Wie Workflow-Automatisierung Ihr Unternehmen effizienter machen kann

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By Kate Eby | 10. Januar 2019 (aktualisiert 29. September 2023)

Die Prozesse, die zur Führung unserer Unternehmen beitragen – so wichtig diese Prozesse auch sein mögen – können sich wiederholen, mühsam sein und wenig strategisches Denken erfordern. Sie können auch anfällig für menschliche Fehler sein, die den Prozess durcheinander bringen, während Ihr Unternehmen versucht, voranzukommen. Deshalb kann die Automatisierung von Workflows so hilfreich und wichtig für Ihr Unternehmen sein.

Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick darüber, was Workflow-Automatisierung ist, wie Sie sie in Ihrem Unternehmen einsetzen können und gibt Ihnen Expertenratschläge, wie Sie Ihr Unternehmen effizienter und effektiver machen können.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Workflow-Automatisierung ist das System, mit dem ein Unternehmen Technologie einsetzt, um einige seiner Geschäftsprozesse effizienter abzuschließen. Wenn es richtig gemacht wird, führt die Technologie regelmäßige und oft einfache Prozesse schneller und effektiver aus und verschafft den Mitarbeitern eines Unternehmens mehr Zeit für komplexere Aufgaben.

Hintergrund und Verlauf der Workflow-Automatisierung

Der Verlauf der Workflow-Automatisierung lässt sich bis in die 1920er Jahre und die Pionierarbeit von Frederick Taylor und Henry Gantt zurückverfolgen, die Unternehmen und Herstellern zu einem besseren Verständnis der industriellen Effizienz verhalfen. Taylor und Gantt (die das Gantt-Diagramm entwickelten, das heute noch verwendet wird) waren einige der ersten Unternehmensberater, die Unternehmen dabei halfen zu verstehen, wie sie ihre Produktions- und Geschäftsprozesse effizienter gestalten können.

In den 1980er und 1990er Jahren begannen Mitarbeiter, Computertechnologie einzusetzen, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Workflows besser zu verstehen und zu verwalten. Die Arbeit, die diese Technologie leistet, wird heute als Workflow-Automatisierung bezeichnet.

Was ist Automatisierung in der Wirtschaft?

Eine Reihe von Geschäftsprozessen kann effizienter durchgeführt werden, wenn sie automatisiert werden (d. h. mit minimaler Aufmerksamkeit der Mitarbeiter). Geschäftsprozesse in Personal-, Buchhaltungs- und Einkaufsabteilungen können u. a. durch Automatisierung effizienter gestaltet werden.
 

Warum ist Workflow-Automatisierung wichtig?

Die Automatisierung von Workflows kann jedem Unternehmen helfen, regelmäßige (und manchmal banale) Aufgaben, für die Mitarbeiter länger brauchen, effizienter und effektiver zu erledigen. Da die Arbeit effizienter – und manchmal auch genauer – erledigt wird, spart die Automatisierung Unternehmen Geld. Außerdem hält sie den Mitarbeitern eines Unternehmens den Rücken frei, damit sie sich um komplexere Aufgaben kümmern können, die mehr strategisches Denken erfordern und nicht automatisiert werden können.

 

Ari Meisel

„Wenn ich einen Prozess habe, der automatisiert werden kann, dann sollte ihn kein Mensch machen“, sagt Ari Meisel, Autor von Die Kunst, weniger zu tun und ein Redner und Experte für Effizienz. Meisel empfiehlt, immer nach Möglichkeiten zu suchen, wie die Automatisierung einen Menschen ersetzen kann – aber nicht, um seine Arbeit zu beenden. „Es geht nicht darum, Mitarbeiter zu ersetzen“, sagt er. „Es geht darum, dass man sich auf das konzentrieren kann, was man am besten kann.“

Wie Workflow-Automatisierung Ihrem Unternehmen zugute kommen kann

Die Automatisierung von Workflows kann für Unternehmen in vielerlei Hinsicht von Vorteil sein, unter anderem in folgender Hinsicht

