Arbeitsablaufvorlage für das Projektmanagement
Arbeitsablaufvorlage für das Projektmanagement herunterladen
Excel | Word
Optimieren Sie Ihre Projektstrategien, verfolgen Sie den Projektfortschritt und rationalisieren Sie jeden einzelnen Projektschritt mit dieser kostenlosen Vorlage zum Herunterladen. Verwenden Sie diese Vorlage, um neue Projektpläne vorzuschlagen, die Zustimmung der wichtigsten Beteiligten einzuholen, umsetzbare Schritte zur Fertigstellung des Projekts zu erarbeiten und das Projekt reibungslos durchzuführen. Diese Vorlage steht in den Formaten Microsoft Excel und Word zum Herunterladen bereit.
Arbeitsablaufvorlage für das Bauwesen
Arbeitsablaufvorlage für das Bauwesen herunterladen
Excel | Word
Verwenden Sie diese umfassende Arbeitsablaufvorlage für alle Ihre Bauprojekte, um jeden Schritt eines sehr detailorientierten Prozesses zu dokumentieren und nachzuverfolgen. Mit Platz, um jeden Schritt zu dokumentieren, von der Bauvorbereitung über die Fundamentlegung bis hin zur Instandhaltung, wird Ihr Bauprojekt leicht nachvollziehbar und die einzelnen Schritte sind klar dargestellt. Diese Vorlage steht in den Formaten Microsoft Excel und Word zum Herunterladen bereit.
Arbeitsablaufvorlage für die Personalbeschaffung
Arbeitsablaufvorlage für die Personalbeschaffung
Excel | Word
Verwenden Sie diese Vorlage, um den Personalbeschaffungsprozess Ihres Unternehmens zu optimieren und Lebenslaufe, Bewerbungen und potenzielle Bewerber effizient zu filtern. Diese Arbeitsablaufvorlage enthält alle wichtigen Einzelheiten des Personalbeschaffungsprozesses, wie z. B. die Festlegung von Auswahlkriterien, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, die Bewertung von Bewerbern anhand von bestimmten Kriterien und die Nachbearbeitung der Bewerber nach der Bewertung.
Arbeitsablaufvorlage für die Softwareentwicklung
Arbeitsablaufvorlage für die Softwareentwicklung herunterladen
Excel | Word
Bei der Neuentwicklung und Aktualisierung von Software sollten Sie diese Arbeitsablaufvorlage verwenden, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Prozessschritte übersehen. Sie bietet Platz, um die sechs Schritte des Prozesses zu dokumentieren, einschließlich der Konzeption, des Beginns, der Entwicklungsiterationen, der Übergänge, der Produktion und der Einstellung, sodass Ihr Softwareentwicklungsprozess stets konsistent, effizient und vollständig sein wird. Laden Sie diese praktische Vorlage in den Formaten Microsoft Excel und Word herunter.
Arbeitsablaufvorlage für das Gesundheitswesen
Arbeitsablaufvorlage für das Gesundheitswesen
Excel | Word
Verwenden Sie diese Vorlage, um Abläufe im Gesundheitswesen zu rationalisieren und sicherzustellen, dass jeder Patient die beste und effizienteste Versorgung in Bezug auf seinen Pflegeplan erhält. Dieser Arbeitsablauf dokumentiert jeden Prozess im Gesundheitswesen von Anfang bis Ende, einschließlich wichtiger Einzelheiten wie Krankengeschichte und Vitaldaten, Eingriffe, Labortests und Rezepte. Diese Vorlage steht kostenlos in den Formaten Microsoft Excel und Word zur Verfügung.
Arbeitsablaufvorlage für Dokumentenmanagement
Arbeitsablaufvorlage für das Dokumentemanagement herunterladen
Excel | Word
Mit dieser Vorlage können Sie Dokumente sowohl in physischen als auch digitalen Formaten verwalten, einreichen und speichern. Mit Platz für alle Angaben von der Dokumenterstellung über das Veröffentlichungsdatum bis hin zum Archivierungsort können Sie mit dieser optimierten Arbeitsablaufvorlage alle Dokumente sicher verwalten und überwachen.
