Die Ursprünge und Schlüsselkriterien von IT-Dashboards
Lassen Sie uns zunächst klären, was Dashboards sind und woher sie stammen. Das Konzept des Unternehmens-Dashboards entstand in den 1970er Jahren mit der Einführung von Entscheidungsunterstützungssystemen, und das Dashboard nahm mit dem Internet-Boom in den 1990er Jahren wirklich Gestalt an. Die Unternehmen begannen, Daten aus den Informationssystemen zu sammeln und zu integrieren, die in ihren Unternehmen eingesetzt wurden.
Der Prozess, der anfangs noch stark manuell geprägt war, wurde zunehmend verfeinert. Einige Unternehmen entwickelten ihre eigenen Anwendungen, um Daten in einem Dashboard zusammenzustellen, und verlassen sich auch heute noch auf diese. Aber viele vorgefertigte Lösungen, einschließlich Software und Software as a Service (SaaS), werden jetzt häufig verwendet.
Laut Chris Curran, Chief Technologist bei PwC, sind die fünf wichtigsten Merkmale eines IT-Dashboards folgende:
- Eine Seite lang
- Leicht zu lesen
- Die Daten müssen nicht entschlüsselt werden
- Akkurat
- Aktualität (wenn auch nicht unbedingt in Echtzeit)
Dashboards vs. Scorecards Scorecards
Es ist wichtig, die Beziehung zwischen Dashboards und Balanced Scorecards zu erörtern, Begriffe, die oft austauschbar verwendet werden. Scorecards konzentrieren sich auf die Messung des Fortschritts bei der Erreichung bestimmter strategischer Ziele, während Dashboards auf die Leistungsmessung in Echtzeit ausgerichtet sind.
Viele Unternehmen möchten beide Arten von Informationen sehen, so dass die Unterscheidung zwischen den beiden Begriffen immer weniger klar ist. In der Vergangenheit sahen die Unterschiede folgendermaßen aus:
Das einflussreichste IT-Dashboard
Das berühmteste IT-Dashboard stammt wahrscheinlich von der US-Bundesregierung. Dieses Dashboard wurde 2009 eingeführt und bietet einen Überblick über mehr als 7.000 IT-Investitionen von 26 Bundesbehörden und deren Fortschritt, einschließlich der Leistung im Vergleich zum Budget und Zeitplan.
Durch die Erstellung des Dashboards wurden die Transparenz und die Rechenschaftspflicht der IT-Programme der Regierung erhöht. Die Initiative machte 2011 einen großen und einflussreichen Sprung nach vorn, als das Weiße Haus den Softwarecode für das IT-Dashboard unter einer Open-Source-Lizenz freigab. Damit wurde das Tool zu einem Vorbild für andere Regierungen und private Akteure, die ihre IT-Programme kosteneffizienter und effektiver gestalten wollen.
„Was es für sie so attraktiv macht, ist die Tatsache, dass das Dashboard ein Basisniveau an Rechenschaftspflicht festlegt, von dem viele Führungskräfte glauben, dass es ihnen hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen, ohne dabei die Mitarbeiter zu sehr zu belasten, die den Projekten am nächsten stehen, d. h. diejenigen, die für die Eingaben verantwortlich sind, aus denen die Übersichten generiert werden“, schrieb Karl Fogel, der an der Open-Source-Entwicklung des IT-Dashboards der Regierung mitarbeitete, in einem Beitrag auf Civic Commons.
Bevor Sie ein IT-Dashboard erstellen, sollten Sie Ihren Zweck kennen
Um ein effektives Dashboard zu haben, müssen Sie sich über dessen Zweck im Klaren sein. Unternehmen werden oft mit Daten überschwemmt, so dass es entscheidend ist, die aussagekräftigen Daten vom Rauschen zu unterscheiden. Welche Daten am aussagekräftigsten sind, hängt von Ihren Zielen ab, aber IT-Dashboards sollten im Allgemeinen einen begrenzten Datensatz enthalten, der deutlich macht, wo die Probleme liegen. Einige der Metriken, die CIOs sehen möchten, umfassen Dinge wie die Zeit bis zum Abschluss kritischer Supportanfragen, den Systemstatus und die Projektpipeline der Abteilung.
Metriken, die eng mit zukünftigen Ergebnissen korrelieren, bieten einen Vorhersagewert, der sie sehr handlungsfähig macht. Einige nachlaufende Indikatoren können Aufschluss geben, sind aber oft weniger nützlich. So kann beispielsweise die Überwachung der Anzahl von Änderungsanfragen den anstehenden Ressourcenbedarf aufzeigen und es dem CIO ermöglichen, eine Triage vorzunehmen. Die Messung von Kostenüberschreitungen oder verpassten Meilensteinen ermöglicht es Ihnen, die Auswirkungen zu dokumentieren, aber es gibt kaum Möglichkeiten, das Ergebnis zu ändern.
