Definitionen: Was sind die Stakeholder-Analyse und die Stakeholder-Abbildung?
Um Ihre Projekt-Stakeholder zufrieden zu stellen, müssen Sie zuerst Ihre Stakeholder identifizieren und wer was, wann wissen muss. Bevor Sie Ihr Projekt beginnen, ist es wichtig, ihre Stakeholder zu identifizieren und zu analysieren und dann gemäß ihrer Beteiligung, emotionalen und finanziellen Investitionen und anderen Kriterien im Zusammenhang mit Ihrem Projekt zuzuordnen.
In der Regel sollte eine Stakeholder-Analyse mit einer Brainstorming-Sitzung mit Ihrer Projektgruppe beginnen, einschließlich der leitenden Führung Ihres Unternehmens, falls gewünscht. Auf diese Weise können Sie alle Personen, die von dem Projekt betroffen sein können, während Sie daran arbeiten, und nachdem es gestartet wurde, auf dem Whiteboard festhalten. Sobald Sie den größeren Pool der Stakeholder identifiziert haben, können Sie damit beginnen, ihr Interesse und ihre Beteiligung zu koordinieren, vielleicht auf einem einfachen Tabellenblattdiagramm.
Die Stakeholder-Abbildung ist die visuelle Darstellung einer Stakeholder-Analyse, die diese Personen nach den wichtigsten Kriterien organisiert, mit denen Sie sie während des Projekts verwalten werden. Einige dieser Kriterien können Interesse, Einfluss, finanzieller Einsatz, emotionaler Einsatz, diejenigen am Rand, die immer noch wichtig genug sind, um auf dem Laufenden gehalten zu werden, usw. umfassen Dies kann auf einem Raster oder in einem Tabellenblatt erfolgen.
Wer ist ein Stakeholder? Jeder, der ein persönliches Interesse an dem Projekt hat
Sagen wir, Sie arbeiten in einer Marketingagentur und Ihre Agentur wurde für ein Projekt für ein Technologieunternehmen ausgewählt. Dieses Projekt umfasst die Aktualisierung eines beliebten Softwareprogramms, das von dem Unternehmen produziert wird, und enthält mehrere Phasen der Arbeit über einen Zeitraum von sechs Monaten. Hier sind einige Kategorien an Stakeholdern, die Sie für dieses Beispiel haben könnten:
- Extern: Der Kunde, darunter das Hauptkundenteam, seine Manager und deren Abteilungsleiter. In der Regel gibt es ein oder zwei Stakeholder, die Kontaktpersonen des Kundenprojektteams sind.
- Intern: Die oberste Führungsriege Ihrer Agentur sowie ein Verkehrsmanager, die Buchhaltungsabteilung und Mitglieder des Führungsteams, die ein effizientes und rentables Projekt möchten.
- Internes/Projektteam: Dies ist das Team ihrer Agentur, das für die Arbeit am Projekt zuständig ist, darunter der Kundendirektor, Programmmanager (falls erforderlich), Projektmanager und andere Ressourcen wie Designer, UX-Designer, Werbetexter, und wer sonst über die notwendigen Fähigkeiten verfügt, um zum Erfolg des Projekts beizutragen.
- Andere: Diese können die Entwickler-Community, Tech-Evangelisten, Tech-Blogger und vielleicht sogar Endbenutzer enthalten, die auf dieses Software-Update warten und es wahrscheinlich verwenden werden.
Stakeholder-Rollen: Was sind typische Stakeholder-Personas und wie ordnen Sie sie zu?
Sobald Sie Ihre große Liste möglicher Stakeholder auf dem Whiteboard festgehalten haben, ist es wichtig, sich die Stakeholder-Rollen anzusehen, damit Sie die Stakeholder angemessen zuordnen können. Es gibt bestimmte Arten von Stakeholdern, die an jedem Projekt beteiligt sein können und die identifiziert werden, um bestimmte Rollen durchzuführen. Diese sind beispielsweise:
Ein Executive Sponsor: Laut der Cornell University ist ein Executive Sponsor ein Manager, der letztendlich für die Sicherung der Ausgabenberechtigung und der Ressourcen für das Projekt verantwortlich ist. Der Executive Sponsor ist in der Regel „ein lautstarker und sichtbarer Unterstützer, legitimiert die Ziele des Projekts, behält einen Überblick über wichtige Projektaktivitäten und ist der ultimative Entscheidungsträger für das Projekt“, so die Cornell School of Business. In unserem Szenario kann diese Person ein Vizepräsident von Marketing und/oder Entwicklung im Kundenunternehmen sein. Ihre Agentur interagiert eventuell nicht oft mit ihnen, aber sie haben die letzte Stimmgewalt für alle Umfangsänderungen und Genehmigungen in jeder Phase.
