Reise- und Spesenrichtlinie

Mitarbeiter von Smartsheet („Personal“) können gelegentlich aufgefordert werden, zur Unterstützung zum Kunden zu reisen. Smartsheet setzt sich dafür ein, dass Mitarbeiter, die geschäftlich unterwegs sind, dies bequem, einfach und sicher tun. Um Konsistenz zu gewährleisten, wurden die folgenden Richtlinien entwickelt, um zu dokumentieren und zu verdeutlichen, welche zulässigen Geschäftsausgaben dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Sofern nachstehend nicht anders angegeben, stellt Smartsheet basierend auf den tatsächlich angefallenen Kosten Rechnungen aus. Smartsheet stellt dem Kunden eine Rechnung aus und der Kunde bezahlt alle Rechnungen gemäß der Vereinbarung. Quittungen werden auf Anfrage für Artikel zur Verfügung gestellt, die zu den tatsächlichen Kosten in Rechnung gestellt werden.

 

Flugreisen

  • Alle Flüge unter vier Stunden werden in der Bus-/Economy-Klasse gebucht. Internationale Flugreisen und Flüge mit einer Dauer von mehr als vier Stunden können in Economy Plus gebucht werden, und Smartsheet stellt dem Kunden eine Rechnung auf der Grundlage der tatsächlich entstandenen Kosten aus.
  • Reservierungen sollten für Inlandsreisen mindestens vierzehn (14) Tage im Voraus und für Auslandsreisen mindestens einundzwanzig (21) Tage im Voraus vorgenommen werden, es sei denn, der Kunde wünscht eine Reise mit kürzerer Vorankündigung.
  • Nach Möglichkeit sollten nicht erstattungsfähige, nicht änderbare Tickets gebucht werden, um die Kosten zu senken.
  • Wenn die Fluggesellschaft eine Gepäckgebühr für das erste aufgegebene Gepäckstück erhebt, werden diese Kosten zur Erstattung einbezogen.

 

Bodentransport

  • Mietwagen: Das Personal mietet einen mittelgroßen oder kleineren Wagen, sofern der Kunde nichts anderes verlangt. Das Personal betankt das Auto vor der Rückkehr, um unnötige Tankgebühren zu vermeiden. Für inländische Autovermietungen ist eine zusätzliche Haftpflichtversicherung in den USA nicht enthalten, jedoch für internationale Autovermietungen.
  • Andere Bodentransporte: Erstattungen für Taxis, Züge, U-Bahnen und Busse sind für den Transport zum und vom Flughafen oder Mietwagenzentrum und/oder für den Fall zulässig, dass kein Mietwagen verwendet wird. Etwaige Trinkgelder sollten fünfzehn Prozent (15 %) des Reisepreises nicht übersteigen.
  • Kilometerleistung: Wenn der Standort des Kunden innerhalb von zweihundert (200) Meilen oder drei (3) Autostunden vom Arbeitsplatz des Personals entfernt ist, kann das Personal sein eigenes Fahrzeug verwenden, um zum Standort des Kunden zu fahren. Wenn das Personal mit seinem eigenen Fahrzeug zum Flughafen fährt, zieht es die Kilometer von seinem Wohnort bis zu seinem Arbeitsplatz ab und stellt die Differenz dem Kunden in Rechnung. Der Kunde erstattet die zurückgelegten Meilen zum aktuellen IRS-Satz. Die aktuellen Kilometererstattungssätze finden Sie unter Kilometererstattungssätze für Privatfahrzeuge unter www.gsa.gov/mileage.
  • Parken/Maut: Parkgebühren und Mautgebühren im Zusammenhang mit Flughäfen, Geschäftsreisen oder für den Standort des Kunden sind erstattungsfähig.

 

Hotel und Unterkunft

  • Der Kunde erstattet Smartsheet angemessene Übernachtungskosten, einschließlich aller Steuern oder Übernachtungsgebühren, die von der Einrichtung erhoben werden.
  • Hotelrechnungen sollten aufgeschlüsselt sein und keine persönlichen Gegenstände enthalten.

 

Mahlzeiten

  • Smartsheet stellt dem Kunden einen Tagessatz für Mahlzeiten und Nebenkosten in Rechnung. Dieser basiert auf dem Ort, an dem die Dienstleistungen gemäß den aktuellen IRS-Tagessätzen erbracht werden. Aktuelle Richtlinien entnehmen Sie bitte den Tagessätzen unter www.gsa.gov/portal/category/21287.
  • Aufgrund der Tagespauschale für Mahlzeiten und Nebenkosten sind keine Quittungen erforderlich.

 

Änderungen

  • Sollte das Personal seine Reisearrangements aufgrund einer Anfrage des Kunden ändern müssen, ist der Kunde für alle Gebühren verantwortlich, die Smartsheet entstehen. Diese Gebühren können Folgendes umfassen, sind aber nicht darauf beschränkt:
  • Gebühren für verspätete Stornierung der Unterkunft, falls der Kunde nach Ablauf der zulässigen Rückerstattungsfrist storniert.
  • Umbuchungsgebühren bei Flugreisen.
  • Zusätzliche Tagespauschale für Mahlzeiten bei längeren Zeitplänen.
  • Zusätzliche Übernachtungskosten für längere Zeitpläne.

 

Versionskontrolle der englischen Fassung

Sofern dies nicht durch örtliche Gesetze verboten ist, werden nicht-englische Übersetzungen dieses Hinweises nur der Bequemlichkeit halber zur Verfügung gestellt. Bei Zweideutigkeiten oder Konflikten mit Übersetzungen ist die englische Version maßgebend und hat Vorrang.

 

 

Letzte Aktualisierung: November 2018