Arbeitsablaufvorlage für E-Commerce
Arbeitsablaufvorlage für E-Commerce herunterladen
Excel | Word
In einer Welt, die von Online-Transaktionen dominiert wird, können Sie mit dieser Vorlage jeden Aspekt eines E-Commerce-Kaufs nachverfolgen und dokumentieren. Zeigen Sie den Arbeitsablauf von der Auftragserteilung bis zum Versand der Bestellung an, und beziehen Sie sich auf dieses Dokument, um die Kontinuität zwischen den Aufträgen zu gewährleisten. Diese Vorlage steht in den Formaten Microsoft Excel und Word zum Herunterladen bereit.
Arbeitsablaufvorlage für den Finanzbereich
Arbeitsablaufvorlage für den Finanzbereich herunterladen
Excel | Word
Diese Vorlage bietet einen umfassenden Überblick über den im Finanzbereich typischen Arbeitsablauf. Verwenden Sie diese Vorlage, um eingehende und ausgehende Zahlungen, Finanzberichterstattung und zukünftige Budgetierung und Prognosen zu dokumentieren. Diese Vorlage können Sie in den Formaten Microsoft Excel und Word verwenden anpassen.
Arbeitsablaufvorlage für das Architekturwesen
Arbeitsablaufvorlage für das Architekturwesen herunterladen
Excel | Word
Verwenden Sie diese Vorlage, um den Prozess im Zusammenhang mit der Architektur oder dem Design eines Projekts zu dokumentieren und zu überwachen. Diese Vorlage skizziert die Schritte, die bei der Erstellung einer architektonischen Idee, der Einholung einer Genehmigung, der Zusammenstellung der entsprechenden Genehmigungsunterlagen und der Auswahl eines Generalunternehmers erforderlich sind. Behalten Sie mit dieser kostenlosen Arbeitsablaufvorlage diese Struktur bei jedem architekturbasierten Projekt bei.
Arbeitsablaufvorlage für Verkaufsprozesse
Arbeitsablaufvorlage für Verkaufsprozesse
Excel | Word
Verwenden Sie diese Vorlage, um einen konsistenten Plan für die Gewinnung von Vertriebskontakten und deren Nachverfolgung zu erstellen. So können Sie sicherstellen, dass Sie keine potenzielle Umsatzchance verpassen. Diese Vorlage enthält einen Prozessplan, der aufzeigt, wie Marketingkampagnen durchgeführt werden, wie qualifizierte Kundenkontakte weiterverfolgt werden, welche Informationen von jedem Kundenkontakt gesammelt werden müssen und wie ein Kundenkontakt in eine Verkaufschance umgewandelt wird.
Arbeitsablaufvorlage für die Warenherstellung
Arbeitsablaufvorlage für die Warenherstellung herunterladen
Excel | Word
Dokumentieren Sie den Herstellungsprozess von Anfang bis Ende, um bei jedem Schritt konstant und gründlich zu bleiben. Berücksichtigen Sie wichtige Einzelheiten in der Fertigungsindustrie, z. B. Zulieferer, Rohstoffe, Qualitätssicherung und Verpackung, um zu gewährleisten, dass jedes Produkt effizient und präzise hergestellt wird.
Was ist der Zweck eines Arbeitsablaufdiagramms?
Arbeitsablaufvorlagen sind für jedes Vorhaben unverzichtbar, denn sie helfen dabei, die Arbeits- und Denkweise, die hinter jedem Prozess eines größeren Projekts steht, zu visualisieren. Arbeitsablaufvorlagen bieten eine grafische Darstellung der aufeinanderfolgenden Schritte und erleichtern dem Endbenutzer das Verständnis, die Befolgung und die Analyse der Schritte.
