Was ist ein Leistungsverbesserungsplan?
Ein Leistungsverbesserungsplan ist eine "Korrekturmaßnahme" um die Leistung der Mitarbeiter zu verbessern und nicht das Verhalten der Mitarbeiter. Ein PIP verlagert die Verantwortung für die Verbesserung der Leistung so, dass es sich gegenseitig zwischen dem Manager, dem Mitarbeiter und dem Unternehmen verteilt. PIP wird manchmal als Leistungsaktionsplan bezeichnet und ist ein Prozess und ein Dokument, das Korrekturmaßnahmen kommuniziert, Ressourcen zur Verfügung stellt und einem Mitarbeiter mit unzueichender Leistung einen Zeitplan mit erwarteten Ergebnissen zuweist.
Mitarbeiter die Schwirigkeiten haben, eien zufriedenstellenden Leistungssatndard basierend von der Stellenbeschreibung, Unternehmenszielen, organisatorischen Änderungen oder anderen Leistungsmanagement-Initiativen zu erreichen, werden vom PIP zur Verantwortung gezogen. Wenn die im PIP zugewiesenen Erwartungen nicht innerhalb der dokumentierten Zeitleiste (z. B. 30/60/90 Tage) erreicht werden und der Mitarbeiter die Arbeitsleistung nicht verbessert, bietet das PIP klare Konsequenzen, einschließlich der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Anpassbare Vorlage für einen 30-tägigen Leistungsverbesserungsplan
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Gespräche mit Mitarbeitern über schlechte Leistungen sind herausfordernd genug. Lassen Sie nicht zu, dass das Erstellen einer effektiven Leistungsverbesserung zu einer zusätzlichen Überforderung führt. Verwenden Sie diese kostenlose Vorlage, um ein 30-tägiges PIP zu erstellen. Passen Sie den Aktionsplan und die Zeitleiste an die Bedürfnisse jedes Mitarbeiters und Ihren Zeitplan an. Diese Tabellenvorlage enthält alle wesentlichen Elemente eines effektiven PIP.
Vorlage für einen Aktionsplan für den Leistungsverbesserungsplan
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Sobald das Meeting zum Leistungsverbesserungsplan beendet ist, ist es an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen. Dieser Aktionsplan zur Leistungsverbesserung ist als eigenständige Ressource für Sie und den Mitarbeiter konzipiert. Verwenden Sie es, um Ihnen bei der Planung und Organisation Ihres PIP-Dokuments zu helfen, und geben Sie Ihrem Mitarbeiter eine Kopie, die Sie verwenden können, ohne auf das gesamte vertrauliche Dokument verweisen zu müssen.
Vorlage für einen Verkaufsleistungsverbesserungsplan
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Gute Vertriebsmanager nutzen Performance-Management-Coaching, um konsistent Ergebnisse aus ihrem Team zu liefern. Vertriebsmanager oder Geschäftsinhaber, die ein Kommunikationstool benötigen, um unterdurchschnittliche Leistungen zu überwachen, die Produktivität zu verbessern und eine Kultur von Leistungsträgern zu schaffen, können diese Vorlage verwenden, um breite Vertriebsziele in kleinere, umsetzbare Aktionselemente zu unterreißen. Die Vorlage soll Ihnen und Ihrem Vertriebsmitarbeiter helfen, den Fortschritt mit wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs) zu messen und sich auf produktive Aktivitäten zu konzentrien.
Vorlage zur Zeitleiste für den Leistungsverbesserungsplan
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Leistungsverbesserungspläne umfassen 30, 60 oder 90 Tage. Verwenden Sie diese anpassbare Tabellenvorlage, um die Aktivitäten, Fortschrittsbesprechungen und das PIP-Enddatum zu planen. Entwerfen Sie es als wöchentlichen Aktionsplan für den Mitarbeiter und verfolgen Sie einen proaktiven Ansatz, um Ressourcen für den Erfolg des Mitarbeiters zur Verfügung zu stellen. Organisieren Sie die Zeitleiste so, dass sie den Zielen und Erwartungen Ihres Aktionsplans und jedem Schritt des PIP entspricht, auf den der Mitarbeiter verweisen kann, ohne auf das vertrauliche PIP-Dokument zu zugreifen.
Memo-Vorlage für den Leistungsverbesserungsplan
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Verwenden Sie diese Vorlage immer wieder und speichern Sie sie als individuelles PDF-Memo, wenn Sie ein PIP-Meeting abschließen. Das Dokument ist als Zusammenfassung des Gesamtplans zur Leistungsverbesserung konzipiert und formatiert. Fassen Sie die Bereiche zusammen, die verbesserungswürdig für Ihre Mitarbeiter sind, Ziele für den Plan, den Zeitraum, die Erwartungen und die Folgen des PIP.
