Warum ist die Ressourcenplanung im Projektmanagement wichtig?
Ressourcenmanagement ist ein wesentlicher Projektmanagementprozess und eine zentrale Aktivität im Bereich Personalmanagement – von großen Unternehmen bis hin zu kleinen Start-ups. Die Verwaltung von Projekten erfordert die Verwaltung von Ressourcen. Unabhängig davon, ob das Projekt der Entwicklung einer neuen Softwarefunktion oder eines Neubaus dient, trägt die Ressourcenplanung direkt zum Endergebnis des Projekts bei. Bei einem Projekt mit zu vielen Ressourcen verschwenden Sie Zeit, bei einem Projekt mit zu wenigen Ressourcen riskieren Sie, kritische Meilensteine zu verfehlen, und bei einem Projekt, bei dem die falschen Ressourcen zum Einsatz kommen, erfüllen Sie die Erwartungen nicht. Projektmanager müssen verstehen, welche Ressourcen ein Projekt benötigt und welche Ressourcen das Projekt bereits hat, bevor sie genaue Projektpläne entwickeln.
Das Thema Ressourcenplanung, -zuweisung und -management steht oft in Zusammenhang mit Personen, die üblicherweise für Personalmanagement und -planung zuständig sind. Das Personalmanagement ist ein Ansatz für die Beschaffung, Schulung, Steuerung, Verwaltung und Messung von Personalressourcen und die Planung von Personalressourcen ist eine Strategie, mit der für ein Unternehmen oder eine Organisation ein Mehrwert geschaffen werden kann, indem die für Mitarbeiter relevanten Aspekte wie Schulungen, Vergütung, Sicherheit und Kommunikation gefördert werden. Die Ressourcenplanung ist auch mit verschiedenen Branchen und Ansätzen verbunden, einschließlich der folgenden:
- Enterprise Resource Planning (ERP): ERP bezieht sich auf die Kombination aus Geschäftsprozessen und Informationen, die unterschiedliche Abteilungen innerhalb von Unternehmen (wie Buchhaltung und Personal) mit den Fertigungs- oder Produktentwicklungs- und Serviceabteilungen eines Unternehmens oder einer Organisation miteinander verbinden. ERP-Software (wie Microsoft Project) unterstützt die Ressourcenplanung bei Fortune 500-Unternehmen und großen Unternehmen, die die Tätigkeiten für Tausende von Projekten einschließlich im Bereich Fertigung skalieren.
- Materialbedarfsplanung (MRP): Ein Planungs- und Steuerungssystem für Lagerbestände, Produktion und Terminplanung. MRP ist ein Ansatz für das Handling von Materialressourcen, der die Umwandlung eines Hauptproduktionsplans in eine detaillierte Aufschlüsselung der im Tiefbau, in der Geschäftsimmobilienbranche und in der Fertigung verwendeten Rohmaterialien umfasst. Die Fertigungs- und Ressourcenplanung (MRP II) ersetzte MRP als Standard, und ERP erweiterte das System, sodass auch Personal- und Finanzaktivitäten berücksichtigt werden konnten.
- Versorgungsressourcenplanung: Diese Aktivität umfasst eine Schätzung der durch die Versorgungsressourcen zu bedienenden Nachfrage (zum Beispiel Gas, die Zuverlässigkeit der Ressource, die Kosten der verfügbaren Ressourcen sowie regierungspolitischen Richtlinien und Vorschriften, die zu berücksichtigen sind).
- Integrierte Ressourcenplanung (IRP): Ein Art von Roadmap-Tool, das für die Versorgungsressourcenplanung verwendet wird und in Zusammenarbeit mit Regierungsbehörden, Interessensvertretern diverser Branchen, Entwicklern und anderen Projektbeteiligten entwickelt wurde.
