Was ist Teamkommunikation?
Die Teamkommunikation umfasst alle Interaktionen zwischen den Mitgliedern eines Arbeitsteams oder einer Gruppe. Zu diesen Interaktionen gehören alle Gespräche, die wir mit Kollegen führen: Von Angesicht zu Angesicht, schriftlich und elektronisch über E-Mail, Telefon, Video und andere Medien.
Bei der Kommunikation geht es nicht nur um das gesprochene Wort selbst; es geht auch um Intonation, Modulation, Lautstärke und andere Hinweise. Ein Zweig der Linguistik, der als Pragmatik bekannt ist, untersucht, wie der Kontext der Konversation eine Bedeutung verleiht, sogar unsere „ums“ und „ahs“.
Zur Teamkommunikation gehören auch die nonverbalen Mittel (d. h., Mimik, Handgesten und Körpersprache), mit denen wir Einstellungen und Gefühle vermitteln. Es gibt drei große Kategorien von Kommunikation:
- Kommunikation von Angesicht zu Angesicht: Sie findet zwischen Mitarbeitern statt, die sich zur gleichen Zeit am gleichen Ort befinden.
- Synchrone Kommunikation: Dies geschieht, wenn zwei Mitarbeiter ein Gespräch in Echtzeit führen, obwohl sie sich an verschiedenen Orten befinden (z. B., ein Telefongespräch).
- Asynchrone Kommunikation: Dies ist der Fall, wenn Mitarbeiter, die sich an verschiedenen Orten befinden, zu einem Gespräch beitragen und erst mit Verzögerung antworten, z. B. bei E-Mails.
Teamarbeit ist in allen Branchen wichtig, und Teamkommunikation ist eine entscheidende Komponente beim Aufbau starker Teams. Eine starke Kommunikation ebnet den Weg für das Erreichen gemeinsamer Ziele.
Wie wirkt sich Kommunikation auf ein Team aus?
Der Erfolg eines Teams hängt von seiner Fähigkeit ab, gut zu kommunizieren, unabhängig von der Branche oder der Aufgabe. Zusammenarbeit, Aufgabenteilung, gemeinsame Visionen und der Austausch von Informationen erfordern eine gute Kommunikation. Teams können mehr erreichen als Einzelpersonen – es sei denn, die Kommunikation ist schwach oder bricht zusammen.
Alex Pentland, ein legendärer Computerwissenschaftler am MIT, der sich mit menschlicher Dynamik befasst, hat herausgefunden, dass Kommunikationsmuster der stärkste Prädiktor für den Erfolg eines Teams sind – so bedeutend wie die folgenden Faktoren zusammen: individuelle Intelligenz, Persönlichkeit, Fähigkeiten und der Inhalt von Teamdiskussionen.
Wie können Sie also ein Team aufbauen, das effektiv kommuniziert? Sie sollten verstehen, wie gute Kommunikation aussieht, ein starkes Framework aufbauen, um sie zu unterstützen und zu modellieren, und die richtigen Tools auswählen, um sie zu erleichtern. Schauen wir uns jedes dieser Elemente an.
Die verschiedenen Formen der Teamkommunikation
Wir können die Grundlagen besser verstehen, wenn wir zwischen dem „Was“ und dem „Wer“ der Teamkommunikation unterscheiden.
Das „Was“ der Kommunikation ist der Modus oder das Medium (d. h., verbal oder nonverbal, auf Papier oder elektronisch, in Worten oder Bildern, Audio oder Video). Das „Wer“ der Kommunikation betrifft sowohl die Anzahl der Teilnehmer als auch die Stellung jedes Teilnehmers innerhalb des Teams.
Hier sind die drei Arten der Teamkommunikation:
- Top-Down-Kommunikation: Hierbei wendet sich ein hochrangiges Teammitglied an ein rangniedrigeres Teammitglied. Die Top-Down-Kommunikation ist am ehesten präskriptiv.
- Bottom-Up-Kommunikation: Dies ist der Fall, wenn sich der Kontaktfluss in die entgegengesetzte Richtung bewegt. Die Kommunikation von unten nach oben ist am häufigsten suggestiv.
- Kollegiale Kommunikation: Hier findet der Kontakt zwischen Teammitgliedern gleichen Ranges statt. Die Peer-to-Peer-Kommunikation besteht in der Regel aus einer Diskussion.
In jeder dieser Richtungen kann die Kommunikation entweder unter vier Augen oder in kleinen bis mittelgroßen Gruppen stattfinden.
Wir sollten beachten, dass wir uns auf die interne oder teaminterne Kommunikation konzentrieren. Externe Kommunikation findet zwischen Teams statt, mit organisatorischen Autoritäten, denen das Team unterstellt ist, mit anderen Beteiligten, wie z. B. der Belegschaft oder den Aktionären, oder mit externen Interessenten, wie z. B. Kunden.
Warum Kommunikation in einem Team wichtig ist
Um eine anschauliche Vorstellung davon zu bekommen, warum gute Kommunikation so wichtig ist, denken Sie an die Folgen einer schlechten Kommunikation: Missverständnisse, Streit, verpasste Fristen, nicht erreichte Ziele, Stress. Wäre es nicht toll, wenn es eine Möglichkeit gäbe, diese negativen Folgen zu vermeiden?
Ein Team, das nicht gut kommuniziert, ist wie ein schlecht geschmierter Motor. Im besten Fall ist es eine Quelle produktivitätsmindernder Reibung. Im schlimmsten Fall führt es zu einer Lähmung des Projekts und zu einem Virus von Schuldzuweisungen.