Darüber hinaus beschreiben Arbeitsablaufvorlagen die Reihenfolge der auszuführenden Schritte auf eine optisch ansprechende Weise und legen bestimmte Aktivitäten in einem strukturierten, leicht verständlichen Format fest. Sie können Änderungen an einem Prozess leicht erkennen und vornehmen, um selbst die gängigsten Geschäftsabläufe effizienter zu gestalten.
Arbeitsablaufvorlagen vermitteln, wie ein Prozess oder ein Projekt zu handhaben und durchzuführen ist. Ein visuelles Flussdiagramm oder ein Diagramm, das ein strukturiertes Format bietet, hilft, den Prozess noch einfacher zu verfolgen. Erfassen, visualisieren und erstellen Sie Prozessanforderungen für jeden Geschäftsprozess und jede Branche, vom Projektmanagement über das Gesundheitswesen bis hin zum Bauwesen.
Passen Sie Ihre Arbeitsablaufvorlage mit Spalten, Überschriften, Metriken und Daten an, die Sie nachverfolgen oder einbeziehen müssen, und dokumentieren Sie spezielle Regeln für einen Arbeitsablauf, einschließlich der Genehmigung, der Reihenfolge der Genehmigung und der Schritte, die auf eine Genehmigung folgen.
Warum ist ein Arbeitsablaufdiagramm notwendig?
Eine Arbeitsablaufvorlage kann in einem Geschäftsprozess umständlich und unnötig erscheinen, da sie selbst die einfachsten Aufgaben umreißt und detailliert beschreibt. Allerdings sind Arbeitsablaufvorlagen eine äußerst hilfreiche Ressource, wenn es darum geht, wichtige Details zu ermitteln, wie zum Beispiel die folgenden:
-
Geeignete Teammitglieder für jeden Prozess
-
Verbesserungswürdige Bereiche oder ein Verfahren, das die Effizienz steigern könnte
-
Datenerhebung oder -überwachung
-
Genehmigungsverfahren und wichtige Beteiligte, die die Genehmigung erteilen
Darüber hinaus können Arbeitsablaufvorlagen selbst die komplexesten, detailliertesten Prozesse verständlicher, klarer und prägnanter machen und somit dazu beitragen, dass niemand beim Erlernen oder Ausführen eines detaillierten Prozesses überfordert wird. Arbeitsablaufvorlagen können Unternehmen und ihren Mitarbeitern auch dabei helfen, Folgendes zu tun:
-
Die Abläufe zwischen den einzelnen Schritten leicht dazustellen.
-
Jeden Teil des Prozesses zu definieren, zu analysieren und zu erörtern.
-
Einen Prozess zu standardisieren und eventuelle Lücken im Prozess zu finden und zu identifizieren.
-
Alle Prozesse, die keinen Mehrwert für das Unternehmen bringen, zu identifizieren und zu eliminieren.
-
Kommunikation und Teamarbeit zwischen den Mitarbeitern zu fördern.
-
Alle Beteiligten über einen Prozess und die sich daraus ergebenden Abläufe auf dem gleichen Stand zu halten.
-
Ein klares Verständnis eines Prozesses zu vermitteln, warum er durchgeführt wird und welchen geschäftlichen Wert er hat.
Menschen neigen aus verschiedenen Gründen dazu, von der Verwendung von Arbeitsabläufen abzuweichen. Sie zögern, einen bereits bestehenden Ablauf zu unterbrechen, wollen die vollständige Kontrolle über einen Vorgang behalten und Dinge selbst ausprobieren, oder ihren eigenen, einzigartigen Ablauf konstruieren, der keiner vorgegebenen Struktur folgt.
Allerdings tragen Arbeitsablaufvorlagen dazu bei, die Konsistenz und Effizienz jedes einzelnen Prozesses zu gewährleisten und die Gesamtkontrolle und Effektivität der Prozesse zu verbessern, wenn sie von anderen Teammitgliedern ausgeführt werden.