  • Erleichterung der Verwaltung von Mitarbeitern

  • Bestimmte Geschäftsprozesse rationalisieren

  • Verbessern Sie das Workload-Management

  • Reduzieren Sie sich wiederholende Aufgaben

  • Hilfe bei der Erstellung aktueller und konsistenter Dokumente

  • Erstellen Sie benutzerdefinierte Formulare, um wichtige Daten zu erfassen und besser zu verstehen, wie sie zu verwenden sind

  • Unternehmen können ihre Prozesse und Workflows leichter analysieren, um sie weiter zu verbessern

  • Ermöglicht kürzere Verkaufszyklen

  • Erweitern Sie die Möglichkeiten Ihrer Mitarbeiter, auch außerhalb des Hauptsitzes zu arbeiten.

  • das Engagement der Kunden zu erhöhen

  • Mehr Möglichkeiten für die Selbstbedienung der Kunden

  • Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teammitgliedern

  • Mitarbeiter können sich auf komplexere und strategische Aufgaben konzentrieren

  • Fehler zu minimieren

  • Erhöhung der Verantwortlichkeit

  • Kosten zu reduzieren

  • Erhöhen Sie die Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter

  • Verbesserte Einhaltung von Compliance-Regeln

  • Verkürzung der Genehmigungszyklen

Konkrete Daten zu den Vorteilen der Workflow-Automatisierung in der realen Welt

Studien haben gezeigt, dass die Automatisierung von Workflows zu echten Ergebnissen führen kann, die den Gewinn eines Unternehmens steigern können. Zum Beispiel:

  • Die Annuitas Group veröffentlichte Umfrageergebnisse, aus denen hervorging, dass die befragten Unternehmen durch eine Kombination aus Prozess- und Marketingautomatisierung eine Umsatzsteigerung von 417 Prozent verzeichnen konnten.

  • Cisco Systems automatisierte seinen Customer Relationship Management (CRM) -Prozess und konnte so 75.000 Kundenanrufe pro Monat vermeiden und jährlich über 270 Millionen Dollar an Betriebskosten einsparen, berichtet das Business Process Management Journal.

Arten von Arbeiten, bei denen Workflow-Automatisierung hilfreich sein kann

 

Faith Kubicki

Mit der Workflow-Automatisierung lassen sich Tausende Geschäftsprozesse vereinfachen. Besonders nützlich ist sie aber für eine Reihe von Prozessen, die in fast allen Unternehmen und Organisationen durchgeführt werden. Laut Faith Kubicki, Content Marketing Manager bei IntelliChief, einem Anbieter für Enterprise-Content-Management, zählen zu diesen Prozessen unter anderem Folgende:

 

  • Sammeln von Rechnungen und Weiterleitung an die entsprechenden Bearbeiter

  • Bestätigung der Korrektheit jeder Rechnung und Planung der Lieferantenzahlungen

  • Zusammenarbeit bei Verträgen, Beschaffungsanfragen und anderen internen Arbeitsaufträgen

  • Sammeln von Kundenbestellungen und Weiterleitung an die Auftragsabwicklung

  • Überwachung des Zahlungsstatus der einzelnen Konten

  • Erstellung und Pflege von Mitarbeiterakten in der Personalabteilung eines Unternehmens

  • Bearbeitung und Nachverfolgung von Sonderwünschen von Kunden

  • Führen eines Hauptbuchs

  • Fakturierung von Kunden für Waren oder Dienstleistungen

  • Sammeln von Verträgen und Transaktionsinformationen für Finanzaudits

Ist Ihr Unternehmen bereit für die Workflow-Automatisierung?

Während viele dieser Aufgaben in vielen Branchen und Unternehmen zu finden sind, könnte es auch in Ihrem Unternehmen andere Prozesse geben, die von einer Automatisierung profitieren würden. Welche Prozesse könnten Sie also als erstes automatisieren?

Meisel, der Autor und Effizienzexperte, schlägt vor, dass fast jedes Unternehmen für eine Lösung zur Automatisierung von Workflows bereit sein könnte – vorausgesetzt, das Unternehmen hat einen Jahresumsatz von mindestens 300.000 Dollar. Wenn Ihr Unternehmen kleiner ist, sagt er, „sollten Sie sich auf den Verkauf konzentrieren“, bevor Sie eine Workflow-Automatisierungslösung in Betracht ziehen.