Aber wenn die Kommunikation funktioniert, wird sie zum Klebstoff, der ein Team zusammenhält. Gute Kommunikation bewirkt Folgendes:
- Sie hilft den Teammitgliedern, sich gegenseitig zu vertrauen
- Sie schafft ein Gefühl der Zugehörigkeit und Loyalität im Team
- Sie stellt sicher, dass die Mitarbeiter über die Informationen verfügen, die sie benötigen, um ihre Arbeit gut zu machen.
- Sie schafft ein Umfeld, in dem sich die Mitarbeiter respektiert, sicher und engagiert fühlen.
- Unterstützt Synergie (d. h., Teamarbeit, die die Summe der individuellen Beiträge übersteigt)
- Fördert Kreativität und Innovation durch den Austausch von Ideen
- Reduziert und entschärft Konflikte
- Verbessert die Motivation und Bindung der Mitarbeiter
- Bringt Mitarbeiter dazu, positiv über das Unternehmen zu sprechen
Engagierte Mitarbeiter engagieren sich stark für die Ziele des Unternehmens, und ein hohes Engagement steht in engem Zusammenhang mit der Leistung des Unternehmens und der Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen , so eine Studie der Unternehmensberatung Aon.
In den Studien von Pentland, die die Kommunikation in den Callcenter-Teams einer Bank untersuchten, sagten die Energie und das Engagement des Teams außerhalb von Besprechungen ein Drittel der Unterschiede in der Dollarproduktivität zwischen den Gruppen voraus. Die Unterschiede im Kommunikationserfolg zwischen scheinbar identischen Teams führten zu sehr unterschiedlichen Leistungen.
Eine frühere Studie an der Carnegie Mellon University, die die Kommunikation zwischen Studenten untersuchte, die an einem Wirtschaftswettbewerb teilnahmen, ergab, dass besser koordinierte Teams sowohl an der Börse als auch bei den Vorstandsbewertungen besser abschnitten.
Was sind die Anzeichen für gute Kommunikation?
Die Ergebnisse einer effektiven Kommunikationspraxis sind leicht zu erkennen: Projekte werden erfolgreich und termingerecht abgeschlossen, da jeder weiß, was er zu tun hat; die Kommunikation innerhalb des Teams ist offen, professionell und herzlich; und die Mitarbeiter haben keine Angst, Fragen zu stellen oder zu beantworten.
Aber diese Verbesserungen beschreiben nur die Ergebnisse einer guten Kommunikation. Wie sieht gute Kommunikation in der Praxis aus?
Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Frage zu beantworten: durch die Betrachtung der Kommunikation auf der individuellen Ebene und auf der Teamebene.
Auf der individuellen Ebene zeigt der natürliche Kommunikator eine Reihe von konsistenten und vorhersehbaren Verhaltensweisen:
- Obwohl sie nicht unbedingt extrovertiert sind, scheuen sich natürliche Kommunikatoren nicht, auf andere Mitarbeiter zuzugehen.
- In überfüllten Räumen gehen sie aktiv umher und beteiligen sich an kurzen, aber dynamischen Gesprächen.
- Auf diese Weise entdecken sie neue Ideen und Kontakte, die das Team nutzen kann.
- Dieser Ideenaustausch hat einen Dominoeffekt, da der Kommunikator diese Ideen dann an viele verschiedene Mitarbeiter weitergibt, die sie wiederum an andere Mitarbeiter weitergeben, und so weiter.
- Natürliche Kommunikatoren sind keine egoistischen Redner, die vor allem versuchen, Gespräche zu monopolisieren. Sie hören mindestens so viel zu wie sie reden und sind in der Regel sehr engagierte und konzentrierte Zuhörer.
- Sie behandeln ihre Teamkollegen gleich und geben jedem die Chance, zu hören und gehört zu werden.
- Sie bitten aktiv um die Meinung von Teamkollegen, die weniger mitteilsam sind.
Gute Kommunikation hat auch auf Teamebene einige deutliche Merkmale:
- Die Teammitglieder reden und hören abwechselnd zu, anstatt dass einige wenige Teammitglieder das Gespräch an sich reißen.
- Die Kommunikation ist multidirektional: nicht nur von oben nach unten, sondern auch von unten nach oben und von Kollege zu Kollege.
- Das Team bleibt nicht isoliert. Die Teammitglieder gehen außerhalb des Teams, um Informationen zu erhalten, Ressourcen zu beschaffen und Kontakte zu knüpfen.
- Gute Kommunikation zeigt sich in der Körpersprache: Die Teammitglieder sehen sich beim Reden in die Augen und nutzen Mimik und Gestik, um ihren Standpunkt deutlich zu machen.
- Ein Team, das gut kommuniziert, gibt offenes und ehrliches Feedback.
- Die Teammitglieder teilen die gleichen Grundwerte und haben die gleichen Ziele, so dass sie von einem gemeinsamen Kontext und einer gemeinsamen Basis aus kommunizieren.
- Situative Führung ist häufiger anzutreffen. Dabei handelt es sich um einen flexiblen Führungsstil, der sich an die Bedürfnisse, Ziele und den Reifegrad des Teams anpasst und sich häufig dadurch auszeichnet, dass er eine Beziehung zu den Teammitgliedern aufbaut und das Beste aus ihnen herausholt.
Pentland hat in seiner Arbeit am Human Dynamics Laboratory am MIT herausgefunden, dass drei Aspekte der Kommunikation die Teamleistung vorhersagen: Energie, Engagement und Erkundung.