Ein Projektsponsor: Dieser Stakeholder ist auf einer detaillierteren Ebene beteiligt und überwacht den Projektmanager. Dieser Stakeholder verfolgt in der Regel den Fortschritt von Aufgaben auf einer hohen Ebene bis zur Fertigstellung und beaufsichtigt auch den Projektmanager.
Extern: Einige dieser Stakeholder sind im tatsächlichen Projekt kaum involviert und können Aktionäre, Generalunternehmer, Aufsichtsgruppen und mehr sein. In der Regel benötigen diese Stakeholder minimale Informationen, aber sie müssen sich gehört fühlen.
Intern: Zu diesen Stakeholdern gehören das Management auf Agentur- und Kundenseite, Personalressourcen auf beiden Seiten (die während des gesamten Projekts möglicherweise nach mehr Personal gefragt werden), die IT und die Entwickler, die für die Erstellung des Projekts erforderlich sind.
Beginn Ihrer Stakeholder-Analyse
Sobald Sie alle Arten von Stakeholdern im Zusammenhang mit Ihrem Projekt identifiziert haben, können Sie sie analysieren und Ihren Kriterien zuordnen. Hier ist es wichtig, Schlüsselfragen zu stellen und bei der Beurteilung Ihrer Stakeholder und ihrer Bedürfnisse so ehrlich wie möglich zu sein.
Wichtige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten
- Wer sind die Stakeholder, die den größten Einfluss auf Ihr Projekt haben? Dazu gehören hauptsächlich Personen auf Kundenseite – in der Regel deren Projektteam, der Projektsponsor und der Executive Sponsor.
- Welche Stakeholder werden von Ihrem Projekt am meisten beeinflusst? Dies kann Personen aus der ersten Gruppe umfassen, aber auch externe Personen. Bei einem Bauprojekt könnten zum Beispiel Anwohner, Umweltaktivisten und potenzielle Bewohner des endgültigen Gebäudes in dieser Gruppe sein.
- Wie sollten Sie mit wichtigen Personen umgehen, die tatsächlich nicht als Beteiligte angesehen werden? Zum Beispiel kann es in Ihrem Softwareprojekt Führungskräfte an anderer Stelle im Softwareteam geben, die Abteilungsleiter sind und die möglicherweise über bestimmte Dinge auf dem Laufenden gehalten werden müssen. Halten Sie diese Personen minimal beteiligt, da sie die Autorität haben könnten, Bedenken zu äußern oder Hindernisse zu schaffen.
- Wer kontrolliert die Ressourcen? Dies sind die Stakeholder auf der Kundenseite sowie auf der Seite Ihrer Agentur, wenn Sie einen Umfangs- oder Budgetwechsel anfordern müssen oder mehr zugewiesene Ressourcen aus einer bestimmten Disziplin erfordern.
- Was sind die wichtigsten Motivationen und Interessen Ihrer Stakeholder? Berücksichtigen Sie bei der Bestimmung der Hauptmotivation der Stakeholder Folgendes:
- Wer hat ein finanzielles Risiko/Interesse.
- Wer hat ein emotionales Interesse? (Unterschätzen Sie das nicht; wenn dieses Projekt jemandes „Baby“ war, ist es wichtig, sie glücklich und auf dem Laufenden zu halten)
- Was sind die wichtigsten Motivationen für jeden Stakeholder?
- Wer sind die größten Unterstützer?
- Wer sind die größten Gegner oder Neinsager?
Starten der Stakeholder-Analyse und der Zuordnung
Sobald Sie die obigen Übungen abgeschlossen haben, sollten Sie über genügend Informationen verfügen, um mit der Analyse Ihrer wichtigsten Stakeholder zu beginnen und wo in Ihre Karte oder Matrix sie sein sollten.
Vivian Kloosterman ist Managing Director bei VK Consulting Environmental Engineers Ltd. in Neuseeland und Gründer der Online-Business-Schule Continuing Professional Development, die mehrere Kurse zum Stakeholder-Management und zur -analyse bietet.
„Mit einer Matrix, die die Beteiligten nach ihrem Einfluss und ihrem Interesse abbildet, können Sie sich ein Bild vom Grad der Beteiligung Ihrer Stakeholder machen“, sagt Kloosterman. „Das zeigt dann die Art des Engagements, das Sie mit ihnen haben müssen. Sie bekommen ein Verständnis dafür, was Ihre Stakeholder motiviert und wie Sie sich für sich gewinnen.“
Kloosterman schlägt vor, eine einfache Matrix zu verwenden, auf die Sie Ihre Kunden abbilden können:
Jetzt können Sie damit beginnen, die relative Bedeutung und die Bedürfnisse jedes Stakeholders visuell zu erfassen. Beginnen Sie damit, die Namen Ihrer Stakeholder dort in der Matrix hinzuzufügen, wo Sie denken, dass sie am besten passen. Die kundenseitige Person, die wir oben erwähnen, zum Beispiel, die in der Abteilung prominent ist und deren Meinung viel Gewicht hat, kann in den Quadranten „Über alles informiert“ fallen, da andererseits das Risiko einer Störung durch diese Person bestehen würde – auch wenn sie eigentlich nicht Teil des Projektteams ist.