Für jedes Unternehmen mit einem Umsatz von mindestens 300.000 $ können sich Führungskräfte einige grundlegende Fragen stellen, um zu entscheiden, ob sich die Automatisierung von Workflows lohnt – im Wesentlichen, wann der Zeitaufwand und die Kosten die Effizienz exponentiell steigern würden.

Hier sind einige grundlegende Fragen, die Sie sich stellen sollten:

  • Haben Sie eine sich wiederholende Reihe von Aufgaben zu implementieren?

  • Haben Sie einen Prozess oder eine Reihe von Prozessen, die standardisiert sind?

  • Haben Sie bereits Papierformulare für einige dieser Prozesse?

  • Kommt es in Ihrer Organisation häufig zu Missverständnissen?

  • Ist die Verantwortlichkeit für die Effektivität Ihrer Prozesse manchmal unklar?

  • Ist der Status einer Aufgabe für die Mitglieder Ihrer Organisation manchmal verwirrend oder unklar?

 

Workflow Automation Checklist

Checkliste für die Bereitschaft zur Workflow-Automatisierung herunterladen

Schritte zur Workflow-Automatisierung

Workflow-Automatisierung passiert nicht einfach so. Es handelt sich auch nicht um etwas, das Sie einfach von der Stange kaufen und installieren, um Ihre Geschäftsprozesse zu verändern. Ihr Unternehmen und seine Führungskräfte müssen eine Analyse der aktuellen Abläufe durchführen, um zu verstehen, wo und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann. Hier sind einige wichtige Schritte:

  • Identifizieren Sie einige der Geschäftsprozesse, die durch Workflow-Automatisierung verbessert werden können, und erstellen Sie eine Karte davon.

  • Definieren Sie Ihre allgemeinen Geschäftsziele und legen Sie dar, wie die Verbesserung eines bestimmten Prozesses durch Workflow-Automatisierung dazu beitragen kann, diese Ziele zu erreichen.

  • Legen Sie fest, wie Sie objektiv messen werden, ob die Workflow-Automatisierung den Geschäftsprozess verbessert.

  • Informieren Sie sich über Dienstleistungen oder Software zur Workflow-Automatisierung, die bei diesen Prozessen helfen können.

  • Implementieren Sie die Dienste oder die Software für einen bestimmten Testzeitraum.

  • Am Ende des Testzeitraums bewerten Sie anhand der vereinbarten objektiven Maßnahmen, ob die Automatisierung Ihren Geschäftsprozess verbessert hat.

„Eine Initiative zur Automatisierung von Workflows kann so groß oder so klein sein, wie ein Unternehmen es wünscht“, erklärt Kubicki von IntelliChief. „Sie können einen oder zwei ihrer zeitaufwändigsten Prozesse automatisieren oder eine Vielzahl von Workflows im gesamten Unternehmen.“

Was ist Workflow-Automatisierungssoftware?

Software zur Workflow-Automatisierung hilft Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu bewerten, sie abzubilden und Wege aufzuzeigen, wie sie durch Automatisierung effektiver gestaltet werden können.

Wie Sie Software zur Workflow-Automatisierung einsetzen

Die Software ist meist als Software-as-a-Service (SaaS) Anwendung erhältlich. Die meiste Software speichert automatisch Daten und integriert sie mit anderer Software und webbasierten Anwendungen, die Ihr Unternehmen verwendet.

