Was ist ERP in einfachen Worten?
Enterprise Resource Planning (ERP) macht Ihren gesamten Betrieb – vom Vertrieb und Marketing über die Planung und Produktion bis hin zu Lagerbestand und Finanzwesen – zu einem nahtlosen Erlebnis. Indem Sie Ihre Daten in ein zentrales System ziehen, stehen Ihnen alle Informationen zur Verfügung, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen voranzutreiben. Ein smartes ERP liefert Ihnen jeden Datenpunkt, den Sie brauchen, in Echtzeit.
Was ist ein ERP-System?
Enterprise Resource Planning (ERP), im öffentlichen Sektor als Government Resource Planning (GRP) bezeichnet, ist traditionell eine große eigenwirtschaftliche Initiative, die darauf abzielt, sowohl Geschäftsprozesse als auch Geschäftsinformationen zu straffen. Bei richtiger Implementierung handelt es sich um ein integriertes System, das Datenklarheit, Flexibilität und operative Flexibilität bietet.
Die Grundlage einer ERP-Lösung ist eine gemeinsame Datenbank, die als zentrales Informationsarchiv dient. Alle relevanten Beteiligten greifen auf dasselbe Datenarchiv zu. Berichte werden dann aus diesem einzigartigen, einheitlichen System ausgeklammert, um Transparenz, Effizienz und Konsistenz zu gewährleisten.
Die Ressourcenplanung für Unternehmen spielt eine wichtige Rolle in der computerintegrierten Fertigung (CIM), die bei der Herstellung von Produkten auf automatisierte Systeme, Software, Sensoren und computergesteuerte Maschinen angewiesen ist. ERP hat sich von reinen Fertigungssystemen weiterentwickelt und wird heute in Buchhaltung, Personalwesen, Einkauf, Bestellung und Kostenrechnung integriert.
Die Wurzeln von ERP reichen bis 1913 zurück, als ein Ingenieur namens Ford Whitman Harris einen Bedarf nach mehr Effizienz sah und ein Produktionsplanungsmodell mit dem Namen Economic Order Quantity (EOQ) entwickelte. Dieser Prozessplanung auf Papier blieb bis 1964 der Industriestandard, als Joseph Orlicky die Materialbedarfsplanung (MRP) entwickelte und der Werkzeughersteller Black + Decker als erstes Unternehmen eine MRP-Lösung einführte, die EOQ-Konzepte mit einem Großrechner kombinierte.
Die schnelle Einführung von Software in den 1980er-Jahren brachte Integrationsfunktionen mit sich, die die Funktionalität auf Terminplanung, Stücklisten und Einkaufsfunktionen erweiterten, die mit der Finanzberichterstattung im Unternehmen verknüpft sind. Die Fertigungs- und Ressourcenplanung (MRP II) umfasst wesentlich mehr Fertigungsprozesse und löste MRP als Standard für Datenmanagement und Effizienzplanung ab. Als sich die Systeme über die Fertigungsprozesse hinaus auf die Personalabteilung und das Rechnungswesen ausweiteten, wurden sie als Enterprise Resource Planning neu definiert.
Was ist der Unterschied zwischen Enterprise Resource Planning und Enterprise Resource Management?
Das Enterprise Resource Planning kann mit anderen Managementsystemen wie Enterprise Resource Management (ERM), Enterprise Performance Management (EPM) und Customer Relationship Management (CRM) verwechselt werden. Nachfolgend sehen Sie die Vorteile und Funktionen der einzelnen Systeme.
- Enterprise Resource Planning: ERP zeichnet Ihre Ressourcen, Materialien und Transaktionen auf. Es liefert alle Daten über die Arbeitsweise Ihres Unternehmens in Echtzeit. Verwenden Sie ERP-Systeme, um Ihr Unternehmen zu betreiben.
- Enterprise Resource Management: Mit ERM können Sie den Zugriff auf alle Ihre Softwaresysteme verwalten. In der Regel umfasst dies die Möglichkeit für Mitarbeiter, sich mit einem einzigen Benutzernamen und Kennwort bei mehreren Softwaresystemen anzumelden, sowie die Möglichkeit, zu kontrollieren, wer Zugriff auf Softwaresysteme hat.
- Enterprise Performance Management: EPM-Software übernimmt die ERP-Daten und hilft Ihnen, die Leistung Ihres Unternehmens zu überwachen und zu analysieren. Verwenden Sie EPM für die Planung, Prognose, Bewertung und Entscheidungsfindung. Es hilft Ihnen, die Gesamtleistung Ihres Unternehmens durch Modellierung und Analyse strategisch zu verwalten.
- Customer Relationship Management: Die meisten ERP-Lösungen enthalten viele CRM-Tools, die Ihnen helfen, Ihre Kunden besser zu verstehen. Sie können beispielsweise Kontakte und die Bestellhistorie Ihrer Kunden nachverfolgen. CRMs bieten jedoch in der Regel tiefere Einblicke in die Vertriebspipeline und den Funnel, ganz gleich, ob es sich um den Vertrieb oder um Dienstleistungen für Ihre Kunden handelt. Viele CRMs helfen Ihnen auch, Ihre Marketingaktivitäten und den Zeitaufwand für die Umwandlung von Leads in Verkäufe zu organisieren und nachzuverfolgen.