Wie ist ein PIP anders als ein Leistungsentwicklungsplan?
Der Unterschied zwischen einem Leistungsverbesserungsplan und einem Leistungsentwicklungsplan (Performance Development Plan)(PDP) besteht darin, dass der Schwerpunkt auf den spezifischen Bereichen liegt, in denen die Leistung des Mitarbeiters unzureichend ist. Ein PIP ist ein detaillierter Plan, der sich auf die Verbesserung eines unterdurchschnittlichen Mitarbeiters konzentriert. Im Gegensatz dazu ist ein PDP ein breiter Aktionsplan, der oft Teil einer kontinuierlichen Jahres- oder Quartalsplanung ist, und konzentriert sich auf die Weiterentwicklung und Verbesserung aller Mitarbeiter, nicht nur derjenigen, die unterdurchschnittliche Leistungen erbringen.
Was ist der Zweck eines Leistungsverbesserungsplans?
HR-Experten nutzen Leistungsverbesserungspläne als offizielle Aufforderung zur Bewährung, um das Arbeitsrecht und die Vorschriften zu erfüllen, und verwenden sie oft außerhalb der jährlichen Leistungsüberprüfungen, um schlechte Leistungen in Echtzeit zu verbessern. In diesem Zusammenhang ist das PIP nicht nur hilfreicher als eine herkömmliche schriftliche Abmahnung, sondern auch ein formelles Verfahren, um einen Mitarbeiter zum Erfolg zu bringen und eine Chance zu bieten, sich in bestimmten Bereichen zu verbessern.
Die Ziele und Ergebnisse eines PIP variieren je nach einer Vielzahl von Faktoren, dienen aber oft dazu, Folgendes zu erreichen:
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Führen Sie Einzelgespräche zwischen Manager und Mitarbeiter durch.
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Beschreiben Sie die Leistungserwartungen am Arbeitsplatz und den offenen Dialog mit den Mitarbeitern.
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Kommunizieren Sie Probleme mit bestimmten Leistung am Arbeitsplatz.
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Ermitteln Sie die Gründe für die Leistungsmängel.
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Setzen Sie Ziele und verfolgen Sie den Fortschritt mit Review-Sessions, um den Erfolg zu messen.
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Geben Sie allen Beteiligten die Erwartungen für künftige Maßnahmen und Verbesserungen bekannt.
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Machen Sie leistungsschwache Mitarbeiter darauf aufmerksam, dass es Konsequenzen für die Nicht-Korrektur der Bereiche mit schlechter Leistung gibt.
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Dient als rechtliche Dokumentation zum Schutz des Arbeitgebers und Vorgesetzten, der an Streitigkeiten oder Klagen am Arbeitsplatz beteiligt ist.
Die Vorteile eines PIP
Der Hauptvorteil eines Leistungsverbesserungsplans besteht in der Verbesserung der Mitarbeiterleistung. Durch den Erfolg vermeiden Sie den Ressourcenverbrauch und die Umsatzkosten, die mit dem Ersatz von leistungsschwachen Mitarbeitern verbunden sind. Es gibt aber auch subtilere Vorteile für die effektive Nutzung eines PIP: Als Kommunikationstool bietet ein PIP eine klare und präzise Dokumentation und legt einen Standard für Rechenschaftspflicht fest, der über das Standardprotokol für disziplinarische Maßnahmen hinausgeht. Bei korrekter und konsistenter Anwendung für alle unterdurchschnittliche Mitarbeiter an einem Arbeitsplatz verbessert ein PIP auch die Qualität der Beziehungen zur Führung und zeigt ein Engagement, Mitarbeiter langfristig zu engagieren.
Wann PIP nicht verwendet werden soll
Die Verwendung eines Leistungsverbesserungsplans birgt ein gewisses Risiko für den Arbeitgeber und die Führungskraft. Für Mitarbeiter wird das PIP oft als Warnung angesehen, dass sie auf eine Degradierung, Versetzung oder Entlassung zusteuern. Es gibt eine populäre Meinung, dass ein PIP einfach eine Formalität ist — dass es zu dem Zeitpunkt, an dem ein Mitarbeiter auf den Plan aufgenommen wird, bereits zu spät ist, um Leistungsprobleme zu korrigieren. Es wird angenommen, dass Arbeitgeber, die dieses Tool nutzen, dies zum Nutzen ihres Unternehmens und zur rechtlichen Dokumentation tun, aber dass die Entscheidung, den Mitarbeiter zu kündigen oder zu verlieren, bereits getroffen wurde.
Verwenden Sie daher einen PIP, wenn es eine ernsthafte Möglichkeit gibt, die Arbeitsleistung eines geschätzten Mitarbeiters mit klarer Kommunikation zu verbessern. Andernfalls riskieren Sie, den Mitarbeiter zu verunsichern und zu verlieren. Wenn die Leistung nicht verbessert werden soll, erweitern Sie das Unvermeidliche und riskieren, Ihr Team zu demoralisieren, was die Produktivität beeinträchtigt und die Leistungsleiste für alle senkt.