- Energie: Dies wird an der Anzahl und Art des Austauschs gemessen, an dem die Teammitglieder teilnehmen.
- Engagement: Dies zeigt, wie die Energie innerhalb eines Teams verteilt ist; Teams, in denen die Energie sowohl hoch als auch gleichmäßig verteilt ist, haben ein hohes Engagement.
- Exploration: Dies misst das Engagement gegenüber Mitarbeitern außerhalb der Gruppe, wenn Teammitglieder Informationen sammeln und Ressourcen erwerben. Engagement und Erkundung stehen in der Regel in einem umgekehrten Verhältnis zueinander, da es sich um zeit- und energieaufwendige Prozesse handelt.
Teams mit hohem Engagement und hoher Energie waren in den Studien von Pentland die effizientesten. Eine unerwartete Erkenntnis ist jedoch, dass Teams mit geringer Energie und geringem Engagement tendenziell besser abschneiden als unausgewogene Teams – also solche mit hoher Energie, aber geringem Engagement oder umgekehrt. Dies deutet darauf hin, dass eine hohe Anzahl von Interaktionen allein nicht ausreicht; Die Interaktionen müssen die meisten, wenn nicht sogar alle Teammitglieder einbeziehen.
Pentland fand auch heraus, dass die bloße Anzahl des persönlichen Austauschs zwischen den Teammitgliedern mehr als ein Drittel der Varianz in der Leistung ähnlicher Teams vorhersagt. Doch mehr Austausch ist nicht unbedingt besser. Das Überschreiten einer idealen Schwelle für die Anzahl der Gespräche – in der Regel einige Dutzend Gespräche pro Arbeitsstunde – ist der Leistung sogar abträglich. Pentland fand heraus, dass die Zeit, die die Teamkollegen miteinander verbringen, für die Teamleistung von „entscheidender Bedeutung“ ist und mehr als die Hälfte der positiven Veränderungen im Kommunikationsverhalten ausmacht.
Hindernisse für eine gute Teamkommunikation
Kommunikation ist ein Prozess, der wie jeder andere auch, gestört oder blockiert werden kann. Die Hindernisse für eine effektive Kommunikation sind vielfältig, manche offensichtlich, andere nicht.
- Physikalische Hindernisse: Dazu gehören Räume, die für eine Konversation nicht geeignet sind, weil sie laut, ungünstig angeordnet oder zu klein (oder sogar zu groß) sind. Remote-Teams und Sitzordnungen, bei denen die Mitarbeiter weit voneinander entfernt sitzen, können die Kommunikation beeinträchtigen, ebenso wie ein Chef, der separat sitzt.
- Zu viel Zweisamkeit: Ironischerweise können auch ein Mangel an Privatsphäre und häufige Unterbrechungen die Qualität der Kommunikation beeinträchtigen. Die Forscherin Gemma Irving von der University of Queensland fand heraus, dass Großraumbüros am besten für Teams geeignet sind, deren Teammitglieder häufig an zusammenhängenden Aufgaben arbeiten und Informationen in vielen kurzen Gesprächen austauschen. Längere Gespräche lassen sich am besten in privaten Räumen führen, weil die Mitarbeiter eher bereit sind, sich ausführlich zu unterhalten, wenn sie nicht belauscht werden, fand sie heraus.
- Sprachliche und kulturelle Barrieren: Diese sind offensichtliche Kommunikationsblocker und stehen der Teambindung und dem Vertrauen im Wege.
Chase Hughes, Mitbegründer des Entwicklungsunternehmens Vartheta, leitet ein Team von 200 Remote-Entwicklern in mehreren Ländern und stößt dabei häufig auf Kommunikationsbarrieren. Er empfiehlt, sich sehr präzise auszudrücken, die Teammitglieder zu bitten, Ihnen ihr Verständnis des Auftrags zu wiederholen und alles gut zu dokumentieren, damit die Teammitglieder später auf die Anleitung zurückgreifen können.
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Größe der Gruppe: Die Meinungen über die optimale Anzahl der Mitglieder gehen weit auseinander, aber es ist eindeutig nicht hilfreich, zu viele oder zu wenige Mitarbeiter im Team zu haben. Die meisten Untersuchungen scheinen sich auf vier bis fünf als ideale Anzahl zu einigen, wobei eine einflussreiche Studie sieben bevorzugt.
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Zwischenmenschlicher Konflikt: Konflikte sind nicht per se schlecht, vor allem wenn sie respektvoll gehandhabt werden und wichtige Fragen zur Arbeit des Teams zur Diskussion stellen. Aber Konflikte, die aus persönlichen Konflikten, Machtkämpfen oder dysfunktionalen Verhaltensweisen entstehen, können die Kommunikation im Team beeinträchtigen. Wenn Sie von Anfang an für eine gute Kommunikation sorgen, können Sie das Entstehen einiger dieser Probleme verhindern.
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Unterlassene Weitergabe von Teamwissen: Eine gute Kommunikation ist schwierig, wenn die Mitarbeiter nicht von einer gemeinsamen Basis ausgehen. Dies kann vor allem dann ein Problem sein, wenn es in einem Team zu Fluktuation kommt und die Neulinge den Verlauf der Erfolge und Misserfolge des Teams nicht kennen. Im Jahr 2000 haben Forscher der Universität St. Gallen in der Schweiz ein umfassendes Fünf-Ebenen-Modell für das Management von Teamwissen vor.