Möglichkeiten eines Arbeitsablaufdiagramms
Arbeitsablaufdiagramme können Unternehmen, die sie einsetzen, auf verschiedene Weise helfen. Zum Beispiel, indem sie einen effizienten Genehmigungsprozess schaffen, Ressourcen und Teilnehmer bestimmten Abschnitten des Prozesses zuweisen, Arbeitsablaufaktivitäten einfach verschieben oder neu starten und Arbeitsablaufbedingungen oder -spezifikationen festlegen.
Neben den oben genannten Vorteilen bieten Arbeitsablaufdiagramme die folgenden Möglichkeiten:
-
Sie legen die Häufigkeit der Aufgaben und die ideale Zeitspanne für die Erledigung jeder Aufgabe fest.
-
Sie können für jeden Prozess oder einen einzelnen Prozessschritt Aufgabenanweisungen enthalten.
-
Den Arbeitsablauf nach den vorangegangenen Schritten entweder automatisch oder manuell anstoßen.
-
Dokumente nach Abschluss eines Schritts oder Prozesses zur Genehmigung an wichtige Beteiligte senden und einmalige Überprüfungen erzeugen, um Zeit zu sparen.
-
Genehmigungsstatus festlegen und sicherstellen, dass Schritte erst nach Erteilung der Genehmigung ausgeführt werden.
-
Den Arbeitsablauf bei einem bestimmten Schritt oder bis zu einem bestimmten Datum anhalten oder stoppen.
-
Den Status des Arbeitsablaufs festlegen und Aktualisierungen an alle Beteiligten senden.
-
Arbeitsschritte direkt im Arbeitsablauf aktualisieren, um die Effizienz zu steigern.
Erstellen eines Arbeitsablaufdiagramms oder einer Arbeitsablaufvorlage
Wenn Sie mit der Erstellung Ihres eigenen Arbeitsablaufdiagramms für Ihren individuellen Geschäftsprozess beginnen, sollten Sie sich überlegen, zu welchem Zweck Sie Ihr Arbeitsablaufdiagramm erstellen, sei es, um einen Prozess zu straffen oder insgesamt weniger verwirrend zu gestalten.
Vergewissern Sie sich, dass Sie den gesamten Prozess vollständig verstehen, und identifizieren Sie die grundlegenden Schritte des Prozesses, um sicherzustellen, dass diese hervorgehoben und in das Diagramm aufgenommen werden. Dokumentieren Sie eindeutige Anfangs- und Endpunkte für den Prozess, und entwerfen Sie im weiteren Verlauf die Schritte, die zwischen diesen beiden Punkten des Prozesses erfolgen.
Suchen Sie nach Alternativen für jeden Prozess, und vermerken Sie jede Ausnahme im Diagramm. Dies gibt Ihnen und Ihren Teammitgliedern die Flexibilität, den Arbeitsablauf im Laufe des Prozesses anzupassen, da Sie durch das Aufzeigen von Ausnahmen gezwungen werden, nur die effizientesten Schritte jedes Prozesses beizubehalten.
Wie man eine Arbeitsablaufvorlage in Word erstellt
Microsoft Word bietet eine Vielzahl kostenloser Arbeitsablaufvorlagen, die Sie verwenden können, um Ihre eigene Arbeitsablaufvorlage zu entwerfen und zu formatieren. Führen Sie die folgenden Schritte durch, um die besten Ergebnisse zu erzielen:
-
Öffnen Sie Microsoft Word.
-
Wählen Sie in dem Fenster das Glühbirnensymbol am oberen Rand der Seite und suchen Sie nach „Arbeitsabläufe“.
-
Wählen Sie den entsprechenden Link, der unter der Suche nach „Arbeitsabläufe“ angezeigt wird.
-
Wählen Sie eine Arbeitsablaufvorlage aus, die Ihren Bedürfnissen entspricht, und klicken Sie auf OK.