So erstellen Sie ein Formular für einen Leistungsverbesserungsplan
Der Leistungsverbesserungsplan ist ein vertrauliches Dokument, das für eine interne Zielgruppe entwickelt wurde. Erstellen und verwenden Sie das Dokument jedoch unter der Annahme, dass es im Falle einer arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung oder einer Klage einer rechtlichen Prüfung standhalten muss. Fassen Sie die von Ihnen präsentierten Informationen professionell zusammen und geben Sie nur die Fakten an, ohne Meinungen, Jargon oder lässiger Sprache.
Bevor Sie Ihren Leistungsverbesserungsplan erstellen, beachten Sie die folgenden Richtlinien:
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Sprechen Sie mit Ihrem HR-Team, um zu bestätigen, dass es eine PIP-Richtlinie gibt, und ermitteln Sie, wann, wo, wie und mit wem Sie kommunizieren müssen, bevor Sie sich mit dem Mitarbeiter treffen.
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Überwachen Sie die Leistung des Mitarbeiters und beschreiben Sie die Arbeit, die vor dem Meeting verbessert werden muss.
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Benachrichtigen Sie den Mitarbeiter über das Meeting, um seine Leistung zu besprechen, wenn kein Einzelgespräch geplant ist.
Der Leistungsverbesserungsplan ist ein prägnantes Formular, in der Regel ein bis zwei Seiten lang. Es handelt sich um ein vertrauliches Dokument, das die wichtigsten Themen mit formaler Sprache und Tonform präsentiert. Bestimmen Sie den Inhalt jedes PIP-Plans (und den von ihm generierten Dialog) basierend auf dem Grund für das Schreiben und den zu prüfenden Mitarbeiter. Es gibt jedoch einen gemeinsamen Informationsrahmen, der bei der Herstellung eines PIP zu behandeln ist, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:
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Teilnehmer:Geben Sie Namen, Positionen und Abteilungen aller an dem Meeting und dem Prozess beteiligten Personen an, einschließlich der Mitarbeiter, des Vorgesetzten, des Managements und gegebenenfalls der Personalvertreter.
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Datum:Geben Sie das Erstellungsdatum des Dokuments, das Datum des Treffens mit dem Mitarbeiter, den Datumsbereich der leistungsrelevanten Aspekte des PIP und die relevanten Daten für den vom PIP abgedeckten Zeitraum im Aktionsplan und in den Zeitplan des Dokuments ein.
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Zusammenfassung der Bedenken: Listet im Detail die Probleme mit der Leistung des Mitarbeiters auf, frühere Diskussionen mit dem Mitarbeiter im Zusammenhang mit diesen Bedenken und die spezifischen Aufgaben, die verbessert werden müssen oder Probleme die zu beheben sind. Dieser Abschnitt enthält Beschreibungen der Bereiche, in denen eine Diskrepanz in der Leistung des Mitarbeiters besteht, die anhand von Fakten und Beispielen den Leistungsmangel erläutert. Listen Sie alle vorherigen Schulungen auf, die dem Mitarbeiter zur Bewältigung dieser Leistungsunterschiede angeboten wurden.
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Zusammenfassung der Verbesserungsziele: Zeigen Sie den Mitarbeitern die Ziele des PIP und was sie erreichen müssen. Dokumentieren Sie das gewünschte Ergebnis des PIP in Bezug auf die spezifische Arbeitsleistung. Befolgen Sie das S.M.A.R.T.-Protokoll zur Festlegung jedes Ziels (specific, measurable, attainable, relevant and time sensetive)(dt.spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitabhängig).
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Ressourcen und Hilfe: Listen Sie die Ressourcen auf, die Sie dem Mitarbeiter zur Verfügung stellen, um Verbesserungen zu unterstützen, einschließlich zusätzlicher Schulungen, Materialien und externer Ressourcen.
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Erwartungen und Konsequenzen:Enthalten Sie die spezifische Maßnahmen, die Sie für den Mitarbeiter im vorgegebenen Zeitraum stellen. Dokumentieren und geben Sie die Konsequenzen an, die sich daraus ergeben, dass diese Erwartungen nicht erfüllt werden.
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Aktionsplan mit Zeitleiste:Geben Sie die spezifischen Aktionen ein, die der Mitarbeiter umsetzen muss, um die Ziele und Details darüber zu erreichen, wie Sie diesen Fortschritt messen werden. Der Aktionsplan sollte auch den genehmigten Zeitplan für die PIP-Probezeit enthalten. Geben Sie das Datum des PIP-Meetings, das offizielle Startdatum des Plans, das Enddatum (die letzte PIP-Überprüfung) und die Daten aller geplanten Fortschrittsaktualisierungssitzungen ein.
