Überblick über die Kostenschätzung
Bei der Kostenschätzung geht es um die Vorhersage der Kosten für die Durchführung eines Projekts mit einem bestimmten Umfang. Sie ist das wichtigste Element des Projektkostenmanagements, einem Wissensgebiet, das die Planung, Überwachung und Kontrolle der monetären Kosten eines Projekts umfasst. (Projektmanagement wird bereits seit den 1950er Jahren praktiziert.) Die ungefähren Gesamtkosten des Projekts, die so genannte Kostenschätzung, werden zur Genehmigung des Projektbudgets und zur Verwaltung der Kosten verwendet.
Professionelle Kalkulatoren verwenden definierte Techniken, um Kostenschätzungen zu erstellen, die zur Beurteilung der finanziellen Machbarkeit von Projekten, zur Budgetierung der Projektkosten und zur Überwachung der Projektausgaben verwendet werden. Eine genaue Kostenschätzung ist entscheidend für die Entscheidung, ob ein Projekt in Angriff genommen werden soll, für die Festlegung des Umfangs eines Projekts und um sicherzustellen, dass die Projekte finanziell machbar bleiben und Kostenüberschreitungen vermieden werden.
Kostenschätzungen werden in der Regel überarbeitet und aktualisiert, wenn der Umfang des Projekts präziser wird und wenn Projektrisiken erkannt werden – wie der Project Management Body of Knowledge (PMBOK) feststellt, ist die Kostenschätzung ein iterativer Prozess. Eine Kostenschätzung kann auch dazu dienen, eine Projektkosten-Baseline zu erstellen, die als Meilenstein-basierter Vergleichspunkt für die Bewertung der tatsächlichen Kostenentwicklung eines Projekts dient.
Schlüsselkomponenten einer Kostenschätzung
Eine Kostenschätzung ist eine Zusammenfassung aller Kosten, die für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts anfallen, und zwar vom Beginn bis zum Abschluss (Projektdauer). Diese Projektkosten können auf verschiedene Weise und in verschiedenen Detaillierungsgraden kategorisiert werden, aber die einfachste Klassifizierung teilt die Kosten in zwei Hauptkategorien ein: direkte Kosten und indirekte Kosten.
- Direkte Kosten sind im Großen und Ganzen die Kosten, die direkt mit einem einzelnen Bereich (z. B. einer Abteilung oder einem Projekt) verbunden sind.) Im Projektmanagement sind die direkten Kosten Ausgaben, die ausschließlich für ein bestimmtes Projekt in Rechnung gestellt werden. Sie können die Löhne des Projektteams, die Kosten für Ressourcen zur Herstellung physischer Produkte, Treibstoff für Geräte und die Kosten für die Bewältigung projektspezifischer Risiken umfassen.
- Indirekte Kosten hingegen lassen sich nicht einer bestimmten Kostenstelle zuordnen und fallen stattdessen bei einer Reihe von Projekten gleichzeitig an, manchmal in unterschiedlicher Höhe. Im Projektmanagement werden Qualitätskontrolle, Sicherheitskosten und Versorgungsleistungen in der Regel als indirekte Kosten eingestuft, da sie auf mehrere Projekte verteilt sind und nicht direkt einem einzelnen Projekt in Rechnung gestellt werden können.
Eine Kostenschätzung ist jedoch mehr als eine einfache Auflistung von Kosten: Sie beschreibt auch die Annahmen, die den einzelnen Kosten zugrunde liegen. Diese Annahmen (zusammen mit den Schätzungen der Kostengenauigkeit) werden in einem Bericht zusammengestellt, der als Basis der Schätzung bezeichnet wird und in dem auch die Kostenausschlüsse und -einschlüsse detailliert aufgeführt sind. Der Bericht über die Grundlagen der Schätzung ermöglicht es den Projektbeteiligten, die Projektkosten zu interpretieren und zu verstehen, wie und wo die tatsächlichen Kosten von den geschätzten Kosten abweichen können.
Neben den allgemeinen Klassifizierungen der direkten und indirekten Kosten lassen sich die Projektkosten in spezifischere Kategorien einteilen. Gängige Arten von Kosten sind:
- Arbeit: Die Kosten für die menschliche Anstrengung, die für die Erreichung der Projektziele aufgewendet wird.
- Materialien: Die Kosten für Ressourcen, die zur Herstellung von Produkten benötigt werden.
- Ausrüstung: Die Kosten für den Kauf und die Wartung der für die Projektarbeit verwendeten Ausrüstung.
- Dienstleistungen: Die Kosten für externe Leistungen, die ein Unternehmen für ein bestimmtes Projekt in Anspruch nimmt (Lieferanten, Auftragnehmer usw.).
- Software: Nicht-physische Computer-Ressourcen.
- Hardware: Physische Computer-Ressourcen.
- Räumlichkeiten: Die Kosten für die Anmietung oder Nutzung spezieller Geräte, Dienstleistungen oder Standorte.
- Notfallkosten: Kosten, die dem Projektbudget hinzugefügt werden, um bestimmten Risiken zu begegnen.
Erstellen Sie Projektkostenschätzungen an kritischen Punkten der Zeitachse
Kostenschätzungen sind für ein erfolgreiches Projektmanagement von entscheidender Bedeutung. Daher wird von den Teams erwartet, dass sie in der Konzeptions- und Definitionsphase eines Projekts eine einigermaßen genaue und zuverlässige Schätzung erstellen. Die Schätzungen werden in der Planungsphase auf ihre Genauigkeit hin überprüft, da die Projektbeteiligten und Sponsoren möglicherweise noch Änderungen verlangen, bevor sie bereit sind, ein Budget zu genehmigen. Nach dieser frühen Phase wird die Genauigkeit der Schätzungen systematisch erhöht.
Die Kostenschätzung ist ein fortlaufender Prozess, und Revisionen der Schätzungen sind normal, um die Genauigkeit während der gesamten Projektdurchführung zu gewährleisten. In der Regel werden für Arbeiten, die in naher Zukunft geplant werden, die genauesten Schätzungen vorgenommen, während für Arbeiten, die in größerer zeitlicher Entfernung geplant werden, weniger genaue Schätzungen vorliegen. Dieser Ansatz wird als rollierende Planung bezeichnet.