Wann Sie Ihr Communication Framework zurücksetzen sollten
Haben neue Teammitglieder Probleme damit, Ihre Kommunikationsmethoden zu beherrschen? Verbringen Sie zu viel Zeit damit, alle auf die gleiche Seite zu bringen, oder kommt es in Ihrem Team häufig zu Missverständnissen?
Wenn ja, könnte Ihre Kommunikationsstrategie von einer Neuausrichtung profitieren. Stellen Sie sich die folgenden Fragen. Wenn Sie viel Raum für Verbesserungen sehen, ist es an der Zeit, Ihren Kommunikationsansatz zu überdenken.
- Weiß jeder genau, was jeder andere tut?
- Versteht jeder Ihre Sprache, Ihre Begriffe und Ihren Fachjargon?
- Gibt es klare und etablierte Wege, wie Kommunikation von außerhalb des Teams an die Gruppe weitergegeben werden kann?
- Sind die gemeinsamen Ressourcen leicht zu finden und zugänglich?
- Wenn Sie mehr als einen Kommunikationskanal nutzen, weiß dann jeder, welchen er wann nutzen sollte?
- Fühlen sich die Mitarbeiter wohl dabei, ehrlich zu sein und sich an Diskussionen zu beteiligen?
Best Practices für effektive Kommunikation in Teams
Obwohl effektive Kommunikationsstile flexibel sind und sich an die jeweilige Situation anpassen, haben sich einige Best Practices herauskristallisiert. Diese Regeln sind am besten als Richtlinien zu verstehen, die modelliert und gefördert, nicht aber erzwungen werden sollten.
Die wichtigsten Praktiken lassen sich in drei Kategorien einteilen: Mitarbeiter, Konversation und Nachrichtenübermittlung.
Mitarbeiter-Regeln:
- Jeder nimmt teil: Teammitglieder beteiligen sich nicht nur an der Arbeit, sondern auch an den Diskussionen. Wenn nur ein paar Mitarbeiter das Wort ergreifen, ist die Kommunikation nicht effektiv. Wirklich effektive Kommunikation ist 360 Grad.
- Jeder wird gehört: Die Konsequenz aus der Tatsache, dass jeder an einem Gespräch teilnimmt, ist, dass auch jeder zuhören muss.
- Jeder wird respektiert: Wenn Sie die ersten beiden Regeln befolgen, wird die dritte ein Kinderspiel. Wenn Mitarbeiter sehen, dass ihre Beiträge geschätzt werden, sind sie zufriedener und ihr Engagement für das Team und seine Ziele nimmt zu.
- Jeder kennt jeden: Oder sie versuchen es zumindest, ein bisschen auf einmal. Bei dieser Regel geht es nicht darum, dass man seine Teamkollegen persönlich kennt – obwohl das hilfreich sein kann. Vielmehr geht es darum, ihre Stärken und Schwächen, ihre Beweggründe und ihre Perspektiven kennenzulernen.
Gesprächsregeln:
- Fragen stellen: Niemand sollte ein schlechtes Gewissen haben, wenn er eine Frage stellt, die er nicht ganz verstanden hat. Das Stellen von Fragen hilft allen, das gegenseitige Verständnis zu klären und verbessert die Abstimmung im Team.
- Prüfen Sie, ob alle verstanden haben: Der Redner hat die Pflicht, sich zu vergewissern, dass jeder die Botschaft verstanden hat. Lassen Sie Zeit für Fragen und geben Sie Ihren Teamkollegen nicht das Gefühl, dumm zu sein, wenn sie um Klärung bitten.
- Seien Sie sich bewusst, dass es nicht jeder sofort verstehen wird: Trotz aller Bemühungen versteht nicht jeder die beabsichtigte Botschaft sofort. Daher ist es wichtig, dass Sie nachfassen und die Botschaft verstärken.
Botschaftsregeln:
- Fassen Sie sich kurz: Seien Sie kurz und bündig. So bleiben Ihre Botschaften besser im Gedächtnis, Sie sparen Zeit und verhindern, dass ein oder zwei Teamkollegen den Diskurs monopolisieren.
- Zusammenfassen und nachbereiten: Fassen Sie Ihre Botschaft zusammen und wiederholen Sie sie mehrmals, wenn Sie sie vortragen und auch im Anschluss daran. Nachfassaktionen sollten prägnant sein. Verwenden Sie ein einheitliches Format für Nachfassaktionen.
- Wählen Sie Ihre Kanäle mit Bedacht aus: Wählen Sie einen zentralen Kommunikationskanal und stellen Sie sicher, dass jeder weiß, welcher das ist. Wenn die Mitarbeiter mit zu vielen Plattformen jonglieren müssen, gehen die Dinge durch die Lappen. Auf die Auswahl der richtigen Kanäle und Tools werden wir später noch genauer eingehen.
Die besten Tipps der Experten: Wie können Sie die Kommunikation in einem Team verbessern?
In diesem Abschnitt finden Sie die besten Erkenntnisse von erfahrenen Teamleitern und Beratern zur Verbesserung der Kommunikation im Team. Sie können auch eine druckbare und gemeinsam nutzbare Version herunterladen hier.
