Den Change-Managementprozess verstehen
Viele Theorien, Modelle und Frameworks im Change-Management wurden auf der Grundlage von Forschung und Erfahrung entwickelt. Eine dieser Theorien ist Kotters 8 Schritte umfassender Change-Managementprozess. Der weltweit anerkannte Änderungsexperte John Kotter hat diesen 8-Schritte-Prozess für Änderungen zusammengefasst: Dringlichkeit schaffen, ein starkes Bündnis bilden, eine Vision für die Änderung schaffen, die Vision kommunizieren, Hindernisse beseitigen, kurzfristige Erfolge schaffen, auf der Änderung aufbauen und die Änderung in der Unternehmenskultur verankern.
Diese Modelle oder Frameworks dienen als Leitfaden, um Änderungen sowohl persönlich als auch innerhalb einer Organisation zu bewältigen. Die meisten dieser Modelle umfassen einen unterstützenden Prozess oder eine Abfolge von Schritten, um eine Änderung von der Initiierung bis zum Abschluss zu begleiten. Innerhalb der Abfolge von Schritten gibt es in der Regel eine „Planungsphase“, in der Teams einen Change-Managementplan erstellen, um die Projektaufgaben und -aktivitäten zu verwalten.
Addam Marcotte, Vice President of Organization Development for FMG Leading says, “The one constant in life is change. This is especially true in the business environment with eternally changing conditions. As the world becomes more interconnected, interdependent, and complex, seemingly trivial variables can have profound impact on global markets. Studies have shown that agile organizations, those that can adapt to change rapidly, are more likely to succeed — therefore having competency in organizational change can no longer be a reactionary one-time solution, but is a vital element of organizational strategy. Organizational Change Management is a systematic approach to leading large scale change, from process and org structure to culture and human capital.”
Was ist ein Change-Managementplan und warum brauchen Sie einen?
Ein Change-Managementplan hilft, den Änderungsprozess zu verwalten und gewährleistet auch die Kontrolle über Budget, Zeitplan, Umfang, Kommunikation und Ressourcen. Der Change-Managementplan minimiert die Auswirkungen, die eine Änderung auf ein Unternehmen, Mitarbeiter, Kunden und andere wichtige Stakeholder haben kann.
Marcotte ist überzeugt: „Effektive Organisationen sind in der Lage, unterschiedliche Grade an komplexen Änderungen zu bewältigen und schnell durch die sich verändernde Umgebung zu navigieren. Tiefgreifende Änderungen können extrem disruptiv und beunruhigend sein, während sich absichtliche inkrementelle Änderungen wie geringfügige Effizienzverbesserungen anfühlen können und weitgehend unbemerkt bleiben. Alle Formen und Grade organisatorischer Änderungen erfordern jemanden, der den Weg vorgibt und laufend mit den Mitarbeitern kommuniziert. Es ist wichtig, einen umfassenden und integrierten Change-Managementplan zu haben, um die Unternehmensstrategie klar zu artikulieren und den Mitarbeitern zu helfen, nachzuvollziehen, warum die Änderung entscheidend ist und wie es in Zukunft aussehen und sich anfühlen wird.“
According to Amy Kauffman, Founder of Strategic Moxie, “You need a change management plan because strategy and processes are always perfect in their conception, but as time goes on these elements of business become living, breathing, and changing entities. Change management plans help you remain agile, adapt to challenges along the way, monitor success metrics, and track milestones.”
Wie man einen Change-Managementplan verfasst
Die Erstellung eines Change-Managementplans umfasst mehrere Schritte. Sie können mit einer Change-Managementvorlage beginnen. Im Folgenden fassen wir eine solche zusammen und stellen einige bewährte Vorgehensweisen vor, die von Experten auf diesem Gebiet empfohlen werden:
1. Erklären Sie die Gründe für die Änderung.
Kevin Lonergan of PMIS Consulting Limited explains that, “One should never assume that people know why change is needed. Even the blindingly obvious is never obvious to all. Make sure that the reasons for the change effort are clearly defined.” When your stakeholders have a clear understanding of why the change is needed and how it will improve business or the way they work, they are more likely to support rather than resist the change.