Wer verwendet Enterprise Resource Solutions?
Im heutigen Wettbewerbsumfeld benötigt jedes Unternehmen die Fähigkeit, Daten zu sammeln, zu speichern und zu analysieren, um schneller bessere Entscheidungen zu treffen. Enterprise Resource Planning hilft Ihnen, Ihre Daten zu standardisieren und zu vereinfachen, um mehr Flexibilität, Effizienz und Zusammenarbeit zu erzielen.
Sie können ein ERP-System implementieren, um betriebliche und administrative Prozesse in jeder Branche zu straffen, einschließlich des Gesundheitswesens, der Fertigung, des Einzelhandels, der Behörden und der Technologie. ERP arbeitet an der Integration unzusammenhängender Prozesse in einem Datensystem, auf das die gesamte Organisation Zugriff hat. Alle Benutzer – von Führungskräften über CIOs bis hin zu Kundendienstmitarbeitern – können in Echtzeit auf dieselben, aktuellen und vollständigen benutzergerechten Daten und Informationen zugreifen.
Unternehmen, die die betrieblichen Funktionen rationalisieren und integrieren müssen, greifen zunehmend auf die agilen ERP-Lösungen zurück, die aktuell auf dem Markt verfügbar sind. Unternehmen müssen schnell auf Änderungen beim Geschäftsklima und bei den Marktgegebenheiten reagieren können, um erfolgreich zu sein und Gewinne einzufahren.
Der geschäftliche Wert eines ERP-Systems lässt sich in seiner Effizienz und der Fähigkeit erkennen, schnell klare Analysen zu liefern. Unternehmen betrachten Datenintelligenz als Ware, die genutzt werden kann, um Marktanteile, Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität zu steigern. Das richtige Wissen, eine klare Berichterstattung und funktionsübergreifende Integration bieten bessere Möglichkeiten, um Bereiche für Wachstum und Expansion zu identifizieren. ERP-Systeme bieten Unternehmen die Möglichkeit, auf sich ändernde operative Paradigmen, neue Partnerschaften, Akquisitionen, erhöhte Lieferantenlisten, Entscheidungswerkzeuge und -mechanismen zu reagieren, um sich schnell anzupassen und voranzukommen.
Lisa Anderson, supply chain expert and business consultant, says, “ERP systems have become essential to compete in today’s Amazon-impacted marketplace, no matter the industry. My best clients are leveraging systems to provide superior service and rapid deliveries to customers, to gain quick access to information for decision making, and to utilize advanced technologies for customer and supplier collaboration and automation in support of profitable growth.”
ERP kann Finanzmanagement bieten, standardmäßige Buchhaltungspraktiken befolgen, Berichte für geschäftliche Zwecke erstellen und Transaktionen verwalten. Für Hersteller kann ERP Ihre Lieferkette und Ihren Bestand verwalten, um sicherzustellen, dass Sie zur richtigen Zeit die richtigen Materialien zur Hand haben, um Bestellungen zu erfüllen. ERP bietet außerdem Einblicke in Kundenbedürfnisse, indem es analysiert, wer Ihre Produkte oder Dienstleistungen bestellt, wie oft sie bestellen und was ihre speziellen Anforderungen oder Bedürfnisse sein könnten. Daraus wird eine Datenbank mit all Ihren Kundeninteraktionen erstellt.
Darüber hinaus finden Entwickler immer wieder neue Integrationsmöglichkeiten zwischen Geräten (von Desktop zu mobilen Geräten) und zwischen Geschäftsanwendungen. ERP-Anbieter sind ständig auf der Suche nach den Tools und Techniken, um Unternehmen in einer datengesteuerten Welt einen Vorteil zu verschaffen.
Wie funktioniert ERP?
Um den unterschiedlichen Bedürfnissen von Käufern gerecht zu werden, bieten Lieferanten lokale, gehostete und Cloud-basierte Lösungen an, um die Implementierungsziele der Organisation zu erreichen. Die meisten ERP-Systeme basieren auf einer modularen Plattform, die Elemente vertikal integriert – von den Lohn- und Personalanforderungen einer Personalabteilung über Beschaffungs- und Lagerkapazitäten, Vertrieb und Marketing, Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) bis hin zur Verwaltung.
ERP-Module sind für viele Geschäftsprozesse wie Bestandskontrolle und Finanzwesen konzipiert und können für Ihr Unternehmen gebündelt werden. Der Vorteil einer ERP-Lösung besteht darin, dass die Module ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen, sodass alle Mitarbeiter vom Back Office über das Front Office bis hin zur Produktion die gleiche Erfahrung haben. Diese Module sind integriert, um sicherzustellen, dass Sie über ein gemeinsames System von Daten und Workflows sowie standardisierte Geschäftsprozesse verfügen.