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Signaturen:Fügen Sie die Namen und Unterschriften aller Anwesenden beim PIP-Meeting und das Datum hinzu.
So verwenden Sie Leistungsverbesserungsplanformulare
Ein gut geplanter, gut geschriebener Leistungsverbesserungsplan ist ein wertvolles Tool. Fügen Sie Informationen ein, die die Gesprächsthemen und die spezifischen Leistungsverbesserungen vermitteln, die Sie vom Mitarbeiter erstellen möchten. Jeder, der das PIP liest, sollte in der Lage sein, die Bedenken, die durchgeführten Aktionen und die gewünschten Ergebnisse zu verstehen – unabhängig davon, ob er bei den Meetings anwesend war oder sich mit den Gesprächen über die Leistungsprobleme des Mitarbeiters beschäftigt hat.
Um einen konsistenten und effektiven PIP-Prozess zu gewährleisten und das gewünschte Ergebnis der Verbesserung der Mitarbeiterleistung zu erzielen, verwenden Sie ein Schritt-für-Schritt-Rahmen, um den Plan vorzubereiten und auszuführen.
Schritt 1: Dokumentation von Leistungsproblemen
Seien Sie proaktiv. Beobachten und dokumentieren Sie die Leistungsprobleme über einen bestimmten Zeitraum, damit Sie ein umfassendes Verständnis von den Defiziten des Mitarbeiters haben.
Schritt 2: Aktionsplan entwickeln
Erstellen Sie vor dem Treffen mit dem Mitarbeiter und der Implementierung des PIP den Aktionsplan. Ein gut vorbereiteter Aktionsplan ist das Rückgrat des PIP und dient als Bluepoint für die Korrektur von Leistungsproblemen der Mitarbeiter. Darüber hinaus bietet die frühzeitige Erstellung des Aktionsplans genügend Zeit, um die erforderlichen Ressourcen zu identifizieren, Zeitpläne zu koordinieren und eine genaue Zeitleiste für das PIP zu formulieren.
Schritt 3: Fragen Sie nach Feedback
Überprüfen Sie den ersten Entwurf Ihres PIP und bitten Sie einen Kollegen oder eine andere Führungskraft um Feedback, bevor Sie sich an den HR zur Genehmigung senden. Wenn Sie zum ersten Mal ein PIP für das Leistungsmanagement verwenden, sollten Sie einen Übungslauf in Betracht ziehen und das Meeting im Rollenspiel durchführen, damit Sie die Reaktion des Mitarbeiters üben und vorbereiten können.
Schritt 4: Halten Sie das Meeting ab
Bestimmen Sie das Datum und die Uhrzeit des PIP-Treffens und planen Sie mit allen Teilnehmern. Planen Sie genügend Zeit ein, um ein Gespräch zu führen und Fragen und Feedback des Mitarbeiters zu antizipieren. Blockieren Sie Ihren Kalender, schalten Sie Ablenkungen aus und vermeiden Sie Unterbrechungen, um die Privatsphäre des Mitarbeiters zu schützen und das Meeting vertraulich zu behandeln.
Schritt 5: Fortschritt überprüfen
Führen Sie das PIP mit dem Mitarbeiter aus und planen Sie Folgetreffen vor der endgültigen Überprüfung. Nutzen Sie die Kontrollbesprechungen, um Feedback, Ressourcen und Support zu liefern. Geben Sie Zeit für Fortschrittsberichte in wöchentlichen Einzelgesprächen ein und planen Sie die Daten dieser Kontrollbesprechungen in der Aktionsplan-Zeitleiste des PIP.
Schritt 6: Fazit
Planen Sie eine Abschlussbesprechung. Überprüfen Sie das PIP und schließen Sie den Plan mit den geeigneten Maßnahmen ab, die auf den Erwartungen und Folgen des PIP basieren. Wenn das Ergebnis eine Kündigung ist, bereiten Sie sich entsprechend darauf vor, das Meeting basierend auf Ihrer Unternehmensrichtlinie und Ihrem Verfahren zu beenden. Wenn sie richtig vorbereitet und ausgeführt werden, sollte das Endergebnis des Leistungsverbesserungsplans keine Überraschung darstellen.
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Die Folgen eines unzureichenden Performance-Management-Prozesses sind sowohl für die Personalabteilung als auch für die allgemeine Gesundheit eines Unternehmens fatal. Manager verlassen sich auf Leistungsverbesserungspläne, um Mitarbeiter in ihre berufliche Entwicklung zu engagieren, Maßnahmen zu planen, Ergebnisse zu messen und Ergebnisse zu dokumentieren. Was Sie dokumentieren, können Sie messen – und was Sie messen, können Sie verwalten.
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