1. Definieren Sie Rollen und Ziele klar: Lassen Sie die Mitarbeiter wissen, wofür sie zuständig sind. Die Klärung von Verantwortlichkeiten und die Forderung nach Verantwortlichkeit gibt jedem die Möglichkeit, sich in das Team einzufügen. Natürlich sollten die Aufgaben auf der Grundlage der individuellen Stärken zugewiesen und ausgeführt werden. Deshalb ist es so wichtig, dass die Teamleiter die Mitarbeiter kennen, die ihnen unterstellt sind. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, um Hilfe zu bitten und diese auch anzubieten. Dadurch wird die Kommunikation zielgerichteter und die Produktivität steigt. Und vergessen Sie nicht, dass es das Vertrauen in das Team stärkt, wenn Fehler passieren, indem man gemeinsam die Verantwortung dafür übernimmt, anstatt nach Sündenböcken zu suchen.
2. Lernen Sie, wie Mitarbeiter gerne kommunizieren:
Deborah Sweeney, CEO von MyCorporation.com, rät Ihnen, Ihren Stil an das anzupassen, was für die einzelnen Mitglieder Ihres Teams am besten funktioniert. „Ermitteln Sie zunächst die Kommunikationsstile der Teammitglieder, anstatt davon auszugehen, dass jeder auf die gleiche Weise kommuniziert. Eine Größe passt nicht für alle“, sagt sie. „Einige Mitglieder fühlen sich vielleicht wohler, wenn sie sich persönlich besprechen, eine E-Mail schicken oder sogar über eine Messenger-App wie Slack chatten können. Wenn Sie erst einmal herausgefunden haben, wie Sie die einzelnen Teammitglieder am besten erreichen, können Sie sich besser auf das Team und seine Bedürfnisse einstellen.“
3. Setzen Sie auf Kommunikation in beide Richtungen, einschließlich Feedback und Umfragen: Seien Sie als Teamleiter ehrlich und offen zu Ihrem Team – und erwarten Sie manchmal die gleiche Ehrlichkeit zurück. Feedback ist am besten, wenn es auf Gegenseitigkeit beruht.
Tracy Julien, Vizepräsidentin des Altersvorsorgeunternehmens GuidedChoice, empfiehlt eine kurze, wöchentliche Besprechung des Teams, die über die Agenda des Projekts hinausgeht. „Vermeiden Sie ein einseitiges Gespräch und stellen Sie sicher, dass jeder ermutigt wird, sich an der Diskussion zu beteiligen. Es ist zwar wichtig, ein professionelles Umfeld aufrechtzuerhalten, aber lassen Sie die Diskussion auch für allgemeinere Themen offen und erlauben Sie Ihren Mitarbeitern, neben den beruflichen auch persönliche Erfolge zu diskutieren. Das gibt Ihrem Team die Gelegenheit, sich auf einer persönlicheren Ebene kennenzulernen und das Verhältnis im Büro zu verbessern“, sagt Julien. Wenn Sie das Gefühl haben, dass es Ihrem Team unangenehm sein könnte, ehrlich zu sein, sind anonyme Umfragen ein gutes Tool.
4. Seien Sie sich über Ihre Mission im Klaren: Kommunikation lässt sich am besten auf einem Fundament gemeinsamer Werte und dem Engagement für ein gemeinsames Ziel aufbauen.
Michael Murphy, CEO des Unternehmens für medizinische Lösungen HealthChannels, ist der Ansicht, dass „[ein] Teamleitbild die Ziele von der Priorität zur Leidenschaft erhebt. Die Mission ist klar und die individuelle Kommunikation wird auf missionskritische Themen gestrafft.“
5. Haben Sie eine Politik der offenen Tür:
Jacob Dayan, CEO der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft CommunityTax, erklärt: „Alles andere als eine Politik der offenen Tür schafft ein Umfeld, in dem die Mitarbeiter bis zur geplanten Zeit warten, um Fragen zu stellen oder Bedenken vorzubringen, aber mit einer Politik der offenen Tür können Probleme in Echtzeit kommuniziert und viel schneller angesprochen werden.“
6. Kennen Sie Ihre Mitarbeiter:
Michael Wilkinson, ein zertifizierter Master Facilitator bei Leadership Strategies, sagt, dass unterschiedliche Werte oder Erfahrungen eine der Hauptursachen für Unstimmigkeiten unter Teammitgliedern sind. Er empfiehlt, die wichtigsten Werte für jede Person zu ermitteln und dann Lösungen zu finden, die diese Werte miteinander verbinden.
7. Vergessen Sie den Spaß nicht: Übungen und Spiele können helfen, Vertrauen, Vertrautheit, Moral und Bindung aufzubauen. In diesem Artikel finden Sie viele Ideen und dieses Tool hilft Ihnen, die richtige Aktivität für Ihr Team zu finden. Wenn Ihr Team keine Lust auf Spiele hat, denken Sie daran, dass es brauchbare Alternativen gibt, wie z. B. längere Mittagspausen und Hobbygruppen, die denselben Zweck erfüllen: Mitarbeiter dazu zu bringen, sich auch außerhalb des beruflichen Umfelds zu unterhalten.
8. Bewusstes Handeln kann helfen:
Die Führungsberaterin Divya Parekh schlägt vor, Achtsamkeit zu praktizieren. „[Sie] verhindert Fehlkommunikation und Missverständnisse zwischen Gruppenmitgliedern aufgrund von Voreingenommenheit, Urteilsvermögen und Ego-Spielen. Achtsamkeit funktioniert, weil sie die Voraussetzungen für Nichtbeurteilung, Selbsterkenntnis und Mitgefühl schafft“, stellt sie fest. „Nichtbeurteilung entwickelt aktives Zuhören und baut Vertrauen auf – die Grundlage für eine ehrliche Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. Das Ergebnis ist, dass Sie eine klare, vollständige und präzise Botschaft vermitteln können.“ Es gibt auch formale Kommunikationsmodelle und Schulungen, die helfen. Eine 2013 durchgeführte Studie von Forschern der University of Washington ergab, dass ein Modell namens TeamSTEPPS die Kommunikation unter den medizinischen Mitarbeitern verbessert und die Patientensicherheit erhöht.