- Naturgüterplanung: Dies bezieht sich auf das Management natürlicher Ressourcen wie Flächen, Wasser, Böden, Pflanzen und Tiere. Im Gegensatz dazu bezieht sich die Verteilungsressourcenplanung (DRP) auf eine Methode zur Planung von Aufträgen innerhalb einer Lieferkette
Vorlage für die agile Ressourcenplanung
Diese Vorlage für die Ressourcenkapazitätsplanung enthält eine Gantt-Diagramm-Funktion, mit der Sie Ressourcen für Agile-Software-Projekt-Sprints visualisieren und planen können. Verwenden Sie diese Vorlage, um Softwareentwicklungsressourcen nach Menge und Skilltyp zu erstellen (beispielsweise PMs, Analysts, Entwickler, Designer, Produktmanager, Administratoren usw.). Ändern Sie die Vorlage, um die Verteilung der Zeit und Aktivitäten Ihres Teams über Ihren gesamten Agile-Sprintkalender hinweg anzuzeigen (in dieser Vorlage ausgedrückt in zweiwöchigen Intervallen).
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Optimierung des Ressourcenplanungsprozesses
Projektressourcenplanung umfasst die Zuweisung und Nutzung verschiedener Ressourcen, einschließlich Personen, Materialien, Ausrüstung und Finanzkapital. Der Begriff „Ressourcen“ umfasst in der Regel alle Dinge, von denen ein Projektmanager oder ein Unternehmen abhängig ist, um Produkte und Dienstleistungen zu liefern. Im Kontext dieses Beispiels steht der Begriff für das Personalwesen. Die Planung von personellen Ressourcen unterscheidet sich von der Planung physischer Ressourcen.
Identifizieren Sie zunächst die Ressourcenanforderungen für Ihren Projektzeitplan: Welche Art von qualifizierten Mitarbeitern benötigen Sie, um Projektaufgaben zu erledigen? Setzen Sie interne Mitarbeiter oder Vertragsarbeiter externer Anbieter ein? Haben Sie die Materialien, Software und Ausrüstung, um Teammitgliedern die Möglichkeit zu geben, ihre Arbeit zu erledigen? Dieser Schritt umfasst die Dokumentation von Projektrollen und -verantwortlichkeiten, die Organisation von Projektteams basierend auf Kompetenzen und die Erstellung von Ressourcensteuerungsplänen für die Verwaltung von Veränderungen und Beziehungen.
Legen Sie als Nächstes die Kosten und die Einsatzdauer der benötigten Ressourcen während des gesamten Projektzeitplans fest. Verwenden Sie Ressourcenprognosetechniken und -tools, einschließlich Projektmanagement-Software, die Ihnen bei der Erstellung eines optimierten Ressourcenplans helfen. Bestimmen Sie den Umfang der benötigten Kompetenzen (nach Projektaufgabe) und legen Sie fest, ob Sie den Projektumfang ändern, zusätzliche Schulungen planen oder Fachexperten zur Verfügung stellen müssen. Dieser Schritt ist sowohl quantitativ (da Sie Informationen wie vorherige Projektzeitpläne, Budgets und Berichte sowie Datenanalysen nutzen) als auch qualitativ (aufgrund der Mitarbeiterplanungskomponente).
Erstellen Sie schließlich einen Ressourcenzeitplan und -kalender und bestimmen Sie, ob Sie die Ressourcenanforderungen erfüllen, um den gesamten Projektzeitplan pünktlich abschließen zu können. Antizipieren Sie Was-wäre-wenn-Szenarien, um die Worst-Case-Szenarien für das Ressourcenmanagement zu bestimmen. Listen Sie einzelne Projektressourcen auf und stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben einer bestimmten Ressource zugewiesen sind.
Die Verwendung von Tabellenblattsoftware zur Erstellung von Ressourcenplänen hat gewisse Einschränkungen. Die manuelle Verwaltung von Daten erhöht die Wahrscheinlichkeit für zukünftige Fehler. Projektressourcenpläne sind lebendige Projektdokumente, was bedeutet, dass die Echtzeit-Analyse der Daten für den Erfolg entscheidend ist. Das Risiko, dass Ressourcenpläne in Tabellenkalkulationen überschrieben oder gelöscht werden oder innerhalb eines dezentralen Projektteams mehrere Versionen erstellt werden, ist hoch. Erwägen Sie, in Projektmanagement-Software zu investieren, um im Zeitplan zu bleiben und Ihre Ressourcenplanung und -verwaltung zu optimieren.