Eines der zahlreichen Ziele eines ERP-Systems ist die Senkung der Betriebskosten durch die Eliminierung redundanter Systeme und Aufgaben, die Verbesserung des Arbeitsablaufs, die Steigerung der Effizienz und die Förderung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit und Kommunikation. ERP-Systeme liefern auch Berichte, die Möglichkeiten für Einblicke, Wachstum und Planung aufzeigen. Ein ERP-System integriert Module in eine einheitliche Infrastruktur und bietet in der Regel Folgendes:
- Module, die von Vertriebs- und Lieferkettenmanagement über Personalverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zu Projektmanagement und Finanzwesen reichen
- Möglichkeiten zur Erfassung von Transaktionsdaten mit RFID-Scannern, Lesegeräten und Kassen
- Bereinigte Daten, die Duplikationen vermeiden und eine Standardquelle für alle Ihre Geschäftsentscheidungen bieten
- Datendienste, die Schnittstellen oder Funktionen für Ihre Kunden, Zulieferer und Mitarbeiter bereitstellen
- Echtzeitdaten und Dashboards für wichtige Messzahlen
- Spezialisierte Daten und Analysen, die Trends und ROI bei Ihren Marketingaktivitäten nachverfolgen
- APS-Systeme (Advanced Planning and Scheduling)
- Eine freigegebene oder gemeinsame Datenbank mit standardisierten Daten
- Ein einheitliches Erscheinungsbild für alle Module des ERP-Systems, was die Trainingszeit verkürzt und die Leistung der Mitarbeiter verbessert
- Eine Wissensdatenbank für Dienstleistungen oder ein Lieferantenforum, das Community-Support für alle Kunden bietet, die ein bestimmtes ERP-System verwenden
ERP begann als Tool für die Fertigung, wurde aber von Branchen übernommen, die sowohl Dienstleistungen als auch Fertigwaren anbieten. Ein starkes ERP-System kombiniert Integration, betriebliche Unterstützung in Echtzeit und eine zentrale Datenbank. Diese zentrale Datenbank bietet moderne Annehmlichkeiten wie Dashboards, funktionsübergreifende Betriebsberichterstattung und sofortige Einblicke in das Unternehmen als gesamte, integrierte Einheit. Eine zentrale Datenbank birgt jedoch ein Risiko: Sie kann für das Unternehmen eine Gefahr darstellen, im Falle einer Sicherheitslücke sensible Informationen zu verlieren.
ERP-Systemlösungen, -Software und -Tools fallen in mehrere Kategorien, je nach Größe und Komplexität der Unternehmen, die sie bedienen:
- Stufe I: Eine einzelne Lösung oder ein allgemeines ERP. Systeme von Oracle oder SAP wurden für große Unternehmen entwickelt, die eine Integration über eine globale Struktur hinweg benötigen, einschließlich großer Bundesbehörden. Sie passen sich in der Regel branchenübergreifend an die Prozesse und spezifische Branchenanforderungen an. Diese ERPs können mehrere Sprachen, Währungen, Alphabete und Buchhaltungsvorschriften handhaben.
- Stufe II: Branchenspezifisches oder vertikales ERP. Diese Systeme, wie Microsoft Dynamics oder Epicor, konzentrieren sich auf die Betreuung einer einzigen Branche, wie dem Bauwesen, Einzelhandel oder Lebensmittelhandel. Sie bedienen auch Geschäftsbereiche globaler Unternehmen sowie staatliche und lokale Behörden, aber es fehlen einige der globalen Kapazitäten von Lösungen der Stufe I.
- Stufe III: ERP für mittelständische Unternehmen. Sie kümmern sich um mittelständische Unternehmen, die nur wenige globale Funktionen benötigen.
- Stufe IV: ERP für kleine Unternehmen. Diese Systeme, wie PeopleSoft, bieten einen oder zwei Geschäftsprozesse, wie zum Beispiel das Rechnungswesen. Sie sind keine voll integrierte Lösung. Sie können bei Bedarf andere Optionen hinzufügen oder verschiedene Anbieterlösungen kombinieren, um die benötigten Dienstleistungen anzubieten, ohne unnötige Module zu kaufen.
According to Gary McTall, Co-Founder and Chief Technology Officer at GovSense, “Top-tier ERPs of the future must fulfill these three criteria.” He lists them as the following:
- Have a flexible framework for innovation, such as point-and-click customization, a graphical workflow, or a true-cloud solution.
- Possess effective compliance and controls, such as a rule-driven reporting engine that runs in accordance with multiple accounting standards (GASB, GAAP, IFRS), role and permission controls, and audit trails.
- Offer real-time reporting that includes personalized dashboards and financial analytics.
Die führenden Anbieter für ERP-Lösungen
Laut den meisten Branchenquellen, darunter Gartner Research, sind SAP (entwickelte 1972 das erste ERP-System) und Oracle führend bei ERP-Lösungen. Heutzutage sind diese Unternehmen die beiden größten Anbieter von ERP-Lösungen, die eigene und Cloud-basierte Technologie anbieten. Peer Insights von Gartner erwähnt außerdem Microsoft Dynamics, NetSuite und Sage als Branchenführer, insbesondere für Unternehmen, die nach kleinen und mittleren Cloud-basierten Lösungen suchen.
Branchenspezifische ERP-Lösungen
Der Trend zur Entwicklung branchenspezifischer Lösungen nimmt rasant an Fahrt auf. Es gibt Hunderte von ERP-Lösungen. Viele gelten im Allgemeinen für alle Branchen, während andere branchenspezifische Funktionalitäten/Module (Gesundheitswesen, Fertigung, Einzelhandel, Behörden oder Technologie) besitzen. Es ist wichtig, Ihre Prozesse zu bewerten und festzustellen, ob eine generische Lösung Ihren Bedürfnissen entspricht, bevor Sie einen Lieferanten auswählen. Eine Software Advice-Analyse mit der Forschungsmethodik von Gartner ergab, dass fast 600 ERP-Softwarelösungen, die derzeit auf dem Markt erhältlich sind, eine große Auswahl an Optionen für die Bedürfnisse jedes Unternehmens bieten.