9. Nutzen Sie die Technologie: Tools wie Projektmanagement-Software können die Transparenz innerhalb des Teams erhöhen, und das McKinsey Global Institute hat herausgefunden, dass das durchschnittliche Teammitglied, das mehr als ein Viertel der Arbeitszeit mit der Verwaltung von E-Mails und ein Fünftel mit der Suche nach bestimmten Informationen oder Personalressourcen verbringt, die Zeit, die es für die Suche nach Informationen aufwendet, um mehr als ein Drittel reduzieren kann, wenn sein Unternehmen intern soziale Medien nutzt.
10. Face-to-Face bleibt entscheidend: Die digitale Kommunikation ist zwar praktisch und effizient, aber für heikle und wichtige Gespräche ist die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht immer noch notwendig.
„Es ist in Ordnung, nebenbei Einzelgespräche zu führen – achten Sie nur darauf, dass Sie die Entscheidungen und Ergebnisse ins Team zurücktragen“, sagt Beraterin Lisa Sansom. „Das gilt sogar für zwischenmenschliche Schwierigkeiten. Wenn Sandy ein Problem mit Kim hat, können sie es unter vier Augen besprechen und eine Lösung finden – und diese Lösung dann dem Team mitteilen.“
11. Sagen Sie „Ja, und...“:
Jennifer Oleniczak-Brown von The Engaging Educator, die mit Unternehmen wie Viacom, AirBnB und Wells Fargo zusammenarbeitet, um Mitarbeiter darin zu schulen, ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern, sagt, dass ein einziges Wort (wie „aber“) die Kommunikation entgleisen lassen kann, weil es „das, was gerade gesagt wurde, herunterspielt und eine Meinung über eine andere stellt.“ Sie schlägt vor, das „aber“ durch „ja, und...“ zu ersetzen. „Das „und“ eröffnet Möglichkeiten, während das „aber“ sie ausschließt“, erklärt sie.
Remote-Teams: Kommunikationsherausforderungen und Wege, sie zu überwinden
Wenn Sie Remote-Mitglieder oder ein komplett Remote-Team haben, wird die Kommunikation im Team noch komplexer. Hier ist der Grund dafür: Wir nehmen viele nonverbale Informationen auf, wenn eine Person direkt vor uns steht und wir ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht führen. Wenn dies nicht der Fall ist und das Gespräch synchron geführt wird, ist es etwas schwieriger, wenn auch nicht unmöglich, die Bedeutung abzuleiten, da synchrone Gespräche oft auf der Stimme basieren.
Bei der asynchronen Kommunikation hingegen ist der reine Text die häufigste Wahl, und es ist viel einfacher, das geschriebene Wort falsch zu verstehen als das gesprochene.
Mit einer zunehmend mobilen, kollaborativen und internationalen Belegschaft wird die Arbeit in Remote-Teams oder verteilten Teams immer üblicher. Wie können wir also die Fallstricke der Kommunikation umgehen?
- Wählen Sie die Kommunikationskanäle mit Bedacht: Wenn Sie zu viele Kanäle haben, kann es sehr schnell chaotisch werden. Es ist leicht genug, einen weiteren Kommunikationskanal zu öffnen, wenn Sie ihn wirklich brauchen, aber es ist nicht ganz so leicht, einen Kanal wieder zu schließen, wenn er einmal in Gebrauch ist. Und wenn Sie mehrere Kanäle nutzen müssen, sollten Sie für jeden einen bestimmten Zweck festlegen. Häufig werden Sie feststellen, dass die beste Lösung eine Kommunikationsplattform mit mehreren Kanälen ist, die die Möglichkeit bietet, Textnachrichten zu versenden, Sprach- und Videoanrufe zu tätigen, Nachrichten aufzuzeichnen und Dateien für den Einzel- oder Gruppenzugriff anzuhängen.
- Nutzen Sie Arbeitsmanagement-Technologie: Da Remote-Team-Arbeit immer von der Technik abhängig ist, sollten Sie Tools für die Unternehmenskommunikation, das Aufgabenmanagement und die Fortschrittsverfolgung in Betracht ziehen, mit denen Sie Kalender und Zeitpläne über mehrere Zeitzonen hinweg verwalten können. Diese Tools können auch ein weiteres Problem lösen, das bei Remote-Arbeit immer wieder auftritt: herauszufinden, wer was zu tun hat und ob es schon erledigt ist.
- Vergessen Sie nicht das menschliche Element: Erinnern Sie sich daran, dass die Zugehörigkeit zu einem Remote-Team nicht bedeutet, dass Sie sich nicht mit Ihren Remote-Kollegen austauschen können. Schaffen Sie einen Raum, der das virtuelle Äquivalent zum Wasserspender ist und in dem sich die Kollegen über Dinge außerhalb der Arbeit unterhalten können. Und vergessen Sie nicht, die persönlichen Momente zu feiern (Beförderungen, Geburtstage, die Geburt von Kindern), denn all diese Dinge verdienen in der virtuellen Welt genauso viel Anerkennung wie in der realen.