Vorlage für Projektressourcenplanung
Verwenden Sie diese Vorlage für die Projektressourcenplanung für mehrere Arten von Projekt- und Portfoliomanagementszenarien. Planen Sie Personalressourcen und Nicht-Personalressourcen (wie Material und Ausrüstung) in separaten Abschnitten für eine einfache Analyse basierend auf jeder Projektphase, von der Projektentstehung bis hin zur Ausführung. Planen und schätzen Sie die Kosten für Vollzeitmitarbeiter, freiberufliche Berater, Zeitarbeiter, Software, Hardware und mehr.
Ressourcenplanungswerkzeuge und -techniken
Ressourcenmanagement-Software-Tools können Aufgaben automatisieren und Arbeitsstunden mit Budgets abgleichen, farbcodierte Visualisierungsdiagramme bereitstellen, um knappe Ressourcen in Echtzeit zu überwachen, sowie einen Portfolio-Managern einen Gesamtüberblick über die Daten geben, damit sich Was-wäre-wenn-Szenarien über mehrere Projekte und Teams hinweg nachverfolgen lassen. Die Ressourcenmanagementstrategie umfasst verschiedene Prozesse zur Organisation und Verwaltung von Projektteams.
Die Ressourcenplanung umfasst den strategischen Einsatz von Personal- und Nicht-Personalressourcen, sodass Produkte und Dienstleistungen im Rahmen von Termin- und Budgetbeschränkungen entwickelt werden können. Software-Tools helfen bei der Vereinfachung der Ressourcenplanung, aber die menschlichen Aspekte im Projektressourcenmanagement erfordern mehr als nur Managementtechnologie. Es gibt verschiedene Techniken, um Ressourcenplanung und -verwaltung zu unterstützen, darunter die folgenden:
- Ressourcenbesprechungen: Kurze, häufige, handlungsorientierte Meetings geben Projektmanagern ein Forum für die Besprechung von Rollen und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Ressourcenplanung. Die Meetings konzentrieren sich auf den Austausch von faktenbasierten Informationen und auf die kurzfristige Planung kritischer Projektaktivitäten und -aufgaben. Diese Meetings helfen bei der Erschaffung einer Projektkultur und bieten Führung durch eine regelmäßige Kontrolle hinsichtlich Korrekturmaßnahmen und Klärungsbedarf.
- Resource Leveling: Dies ist eine Technik zur Optimierung der Ressourcenzuweisung, bei der Sie den Projektzeitplan im Laufe der Zeit anpassen, um Konflikte zu lösen, die durch eine übermäßige Zuweisung von Ressourcen verursacht werden. Gemäß dem PMBOK-Leitfaden können diese Projektzeitplananpassungen den kritischen Pfad beeinträchtigen.
- Resource Smoothing: Eine Technik zur Optimierung der Ressourcenzuweisung mithilfe des Free Floats (oder des Total Floats), ohne den kritischen Pfad zu beeinträchtigen. Der PMBOK definiert Free Float als die „Zeitdauer, um die sich eine Zeitplanaktivität seit ihrem Startdatum verzögern oder verlängern kann, ohne dass sich das Enddatum des Projekts verzögert oder eine Terminvorgabe nicht eingehalten wird.“
- Ressourcenverfügbarkeit und -nutzung: Eine Ressourcenplanungstechnik, mit der sichergestellt wird, dass die zugewiesenen Ressourcen des Projekts tatsächlich verfügbar sind. Dabei werden die Nutzungskosten berechnet, die geplante und tatsächliche Verwendung von Ressourcen überwacht und Korrekturmaßnahmen ergriffen.
- Ressourcenkapazitätsplanung: Eine Planungstechnik, die von Portfoliomanagern verwendet wird, die die Ressourcenplanung und die Verwaltung mehrerer Projekte überwachen. Bei der Kapazitätsplanung geht es darum, festzustellen, ob die zugewiesenen Ressourcen ausreichend sind, um neue Projekte abzuschließen, und festzustellen, ob die Menge an Ressourcen oder das Maß an qualifizierten Mitarbeitern innerhalb bestehender Projektteams ausreichend ist.