Angela Nadeau, CEO of CompuData Inc., discusses the varying industry needs: “Each industry and business is different, with disparate operational requirements, variations in general accounting requirements, and industry-specific regulations. These needs will drive the transition to an appropriate ERP solution.”
Unzählige ERP-Lösungen können die Bedürfnisse aller Arten von Organisationen erfüllen, selbst in Nischenmärkten. Hier einige Beispiele dafür, wie ERP-Software die Marktanforderungen erfüllt:
- Bauwesen: Der Bau ist ein komplexes Projekt, bei dem Generalunternehmer Subunternehmer einteilen und verwalten sowie alle Materialien, die für die Termin- und Budgetplanung eines Projekts erforderlich sind. ERP-Projektmanagement ermöglicht es Auftragnehmern, die Materiallieferung nachzuverfolgen, Subunternehmer einzuplanen und Kosten und Abrechnungen zu verrechnen.
- Produktion: ERP-Module können ein Produktlebenszyklus-Management (PLM) bieten, das Ihnen hilft, ein Produkt von Anfang bis Ende zu verwalten, insbesondere durch Design, Fertigung und Service. ERP-Lösungen können Ihren Produktionsprozess synchronisieren und die Qualitätskontrolle ermöglichen.
- Beschaffung: Während sich viele frühe ERP-Systeme auf Back-Office-Systeme konzentrierten, lässt sich die nächste Generation von Modulen in das Lieferanten-Beziehungsmanagement (SRM) integrieren. Dies erleichtert Ihnen die Zusammenarbeit mit externen Lieferanten und Ihren Kunden. So wie Sie den Lagerbestand für Ihre Produktion und Fertigung nachverfolgen würden, können Sie mit ERP-Systemen Produkte und Lieferungen über alle Geschäftsbereiche hinweg nachverfolgen, Zulieferer überwachen und den besten Preis für die Menge an Materialien erhalten, die Sie kaufen.
- Distribution und Transport: Ab dem Distributionszentrum kann ein ERP-System den Standort und den Bestand jedes Schiffes, LKWs oder jeder Lieferung mithilfe von Echtzeit-Lookup und Check-in nachverfolgen. Die Software koordiniert auch die Zeitplanung von LKWs, die Schiffe im Hafen beliefern, um pünktliche Lieferungen sicherzustellen. Dies spart Wartezeit und somit Kosten beim Entladen oder Laden. Mitarbeiter verschwenden dadurch außerdem bei der Planung von Lieferungen und Abholungen weniger Zeit.
- Fertigung: Echtzeit-ERP-Lösungen verwalten den Prozess von der Auftragserteilung bis zum Versand. ERP löst den Produktionszeitplan aus, stimmt ihn mit anderen laufenden Aufträgen ab und nimmt Anpassungen vor, wenn es zu Verzögerungen kommt. ERP-Module sind der Schlüssel zum Lieferkettenmanagement (SCM) und helfen Ihnen, Ihre Lagerbestände zu überwachen und Artikel in Ihrem Lager zu finden.
Vorteile von ERP-Lösungen
Daten sind das Herzblut jeder Organisation. Sie können damit Ihren Umsatz, Ihre Materialien, Ihre Ressourcen und Ihre Leistung nachverfolgen. Daten helfen Ihnen, Wachstumsbereiche zu identifizieren und Ihre Kosten zu senken. Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen von den Daten profitiert, die ERP bietet:
- Senken Sie Ihre Betriebskosten: ERP-Systeme verfolgen Ihre Fertigungsproduktion, Ihren Kundendienst, Ihren Einkauf und vieles mehr. Mit Echtzeitdaten sehen Sie, wo die Betriebskosten über- oder unter dem Budget liegen und wie sich Verzögerungen oder Engpässe auf Ihre Kosten auswirken. Sie haben auch Echtzeit-Bestandsberichte, Preisblätter und Kundendaten.
- Automatisierung der Bestellabwicklung: Erfolgt die Erstellung, Eingabe, Nachverfolgung und Ausführung von Aufträgen bei Ihnen immer noch manuell? ERP-Lösungen automatisieren den Prozess und bieten E-Commerce-Systeme an, sodass Kunden online bestellen und bezahlen und Abrechnung, Bestellverfolgung und Zahlung online überprüfen können. Sie können auch die Preise konfigurieren und die Einnahmen von der Rechnungsstellung über die Zahlung bis hin zum Zahlungseingang nachverfolgen.
- Projektmanagement und Zusammenarbeit verbessern: Indem Sie die Anzahl der Systeme reduzieren, die Ihr Unternehmen zur Entwicklung und Verwaltung von Produkten verwendet, können Sie abteilungsübergreifend arbeiten, um sicherzustellen, dass wichtige Benchmarks, Leistungen und Budgets mit den Projektzielen in Einklang stehen. Jeder hat Zugriff auf dieselben Daten, um Geschäftseinblicke zu bieten und zu teilen.