Einige der Anforderungen, die IT-Dashboards erfüllen, sind:
- Anzeige des Fortschritts bei der Erreichung von Zielen
- Verfolgung der vom Senior Management gesetzten Ziele
- Dokumentieren des Wertes, den die IT für das Unternehmen liefert
- Zusammenfassen, was in der gesamten IT geschieht
- Bereitstellung von Informationen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung in Echtzeit
Je nach Zielsetzung kann das Dashboard sehr unterschiedliche Dinge enthalten. Wenn Sie sich beispielsweise darauf konzentrieren, die IT-Abteilung an den Unternehmenszielen auszurichten, könnten Sie eine breit angelegte Kostensenkungskampagne mit den Zielen der IT-Mitarbeiter zur Reduzierung des Abteilungsbudgets verknüpfen. Zu den relevanten Dashboard-Indikatoren könnten der prozentuale Abschluss der entsprechenden Initiativen und eine Heatmap mit den Fortschritten der verschiedenen Teams gehören.
Alternativ könnte ein CIO-Dashboard, das sich mit dem Portfoliomanagement der IT-Abteilung befasst, Metriken zum Projektmix, zur Projektreihenfolge und zur Ausführungsleistung erfassen. Dazu könnte ein Torten-Diagramm gehören, das zeigt, wie sich das Portfolio in kurz-, mittel- und langfristige Projekte aufteilt, eine Momentaufnahme, die zeigt, wie viel von der Projektlast innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens läuft, grüne/rote/gelbe Projektstatusindikatoren und Problemlösungsraten.
Stellen Sie sicher, dass Sie Daten sammeln können, die genau das messen, was Sie wollen. Das Dashboard wird nur so wertvoll sein wie seine Eingaben. Kurz gesagt, Sie sollten wissen, warum Sie ein IT-Dashboard erstellen, bevor Sie es erstellen.
Weitere wichtige Überlegungen bei der Entwicklung Ihres Dashboards sind die Kenntnis der Zielgruppe und der Art und Weise, wie diese die Informationen nutzen wird. Ist das Dashboard für IT-Manager, andere Abteilungen oder die Geschäftsleitung bestimmt? Wenn das IT-Dashboard auf Handheld-Geräten angezeigt werden soll, sollten Sie dies bei der Erstellung berücksichtigen. Die Bildschirme mobiler Geräte sind kleiner und müssen anders formatiert werden als die Darstellung auf einem Desktop oder sogar einem Ausdruck.
Was sollte das IT-Dashboard von heute messen?
Wir haben Experten um ihre Meinung zu IT-Dashboards gebeten. Sie äußerten sich unter anderem zur Bedeutung von IT-Dashboards, zu Strategien für die Identifizierung nützlicher Informationen und dazu, wie man bei der Erstellung eines IT-Dashboards über den Tellerrand hinausschauen kann. Manchmal kann eine Mischung aus mehreren Arten von traditionellen Dashboards die beste Lösung sein.
Chris Curran von PwC stellt vier Arten von IT-Dashboards vor, und Ihr ideales Dashboard könnte eine Mischung aus Merkmalen von mehr als einem von ihnen enthalten:
- Portfolio Dashboard (ähnlich wie das oben beschriebene Dashboard der Bundesregierung), das Messgrößen wie die geplanten Ausgaben pro Projekt und Risiko/Rendite pro Projekt berücksichtigt.
- Verknüpfungs-Dashboard, das die Verbindung zwischen IT-Kennzahlen und Geschäftskennzahlen untersucht, wobei der Schwerpunkt auf einem Ziel wie der Verbesserung des Kundendienstes und einer IT-Fähigkeit wie der Leistung des CRM-Systems liegt.
- DashboardService Dashboard, das Metriken zum Service für interne Kunden darstellt (z. B. durchschnittliche Zeit bis zum Schließen von Helpdesk-Tickets, Anzahl der Bugfix-Anfragen).
- Verbesserungs-Dashboard , das auf drei bis fünf Verbesserungszielen basiert, wie z. B. Kostensenkungen oder die Schulung von Mitarbeitern in Kernkompetenzen.