Detaillierte Kostenschätzungen werden in der Regel in weitere Detailstufen und Zusatzinformationen unterteilt. Diese Ergebnisse umfassen in der Regel:
- Kostenschätzungen für die Aktivitäten, aus denen sich ein Projekt zusammensetzt.
- Unterstützende Details, die den Schätzungen zugrunde liegenden Annahmen, die Quellen der Kostendaten und die Sensibilität der Kostenelemente umfassen.
- Änderungswünsche, die sich aus einer neueren, genaueren Kostenschätzung ergeben können.
- Aktualisierungen des Kostenmanagementplans, die z. B. durch Änderungen des Umfangs des Projekts erforderlich werden.
- Inputs für nachfolgende Planungsprozesse, die Kostenschätzungen verwenden.
Das Kontinuum der Genauigkeit bei Projektkostenschätzungen
Projektkostenschätzungen werden in Kategorien eingeteilt, die darauf basieren, wie gut der Umfang zum Zeitpunkt der Schätzung definiert ist, welche Arten von Schätztechniken verwendet werden und wie genau die Schätzungen im Allgemeinen sind. Diese Kategorien sind nicht standardisiert, aber sie beruhen alle auf der Erkenntnis, dass eine Kostenschätzung nur so genau sein kann, wie der Umfang des Projekts detailliert ist. In ihrem Handbuch zur Kostenschätzung klassifiziert die American Society of Professional Estimators (ASPE) Kostenschätzungen in der Reihenfolge ihrer zunehmenden Genauigkeit auf einer fünfstufigen Skala. Stufe 1 ist eine Schätzung in der Größenordnung und Stufe 5 ist ein endgültiges Angebot. Das U.S. Energieministerium verwendet eine ähnliche Fünf-Klassen-Skala, jedoch in umgekehrter Reihenfolge der Genauigkeit (Klasse 5 als Schätzung in der Größenordnung und Klasse 1 als endgültige Schätzung).
AACE International (früher Association for the Advancement of Cost Engineering) bietet ein hilfreiches Diagramm, das die wichtigsten Punkte zusammenfasst. Hier finden Sie einen Überblick über die Kategorien der Kostenschätzung:
Größenordnung der Schätzungen: Eine Schätzung in der Größenordnung oder ASPE-Klasse 5 ist eine äußerst grobe Kostenschätzung, die erstellt wird, bevor ein Projekt definiert ist. Sie basiert lediglich auf dem Urteil von Experten und den Kosten ähnlicher Projekte in der Vergangenheit. Eine grobe Schätzung wird in der Regel als eine Spanne von -25 % bis +75 % der tatsächlichen Projektkosten angegeben. Sie wird nur bei der Entscheidungsfindung auf hoher Ebene verwendet, um Projekte zu prüfen und festzustellen, welche Projekte finanziell machbar sind.
Zwischenschätzungen: Eine Zwischenschätzung kann mit Hilfe stochastischer oder parametrischer Techniken erstellt werden, wenn ein Projekt in einem begrenzten Umfang definiert ist. Wie bei einer Größenordnungsschätzung besteht ihr Hauptzweck darin, die Durchführbarkeit des Projekts auf der Grundlage des allgemeinen Projektkonzepts zu bestimmen.
Vorläufige Schätzungen: Eine vorläufige Schätzung wird erstellt, wenn die Deliverables eines Projekts ungefähr zur Hälfte definiert sind. Sie verwendet etwas detailliertere Informationen über den Umfang, um die Stückkosten einzubeziehen. Vorläufige Schätzungen sind genau genug, um als Grundlage für die Projektfinanzierung zu dienen. Einige Projektbudgets werden auf der Grundlage der vorläufigen Schätzung genehmigt.
Wesentliche Schätzungen: Bei einer substanziellen Schätzung wird ein einigermaßen abgeschlossener Projektentwurf verwendet, um eine ziemlich genaue Kostenschätzung zu erstellen, die hauptsächlich auf Stückkosten basiert. Zu diesem Zeitpunkt stehen die Ziele und Deliverables des Projekts fest, so dass eine substanzielle Schätzung genau genug ist, um ein Angebot oder eine Ausschreibung für die Durchführung eines Projekts zu erstellen. Substanzielle Schätzungen können auch zur Kontrolle der Projektausgaben verwendet werden.
Definitive Schätzungen: Eine endgültige Schätzung wird erstellt, wenn der Umfang eines Projekts und die zugehörigen Aufgaben fast vollständig definiert sind. Bei einer endgültigen Schätzung werden deterministische Schätztechniken, wie z. B. die Bottom-up-Schätzung, vollständig genutzt. Definitive Schätzungen sind die genauesten und zuverlässigsten und werden zur Erstellung von Angeboten, Ausschreibungen und Kostengrundlagen verwendet.
Natürlich bleiben auch definitive Schätzungen während der Projektdurchführung nicht statisch. Da alle Schätzungen auf zahlreichen Annahmen beruhen und von Risiken aller Größenordnungen abhängig sind, werden Kostenschätzungen häufig aktualisiert, wenn sich diese Grundannahmen wesentlich ändern oder zusätzliche Risiken auftreten. In diesem Fall wird die Kostenbasis des Projekts entsprechend überarbeitet, damit Sie die Projektleistung weiterhin genau beurteilen können.
Schätzungen aller Art werden mit einer Kombination von Schätztechniken (mit unterschiedlichem Genauigkeitsgrad) erstellt. Wie wir gesehen haben, stützen sich die genauesten Schätzungen eher auf deterministische Methoden als auf konzeptionelle Methoden.