- Finanzberichterstattung integrieren: Marketing, Vertrieb und Finanzen arbeiten in einem einzigen System, um Umsatz und Ausgaben nachzuverfolgen. Die Buchhaltung muss keine Berichte mehr unter einen Hut bringen.
- Beschaffung standardisieren: In großen Unternehmen kaufen verschiedene Kostenstellen und Geschäftsbereiche häufig unabhängig voneinander Ressourcen ein. Ein ERP-System vereinheitlicht Ihre Einkaufs-, Ressourcen- und Lieferantenverfolgung, um Zeit und Geld zu sparen.
- Berichterstattung von Behörden verbessern: ERP-Software hilft Organisationen des öffentlichen Sektors, Compliance-Anforderungen wie Buchhaltung und Prüfungen, Datensicherheit und Beschaffung zu erfüllen.
- Sicherheit verbessern: Ein starkes ERP-System bietet erweiterte Benutzerzugriffs- und Berechtigungseinstellungen und hält Ihre Daten unter virtuellem Verschluss. Ihre vertraulichen Informationen sind nicht mehr in einzelnen Ordnern oder auf verschiedenen Computerfestplatten verstreut. Alle haben Zugriff auf die Daten, die sie benötigen. Daten, die nicht benötigt werden, sind davon nicht betroffen.
- Personalinformationen standardisieren: Mit einer ERP-Software können Sie den Lebenszyklus jedes Mitarbeiters automatisieren, von der Rekrutierung über das Onboarding bis hin zu Training und Entwicklung. ERP-Software kann das Lohn- und Gehaltsmanagement, Leistungsbewertungen und Zeiterfassung umfassen.
- Mitarbeiter fördern: Wenn Mitarbeiter nicht mehr mit ineffizienten Systemen arbeiten müssen, können sie sich auf die Arbeit konzentrieren, den Umsatz steigern und Ihnen helfen, fokussierte, erfüllte Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden.
Sie können ERP verwenden, um ihre Unternehmensleistung und Governance auf verschiedene Arten zu verbessern. Daten zeigen Ihnen, wo Ihr Unternehmen wachsen muss oder wo Innovationen nötig sind. Sie helfen Ihnen, Kosten und Risiken zu kontrollieren oder zu reduzieren. Sie erhalten damit Business Intelligence (BI), die einen reellen Einblick in den Zustand Ihres Unternehmens und seinen Ruf bietet.
Zu den Vorteilen gehören auch eine bessere funktionsübergreifende Kommunikation und Berichterstattung, ein verbessertes Kundendienstmanagement, ein besseres und effizienteres operatives Management für Beschaffung, Inventar, Verkaufsverfolgung und straffere Abläufe. Die Verwendung von BI über Predictive Analytics ermöglicht es, neue Initiativen und Chancen für Stabilität und Wachstum effektiv zu identifizieren und umzusetzen.
Anderson sagt: „Obwohl ERP-Systeme viele Vorteile bieten, ist der überzeugendste Grund, ein ERP-System zu nutzen, eine funktions- und sogar organisationsübergreifende Plattform zu erhalten und damit skalierbares Geschäftswachstum zu unterstützen.“
Nachteile von und Herausforderungen bei ERP-Lösungen
Andererseits kann eine ERP-Lösung auch eine große und teure Initiative darstellen. Es erfordert viel Zeit, Planung und Geld, um alle Ihre Systeme in einer ERP-Lösung zu vereinen. Zu den Ausgaben gehören das Kapital und die Software, die für die Funktionalität erforderlich sind, sowie die Berater, eigenes IT-Personal und Administratoren für die Verwaltung des Systems. Viele Herausforderungen bei der Implementierung eines effektiven ERP-Systems beruhen auf versteckten Kosten, die bei unzureichender Planung entstehen.
Sobald ein Unternehmen ERP einsetzt, können Benutzer das System nutzen und seine Funktionen maximal ausnutzen, aber es fehlt oft eine Unternehmensrichtlinie, um die Integrität der Daten in den ERP-Systemen und die Art und Weise, wie sie verwendet werden, zu schützen. Der Schlüssel besteht darin, zunächst proaktiv zu planen, die Elemente des betrieblichen und kulturellen Wandels zu erkennen und dem Projekt die entsprechenden Ressourcen und das Humankapital zuzuweisen. Wenn Sie in diesen Bereichen etwas übersehen, ist dies der Hauptgrund für teure Verzögerungen und finanzielle Überschreitungen.
Fast genauso wichtig wie die Integration von Systemen ist es, unabhängige Unternehmen zu identifizieren, die nicht in die Lösung einbezogen werden sollten. Wenn Sie wirklich unabhängige Bereiche einbeziehen, ist es möglich, dass Sie Funktionen erstellen, unnötige Prozesse hinzufügen und beim Erfassen von Daten und der Berichterstattung auf unnötige Abhängigkeiten stoßen. Dies ist vor allem der Fall, wenn Sie sich an das ERP-System anpassen, statt ein System zu suchen, das den tatsächlichen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige ERP-System oder eine Kombination von Systemen kaufen, die Ihrem Unternehmen und Ihrer Strategie dienen.
