht“, sagt sie. „Man kann niemandem beibringen, wie man ein sympathischer Mensch ist. Diese Fähigkeit, andere mitzureißen.“ Aber genau das ist für einen guten Programmmanager entscheidend, sagt sie.
Die Rolle eines Programmmanagers in der Softwareentwicklung
Ein Unternehmen kann eine Reihe von Projekten starten, um verschiedene Teile einer Software zu entwickeln. Der Programmmanager stellt sicher, dass die Projekte des Programms effektiv koordiniert werden, um das bestmögliche Softwareprodukt zu erhalten.
Mit Ressourcenmanagement in Smartsheet Programmmanagementaktivitäten optimieren
10,000ft von Smartsheet ist eine leistungsstarke Software für Ressourcenmanagement, die Ihnen hilft, bei Projekten das „wer macht was wann“ effektiv zu verwalten. Mit 10,000ft können Sie einfacher das beste Team für ein Projekt zusammenstellen, Projektzeitpläne und -budgets einhalten und selbstsicher Unternehmensbedürfnisse voraussagen. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Schauen Sie sich in der kostenlosen Demo an, wie 10,000ft eingesetzt wird.