Was ist ein Ressourcenplanungsdiagramm?
Ressourcenplanungssoftware enthält Funktionen zur Erstellung von Ressourcenplanungsdiagrammen wie Gantt und RACI-Diagrammen (Responsible, Accountable, Consulted, Informed (verantwortlich, rechenschaftspflichtig, beraten, informiert)), um Projektmanagern dabei zu helfen, Ressourcen für den Projektzeitplan zu visualisieren, zu planen und zu verwalten. Projektmanager verwenden Ressourcenplanungsdiagramme wie Gantt-Diagramme, um den kritischen Pfad zu finden – ein farbcodiertes Netzwerkdiagramm, das eine Abfolge von Aktivitäten im Projektzeitplan, die Dauer jeder Aufgabe und den längsten Pfad vom Anfang der ersten Projektaktivität bis zum Ende der letzten Aktivität anzeigt. Der PMBOK-Leitfaden empfiehlt, die Methode des kritischen Pfads (CPM) zu verwenden, um die kürzeste Dauer eines Projektzeitplans zu bestimmen.
Vorlage für die Mitarbeiterressourcenplanung
Das Ressourcenmanagement umfasst die Zuweisung von Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten für Ihre Projektteams, sodass Prozesse und die Beteiligung klar sind. Diese Vorlage für die Ressourcenplanung kombiniert eine RACI-Matrix und eine Histogrammfunktion. Verwenden Sie diese Tools, um Projektaktivitäten zu visualisieren und zu planen und einen optimierten Projektzeitplan basierend auf den Personalressourcen zu erstellen.
Vorlage für die Mitarbeiterressourcenplanung herunterladen – Excel
Was in Ihrem Ressourcenmanagementplan enthalten sein sollte
Ressourcenpläne geben Führung dahingehend, wie Sie Ressourcen zuweisen, steuern und einsetzen. Neben dieser praktischen Funktion können Ressourcenmanagementpläne dazu beitragen, die Zustimmung der Beteiligten zu gewinnen und Projektbudgets genehmigt zu bekommen. Ein physischer Ressourcenmanagementplan berät Projektmanager bei der Verwendung von Materialien und Ausrüstung. Personalpläne geben die Art der qualifizierten Personen an, die für die Fertigstellung eines Projekts erforderlich sind, und die Menge, die Kosten und die geplante Dauer ihrer jeweiligen Aktivitäten. Bevor Sie Ihren Projektplan implementieren, ändern und organisieren Sie den Ressourcenplan, um jede einzelne Projektaufgabe der entsprechenden Person zuzuweisen. Ein solider Ressourcenplan enthält die folgenden Informationen:
- Ressourcenidentifizierung: Die Art der benötigten Personen oder Materialressourcen, Name, Titel, Quelle (wenn vertraglich vereinbart) und das zugewiesene Projektteam.
- Ressourcenkosten: Die direkten oder geschätzten Ressourcenkosten.
- Ressourcenanforderungen: Die Informationen über die verfügbaren Ressourcen, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem sie verfügbar sind, aller Bedingungen und der Dauer ihrer Verfügbarkeit.
- Rollen und Verantwortlichkeiten: Die spezifische(n) Funktion(en), die die Personalressourcen im Rahmen des Projekts erfüllen. Diese Informationen können die Ressourcenberechtigung enthalten, einschließlich der Entscheidungs- und Genehmigungsstelle.
- Ressourcenmenge: Die Menge dieser Art von Ressource (zum Beispiel die Anzahl der Arbeitsstunden, der Ausrüstung oder der Materialien).
- Ressourcenstatus: Der aktuelle Status der Ressource (geplant, angefordert, genehmigt, abgelehnt, zugewiesen, bestätigt).
- Ressourcenorte: Wo befindet sich die Ressource, einschließlich virtueller Ressourcen und Teams an einem Ort.