Kein System passt automatisch perfekt zu Ihrem Unternehmen. Ihr Unternehmen ist einzigartig und Ihre Lösung sollte zu Ihrem Unternehmen passen. Sie benötigen ein gewisses Maß an Anpassungsfähigkeit, um Ihre Systeme in die ERP-Module zu integrieren, und können auf Drittanbieter setzen, um Ihre speziellen Bedürfnisse zu erfüllen. Stellen Sie sicher, dass Sie Kerngeschäftsprozesse identifiziert haben, für die nur minimale Anpassungen und Support erforderlich sind. Zu viel Entwicklung kostet Sie auf lange Sicht Zeit und Geld.
Ein weiteres weithin bekanntes Hindernis für den Erfolg von ERP ist ein Mangel an ausreichendem Training und Schulungen. Wie bei allen organisatorischen oder kulturellen Veränderungen ist es entscheidend, die Tools zur Verfügung zu stellen, um Mitarbeiter mit den Vorteilen und der Logistik neuer Prozesse vertraut zu machen. Nur so sichern Sie sich die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter. Die Teilnahme an Trainings bindet Ressourcen, die bei der Bewältigung der alltäglichen Aufgaben fehlen.
Häufige Gründe für eine erfolglose ERP-Implementierung:
- Mangelhaftes Identifizieren Ihrer Bedürfnisse
- Mangelndes Verständnis der Prozesse, die sich ändern müssen
- Fehlerhafte Zuweisung der richtigen Teams oder der richtigen Ressourcen
- Widerstand gegen neue Systeme
- Streitigkeiten zwischen Abteilungen über den Austausch sensibler Daten
- Fehlen von Prozessen für eine ordnungsgemäße Governance bei der Datenerfassung und der Dateneingabe in Module
Wenn Sie von einer ERP-Lösung zu einer andren wechseln, sollten Sie sich bewusst sein, dass die dabei entstehenden Kosten die Verhandlungsmacht des Anbieters steigern. Dies führt unter Umständen zu höheren Kosten für Support, Wartung und Upgrades.
Laut McTall steht sein Unternehmen nach dem Festlegen der Anforderungen vor allem einer Herausforderung gegenüber: Den Kurs zu halten. „Bei GovSense nutzen wir Smartsheet, um unseren Kunden zu helfen, ihre Anforderungen zu sortieren, zu verwalten und zu bewerten. Durch eine einzelne konsistente Datenquelle für das gesamte Projekt können wir die Risiken senken.“
Ist Ihr Unternehmen bereit für ERP? Eine Implementierungs-Checkliste
Laut der Studie „A Framework for Applying CSFs to ERP Software Selection“, die von Rekha Gupta und S. Kazim Naqvi durchgeführt wurde, ist die ERP-Implementierung ein Investitionsprozess mit hohem Risiko, da sie erhebliche finanzielle Verpflichtungen erfordert und eine inhärent hohe Ausfallwahrscheinlichkeit hat.“ Unternehmen, die ihre Suche, den Kauf und die Implementierung einer ERP-Lösung sorgfältig planen, sind in der Lage, viele der oben genannten häufigsten Risiken zu minimieren. Unter Verwendung des McKinsey 7s-Modells erfordert ein Framework für das Jahr 2011 zur Bewertung der ERP-Bereitschaft die folgenden Maßnahmen bei der Planung einer ERP-Implementierung:
- Strategie: Bringen Sie die Ziele des ERP-Systems mit der gesamtwirtschaftlichen Strategie in Einklang.
- Struktur: Identifizieren Sie die Entscheidungsträger und die nötigen Elemente für die Koordination und Ausrichtung.
- Systeme: Analysieren Sie die Bedürfnisse der IT, nutzbare/wichtige Daten und Geschäftsprozesse.
- Stil/Kultur: Nehmen Sie die entsprechenden Änderungen in der Ausrichtung oder der Unternehmenskultur vor, um ein ERP-System einzusetzen.
- Mitarbeiter: Wählen Sie das richtige Projektteam aus und geben Sie Unterstützung.
- Fähigkeiten: Bieten Sie Training und Schulungen an, um die notwendigen Fähigkeiten zu erwerben oder zu verbessern.
- Gemeinsame Werte: Achten Sie auf wichtige Elemente, um die Akzeptanz sowie die Verpflichtung des gesamten Unternehmens zu gewährleisten.
Sobald Sie sich entschieden haben, mit der Implementierung oder Verbesserung einer ERP-Lösung fortzufahren, sollten Sie die folgenden Maßnahmen in Betracht ziehen:
- Zuweisung eines Executive Sponsors, der die Implementierung der ERP-Lösung leitet, die Aufsicht übernimmt, eine Richtung vorgibt und Hindernisse aus dem Weg räumt
- Entwicklung eines engagierten Teams von IT- und Nicht-IT-Experten, um die Initiative zu leiten
- Analyse des aktuellen Systems und der Bereiche, die verbessert werden müssen
- Identifizieren der besten Bereitstellungsoption für Ihr Unternehmen (SaaS/Cloud vs. lokal)
- Analysieren von Branchenoptionen, Überprüfen von Anbietern und Einholen von Referenzen
- Realistische Kostenplanung (Hardware, Software, Veränderungsmanagement, Personal und Training)
- Erstellung eines Trainingsprotokolls für die laufenden Trainings und das Engagement der Benutzer
- Planung der Datenübertragung (welche Informationen in das neue System importiert werden sollen und warum)
- Vorbereitung eines angemessenen und umsetzbaren Zeitrahmens vor dem Live-Einsatz
Viele dieser Überlegungen hängen von der Größe Ihres Unternehmens, den Geschäftsbereichen, die Unterstützung benötigen, und den Vertikalen der Branche ab. Faktoren wie allgemeine oder branchenspezifische Lösungen sowie Cloud-, SaaS- oder lokale Bereitstellung sind alle ein großer Teil des Entscheidungsprozesses.