- Achten Sie beim Verfassen von schriftlichen Nachrichten besonders auf die richtigen Nuancen: Schnoddrige oder unbedachte Bemerkungen, die in der realen Welt für Lacher sorgen, können in einem anderen Kontext, einem anderen Land oder einer anderen Kultur unpassend sein. Und sobald Sie auf „Senden“ klicken, sind sie für immer gespeichert.
- Wägen Sie ein virtuelles Teamkommunikationstraining (VTC-Training) ab: Dies verbessert nachweislich den Zusammenhalt des Teams und die Zufriedenheit mit dem Prozess. VTC-Training muss auch kein aufdringlicher oder umfangreicher Prozess sein: In einer Studie aus dem Jahr 1999 umfasste ein dreistufiger Schulungsprozess eine Einführung in die Teamdynamik und die typische Besprechung; eine Untersuchung der Probleme bei der virtuellen Kommunikation und wie man sie lösen kann; und einen Überblick über Netiquette und digitale Semiotik. Dieses Training führte zu einer besseren Leistung der geschulten Teams im Vergleich zu den Kontrollteams.
- Gelegenheiten zur persönlichen Interaktion einbauen:
Aaron Vick, Chief Strategy Officer bei Cicayda, einem Unternehmen für juristische Software, das hauptsächlich Remote-Teams beschäftigt, ermutigt Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens, mit anderen zusammenzuarbeiten, idealerweise mit Kollegen, aber auch mit anderen außerhalb des Unternehmens. Remote-Arbeit bedeutet nicht, dass man ein behütetes Leben in einem Zimmer führt und langsam Katzen sammelt. Nehmen Sie sich einen Tag Zeit, um in einem Coworking Spot oder Café zu arbeiten“, schlägt er vor.
Wie man einen Team-Kommunikationsplan erstellt
Wie wir bereits erwähnt haben, kann die Kommunikation optimiert werden, wenn sich alle Beteiligten darüber einig sind, wie, wo und wann sie kommunizieren sollen. Anstatt dies spontan zu regeln, können Sie eine bessere Kommunikation fördern, indem Sie einen Kommunikationsplan für das Team erstellen.
Hier sind die wichtigsten Schritte. Unten können Sie eine Vorlage und ein Beispiel herunterladen.
- Besprechen Sie im Team die wichtigsten Vorgehensweisen und holen Sie sich die Zustimmung der Mitarbeiter. Legen Sie Regeln und Normen für die Reaktionszeit auf Nachrichten fest, wer auf welche Unterlagen kopiert werden muss, wo die Unterlagen aufbewahrt werden und wer für die Pflege all dieser Unterlagen verantwortlich ist. Seien Sie konkret: Sagen Sie nicht: „Reagieren Sie schnell auf E-Mails“, sondern: „Reagieren Sie innerhalb von 24 Stunden.“
- Wählen Sie digitale Tools. Entscheiden Sie, welche Plattformen und Anwendungen Sie für jede wichtige Kommunikationsfunktion verwenden werden. Sorgen Sie dafür, dass Schulungen angeboten werden, und beschränken Sie die Mitarbeiter auf die Nutzung der vereinbarten Kanäle.
- Kümmern Sie sich um Mitarbeiter, die sich nicht daran halten. Wenn beispielsweise jemand seine Frage nicht im Slack-Kanal des Teams postet, sondern sich privat an eine Person wendet, können andere nicht von den Informationen profitieren. Finden Sie heraus, warum die betreffende Person den Kanal nicht nutzt, und ermutigen Sie sie, sich daran zu beteiligen. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter, die regelmäßig geplante Anrufe oder Besprechungen verpassen, wissen, dass Sie es bemerkt haben, und fordern Sie sie auf, die Notizen mitzulesen.
- Gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und halten Sie sich an den Plan. Wenn er nach einiger Zeit nicht gut funktioniert, passen Sie den Plan an.
Beispiel für einen Team-Kommunikationsplan herunterladen
Planvorlage für Teamkommunikation herunterladen
Team Tools können helfen, die Kommunikation reibungsloser zu gestalten
Wenn Sie auf der Suche nach Tools für die Kommunikation sind, haben Sie die Qual der Wahl. Es gibt ein riesiges Angebot an Software-Tools für die Kommunikation, mit einer Vielzahl von Funktionen. Wie wählen Sie also das richtige für sich aus?
Überlegen Sie zunächst, welche Funktionen Sie wirklich benötigen. Es gibt drei große Funktionskategorien: Teamkommunikation, Arbeitsmanagement und Zusammenarbeit.
- Teamkommunikation: Diese Tools wurden entwickelt, um die Kommunikation über eine Kombination aus Text, Audio und Video zu erleichtern. Sie werden heute von fast allen Teams verwendet.
- Arbeitsmanagement: Diese Tools helfen Teams bei der Durchführung eines festen Prozesses, der mehrere spezielle Funktionen oder Phasen umfasst, die die Arbeit durchlaufen muss. Sie dienen dazu, den Fortschritt zu dokumentieren, den Übergabeprozess zu beschleunigen und den Überblick über die Arbeitsaufgaben zu behalten, während sie den Workflow des Teams durchlaufen.
- Kollaborationstools: Diese Tools ermöglichen es den Teammitgliedern, gleichzeitig an der gleichen Arbeit zu arbeiten, indem sie eine cloudbasierte, bearbeitbare Version des Projekts erstellen. Sie werden von Teams verwendet, in denen mehrere Mitglieder mit ähnlichen Fähigkeiten gleichzeitig an demselben Projekt arbeiten.