Worauf Sie bei Software zur Workflow-Automatisierung und einem Workflow-Automatisierungssystem achten sollten

Achten Sie bei Software zur Workflow-Automatisierung – oder bei jedem anderen System zur Workflow-Automatisierung – auf wichtige Eigenschaften, damit sie effektiv eingesetzt werden kann. Zu den wichtigen Eigenschaften gehören die folgenden:

  • Die Fähigkeit, mehrere Workflows in einem gesamten Unternehmen zu automatisieren

  • Die Fähigkeit, sich mit anderer Software und anderen Systemen zu verbinden

  • Benutzerfreundliche Darstellung des Workflows, auch grafisch

  • Cloud-basiert (oder zumindest die Option, es als Cloud-basiert zu nutzen)

  • Kontinuierliche Benachrichtigungen, wenn Aufgaben erledigt sind

  • Die Fähigkeit, Berichte zu erstellen, die den Fortschritt des Prozesses und größere Unternehmensziele zeigen

  • Die Möglichkeit, parallele Workflows anzuzeigen

  • Zugriffskontrollen basierend auf der Rolle einer Person innerhalb Ihres Unternehmens

  • Mobile Fähigkeiten

  • Statusanzeigen für Service Level Agreements, die Ihr Unternehmen möglicherweise mit Dritten abgeschlossen hat

Beispiele für spezifische Workflow-Softwarelösungen

Es gibt Hunderte von Softwarelösungen, die bei der Workflow-Automatisierung helfen können. Einige der führenden Lösungen sind die folgenden:

  • ProcessMaker

  • Integrify

  • Comindware Tracker

  • Flokzu

  • Zapier

  • Kissflow

  • FastFlow

  • Prozess-Direktor (BP Logix)

  • TrackVia

  • GravityFlow

Woher wissen Sie, welches Modell das richtige für Ihr Unternehmen ist? Nutzen Sie dieses Diagramm, um sich einen Überblick über die grundlegenden Funktionen zu verschaffen, die jedes Modell bietet. So können Sie die Auswahl auf die drei oder vier Produkte eingrenzen, die Sie am besten beurteilen können.

 

Worfklow software matrix

Wie Document Capture Automation Ihrem Unternehmen helfen kann

Eine Art der Workflow-Automatisierung, die Automatisierung der Dokumentenerfassung, wird für die meisten Unternehmen immer wichtiger. Dieser Prozess, der Teil vieler Workflow-Automatisierungssysteme ist, hilft Ihrem Unternehmen, jedes Dokument – ob Papier, PDF, E-Mail oder andere Dokumente – als eine ähnliche digitale Datei zu erfassen und zu speichern.

Der Prozess ermöglicht es Ihnen, das Dokument einfacher nach Dokumententyp zu sortieren, Informationen daraus zu extrahieren und es an die entsprechende Abteilung Ihres Unternehmens weiterzuleiten. Die Automatisierung der Dokumentenerfassung kann die Effizienz erheblich steigern und Fehler reduzieren.

Wie erreicht man die Workflow-Automatisierung in einer E-Business-Umgebung?

Die Automatisierung des Workflows kann im E-Commerce außerordentlich hilfreich und wichtig sein. Sie kann Ihnen dabei helfen, den Kontakt zu Ihren Kunden aufrechtzuerhalten, auf Kundenanliegen einzugehen und Prozesse effizienter auszuführen, die Ihrem E-Commerce-Unternehmen helfen, sich von der Konkurrenz abzuheben. Hier sind einige E-Commerce-Prozesse, die mit Workflow-Automatisierung verbessert werden können:

  • Kartenabbruch: Studien haben gezeigt, dass ein Großteil der E-Commerce-Warenkörbe vor dem Kauf abgebrochen wird. Einer Studie von eMarketer zufolge belief sich der Wert all dieser abgebrochenen Warenkörbe im Jahr 2015 auf fast 5 Billionen Dollar. Wenn diese Kunden kurz nach dem Verlassen des Warenkorbs kontaktiert werden, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie ihre Bestellung abschließen. Workflow-Automatisierungssoftware kann automatisch E-Mails an potenzielle Kunden in den Stunden oder Tagen nach dem Verlassen des Warenkorbs verschicken.

  • Kundenbetreuung: Auch wenn ein Großteil des Kundendienstes direkt von den Mitarbeitern geleistet werden sollte, gibt es Möglichkeiten zur Workflow-Automatisierung, um deren Bemühungen zu ergänzen. Manche Software ermöglicht es Kunden, Serviceanfragen so detailliert zu übermitteln, dass die Software die Anfragen automatisch priorisieren und bestimmten Kundendienstteams zuweisen kann. Das System ermöglicht eine bessere Verwaltung der Anfragen auf der Grundlage ihrer Dringlichkeit und ihres Themenbereichs.