Sie müssen zum Beispiel darüber nachdenken, wie Daten aus dem Werk im gesamten System gemeinsam genutzt werden sollen. Sie haben mehrere Möglichkeiten für die Datenintegration:
- Die direkte Integration verbindet die Maschinen im Werk mit den Geräten und Produkten anderer Lieferanten.
- Die Datenbankintegration verbindet Werksdaten mit anderen Systemen über Staging-Tabellen in Ihrer Datenbank.
- Enterprise Appliance Transaction Module (EATM) kommunizieren mit den Anlagengeräten und Ihrem ERP-System über Webservices, Software-Schnittstellen oder eine Staging-Tabelle. Diese sind in der Regel eine Standardlösung.
- Individuelle Integrationslösungen können auf Ihr spezifisches Unternehmen zugeschnitten werden. Sie kosten unter Umständen mehr oder stellen einen höheren Wartungsaufwand dar.
Best Practices für ERP
Ein Großteil Ihrer Bereitschaftsbeurteilung hängt von der Branche ab. Branchenorientierte ERP-Softwareanbieter stellen Best Practices und Reporting in vielen Modulen zur Verfügung. Teil der Due Diligence ist die Identifizierung der für Funktionsbereiche wie Qualität und Regulierung erforderlichen Berichterstellung. Viele ERP-Lösungen verfügen über Finanz- und Compliance-Reporting-Funktionen, die für eine bestimmte Branche gelten. Das richtige System kann Daten unterstützen und bereitstellen, um Probleme bei der ordnungsgemäßen Datenspeicherung und -sicherheit, der Finanzberichterstattung und der ISO-Unterstützung zu beheben. Darüber hinaus werden Bankvorschriften nach IFRS, Basel II und Sarbanes-Oxley berücksichtigt. Vorschriften und Branchenstandards sind Teil der ERP-Software, die die Überwachung und Überprüfung der Compliance in Ihrem Unternehmen automatisiert.
Best Practices für die Implementierung Ihrer ERP-Lösung
Sind Sie bereit, Ihre ERP-Lösung zu implementieren? Die korrekte Migration Ihrer Daten in das neue System ist die Grundvoraussetzung für den Erfolg der Lösung. Planen Sie den Erfolg, indem Sie analysieren, welche Daten verschoben werden müssen, einen Zeitrahmen für die Migration festlegen (einschließlich, wann Daten „eingefroren“ werden und keine weiteren Daten zu veralteten Systemen hinzugefügt werden), eine Vorlage für die Migration wichtiger Daten erstellen, die wichtigsten Geschäftskonten für diejenigen einrichten, die sofortigen Zugriff auf die Daten benötigen, und die Richtlinien und Verfahren für die Archivierung der Daten entwerfen.
Weiterentwicklung von ERP-Lösungen
Das „postmoderne ERP“ von Gartner, weist darauf hin, dass eine One-Suite-Lösung möglicherweise nicht immer im besten Interesse eines Unternehmens liegt. Gartner sagt damit effektiv die fortlaufende Weiterentwicklung von ERP voraus und baut dabei auf die Forrester-Prognose auf, dass SaaS-basierte ERP-Systeme 2015 einen Jahresanstieg von 21 Prozent verzeichnen würden. Im selben Jahr ergab eine Umfrage der Aberdeen Group, dass etwa 90 Prozent der Unternehmen ERP implementiert haben.
Das postmoderne ERP ist eine Abkehr von Komplettlösungen aus der Hand eines Anbieters. Es unterstützt einen mehrstufigen Plan, der viele relevante Probleme löst, indem unterschiedliche Systeme integriert und auf Wachstum skaliert werden. Dieser Ansatz ist besonders nützlich für Unternehmen oder Abteilungen mit Remote-Teams oder inmitten von Unternehmensfusionen und -übernahmen. Der Schlüssel zu postmodernem ERP besteht darin, das richtige Gleichgewicht zwischen Komponenten, Software, Hardware und Modulen zu finden und gleichzeitig die Komplexität zu bewältigen, die mit Integrationen verbunden sein kann.
Die Zukunft von ERP-Lösungen
Bisher waren ERP-Implementierungen umfassend, komplex und in erster Linie für Unternehmen zugänglich. Der Umfang dieser Legacy-Systeme bedeutete auch, dass Unternehmen Schwierigkeiten hatten, sie auf dem neuesten Stand zu halten.
Laut dem Artikel „Why Cloud Computing Matters to Finance“ von Ron Gill verwenden etwa zwei Drittel der mittelständischen Unternehmen veraltete Versionen ihres ERP-Systems. In einigen Fällen ist es eine Software, die bereits drei oder mehr Versionen zurückliegt. Dies ist das Vermächtnis aus Jahrzehnten von Softwarebereitstellungen vor Ort (intern), inkrementellen Releases, die nie den Aufwand eines großen Upgrade-Migrationsprojekts wert waren, und der Angst, die wichtige Anpassungsfähigkeit zu verlieren.“ Der Artikel beschreibt die Kosten und Ineffizienz der kontinuierlichen Wartung großer, komplexer und veralteter Systeme.