Roger Girard, ein Berater und ehemaliger CIO der kanadischen Provinz Manitoba e-Health, die Informationssysteme für Gesundheitsdienstleister einschließlich elektronischer Patientenakten bereitstellt, sagte, dass das Dashboard für kundenorientierte IT-Abteilungen, die ihre internen Geschäftseinheiten bedienen, von entscheidender Bedeutung ist. „Deren Zufriedenheitsgrad bestimmt Ihre Zukunft. Wenn Ihre Kunden Vertrauen in Sie haben, können Sie mehr Dinge mit mehr Budget tun. Sie versuchen also ständig, quantitativ zu beweisen, dass Sie den bestmöglichen Service bieten.“
Oberste Priorität hat die Aufnahme eines Echtzeit-Indikators für die Benutzererfahrung mit IT-Systemen, wie z. B. die Zufriedenheit der Kunden und die Reaktions- und Lösungsraten in das IT-Dashboard. „Der Kunde hat ein Recht auf ein problemloses Erlebnis. Das ist das Herzstück Ihrer Beziehung“, fügte Girard hinzu.
Zweitens ist Girard der Meinung, dass das Dashboard Systemindikatoren enthalten sollte, die sich mit Problemen und Problemgruppen befassen, damit die IT-Mitarbeiter für die Behebung dieser Probleme und die Aufrechterhaltung einer stabilen Systemleistung verantwortlich gemacht werden können. Schließlich plädiert er für einen Geschäftsindikator, der eng mit den allgemeinen Unternehmenszielen verbunden ist. Als Girard zum Beispiel als CIO bei einem Pharmahersteller arbeitete, war die Geschwindigkeit, mit der Bestellungen empfangen, bearbeitet und erfüllt werden konnten, eng mit der IT-Funktion verbunden und wichtig für die gesamte Mission.
„Es ist wichtig, dass die IT-Abteilung mit dem Unternehmen verbunden ist und nicht nur ein Back-End-Dienstleister ist. Der Service ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftserfolgs“, so Girard.
James Martin, ein legendärer britischer IT-Guru, setzte sich für IT-Dashboards ein, sagte aber, dass sich zu viele nur auf Output-Maßnahmen konzentrieren und nicht auf die Prozesse, die sie antreiben. „Wenn Sie sich ein Armaturenbrett in einem Auto vorstellen, dann ist das so, als ob Sie zwar alle Anzeigen und Warnleuchten haben, aber kein Lenkrad, keine Pedale und keine Schalter. Sicher, Sie können sehen, was passiert, aber Sie haben keine Kontrolle; Sie sind einfach nur dabei“, schrieb Martin. „Das ist eines der immer wiederkehrenden Probleme mit Metriken: Sie sagen dem Management, dass Sie mit 45 Meilen pro Stunde in Richtung Süden fahren, und man verlangt von Ihnen, mit 60 Meilen pro Stunde in Richtung Osten zu fahren. Die Metriken machen deutlich, dass Sie nicht das tun, was sie wollen, und es wird wahrscheinlich schwierig sein, die Richtung zu ändern und gleichzeitig zu beschleunigen. Ein guter Satz von Kennzahlen kann also ein zweischneidiges Schwert sein, wenn Sie nicht auch die Kontrolle haben.
Die meisten Dashboards benötigen Indikatoren, die sich mit Geld, Serviceleistungen, Problembereichen und Risiken befassen, sagte er. Daher ist es wichtig, das Budget und Vorfälle wie Ausfälle oder Sicherheitsverletzungen zu verfolgen. Darüber hinaus rät er dazu, sich zumindest am Anfang auf eine kleine Anzahl von Kennzahlen zu konzentrieren. Diese sollten aus Informationen bestehen, die Sie bereits aktiv nutzen, und aus Informationen, die Sie gerne hätten, aber noch nicht verfolgen.
Carol J. Skarlat, CIO des Finanzdienstleisters BAI, ist der Meinung, dass das IT-Dashboard von heute die Systemleistung und die Betriebszeiten, die Projektmeilensteine, die Ressourcenauslastung und die Budgetleistung anzeigen muss. Für ein Benutzersystem oder eine Website sollte das Dashboard Spitzenleistungszeiten, die Anzahl der Benutzerzugriffe, Seitenaufrufe und die Verweildauer auf der Website sowie Google Analytics enthalten. „Das Dashboard sollte auch Systemdefekte, ausstehende Rückstände nach Systemen und eine allgemeine Roadmap auflisten“, so Skarlat.
Wie sollten die IT-Dashboards der Zukunft aussehen?