2. Bestimmen Sie den Umfang. Der nächste Schritt bei der Erstellung des Change-Managementplans besteht darin, zu bestimmen, wen die Änderung beeinflussen wird. Bestimmen Sie auch, auf was die Änderung Auswirkungen hat, einschließlich Richtlinien, Prozesse, Arbeitsrollen und Organisationsstruktur.
3. Identifizieren Sie die Stakeholder und das Change-Managementteam. Marcotte erklärt, dass zu den „bewährten Vorgehensweisen im Change-Management oft eine Arbeitsgruppe oder ein Team gehören, welche für die Änderungen in der Organisation ‚verantwortlich‘ und befugt sind, sie umzusetzen. Die Zusammensetzung dieses Teams ist äußerst wichtig und muss von einer zuverlässigen Führungskraft geleitet werden.“ Das Change-Managementteam interagiert mit den Stakeholdern, spricht Bedenken an und überwacht einen reibungslosen Änderungsübergang. Die Rollen innerhalb des Teams erfordern eine klare Definition, einschließlich der Festlegung der Verantwortlichkeiten jedes Mitglieds. Es kann auch ein Change Advisory Board (CAB) eingerichtet werden, um Änderungen zu überwachen und zu genehmigen sowie Rat anzubieten.
4. Klären Sie die voraussichtlichen Vorteile ab. Diese Vorteile sollten klar abgegrenzt werden, damit alle Beteiligten verstehen, welche Vorteile die Änderung hat.
5. Meilensteine sowie Kosten müssen ebenfalls klar umrissen werden. Marcotte erklärt, wie wichtig eindeutige Meilensteine sind: „Die Forschung zeigt, dass 70 % der Änderungen scheitern, weil die Mitarbeiter glauben, dass sich die Ergebnisse im Verhältnis zum Aufwand nicht lohnen oder nicht funktionieren. Das Festlegen gut kommunizierter und erreichbarer Meilensteine ist entscheidend für den Erfolg jeder Änderungsplanung. Diese Meilensteine werden zu Symbolen für die Mitarbeiter, dass der Plan funktioniert, Fortschritte gemacht werden, die Richtung stimmt und sich der Aufwand lohnt.“
6. Erstellen Sie einen Change-Managementkommunikationsplan
Susanne Powelson, Vice President of Lovell Communications, Inc., explains the value and importance of clear, consistent communications as part of the change management plan. “The right strategic communications can help maintain employee focus and foster trust – even in the most uncertain times. Build trust among your employees by being visible and accessible. Strive to set a positive tone for the organization and resist the urge to let problems or shortfalls dominate all of your communications. Instead, focus on helping employees across the organization understand the benefits of the change. Create opportunities for employees to ask questions and let them know what information you can share, what information you can’t share and when they can expect further updates,” she says.
Stakeholder-Kommunikationsplan herunterladen – Microsoft Word
Es gibt drei grundlegende Elemente der Kommunikation im Kontext des Change-Managements.
- Identifizieren Sie die Stakeholder und die von der Änderung betroffenen Personen.
- Als Nächstes sollten Sie regelmäßige persönliche Gespräche und E-Mail-Verkehr planen, um Stakeholder über die Fortschritte auf dem Laufenden zu halten.
- Schließlich sollte die Kommunikation einheitlich, gründlich und regelmäßig sein. Die Kommunikation sollte auch die Änderung klar erklären, die Gründe für die Änderung definieren, die Vorteile der Änderung darstellen und immer die Kontaktinformationen des Verantwortlichen für die Änderung enthalten.
Below you will find a sample of how Bob Kermanshahi, Head of Strategy at Siemens Real Estate for the Americas, (part of Siemens, a conglomerate with $20 billion in annual revenues from the Americas,) manages business transformation utilizing a formal change management plan.
Änderungsmanagementprozesse und -systeme
Change-Managementprozesse und -systeme ebnen den Weg für ein erfolgreiches Change-Management. Es ist wichtig, eine Änderungsanforderung einreichen und diese Anforderung nachverfolgen, planen und verwalten zu können. Dabei müssen Sie auch Hindernisse, Meilensteine und Widerstände überwachen. Ein Change-Managementsystem ermöglicht einen zentralen Speicherort für alle Daten zu organisatorischen Änderungen, der Standardisierung von Verfahren, der Analyse von Trends und Aktivitäten sowie einfachen Zugriff von überall und zu jeder Zeit.