Die wichtigsten Techniken zur Kostenschätzung: Beste Verwendungszwecke für Jedes
Um genaue Kostenschätzungen zu erstellen, verwenden Kostenschätzer eine Kombination von Schätztechniken, die unterschiedliche Genauigkeitsgrade ermöglichen. Obwohl der Kostenschätzer stets bestrebt ist, eine möglichst genaue Schätzung zu erstellen, muss er unter Umständen mit weniger genauen Schätzungen beginnen und diese überarbeiten, sobald der Umfang des Projekts und die Deliverables konkretisiert sind. Die am häufigsten verwendeten Techniken zur Kostenschätzung sind:
Analoges Schätzen: Die analoge Schätzung – auch Top-Down-Schätzung oder historische Kalkulation genannt – stützt sich wie das Expertenurteil auf historische Projektdaten, um Kostenschätzungen für neue Projekte zu erstellen. Die analoge Schätzung stützt sich auf ein eigens angelegtes Archiv historischer Projektdaten, die oft spezifisch für ein Unternehmen sind. Wenn eine Organisation wiederholt ähnliche Projekte durchführt, ist es einfacher, Parallelen zwischen den Deliverables eines Projekts und den damit verbundenen Kosten zu ziehen und diese je nach Umfang und Komplexität des Projekts anzupassen.
Analoge Schätzungen können recht genau sein, wenn sie zur Erstellung von Schätzungen für ähnliche Projekte verwendet werden und wenn Experten die Faktoren, die die Kosten beeinflussen, genau einschätzen können. So kann beispielsweise ein ähnliches Projekt, das vor drei Jahren durchgeführt wurde, als Grundlage für eine neue Kostenschätzung dienen. Passen Sie den Kostenvoranschlag nach oben an die Inflation, nach unten an den Umfang der benötigten Ressourcen und nach oben an den Schwierigkeitsgrad des Projekts an. Diese Anpassungen werden in der Regel als prozentuale Änderungen angegeben – ein neues Projekt erfordert vielleicht 10 Prozent mehr Vorbereitungszeit und 15 Prozent mehr an Ressourcen. Der Projektmanagement-Experte Rupen Sharma betont jedoch, dass man sicherstellen muss, dass die Projekte wirklich vergleichbar sind , da Projekte, die ähnlich erscheinen, wie z. B. der Straßenbau, je nach anderen Faktoren – wie z. B. der Landschaft und dem Klima vor Ort – in Wirklichkeit sehr unterschiedlich viel kosten können.
Schätzung von unten nach oben: Diese auch als analytische Schätzung bezeichnete Technik ist die genaueste Schätzmethode – sofern ein vollständiger Projektstrukturplan vorhanden ist. Ein Projektstrukturplan unterteilt die Deliverables eines Projekts in eine Reihe von Arbeitspaketen (jedes Arbeitspaket besteht aus einer Reihe von Aufgaben). Das Projektteam schätzt die Kosten für die Erledigung der einzelnen Aufgaben und erstellt schließlich eine Kostenschätzung für das gesamte Projekt, indem es die Kosten aller einzelnen Aufgaben und Arbeitspakete zusammenrechnet – daher der Name Bottom-up. Bottom-up-Schätzungen können auf das Wissen erfahrener Projektteams zurückgreifen, die besser in der Lage sind, Kostenschätzungen für Aufgaben zu erstellen.
Deterministische Schätzverfahren wie die Bottom-up-Schätzung sind zwar zweifellos die genauesten, können aber auch zeitaufwändig sein, insbesondere bei großen und komplexen Projekten mit zahlreichen Projektstrukturplan-Komponenten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass bei endgültigen Schätzungen auch Techniken wie die stochastische, parametrische und auf Expertenurteilen basierende Schätzung verwendet werden (wenn sich diese in frühen Schätzungen als ausreichend genau erwiesen haben). Abgesehen davon ist die Bottom-Up-Schätzung auch die vielseitigste Schätztechnik, die Sie für viele Arten von Projekten einsetzen können.
Parametrische Schätzung: Bei Projekten, die ähnliche Aufgaben mit einem hohen Grad an Wiederholbarkeit beinhalten, können Sie mit einer parametrischen Schätzungstechnik hochpräzise Schätzungen auf der Grundlage von Stückkosten erstellen. Um die parametrische Schätzung zu verwenden, unterteilen Sie das Projekt zunächst in Arbeitseinheiten. Dann müssen Sie die Kosten pro Einheit bestimmen und dann die Anzahl der Einheiten mit den Kosten pro Einheit multiplizieren, um die Gesamtkosten zu schätzen. Diese Einheiten können z. B. die Länge der zu verlegenden Rohrleitung oder die Fläche der zu streichenden Decke in Quadratmetern sein. Solange die Kosten pro Einheit genau sind, ermitteln Schätzer recht präzise und genaue Schätzungen.
Wie der Projektmanagement-Experte Dick Billows, Chief Executive Officer von 4PM.com, jedoch anmerkt, funktioniert die parametrische Schätzung nicht gut bei kreativen Projekten oder solchen mit geringer Wiederholbarkeit. Es ist zum Beispiel schwierig, die genauen Kosten pro Kapitel für die Bearbeitung eines Buches zu ermitteln, das von 12 verschiedenen Autoren geschrieben wurde, da jedes Kapitel wahrscheinlich einen anderen Arbeitsaufwand erfordert. Ebenso kann eine Autorin, die im Auftrag einen Fantasy-Roman schreibt, an manchen Stellen Schwierigkeiten haben, die Geschichte voranzutreiben, während sie an anderen Stellen völlig in den Fluss der Geschichte eintaucht. Daher ist die parametrische Kalkulation nur für Projekte mit gleichförmigen, wiederholbaren Aufgaben eine gute Wahl.
Vorlage für die parametrische Kostenschätzung unten herunterladen
Vergleichen Sie die Stärken und Schwächen der analogen, Bottom-Up- und parametrischen Kostenschätzung
Kosten der Qualität: Die Qualitätskosten sind ein Konzept, das im Projektmanagement – und im weiteren Sinne in der Produktherstellung – verwendet wird, um die finanziellen Kosten zu messen, die entstehen, wenn die Produkte den vereinbarten Spezifikationen entsprechen. Sie umfassen in der Regel die Kosten für die Vermeidung, Identifizierung und Behebung von Fehlern. Als ein Aspekt des Qualitätsmanagements sind die Qualitätskosten in der Regel indirekte Projektkosten.