Mit Blick auf die Zukunft sagte Skarlat, dass sich IT-Leiter auf mehr Komplexität einstellen sollten: „Ich sehe nicht, dass viele Metriken wegfallen... nur mehr hinzukommen. Da sich die Technologie verändert, wie z. B. mobile Websites, muss der CIO das Dashboard ständig überprüfen und weiterentwickeln. Eine dreijährige Technologie-Roadmap mit Kapital- und Kostenschätzungen kann dem Unternehmen auch dabei helfen, Prioritäten für Investitionen zu setzen.“
„Volumen und Geschwindigkeit werden eine Herausforderung sein, da wir immer mehr Daten produzieren. Es wird schwer sein, nicht noch eine weitere Kennzahl hinzuzufügen, aber es wird notwendig sein, mehr Daten zu sammeln und mehr Kennzahlen zu haben, die Ihnen helfen, die kommenden Stürme zu bewältigen“, Alireza Pourshahid von Klipfolio stimmte zu. „Ich denke, dass das Ausnahmemanagement und die Benachrichtigungen sehr wichtig werden, wenn man mehr Metriken zur Verfügung hat. Es ist wichtig, ein Tool zu finden, das nicht nur Wallboards unterstützt, sondern auch die Möglichkeit bietet, Berichte an Ihre Collaboration-Tools wie Slack zu senden.“
Datenintegrationsherausforderungen, die in zukünftigen IT-Dashboards zu überwinden sind
Mit Blick auf die Zukunft sind sich IT-Führungskräfte einig, dass eine der größten Herausforderungen für das IT-Dashboard darin besteht, Daten aus der Vielzahl der vorhandenen Geschäftssysteme zu integrieren, sowohl aus internen Anwendungen als auch aus Cloud-Lösungen. Die Unfähigkeit, all diese Informationen nahtlos miteinander zu verknüpfen, anstatt sie zu extrahieren und in Tabellenkalkulationen zusammenzufassen, schränkt ihren Nutzen für das IT-Dashboard und eine optimale Entscheidungsfindung ein.
In einer datengesteuerten Welt müssen die Daten zugänglich und integriert sein, um nützlich zu sein. „Daher wird es immer wichtiger, ein Überwachungssystem zu finden, das mit vielen verschiedenen APIs und Systemen integriert werden kann und die Fähigkeit besitzt, verschiedene Datenformate aufzunehmen“, so Pourshahid von Klipfolio.
Girard führte das Beispiel einer großen Gesundheitseinrichtung an, die mit Hunderten von Anwendungen, Tausenden von Servern und Software von vielen Unternehmen arbeitet. Die Integration von Metriken aus einer Vielzahl dieser Quellen ist sehr schwierig. Andere Branchen sind vielleicht mit durchgängigen Enterprise Resource Planning-Suiten gut bedient. In diesen Fällen kann ein ideales Dashboard relativ mühelos zusammengestellt werden. „Der schwierigste Teil bei der Erstellung des richtigen Dashboards kann die Beschaffung der Daten sein“, sagte er.
Bessere Sichtbarkeit mit IT-Dashboards für Organisationen im Gesundheitswesen
Es gibt eine riesige Menge an geschäftskritischen Daten und Informationen, die Organisationen im Gesundheitswesen einsehen müssen, um die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen. Zu diesen Daten gehören der Verlauf und Status von Patienten, Informationen über Einrichtungen, Wartungsanfragen und vieles mehr. Um sicherzustellen, dass die Beteiligten zur richtigen Zeit auf die richtigen Ressourcen zugreifen können, müssen die IT-Teams im Gesundheitswesen dafür sorgen, dass alle Systeme reibungslos funktionieren. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist ein IT-Dashboard in Echtzeit.
Organisationen des Gesundheitswesens haben mit privaten Informationen zu tun, die sicher und HIPAA-konform sein müssen, wie z. B. geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) und persönlich identifizierbare Informationen (PII). Um den Einblick zu verbessern, den Datenschutz zu gewährleisten, vertrauliche Informationen zu verfolgen und zu verwalten und einen umfassenden Überblick über die Leistung zu erhalten, um die bestmögliche Patientenerfahrung zu gewährleisten, benötigen Organisationen im Gesundheitswesen ein Tool, das eine nützliche, visuelle Momentaufnahme der Geschäftsabläufe bietet.
Smartsheet ist eine Work Execution Platform, die es Unternehmen im Gesundheitswesen ermöglicht, die Arbeitseffizienz zu verbessern, Geschäftsprozesse zu skalieren und vertrauliche Daten sicher zu verwalten und zu speichern und dabei alle gesetzlichen Anforderungen des HIPAA zu besprechen oder zu übertreffen. Optimieren Sie das Berichtswesen, verfolgen und verwalten Sie Ressourcen und organisieren Sie alle geschäftskritischen Informationen an einem zentralen Ort, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen effizient arbeitet. Fassen Sie Berichte und Informationen in einem umfassenden Echtzeit-Dashboard zusammen, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu verbessern.
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Bessere Entscheidungen treffen, schneller mit IT-Dashboards in Smartsheet
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