-
Erstellen und füllen Sie die Arbeitsablaufvorlage gemäß den Bedürfnissen Ihres einzigartigen Geschäftsprozesses nach aus, indem Sie Arbeitsablaufschritte bearbeiten oder hinzufügen.
Wie man eine Excel-Arbeitsablaufvorlage erstellt
Microsoft Excel verfügt über vorformatierte Arbeitsablaufvorlagen in seiner Plattform, die Sie herunterladen und an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Um auf diese Vorlagen zuzugreifen, gehen Sie wie folgt vor:
-
Öffnen Sie Microsoft Excel.
-
Suchen Sie in der Suchleiste am oberen Rand der Excel-Arbeitsmappe nach „Arbeitsablaufvorlagen“.
-
In der Arbeitsmappe für Flussdiagrammvorlagen finden Sie eine Vielzahl vorhandener Arbeitsablaufvorlagen.
-
Wählen Sie die für Ihre Geschäftsanforderungen geeignete aus und klicken Sie auf Erstellen, um das Arbeitsblatt zu öffnen.
-
Erstellen und füllen Sie die Arbeitsablaufvorlage gemäß den Bedürfnissen Ihres einzigartigen Geschäftsprozesses nach aus, indem Sie Arbeitsablaufschritte bearbeiten oder hinzufügen.
Wie man eine PowerPoint-Arbeitsablaufvorlage erstellt
Microsoft-PowerPoint bietet eine einzigartige Funktion namens SmartArt, mit der Benutzer vorgefertigte Flussdiagramme direkt in eine PowerPoint-Folie einfügen können. Um auf diese Funktion zuzugreifen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
-
Öffnen Sie Microsoft PowerPoint.
-
Wählen Sie die Registerkarte Einfügen oben auf dem Bildschirm in der Gruppe Illustrationen aus und wählen Sie SmartArt aus.
-
Klicken Sie in der SmartArt-Galerie auf die Registerkarte Prozess. Hier finden Sie eine große Anzahl an Flussdiagrammvorlagen.
-
Wählen Sie die für Sie passende SmartArt-Prozessvorlage aus und fügen Sie sie in PowerPoint ein.
-
Bearbeiten Sie die Vorlage Ihrem Prozess entsprechend. Sie können sowohl Text als auch Bilder in die Vorlage einfügen, um Ihren Prozess effizient zu erklären und darzustellen.
Wie man eine Visio-Arbeitsablaufvorlage erstellt
Visio bietet einfache bis hin zu komplexen Arbeitsablaufvorlagen, die Geschäftsprozesse mit Formen, Bildern und Text darstellen. Folgen Sie diesen Schritten, um zu erfahren, wie Sie die effektivste Visio-Vorlage für Ihr Unternehmen erstellen:
-
Öffnen Sie Visio, wählen Sie die Kategorie Flowchart aus und wählen Sie Einfaches Flussdiagramm.
-
Für jeden Schritt in Ihrem Prozess wählen Sie eine neue Flussdiagrammform aus und ziehen sie in Ihre Vorlage.
-
Verbinden Sie Flussdiagramm-Formen, indem Sie einfach die Maus über die erste Form halten, den Pfeil auswählen, der nach wenigen Sekunden angezeigt wird, und dann zu der Form ziehen, mit der sie verbunden werden soll.
-
Wählen Sie eine beliebige Form aus und klicken Sie darauf, um Text und zusätzliche Informationen hinzuzufügen, die aus den Formen allein nicht ersichtlich sind.
-
Fügen Sie der Vorlage weiter Formen und Text hinzu, bis Ihr Geschäftsprozess vollständig über die visuelle Visio-Arbeitsablaufvorlage erläutert wird.
Erstellen Sie mit Smartsheet leistungsstarke, automatisierte Genehmigungsprozesse und Arbeitsabläufe.
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.