  • Automatisierte Bestandsverwaltung: Die Automatisierung von Workflows kann dabei helfen, den Bestand in Online-Shops in Echtzeit zu verfolgen. So wird sichergestellt, dass Kunden sofort informiert werden, wenn ein Artikel nicht mehr vorrätig ist und sich die Lieferung verzögert.

  • Hilfe bei Rechnungen: Nutzen Sie die Workflow-Automatisierung, um Quittungen sowie bezahlte und unbezahlte Rechnungen zu verfolgen. Die Software kann diese Informationen mit anderen Finanzinformationen, einschließlich Steuerdaten, synchronisieren.

  • Hilfe beim Marketing: Online- und Social Media-Marketing ist für E-Commerce-Unternehmen unerlässlich. Eine Reihe von Diensten kann Ihnen dabei helfen, Posts in sozialen Medien und andere Online-Inhalte für Ihr e-Business zu planen.

  • Fördern und überwachen Sie Online-Rezensionen für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung: Nielsen hat herausgefunden, dass Online-Rezensionen von Kunden zu 70 Prozent gutgeheißen werden, ein viel höherer Wert als die meisten Formen der Werbung. Und laut einer Studie von Dimensional Research sagen mehr als 90 Prozent der Kunden, dass Online-Bewertungen ihre Kaufentscheidungen beeinflussen.

    Workflow-Software kann kurz nach dem Kauf eines Produkts automatische E-Mails generieren, die den Kunden ermutigen, Online-Rezensionen über das Produkt abzugeben. In der E-Mail kann auch nachgefasst werden, um sicherzustellen, dass der Kunde mit seinem Kauf und dem Kaufprozess zufrieden war.

  • Hilfe bei Analytics: Das Verständnis von Daten über den Online-Verkehr eines E-Business und das Verhalten seiner Kunden ist entscheidend. Software zur Workflow-Automatisierung kann automatisch geplante Berichte erstellen, die eine breite Palette dieser Daten liefern.

Expertentipps für die Erwägung und Implementierung von Workflow-Automatisierung

Der Versuch, Workflow-Automatisierung in Ihrem Unternehmen zu implementieren, ohne strategisch zu denken, wird wahrscheinlich zum Scheitern führen. Dieser Misserfolg wird Ihr Unternehmen Zeit und Geld kosten und den Widerstand in Ihrem Unternehmen stärken, es jemals wieder zu versuchen. Daher ist es wichtig, dass Sie sich Gedanken darüber machen und planen, welchen Geschäftsprozess Sie zuerst in Angriff nehmen und wie Sie die Workflow-Automatisierung in diesen Prozess integrieren. Im Folgenden finden Sie einige Empfehlungen von Experten, wie Sie Ihr erstes Workflow-Automatisierungsprojekt strategisch angehen können:

 

Eoin Hinchy

Wählen Sie transformative Projekte zur Einführung der Automatisierung aus. Automatisieren Sie kleine Aufgaben, die große Auswirkungen haben. „Wie bei jeder revolutionären Technologie ist es wichtig, klein anzufangen und früh den Mehrwert aufzuzeigen“, so Eoin Hinchy, Gründer einer Plattform für Enterprise-Automatisierung namens Tines. „Wählen Sie ein oder zwei Anwendungsfälle aus, die repetitiv und anfällig für menschliche Fehler sind, um zu zeigen, welche Verbesserungen in puncto Effizienz und Genauigkeit Workflow-Automatisierungstools bieten können.“

  • Implementieren Sie die Automatisierung nur in Bereichen, in denen ein offensichtlicher Bedarf besteht und die sinnvoll sind.

  • Konzentrieren Sie sich zunächst auf die sich am meisten wiederholenden Aufgaben.