Delphi-Kostenschätzung: Bei der Delphi-Schätzung handelt es sich um eine empirische Schätzungstechnik, die auf dem Konsens der Experten beruht und dazu beitragen kann, Diskrepanzen zwischen den Expertenschätzungen zu beseitigen. Ein Koordinator lässt Experten anonyme Kostenschätzungen mit Begründungen erstellen; Sobald diese anonymen Schätzungen vorliegen, erstellt und verteilt der Koordinator eine Zusammenfassung der Antworten und die Experten erstellen einen neuen Satz anonymer Schätzungen. Diese Übung wird in mehreren Runden wiederholt. Der Koordinator kann den Experten erlauben oder nicht, die Schätzungen nach jeder Runde zu diskutieren. Im Laufe der Übung sollten die Schätzungen konvergieren (was auf einen wachsenden Konsens zwischen den Schätzern hindeutet). Wenn ein Konsens über die Schätzungen erreicht wurde, beendet der Koordinator die Übung und erstellt eine endgültige konsensbasierte Schätzung.
Empirische Kalkulationsmethoden: Empirische Kalkulationsmethoden beruhen auf früheren Projekterfahrungen mit software- oder papierbasierten Systemen. Diese Methoden eignen sich gut für Projekte, die ähnlich sind und in bestimmten Branchen häufig durchgeführt werden. Ein Projektmanager, der eine empirische Kostenschätzung erhalten möchte, füllt ein Formular aus, in dem er die Merkmale und Parameter des Projekts angibt, und das System schätzt die Kosten auf der Grundlage der Art des Projekts. Da empirische Kostenschätzungsmethoden auf vorhandenen Daten beruhen und zunehmend automatisiert werden, sind sie eine genaue und zeitsparende Wahl für weniger komplizierte Projekte. Der Building Cost Information Service (BCIS) der Royal Institution of Chartered Surveyors, der die Kosten für den Wiederaufbau von Häusern berechnet, ist ein Beispiel für eine empirische Kostenberechnungsmethode.
Expertenurteil: Die am häufigsten für Größenordnungen und Zwischenschätzungen verwendete Methode der Expertenschätzung wird von Spezialisten durchgeführt, die wissen, wie viel ähnliche Projekte in der Vergangenheit gekostet haben. Dabei werden hauptsächlich Parallelen zwischen vergangenen und zukünftigen Projekten gezogen, um Schätzungen zu erstellen und anzupassen. Da es unwahrscheinlich ist, dass zwei Projekte identisch sind und die Projektarbeit in der Regel komplex ist, werden Schätzungen von Experten als Spanne angegeben. Während eine große Spanne in der Regel bedeutet, dass diese Schätzungen nur von begrenztem Nutzen sind, weist der Projektmanagement-Experte Billows darauf hin, dass solche großen Schätzungen nur dazu dienen, die Durchführbarkeit von Projekten aufzuzeigen und eine ungefähre Zahl zu liefern, um Projektmanager zur Verantwortung zu ziehen. In dieser Hinsicht sind sie „besser als Zusagen, die Sie nicht einhalten können“, sagt Billows.
Reserveanalyse: Die Reserveanalyse ist ein Oberbegriff für eine Reihe von Methoden, mit denen die Höhe der Rückstellungen für Unvorhergesehenes bestimmt werden kann. Dabei handelt es sich um Budgetzuweisungen für das Auftreten bekannter Risiken. Ein Ergebnis der Reserveanalyse ist eine Technik namens Padding, bei der die budgetierten Kosten für jede geplante Aktivität um einen festen Prozentsatz über die tatsächlich erwarteten Kosten hinaus erhöht werden. Für Aktivitäten auf dem kritischen Pfad können größere Prozentsätze als Auffüllung zugewiesen werden. Das Project Management Institute (PMI) schlägt auch andere Methoden zur Verwaltung von Sicherheitsreserven vor, darunter die Verwendung von Nullzeitaktivitäten, die parallel zu den geplanten Aktivitäten laufen, und die Verwendung von Pufferaktivitäten, die sowohl Zeit- als auch Kostenreserven enthalten.
Drei-Punkt-Schätzung: Die Drei-Punkte-Schätzung hat ihre Wurzeln in einer statistischen Methode namens PERT („Program Analysis and Review Technique“) , die zur Analyse von Aktivitäten, Projektkosten oder Dauern verwendet wird, indem optimistische, pessimistische und wahrscheinlichste Schätzungen für jede Aktivität ermittelt werden. Die Drei-Punkte-Schätzung verwendet eine Vielzahl von gewichteten Formelmethoden, um die erwarteten Kosten/Dauern aus den optimistischen, pessimistischen und wahrscheinlichsten Kosten/Dauern zu berechnen. Eine häufig verwendete Formel zur Erstellung von Schätzungen ist:
Erwarteter Wert = [Optimistische Schätzung + Pessimistische Schätzung + (4 x Wahrscheinlichste Schätzung)] ÷ 6
Die Standardabweichung wird ebenfalls berechnet, um Konfidenzintervalle für Schätzungen zu erstellen:
Standardabweichung = (Pessimistische Schätzung – Optimistische Schätzung) ÷ 6
Mit der Drei-Punkte-Schätzung können Wahrscheinlichkeitsverteilungen von Schätzungen in einer Reihe von Bereichen konstruiert werden. Bei der Kostenschätzung von Projekten können Schätzer eine Drei-Punkte-Schätzung der Kosten unter Verwendung optimistischer, pessimistischer und wahrscheinlichster Kosten erstellen. Bei Projekten, bei denen Deliverables in Zeiteinheiten mit festen Kosten gemessen werden, können Schätzer alternativ die erwartete Dauer als Anzahl der Einheiten verwenden und die Kosten über parametrische Schätzungen ermitteln. Denken Sie jedoch daran, dass Drei-Punkte-Schätzungen nur so gut sind wie ihre anfänglichen optimistischen, pessimistischen und wahrscheinlichsten Schätzungen – wenn diese nicht genau sind, sind die erwarteten Werte nutzlos.
Vorlage für die Drei-Punkte-Kostenvoranschläge herunterladen – Excel
U.S. Government Accountability Office (GAO) 12-Schritte-Prozess: Das GAO empfiehlt einen 12-stufigen Prozess zur Erstellung hochwertiger Kostenschätzungen. Der 12-Schritte-Prozess, der im Wesentlichen eine deterministische Schätztechnik darstellt, ist ein systematischer Ansatz, bei dem die Schätzer eine geeignete Schätztechnik für jede Komponente eines Projektstrukturplans auswählen, die den Schätzungen zugrunde liegenden Annahmen vollständig ermitteln und Risiko- und Unsicherheitsanalysen für die Schätzungen durchführen.