- Ressourcenorganisation: Eine grafische Darstellung des Projektteams und seiner Beziehung zu anderen Projektteamressourcen.
- Ressourcenkalender: Die geplanten Arbeitstage, Schichtstunden, Start- und Enddaten für verschiedene Projektmeilensteine und geplante Feiertage. Anhand von Ressourcenkalendern lässt sich die Dauer der Arbeit für bestimmte Ressourcen ermitteln.
- Ressourcenproblemprotokoll: Die Informationen über die Herausforderungen der Ressourcenplanung, zum Beispiel bei der Beschaffung qualifizierter Ressourcen, und Problemlösungsschritte, die funktioniert haben, sodass Projektressourcenpläne auf Kurs gehalten werden konnten.
Was ist eine Ressourcenprognose?
Eine Ressourcenprognose ist eine quantitative Bewertung von Bedingungen und Ereignissen, die zur Schätzung der Ressourcenmenge und der Kosten der geplanten, zugewiesenen und tatsächlichen Ressourcen eines Projekts verwendet wird. Diese Prognose basiert auf Informationen, die verfügbar sind, wenn der Ressourcenplan entwickelt wird. Die Dauer der Aktivität prognostiziert, wie lange jede Projektaktivität dauern wird. Dies ist eine nützliche Technik, um die Kosten und Menge der benötigten Mitarbeiter zu bestimmen, die in Stunden, Wochen, Tagen oder Monaten ausgedrückt werden. Das PMI listet im PMBOK-Leitfaden verschiedene Prognosewerkzeuge und -techniken auf, darunter die folgenden:
- Bottom-up-Schätzung: Bewerten Sie die kleinen Details, wie die Dauer einzelner Projektaktivitäten nach Ressource, aus einer zusammengefassten Aufschlüsselung des Gesamtumfangs der Arbeit. Verwenden Sie diese Technik, um die Dauer einzelner Aufgaben oder die Kosten qualifizierter Ressourcen zu prognostizieren, indem Sie alle Schätzungen auf niedrigerer Ebene der Ressourcenkosten und des Verbrauchs addieren, um eine Gesamtschätzung zu erhalten. Dieser Prozess ist genau, aber zeitaufwändig.
- Veröffentlichte Referenzdaten: Nutzen Sie veröffentlichte Berichte, Artikel aus Branchenblättern und öffentliche Daten von Organisationen wie dem PMI, um mithilfe dieser Daten Ressourcenprognosen zu erstellen. Dies ist eine Art analoger Schätzung, die im PMBOK als „eine Technik zur Schätzung der Dauer oder Kosten einer Aktivität oder eines Projekts anhand historischer Daten einer ähnlichen Aktivität oder eines ähnlichen Projekts“ definiert wird.
- Parametrische Schätzung: Projektmanagement-Software bietet eine Algorithmusfunktion, um parametrische Schätzungen durchzuführen. Verwenden Sie dieses Tool, um die Ressourcenkosten oder die Ressourcendauer basierend auf den Projektressourcenparametern und historischen Daten zu prognostizieren.
- Drei-Punkte-Schätzung: Verwenden Sie eine realistische Schätzung, eine optimistische Schätzung und eine Worst-case-Szenario-Schätzung, um die Ressourcenkosten zu prognostizieren, indem Sie den Durchschnitt der drei Schätzungen anwenden.
Vorlage für die Teamressourcenplanung
Verwenden Sie diese Vorlage, um den Umfang Ihres Projektteams zu prognostizieren (ausgedrückt in Arbeitsstunden) und dabei eine Heatmap-Visualisierung zu verwenden. Passen Sie die Vorlage an, um die Verfügbarkeit Ihres Teams anhand der Zuweisung der Arbeitsstunden abzubilden. Dies ist ein Tool für die Ressourcennutzung, das Ihnen hilft, den Bedarf Ihres Teams zu planen und zu verwalten und die Daten schnell auf Basis der zugewiesenen und genutzten Projektstunden ausfüllen zu lassen.
Vorlage für die Teamressourcenplanung herunterladen – Excel
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