Wenn Sie die Matrix ausfüllen, können Sie verschiedene Farben verwenden, um die Namen zu schreiben. Wenn Sie wissen, dass ein Mitglied des Kunden-Projektteams keine vollständige Berechtigung für eine Komponente des Projekts hat, können Sie vielleicht dessen Namen in Rot markieren, zusätzlich zur Platzierung des Mitgliedsnamens an der richtigen Stelle. Durch die Farbcodierung der Namen der Stakeholder versteht jeder auf der Agenturseite des Projekts, dass die Kommunikation mit der Person möglicherweise mehr Erklärungen enthalten muss oder häufiger auftreten muss. Wenn Sie mit ihrer Kommunikation richtig umgehen, wird sie vielleicht zu einem großen Unterstützer und Sie können ihren Namen grün markieren.
Vorteile der Stakeholderanalyse und -zuordnung
Wenn Sie die Meinungen und den Einfluss Ihrer wichtigsten Stakeholder verwenden, um das Projekt zu gestalten, werden Sie und das Projekt einen größeren Erfolg erzielen. Am besten verschwenden Sie nicht wertvolle Zeit und Ressourcen, übermäßig mit denjenigen zu kommunizieren, die es einfach nicht benötigen.
Darüber hinaus können Ihre wichtigsten Stakeholder mit dem größten Gewicht und Einfluss Ihnen helfen, Ressourcen zu gewinnen, konkurrierende Anforderungen an Ressourcen oder Zeitabläufe zu priorisieren und potenzielle Hindernisse zu überwinden.
Daher ist es wichtig, diese Beteiligten mit höherer Priorität zu identifizieren und gut zu verwalten. Die Stakeholder-Analyse und -matrix, die Sie erstellt haben, kann Ihnen und Ihrem gesamten Team helfen, zu sehen, wer auf welche Weise verwaltet werden muss, damit das Projekt die besten Ergebnisse erzielt.
„Stellen Sie sicher, dass Ihnen der Einfluss aller Beteiligten bewusst ist und wie es sich im Laufe eines Projekts ändert“, sagt Kloosterman. Alles, was Sie zu Beginn des Projekts zuordnen, erfasst diese Momentaufnahme, aber stellen Sie sicher, dass Ihre Stakeholder-Matrix ein organisches Dokument ist. „Seien Sie sich der laufenden Veränderung bewusst und ermöglichen Sie sie, indem Sie Kommunikation und Engagementniveau ändern“, sagt sie.
Stakeholder-Kommunikation: Wer muss wann was wissen?
Sobald Sie Ihre Stakeholder identifiziert haben, und deren Einflussniveau, Interesse und Zustimmung, können Sie beginnen, einen Kommunikationsplan für die Stakeholder zu erstellen. Beginnen Sie mit einem einfachen Raster mit den eingestuften Stakeholdern und notieren Sie die Arten von Kommunikation, die sie erwarten und benötigen. Hier ein Beispielplan:
Vorlage für den Stakeholder-Kommunikationsplan
Vorlage für den Stakeholder-Kommunikationsplan herunterladen – WORD
Das Raster kann Runden zur Text- und Designprüfung sowie tägliche, wöchentliche oder monatliche Updates zu Fortschritt, Budget und bevorstehenden Aufgaben umfassen.
Sie können den Kommunikationsplan freigeben, indem Sie das Raster auf einem freigegebenen Laufwerk speichern und ein automatisiertes Tool verwenden, um den richtigen Personen mit der richtigen Häufigkeit per E-Mail Updates zu senden. Sie können für wichtige Stakeholder einen wöchentlichen detaillierten Bericht erstellen und mittels einer persönlichen E-Mail vom Projektmanager zukommen lassen. Die internen Stakeholder werden wahrscheinlich auch einen Burn-Report sehen wollen – prognostizierte Stunden im Vergleich zu aufgewendeten Stunden und Zeit, die wahrscheinlich in naher Zukunft aufgewendet wird.
Einige Stakeholder (wie die Executive Leads) benötigen möglicherweise eine formellere Art der Kommunikation, aber weniger häufig. Vielleicht bevorzugen diese Stakeholder eine monatliche PowerPoint-Präsentation, die über den Status, die Funktionen und Updates, die veröffentlicht wurden, den bisher erhaltenen Input und Feedback usw. berichtet.
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