Verwendung von Software zur Kostenschätzung: Projektmanagement-Software kann die Kostenschätzung vereinfachen, beschleunigen und verbessern. Sie können eine Vielzahl von Projektmanagement-Software verwenden, um Kostenschätzungen zu erstellen oder den Grad der Unsicherheit bei Kostenschätzungen durch probabilistische Modellierung zu bestimmen.
Die Monte-Carlo-Methode ist ein Beispiel für einen solchen Modellierungsansatz. Sie bezieht sich auf die Risikoanalyse-Simulationen, die von Forschern, die an der Atombombe arbeiteten, durchgeführt wurden und ist nach dem Glücksspielort in Monaco benannt. Die Monte-Carlo-Methode erzeugt eine Reihe von möglichen Ergebnissen und bietet Wahrscheinlichkeiten für deren Eintreten auf der Grundlage verschiedener Variablen.
Angebotsanalyse: Diese Schätzungstechnik wird verwendet, um intern erstellte Schätzungen zu ergänzen. Sie ermöglicht es den Kalkulatoren, ihre eigenen Schätzungen mit den Angeboten von Anbietern zu vergleichen, und kann einen nützlichen Vergleichspunkt und eine externe Perspektive für die Kosten eines Projekts bieten.
Was macht eine gute Kostenschätzung aus?
Die Nützlichkeit einer Kostenschätzung hängt davon ab, wie gut sie in Bereichen wie Zuverlässigkeit und Präzision abschneidet. Es gibt mehrere Merkmale, anhand derer Sie die Qualität einer Kostenschätzung beurteilen können. Dazu gehören:
Genauigkeit: Eine Kostenschätzung ist nur so nützlich, wie sie genau ist. Abgesehen von der Auswahl der genauesten verfügbaren Schätztechniken kann die Genauigkeit verbessert werden, indem die Schätzungen bei der Detaillierung des Projekts überarbeitet werden und indem in die Schätzung Rückstellungen für Ausfallzeiten von Ressourcen, Projektbewertung und Kurskorrekturen sowie Unvorhergesehenes eingebaut werden.
Konfidenzniveau: Da selbst die besten Schätzungen mit einem gewissen Grad an Unsicherheit behaftet sind, ist es wichtig, den Beteiligten das Ausmaß der potenziellen Schwankungen in jeder Schätzung mitzuteilen. Konfidenzniveaus können Schätzungen in Form von Bandbreiten kommunizieren, wie sie z. B. durch Drei-Punkt-Schätzverfahren oder Monte-Carlo-Simulationen entstehen.
Glaubwürdigkeit: Beteiligte oder Sponsoren, die sich auf die Genehmigung von Budgets vorbereiten, wollen wissen, dass die Schätzungen auf gesicherten Fakten oder praktischen Erfahrungen beruhen. Erhöhen Sie die Glaubwürdigkeit einer Schätzung, indem Sie das Urteil von Experten einbeziehen und feste Werte für Variablen wie Stückkosten und Arbeitssätze verwenden.
Dokumentation: Da Projektmanager letztendlich für Kostenschätzungen zur Rechenschaft gezogen werden, ist es wichtig, dass die Annahmen, die den Schätzungen zugrunde liegen, ermittelt und schriftlich festgehalten werden und dass regelmäßige Budgetaufstellungen vorgelegt werden. Eine gründliche Dokumentation beugt Missverständnissen vor und hilft den Beteiligten, die Gründe für die Revisionen der Schätzungen zu verstehen.
Präzision: Um die durch die verwendeten Techniken bedingten Abweichungen bei den Kostenschätzungen zu verringern, sollten die Kalkulatoren die Schätzungen vergleichen und bekräftigen. Mit einer Software zur Kostenschätzung ist dies recht einfach.
Zuverlässigkeit: Die Zuverlässigkeit ist ein Konzept, das darauf beruht, inwieweit historische Kostenschätzungen für eine bestimmte Art von Projekt genau waren. Bei neuen Projekten, die erfolgreich abgeschlossenen früheren Projekten ähneln, ermöglichen analoge Schätztechniken zuverlässige Schätzungen.
Risikodetaillierung: Alle Projekte können von negativen Risiken betroffen sein, daher ist es wichtig, in die Kostenschätzungen Rückstellungen einzubauen. Die gründliche Identifizierung von Risiken und die Zuweisung von Rückstellungen für Unvorhergesehenes ist der gängigste Ansatz. Schätzungen sollten eher zu hoch als zu niedrig angesetzt werden, und die Schätzer sollten Toleranzgrenzen für Kostenabweichungen festlegen.
Gleichmäßigkeit: Bei ausführenden Organisationen, die viele Projekte desselben Typs durchführen, sollten die Stückkosten über alle Projekte hinweg einigermaßen einheitlich sein und nur um die Inflation bereinigt werden. Diese Art von Einheitskosteneinheitlichkeit ist für Organisationen möglich, die mehrere ähnliche Projekte durchgeführt haben, was es ihnen ermöglicht, Referenzlisten für empfohlene Einheitskosten zu erstellen.
Gültigkeit: Zur Bestätigung der Gültigkeit einer Kostenschätzung müssen die zugrunde liegenden Daten auf ihre Richtigkeit überprüft werden. Verbessern Sie die Validität, indem Sie sich auf etablierte Kostenliteratur und auf Kostenindizes stützen, wenn aktuelle Literatur nicht verfügbar ist.
Verifizierung: Bei der Kostenverifizierung wird überprüft, ob die in einer Kostenschätzung verwendeten mathematischen Operationen korrekt durchgeführt wurden. Die Kostenüberprüfung ist viel einfacher, wenn die Kostenschätzungen ordnungsgemäß dokumentiert sind.
In ihrem Buch Project Management for Business, Engineering, and Technology beschreiben die Projektmanagement-Experten John M. Nicholas von der Loyola University und Herman Steyn von der University of Pretoria, Südafrika, dass die besten Kostenvoranschläge von Teams erstellt werden, die aus Designern, Bauunternehmern und Zulieferern bestehen (im Gegensatz zu den Kostenvoranschlägen von homogeneren Teams). Sie bezeichnen diese vielfältigen Schätzungsteams als Concurrent Engineering Teams.