Sobald Sie Ihre Tools eingerichtet haben, „stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, wo es je nach Thema richtig kommunizieren muss“, sagt Vivek Chugh, CEO der Checklisten-App Listables. „Sobald das erledigt ist, ist es äußerst wichtig, dass Ihre anfänglichen Aufgaben prägnant, entschlossen und fokussiert sind, damit das Team genau weiß, welche Ergebnisse erwartet werden und welche Aufgaben sie haben. Auf diese Weise werden einige Probleme angegangen. Erstens wird dadurch die Verantwortlichkeit erhöht, so dass niemand im Team sagen kann, er sei unklar gewesen, habe die Nachricht nicht erhalten oder habe das Fälligkeitsdatum nicht gewusst. Zweitens können alle Probleme oder Fragen, die auftauchen, schnell und einfach gelöst werden“, fügt sie hinzu.
Die Unterscheidungen zwischen den drei Kategorien sind nicht fest definiert. Sie können leicht ein Tool oder eine Suite von Tools finden, die alle drei Funktionen bieten. Dennoch gibt es einige Überlegungen und einige digitale Hausarbeiten, die Sie bei der Auswahl von Tools für Ihr Team berücksichtigen müssen.
- Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass der Zugang auf die richtigen Mitarbeiter beschränkt ist. Einige können über eine Website-URL öffentlich zugänglich gemacht werden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Tool nicht auf diese Weise konfiguriert ist. Je nach Art Ihrer Arbeit muss der Datenfluss zu und von den Servern des Tools sowie alles, was in der Cloud gespeichert ist, gesichert und verschlüsselt werden.
- Nachrichtenübermittlung: Das Tool muss mindestens über einen umfangreichen, durchsuchbaren Nachrichtenverlauf verfügen; Funktionen zum Bearbeiten, Löschen und Freigeben von Nachrichten; die Möglichkeit, wichtige Unterhaltungen zu markieren; und das Teilen von Dateien ermöglichen. Alle Audio- und Videokanäle müssen ebenfalls Teil desselben Tools sein. Sie haben die Wahl: Kanäle, Räume oder Gruppen, um Unterhaltungen nach Thema, Projekt oder Team zu trennen; direkte Nachrichten an einzelne Mitarbeiter; Nachrichten mit einem Thema; Freiform-Chat; Emojis und GIFs; und einen begrenzten oder unbegrenzten durchsuchbaren Nachrichtenverlauf, je nachdem, wie viel Sie bezahlen. Weitere Funktionen sind offene Foren, private Teambereiche und die Verschlüsselung von Nachrichten.
- Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit: Diese Faktoren sind selbsterklärend. Ein Cloud-basiertes Tool ist oft die beste Wahl, da es einen einfachen Remote-Zugriff und allgemeine Zuverlässigkeit bietet. Es gibt jedoch einen Kompromiss in Bezug auf die Sicherheit, da Daten, die in der Cloud gespeichert sind, anfälliger sind als Daten, die nur auf sicheren lokalen Systemen gespeichert sind. Verleger und Forscher sind beispielsweise sehr wählerisch bei der Auswahl von Cloud-basiertem Speicher für sensible Arbeiten, die noch nicht veröffentlicht sind.
- Kompatibilität: Viele, aber nicht alle, Tools sind plattformübergreifend, so dass Mitarbeiter mit verschiedenen Geräten und Betriebssystemen auf die Tools zugreifen können.
- Kosten: Viele Tools haben kostenlose und Premium-Versionen. Unternehmensversionen basieren in der Regel auf einem Abonnement, aber die Preise können je nach Anzahl der Benutzer und der Kapazität von Funktionen wie Dateifreigabe oder Cloud-Hosting variieren. Kaufen Sie nicht mehr, als Sie brauchen.
- Integrationen: Achten Sie darauf, dass Ihr Tool mit den anderen von Ihnen verwendeten Anwendungen integriert werden kann.
- Kundenbetreuung: Prüfen Sie Bewertungen und fragen Sie andere Kunden, ob es einfach ist, Antworten auf Fragen zu erhalten und Probleme zu lösen.
- Datei-Hosting und gemeinsame Nutzung: Diese Funktionen machen Dokumente und Ressourcen für alle Teammitglieder leicht zugänglich. Einige Tools können diese Elemente auch durchsuchbar machen. Wenn Sie jedoch Dokumente online speichern (die in irgendeiner Weise sensibel sind), ist es wichtig, dass die Datenübertragungen in die und aus der Cloud sowie alle Daten in der Cloud verschlüsselt und sicher sind. Einige Unternehmen verbieten sogar die Verwendung bestimmter Tools für die Speicherung in der Cloud aufgrund ihrer Datensicherheitsrichtlinien und des Verlaufs von Datenschutzverletzungen.
- Arbeitsverwaltung: Diese Funktionen reichen von einfachen To-Do-Listen und Aufgabentafeln für Teams und Einzelpersonen bis hin zu Kanban-Tafeln für ein vollständiges Workflow-Management. Diese Tools verfügen in der Regel über integrierte Benachrichtigungen oder Alarme, die Sie einrichten können, um über den Arbeitsfortschritt auf dem Laufenden zu bleiben.
Beispiele für Team Communication Tools im Vergleich
Der einfachste Weg, diese Funktionen zu verstehen, ist, sie in Aktion zu sehen. Es gibt Dutzende, wenn nicht Hunderte von Lösungen, die sich selbst als Tools für die Teamkommunikation positionieren. Da sie sich in ihrer Intention und Komplexität stark unterscheiden, haben wir einige Beispiele ausgewählt, die wir näher betrachten möchten.
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