  • Nehmen Sie bestehende manuelle Prozesse und setzen Sie nach und nach Automatisierungstools ein, um sie zu verbessern. Lassen Sie Mitarbeiter, die sich mit der täglichen Arbeit und den Problemen auskennen, eine detaillierte Karte jedes Prozesses von Ende zu Ende erstellen. „Viele Unternehmen kämpfen mit Stammeswissen - wichtigen Details, die die Mitarbeiter, die bestimmte Aufgaben ausführen, aus Erfahrung kennen, die aber sonst nicht in den offiziellen Richtlinien eines Unternehmens dokumentiert sind“, sagt Kubicki. „Das kann dazu führen, dass bestimmte Schritte in einem neu automatisierten Workflow ausgelassen werden. Unternehmen müssen sich die Zeit nehmen, mit den Mitarbeitern zu sprechen, die an der Basis arbeiten – nicht nur mit den CTOs, CFOs, CIOs oder anderen hochrangigen Entscheidungsträgern.

  • Automatisieren Sie sowohl für die interne als auch für die externe Einbindung.

  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Workflow-Automatisierung automatisierte Verbindungen zwischen den verschiedenen in Ihrem Unternehmen verwendeten Programmen herstellt – oder dass sie diese herstellt.

  • Prüfen Sie Ihre Geschäftsprozesse auf Optimierungspotenzial.

  • Stellen Sie sicher, dass die Workflow-Automatisierung in Ihrem Unternehmen kein tiefes technisches Wissen erfordert, um zu funktionieren.

  • Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können und erwägen Sie eine eventuelle Automatisierung für alles andere. Bleiben Sie flexibel. „Workflows entwickeln sich mit dem Wachstum eines Unternehmens“, sagt Kubicki. Unternehmen sollten ihre Prozesse laufend überprüfen und ihren Ansatz zur Automatisierung entsprechend anpassen.“

Wie Workflow-Automatisierung in bestimmten Branchen hilfreich sein kann

Die Automatisierung von Workflows kann für bestimmte Geschäftsprozesse in bestimmten Branchen nützlich sein. In den meisten Unternehmen und Branchen kann sie auch Prozesse innerhalb bestimmter Abteilungen unterstützen.

Branchen

Gesundheitswesen:

  • Die Übertragung von Informationen in elektronischen Patientenakten, die zwar digital erfasst werden, aber fehleranfällig sein können, wenn sie von Mitarbeitern übertragen werden

  • Aufnahme und Entlassung von Patienten, wobei Ärzte einige Entlassungen mit einer mobilen Anwendung abwickeln

  • Arbeitspläne der Mitarbeiter und Bereitschaftsdienste

Rechtlich:

  • Automatisieren Sie die Rechnungsstellung durch eine Zeiterfassungssoftware, die mit einer Rechnungssoftware verknüpft ist

  • Verwalten von Fristen für Rechtsfälle

  • Verwenden Sie Vorlagen, um Teile von Rechtsdokumenten zusammenzustellen

  • Einreichen und Verfolgen von Anträgen auf Vertragsprüfungen und -genehmigungen

  • Eingabe von Informationen über neue Kunden

Drucken:

Besondere Abteilungen:

Entwicklung/Betrieb:

Informationstechnologie:

Finanzen

  • Anträge für Investitionen

  • Genehmigungen von Ausgaben

  • Änderungen von Gehältern

  • Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Marketing:

  • Genehmigungen für Kampagnen

  • Verwaltung von Fragen zur Markenbildung der Organisation

Einrichtungen:

  • Büroumzüge

  • Planen von Ressourcen

  • Überwachung des Zugangs zu den Einrichtungen

  • Anträge für Mitarbeiterumzüge

Vertrieb:

  • Genehmigungen von Preisnachlässen

  • Genehmigungen von Angeboten

  • Genehmigungen von Angeboten

Personalwesen

  • Änderungen von Mitarbeiterleistungen

  • Stundenzettel

  • Onboarding Details mit neuen Mitarbeitern

  • Verwaltung von Details zu Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen

  • Urlaubsanträge

Einkaufen:  

  • Allgemeine Beschaffung

  • Genehmigungen von Investitionsausgaben

  • Verwaltung von Verkäufern

  • Genehmigungen für Rechnungen

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