Die wahrscheinlichsten Ursachen für ungenaue Kostenschätzungen von Projekten
Zu den Faktoren, die Kostenschätzungen untergraben, gehören auch schlechte Rohdaten oder die Annahme, dass die Ressourcen zu 100 Prozent ausgelastet sind. Einige der häufigsten Fallstricke für Kostenschätzer sind:
Mangel an Erfahrung mit ähnlichen Projekten: Die Genauigkeit von Kostenschätzungen nimmt tendenziell zu, wenn Schätzer, Projektteams und Organisationen Erfahrung mit ähnlichen Projekten sammeln. Unerfahrene Kalkulatoren und Projektteams sind möglicherweise nicht mit dem Umfang eines Projekts vertraut, was zu Ungenauigkeiten führen kann – selbst bei deterministischen Kalkulationstechniken. Auf organisatorischer Ebene ist die Verwendung analoger Schätztechniken in der Regel nicht zuverlässig, wenn die Organisation zuvor keine ähnlichen Projekte durchgeführt hat.
Länge des Planungshorizonts und des Projekts: Professionelle Schätzer betonen, wie wichtig es ist, keine voreiligen Schätzungen vorzunehmen. Wie wir bereits besprochen haben, hängt eine genaue Schätzung davon ab, wie genau ein Projekt definiert ist. Bei großen, komplexen Projekten bedeuten Ansätze wie die rollierende Planung, dass die zukünftige Arbeit weniger genau definiert ist. Es ist wichtig, dass die Praktiken der Kostenschätzung dies widerspiegeln und dass die Kostenschätzungen überarbeitet werden, sobald aktuellere Informationen verfügbar sind. Bei Megaprojekten, die sich über mehrere Jahre erstrecken, ist es wichtig, Währungsschwankungen und das politische Klima mit einzubeziehen.
Menschliche Ressourcen: Die Erstellung genauer Schätzungen wird umso schwieriger, je mehr menschliche Ressourcen an einem Projekt beteiligt sind. Es ist zwar gängige Praxis, davon auszugehen, dass jede Ressource nur 80 % der Zeit produktiv sein wird, und dementsprechend Schätzungen zu erstellen, aber es wird schwieriger, die Kosten für die Verwaltung und Organisation von Mitarbeitern zu berücksichtigen. Dies macht sich besonders bei Projektaktivitäten bemerkbar, bei denen es darum geht, einen Konsens zu finden oder Aufgaben mit vielen Mitarbeitern zu koordinieren.
Schwierigkeiten ergeben sich auch bei der Schätzung der Personalkosten mittels Ressourcenkostenrechnung oder parametrischer Schätzung. Beide Schätztechniken basieren auf dem Konzept der Stückkostenrechnung, aber die Komplexität der Verwaltung von Mitarbeitern erschwert sowohl die Ermittlung genauer Stückkosten als auch die genaue Vorhersage der Aufgabenerledigungszeit. Außerdem ist es unwahrscheinlich, dass die Qualifikationen der Mitarbeiter identisch sind (selbst wenn sie als solche klassifiziert sind), so dass eine gewisse Zeitabweichung unvermeidlich ist. Dies zeigt, wie wichtig es ist, systematisch zu überschätzen, anstatt zu unterschätzen, insbesondere wenn es sich um menschliche Arbeitskräfte handelt.
Mehrere andere häufige Fehler können die Genauigkeit der Schätzungen beeinträchtigen:
Nicht volles Verständnis für die Arbeit, die mit der Fertigstellung von Arbeitspaketen verbunden ist: Dies ist manchmal ein Problem für unerfahrene Projektteams, die noch nicht an ähnlichen Projekten gearbeitet haben.
Erwartung, dass die Ressourcen mit maximaler Produktivität arbeiten: Eine angemessenere Faustregel ist, von 80 % Produktivität auszugehen.
Aufgabenteilung zwischen mehreren Ressourcen: Wenn mehr als eine Ressource an einer Aufgabe arbeitet, erfordert dies in der Regel zusätzliche Planungs- und Verwaltungszeit, die jedoch manchmal nicht berücksichtigt wird.
Versäumnis, Risiken zu erkennen und angemessene Notfallpläne und Reserven vorzubereiten: Negative Risiken können sowohl die Kosten erhöhen als auch die Dauer verlängern.
KeineAktualisierung der Kostenschätzungen nach Änderungen des Projektumfangs: Aktualisierte Kostenschätzungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Veränderungsmanagements, da Änderungen des Projektumfangs frühere Schätzungen unbrauchbar machen.
Voreilige, ungenaue Schätzungen aufgrund des Drucks der Beteiligten: Da Projektmanager für Schätzungen verantwortlich gemacht werden, sind Schätzungen in der Größenordnung eine viel bessere Wahl als aus der Luft gegriffene Zahlen.
Die Angabe von Schätzungen als feste Summen, anstatt als Spannen: Punktschätzungen sind irreführend. Alle Schätzungen sind mit einem gewissen Grad an Unsicherheit behaftet, und es ist wichtig, diese Unsicherheiten in Form von Schätzbereichen angemessen zu kommunizieren.
Ein Projekt auf einen festen Budgetbetrag abstimmen: Der Umfang eines Projekts sollte sein Budget bestimmen, nicht umgekehrt. Wie Trevor L. Young in seinem Buch How to be a Better Project Manager erklärt, ist eine Schätzung eine „Entscheidung darüber, wie viel Zeit und Ressourcen erforderlich sind, um eine Arbeit mit akzeptablen Leistungsstandards auszuführen.“ Der umgekehrte Ansatz – Projekte so zu planen, dass sie in die Budgets passen – wird wahrscheinlich zu Projekten führen, die den Anforderungen nicht gerecht werden und keine Ergebnisse liefern.