Suchen Sie nach einem System, das die folgenden Funktionen bietet:
- Konfigurierbare Änderungsanforderungsformulare
- Änderungsgenehmigungen
- Änderungsüberwachung
- Aktualisierung von Änderungen
- Änderungszuweisung zu Einzelpersonen, Teams und/oder Änderungsberatung oder Änderungskontrollboards
- Fähigkeit, als Änderung zu klassifizieren und bei Bedarf als Defekt neu zu klassifizieren
- Zeitplan für Änderungen (Weiterleitung von Zeitplan für Änderung)
- Konfigurierbare Änderungsmanagementprozesse
- Rollenzuweisung
- Änderungsprotokoll für die Verlaufsverfolgung
- Budgetierung und Kostenkontrolle
- Fähigkeit, Arbeit in Aufgaben aufzuschlüsseln
Widerstandsmanagementplan
Wie Sie mit Widerstand umgehen ist ein kritisches Element bei der Verwaltung von Änderungen. Nach der Identifizierung der Stakeholder sollte ein Projektmanager prüfen, wie diese jeweils von der Änderung betroffen sind. Lonergan sagt: „Es ist nicht nur wichtig, die Stakeholder zu identifizieren, sondern auch vorherzusagen, wie sie auf eine Änderung reagieren werden. Oft werden sich Stakeholder dem Wandel widersetzen, daher ist es wichtig, einen Widerstandsmanagementplan zu erstellen.“
Derzeit ist die Branche sehr mit der Erstellung und Untersuchung von Modellen, Frameworks, Prozessen, Plänen und Tools für das Change-Management beschäftigt – ganz zu schweigen von professionellen Schulungen und Zertifizierungen, die sich über die Branchen erstrecken. Da Änderung ein notwendiges Element des organisatorischen Wachstums ist, wird die Branche weiterhin im Aufschwung sein.
Planung von Änderungen in Organisationen im Gesundheitswesen
Die Planung von Änderungen in einer Organisation ist ein notwendiger, aber oft schwieriger Aspekt der Geschäftsplanung. Gerade in Unternehmen, die auf das Gesundheitswesen ausgerichtet sind, ist Change-Management noch wichtiger, da es viel mehr Aspekte zu beachten gibt, wie beispielsweise die Verschwiegenheitspflicht gegenüber Patienten, die sichere Datenaufbewahrung, Anmeldeverfahren und vieles mehr.
Change-Managementpläne helfen, zu bestimmen, wie sich Änderungen auf eine Organisation auswirken, den Umfang der Änderungen und wie Änderungen an den Rest der Organisation kommuniziert werden. In Organisationen im Gesundheitswesen muss dieser Prozess transparent, schnell und regelmäßig aktualisiert werden, um eine optimale Patientenversorgung aufrechtzuerhalten. Gleichzeitig müssen Anbieter und Versicherungen auf dem neuesten Stand bleiben. Um Änderungen in Ihrem Gesundheitsunternehmen zu planen und sicherzustellen, dass Ihre Organisation effizient bleibt und gleichzeitig alle Informationen und Daten geschützt sind, benötigen Sie ein leistungsstarkes und sicheres Echtzeit-Tool.
Smartsheet ist eine Arbeitsausführungsplattform, die es Unternehmen im Gesundheitswesen ermöglicht, die Arbeitseffizienz zu verbessern, sich wiederholende Prozesse zu skalieren und geschützte Gesundheitsinformationen sicher aufzubewahren und weiterzugeben. Die Dokumentation wird gestrafft, die Kommunikation von Änderungen sowohl intern als auch extern verbessert und Prozesse im Gesundheitswesen zum Besseren angepasst, während gleichzeitig hohe Datensicherheit aufrechterhalten wird, die mit den gesetzlichen Anforderungen der HIPAA in Einklang steht. Mit Gesamtberichten und zentralisierten Dashboards können Sie den Fortschritt von Änderungen in einzelnen Prozessen nachverfolgen.
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Smartsheet: Das ultimative Tool zur Erstellung eines Change-Managementplans
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