Traditionelle ERP-Systeme werden auf den Computern und Servern eines Unternehmens installiert, in der Regel gegen eine einmalige Lizenzgebühr, mit zusätzlichen Kosten für Upgrades, Support und Training. Diese Vor-Ort-Systeme werden aufgrund der Vorlaufkosten in der Regel als großer Investitionsaufwand angesehen.
Cloud-basierte Software funktioniert anders. Die Software wird auf den Servern des ERP-Anbieters gehostet und Unternehmen greifen auf die Daten über einen Webbrowser und zunehmend auch über mobile Apps auf Telefonen und Tablets zu. Diese ERP-Lösungen können schnell installiert werden, da sie keine teuren Hardwarekäufe erfordern, und die Preise basieren auf einem monatlichen oder jährlichen Abonnement mit zusätzlichen Gebühren für Support, Training und Aktualisierungen. Viele Unternehmen waren anfangs besorgt, dass Daten außerhalb ihrer eigenen Server gespeichert werden, aber verbesserte Sicherheit und andere Vorteile beschleunigen die Einführung von Cloud-Systemen.
According to Peter Contreras, P&G’s ERP Oil and Gas, Aviation, and Consumer Goods Project Manager, “These multiphased, multiyear, multi-million-dollar projects that were hugely popular in preparation for Y2K are diminishing due to the demand for a more agile approach to technology, including apps that act as more user-friendly components of ERP solutions.”
Die Prognosen für Cloud-basierte ERP-Lösungen liegen in den nächsten fünf Jahren laut „State of Enterprise Resource Planning Security in the Cloud“, einem Bericht der Cloud Security Alliance aus dem Jahr 2018, zwischen 25 und 30 Milliarden Dollar.
Verschiedene Arten von Cloud-Systemen speichern Ihre Daten und ermöglichen den Zugriff auf Ihre Daten und ERP-Lösung.
- Software as a Service (SaaS) hostet Ihre Software und Anwendungen und stellt alle Wartungsarbeiten und Upgrades bereit, auf die Sie über ein Abonnement zugreifen.
- Infrastructure as a Service (IaaS) ist eher ein Cloud-basiertes Rechenzentrum, das Server, Speicher und Netzwerke anbietet.
- Platform as a Service (PaaS) bietet virtuelle Umgebungen für die Entwicklung, das Testen und Verwalten von Anwendungen, ohne dass eine zugehörige Infrastruktur wie Server und Datenbanken erforderlich ist.
Einige Anbieter bieten einen hybriden oder zweistufigen ERP-Ansatz an. Einige Anwendungen befinden sich vor Ort, andere in der Cloud. Unternehmen können ihr bestehendes ERP-System pflegen und gleichzeitig einzelnen Geschäftsbereichen Zugriff auf agile Cloud-Lösungen geben, um die Gesamtvorteile von ERP zu nutzen und ihren Aufwand plattformübergreifend zu verteilen.
Während sich die Technologie ständig weiterentwickelt, haben immer mehr Menschen die Möglichkeit, auf kleineren Geräten zu arbeiten. Mobile ERP-Apps geben jedem Zugriff auf Echtzeit-Geschäftsdaten (wie Vertrieb, Fertigungsaktualisierungen und Kundenverfolgung) über ein Telefon oder Tablet. Soziale Tools integrieren die Freigabe für ERP-Lösungen. Das Internet der Dinge (IoT) macht den Zugriff auf Daten schneller, besser und universell in Ihrem Unternehmen.
ERP-Anbieter haben ihre Angebote an die Anforderungen an Agilität und Mobilität angepasst. Da SaaS- und abonnementbasierte Cloud-Technologien immer mehr Akzeptanz finden, können viele kleine und mittelständische Unternehmen von Kosteneinsparungen profitieren, indem teure Hardware, komplexe Lizenzen und Wartung entfallen.
McTall bekräftigt die Nachfrage nach Cloud-ERP-Lösungen: „Cloud-ERP ermöglicht es Unternehmen, IT-Kosten zu verwalten, die betriebliche Effizienz zu optimieren, das Bestellmanagement und die Beschaffungsprozesse zu straffen, manuelles, tabellenkalkulationsbasiertes Reporting zu eliminieren und die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern, während die ERP-Ausgaben auf OpEx statt auf CapEx verlagert werden.“
Die Implementierung von ERP-Systemen ist heute keineswegs mehr teuer, zeitaufwendig und starr. Sie lösen und verbessern hingegen wichtige Geschäftsfunktionen wie Datenintegrität und Prozesseffizienz. Die Welt befindet sich in einer Ära der digitalen Transformation, und Unternehmen wissen um die Notwendigkeit, Daten zu nutzen, um einen Wettbewerbsvorteil zu bewahren oder zu erreichen. Aktuelle ERP-Systeme bieten Transparenz, Koordination, Integration und Vielseitigkeit. Zukünftige Systeme werden verbesserte Funktionalität, Flexibilität, Berichterstattung und zentralisierte Daten bieten, die für die Erfüllung der Wettbewerbsanforderungen von Unternehmen unerlässlich sind.
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