Andere Bereiche des Projektmanagements sind mit der Kostenschätzung verbunden
Die Schätzung von Projektkosten und die laufende Budgetkontrolle finden nicht in einem Vakuum statt. Sie wird von mehreren anderen Fachgebieten des Projektmanagements beeinflusst, und die Kostenschätzung hat wiederum Auswirkungen auf diese anderen Projektaspekte. Einige davon sind:
Kommunikationsmanagement: Halten Sie die Teammitglieder und Beteiligten regelmäßig über die Projektaktivitäten auf dem Laufenden. Teammitglieder, die ihre Rolle nicht verstehen, kosten das Projekt Zeit und Geld. Ebenso können Beteiligte, die nicht regelmäßig über den Projektfortschritt informiert werden, kostspielige Änderungen im Management zu nicht optimalen Zeitpunkten verlangen.
Menschliches Ressourcenmanagement: Unzureichend geschulte oder unvorbereitete Projektmitarbeiter können eine zeitliche und finanzielle Belastung darstellen.
Beschaffungsmanagement: Ein ineffektives Beschaffungsmanagement kann die Projektkosten in die Höhe treiben, insbesondere bei Projekten, die sich über einen längeren Zeitraum hinziehen. So können beispielsweise schwankende Rohstoffpreise und sich ändernde wirtschaftliche und politische Bedingungen die Beschaffung notwendiger Waren oder Dienstleistungen verteuern.
Qualitätsmanagement: Legen Sie die Qualitätsanforderungen für die Deliverables des Projekts vor Beginn der Ausführung fest und teilen Sie diese Anforderungen allen Teammitgliedern des Projekts mit. Ein Mangel an Klarheit über die Qualitätsanforderungen kann sich bei der Qualitätskontrolle als kostspielig erweisen, wenn Mängel oder Nichteinhaltung der Anforderungen (oft zu erheblichen Kosten) behoben werden müssen.
Risikomanagement: Alle Projekte sind mit Risiken verbunden. Eine angemessene Risikoermittlung und die Vorbereitung von Notfallplänen und Reserven sind entscheidend, um zu verhindern, dass Risiken zu Kostenüberschreitungen führen.
Zeitmanagement: Die Projektkosten stehen in direktem Zusammenhang mit der Zeit, die für die Fertigstellung eines Projekts benötigt wird. Wenn es also nicht gelingt, einen genauen und praktikablen Projektzeitplan zu erstellen, wird es wahrscheinlich zu Kostenüberschreitungen kommen.
Wie die Kostenschätzung in Schlüsselindustrien angewendet wird
Unabhängig von der Größe und dem Umfang Ihres Projekts trägt eine standardisierte Kostenschätzung dazu bei, genaue Schätzungen zu erstellen. Allerdings können die Branche, der Sektor und die Art des Projekts einen Einfluss darauf haben, wie Sie Ihre Schätzungen entwickeln. Daher lohnt es sich, zu untersuchen, wie die Kostenschätzung in einigen Schlüsselindustrien und komplexeren Anwendungsfällen durchgeführt wird.
Bauwesen
Die Baukosten umfassen zwei große Kostenkategorien: Die Kosten für den eigentlichen Bau und die Entwicklung einer Anlage und die Kosten für den Betrieb und die Wartung der Anlage während ihres gesamten Lebenszyklus.
Die erste Kategorie umfasst Dinge wie die Kosten für Grundstücke, Arbeitskräfte, Ausrüstung und Materialien, die für den Bau einer Einrichtung benötigt werden, die Kosten für die architektonische Gestaltung und das Engineering sowie die Kosten für die Inspektion der Einrichtung. Die zweite Kategorie umfasst Wartungs- und Reparaturkosten, Grundstücksmieten und Versorgungskosten sowie die Kosten für den Betrieb und die Beschäftigung von Mitarbeitern.
Ein Faktor, der bei der Kostenschätzung für Bauprojekte eine große Rolle spielt, ist der Bedarf an Unvorhergesehenem. Da Bauprojekte in der Regel umfangreich sind und sich über längere Zeiträume erstrecken, ist eine angemessene Planung für Unvorhergesehenes unerlässlich. Zu den Unwägbarkeiten bei Bauprojekten gehören:
- Zeitplananpassungen, die bei solchen Großprojekten nicht ungewöhnlich sind. Angesichts der hohen Kosten für Ausrüstung und Arbeitskräfte bei Bauprojekten können Verzögerungen und Zeitplanverlängerungen die Kosten erheblich erhöhen.
- Änderungen bei den Ausrüstungs- und Arbeitskosten, die bei langwierigen Projekten ebenfalls nicht unüblich sind.
- Änderungen der Umweltbedingungen, wie z. B. Klimaveränderungen – auch dies ist bei langwierigen Projekten nicht ungewöhnlich.
- Änderungen in der Designentwicklung, die zwar selten, aber nicht unüblich sind. Diese hängen von der Qualität der Projektplanung vor der Ausführung und unkontrollierbaren Umständen wie Naturereignissen ab.
Kostenschätzungen für Bauprojekte lassen sich in drei Klassen einteilen:
- Entwurfsschätzungen: Sie werden während der Projektplanung und des Entwurfs erstellt und umfassen eine Reihe von Schätzungen, die in ihrer Genauigkeit vom Screening über das Konzept bis hin zur endgültigen Schätzung reichen.
- Angebotsschätzungen: Dies ist eine endgültige, definitive Schätzung, die zur Durchführung von Ausschreibungen verwendet wird.
- Kontrollschätzungen: Verwenden Sie diese, um die Kostenentwicklung während der Projektdurchführung zu messen; Sie sind anfällig für Revisionen während eines Projekts.
Ein wichtiger Aspekt der Kostenschätzung bei Bauprojekten ist die Bestimmung des Verhältnisses zwischen dem Projektumfang und den durchschnittlichen Kosten pro Einheit. In der Regel stellen Schätzer, die empirische Daten zur Ermittlung dieser Beziehungen verwenden, fest, dass es Größenvorteile oder -nachteile gibt. Das heißt, die durchschnittlichen Kosten pro Einheit ändern sich mit zunehmendem Umfang des Projekts. Schätzer versuchen, die Vorteile von Größenvorteilen zu nutzen, um die Stückkosten zu minimieren.
Informationstechnologie
Bei der Erstellung von Kostenschätzungen für Informationstechnologie-Projekte lassen sich viele der herkömmlichen Kostenschätzungspraktiken nicht gut an die Agile-Projektentwicklung anpassen, da bei diesem Ansatz der Schwerpunkt auf wechselnden Projektumfängen liegt.
Da bei Agile-Prozessen jedoch in erster Linie Arbeitskräfte – und nicht Ressourcen – eingesetzt werden und die Agile-Entwicklung zeitlich festgelegte Iterationen unterstützt, können Sie mit Hilfe parametrischer Schätzverfahren genaue Kostenschätzungen erstellen. Agile Entwicklungsteams teilen die Arbeit in überschaubare Teile für jede Iteration auf und können so feste Kosten in Abhängigkeit von der Anzahl der Entwickler berechnen, die für die Fertigstellung der für jede Iteration geplanten Arbeit benötigt werden.
Aber auch hier kann es Schwierigkeiten geben. Die Kostenschätzung zum Festpreis funktioniert gut bei Anpassungsarbeiten, die sich hauptsächlich auf die Änderung bereits entworfener IT-Produkte konzentrieren. Die Entwicklungsarbeit hingegen ist schwieriger abzuschätzen, da sie das Produktdesign beinhaltet. Da agile Methoden Änderungen des Umfangs fördern, ist es schwierig, den Zeitaufwand für das Design im Voraus zu planen. Daher sind Kostenüberschreitungen bei der Entwicklungsarbeit keine Seltenheit.
Im Großen und Ganzen wird die Kostenschätzung für IT-Entwicklungsprojekte (die sowohl Entwicklungs- als auch Anpassungsarbeiten umfassen) daher am besten als Kombination aus Top-down- und Bottom-up-Schätzung durchgeführt. Anpassungsarbeiten, die im Allgemeinen gut definiert sind, können mit Bottom-up-Schätztechniken geschätzt werden, da ihr Umfang festgelegt ist. Entwicklungsarbeit, die keinen festen Umfang hat, lässt sich besser mit Top-Down-Techniken wie Expertenurteilen und analoger Schätzung abschätzen.
Ingenieurwesen
Tiefbauprojekte (z. B. für Autobahnen und Brücken) stehen manchmal unter zusätzlichem Druck durch das wachsende öffentliche Interesse an ihrem Fortschritt und vor allem an ihrer Kostenentwicklung. Dies kann problematisch sein, wenn Kritiker den iterativen Charakter der Kostenschätzung nicht erkennen und irreführende Vergleiche zwischen ungenauen vorläufigen Schätzungen und Kontrollschätzungen anstellen. Dieses Problem wird durch die Tatsache verschärft, dass Tiefbauprojekte in der Regel mit großen Unsicherheiten bei den Schätzungen behaftet sind – in der Regel aufgrund einer Kombination aus Projektdauer, natürlichen Gegebenheiten und, in einigen Fällen, politischen Bedingungen in der Region. Daher empfehlen Organisationen wie die Institution of Engineers of Ireland, vorläufige Schätzungen für Tiefbauprojekte nicht zu veröffentlichen und bei endgültigen Schätzungen den Umfang des Projekts und die zugrunde liegenden Annahmen klar anzugeben.
Bei Tiefbauprojekten, die sich über längere Zeiträume erstrecken, kann es auch zu Änderungen des Umfangs kommen, die von wechselnden politischen Verwaltungen gefordert werden. In einigen Entwicklungsländern kann es für diese Projekte schwierig sein, bei wechselnden Regierungen die politische Unterstützung aufrechtzuerhalten, und es ist nicht ungewöhnlich, dass es zu Problemen mit Korruption in der Verwaltung kommt. Daher ist bei Tiefbauprojekten eine angemessene Risikoermittlung besonders wichtig, und die Rückstellungen für Unvorhergesehenes sind bei diesen Projekten in der Regel großzügig. Außerdem ist es wichtig, die Projektplanung so vorzunehmen, dass die Wahrscheinlichkeit künftiger Änderungen des Umfangs minimiert wird, da diese leicht zu Kostenüberschreitungen führen können.
Dienstleistungsbranche
Die Projektkalkulation in der Dienstleistungsbranche kann eine Reihe von besonderen Herausforderungen mit sich bringen. Da der Schwerpunkt auf wissensbasierter Arbeit liegt (für die die voraussichtliche Dauer und der Umfang der Arbeit nur schwer vorhergesagt werden kann), sind einfache, stückbasierte Schätzverfahren ungeeignet. Stattdessen werden bei Projekten in der Dienstleistungsbranche in der Regel die Arbeits- und Ressourcenkosten getrennt berechnet und bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen die Gemeinkosten hinzugerechnet.
Die Kosten für Projekte in der Dienstleistungsbranche lassen sich grob in drei Kategorien einteilen: Arbeitskosten, Ressourcen und Gemeinkosten. In den meisten Fällen werden die Arbeits- und Ressourcenkosten einfach so abgerechnet, wie sie pro Auftrag anfallen. Die Abrechnung von Gemeinkosten ist jedoch komplizierter, zumal die zunehmende Automatisierung in den letzten Jahren den Umfang der Gemeinkosten in vielen Dienstleistungsbranchen erhöht hat. In der Dienstleistungsbranche gibt es eine Reihe von Kalkulationstechniken, um die Abrechnung von Gemeinkosten zu verwalten, darunter:
- Auftragskalkulation: Wendet einen festen Gemeinkostenzuschlag auf jeden Auftrag an.
- Tätigkeitsbezogene Kostenrechnung: Ordnet Gemeinkosten im Verhältnis zu den Serviceaktivitäten über Kostentreiber zu.
- Tatsächliche Kosten Plus: Zuweisung eines Prozentsatzes der tatsächlichen Kosten eines Unternehmens als Gemeinkosten für jeden Auftrag.
- Festgelegte Kosten: Erhebt für jeden Auftrag einen vorher festgelegten Festpreis.
Festkostenaufträge sind natürlich am einfachsten zu kalkulieren. Bei den anderen Kalkulationstechniken kann die Trennung der Ressourcenkosten von den Arbeitskosten die Genauigkeit der Schätzungen verbessern, solange die Dienstleister den Arbeitsaufwand für jedes Projekt genau einschätzen können – was ungenau sein kann.
Häufig verwendete Tools für die Kostenschätzung
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