Was ist ein Projekt?
Ein Projekt ist eine Reihe von Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen, um ein vordefiniertes Ziel zu erreichen. Unternehmen aller Art und Größe führen Projekte durch, die sich je nach Komplexität, Zeitrahmen und Ressourcen unterscheiden.
Ein Projekt unterscheidet sich von einem Prozess, der eine Reihe von Schritten ist, die ein bestimmtes Ergebnis produzieren, in der Regel auf wiederholter, kontinuierlicher Basis.
Im Gegensatz dazu hat ein Projekt die folgenden vier Merkmale:
- Schafft ein neues, greifbares Ergebnis: Das Hauptziel eines Projekts besteht darin, etwas Neues zu schaffen, während ein Prozess dazu dient, eine Funktion oder Dienstleistung aufrechtzuerhalten.
- Ist zeitgebunden: Ein Projekt hat immer ein vorbestimmtes Start- und Enddatum.
- Existiert außerhalb normaler Geschäftsabläufe: Ein Projekt ist eine bestimmte Aktivität, die über den täglichen Geschäftsbetrieb hinaus auftritt.
- Hat Grenzen: Ein Projekt ist an mehrere Faktoren gebunden, beispielsweise Zeit, Kosten, Ressourcen und Leistungen. Erfahren Sie weiter unten mehr über das Magische Dreieck des Projektmanagements.
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement (PM) bezieht sich auf die Art und Weise, wie Sie Ihr Projekt organisieren, überwachen und abschließen, um einen Wert zu liefern. Erfolgreiches PM erfordert bestimmte Kenntnisse, Fähigkeiten, Tools und Techniken, um das Projekt innerhalb von bestimmten Parametern wie Zeitplan und Budget effektiv durchzuführen.
Projektmanagement hat zwar viele Gemeinsamkeiten mit den folgenden Methoden, jedoch ist es wichtig, die Unterschiede zwischen ihnen zu verstehen:
- Aufgabenmanagement: Überwacht die Fertigstellung einzelner Aufgaben, anstatt das Zusammenspiel mehrerer Aufgaben zu verwalten.
- Projektkoordination: Bezieht sich auf das tägliche Management verwandter Aufgaben und die notwendige Organisation und Kommunikation für die Umsetzung eines Projekts.
- Prozessmanagement: Während ein Projekt einen definierten Endpunkt hat, ist ein Prozess kontinuierlich und erfordert fortlaufendes Verwaltung und Optimierung.
- Programmmanagement: Bezieht sich auf die Verwaltung mehrerer Projekte, die ein Programm bilden und auf strategische Ziele hinarbeiten. Kann die Verwaltung von Abhängigkeiten zwischen Projekten, die Zuweisung von Ressourcen und die Priorisierung von Arbeitsschritten umfassen.
Branchen aller Art und Größe hängen von Projektmanagement ab, um Projekte erfolgreich umzusetzen. Ebenso können sämtliche Abteilungen innerhalb eines Unternehmens von der Verwendung einer formalisierten PM-Methode profitieren, um organisiert zu bleiben, effizienter zusammenzuarbeiten und die Effektivität zu steigern.
Um mehr über bestimmte PM-Methoden zu erfahren, lesen Sie Kapitel 3. Für weitere Informationen über die Vorteile, die Projektmanagement für bestimmte Branchen und Abteilungen mit sich bringt, lesen Sie Kapitel 7.
Warum ist Projektmanagement wichtig?
Projektmanagement ist entscheidend für die fristgerechte Fertigstellung von Projekten unter Einhaltung des Budgets und maximaler Effizienz. Effektives PM hilft Ihnen auch, das Projektteam und andere kritische Ressourcen besser zu verwalten.
PM ist jedoch viel mehr als nur die Durchführung eines Projekts. Effektives Projektmanagement hilft dem gesamten Unternehmen, mehr Wert zu liefern, indem Prozesse optimiert, die Zusammenarbeit verbessert und Ablenkungen reduziert werden, die zur Verschwendung von Zeit, Geld und Ressourcen führen können.
Das Magische Dreieck
Das Magische Dreieck des Projektmanagements besagt, dass die drei kritischen Einschränkungen – Umfang, Zeit und Kosten – einen Einfluss auf die Fertigstellung eines Projekts haben. Projektmanager müssen diese drei Faktoren unter Kontrolle haben, um Projekte erfolgreich durchzuführen.
Die drei Einschränkungen werden wie folgt definiert:
- Umfang: Alle Aufgaben und Prozesse, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen.
- Zeit: Der Zeitplan, den Sie für die Durchführung des Projekts festlegen.
- Kosten: Wie viel Geld die Umsetzung des Projekts kosten wird.
Das Magische Dreieck wird manchmal auch Eisernes Dreieck oder Projektmanagement-Dreieck genannt. Dieser Rahmen ist wichtig für den Erfolg eines Projekts, da er als Schutz gegen Scope-Creep (Umfangsausweitung) dient.
Die Aufgabe des Projektmanagers besteht darin, ein Gleichgewicht zwischen den drei Einschränkungen herzustellen, indem die Kosten erhöht oder reduziert werden, der Zeitplan angepasst oder Leistungen entfernt oder hinzugefügt werden, um das Projekt umsetzen zu können. Denken Sie daran, dass alle drei Einschränkungen miteinander verknüpft sind, sodass es wichtig ist, die Auswirkungen jeder Entscheidung zu berücksichtigen.
Die meisten Teams finden das Magische Dreieck dennoch nützlich, da es dem Projektmanager ermöglicht, fundierte Änderungen basierend auf unvorhergesehenen Umständen vorzunehmen.
Projekt- und Portfolio-Management
Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) ist eine Strategie zur Bewertung und Priorisierung potenzieller Projekte. Während es beim Projektmanagement darum geht, Projekte erfolgreich durchzuführen, ist beim PPM die Auswahl der richtigen Projekte zum richtigen Zeitpunkt als Teil eines größeren Portfolios von Bedeutung.
Das Ziel von PPM besteht darin, die Effizienz zu steigern, indem ein strafferer Prozess erstellt wird, damit jedes potenzielle Projekt bewertet werden kann. Dann priorisieren Sie Projekte, die am rentabelsten sind, das größte Erfolgspotenzial haben und mit den geschäftlichen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Bei guter Umsetzung ermöglicht PPM Teams und Unternehmen, sich auf die rentabelsten Projekte zu konzentrieren.
Weitere Ressourcen
Die Entwicklung des Projektmanagements
Modernes Projektmanagement macht sich Tools zunutze, um zuverlässige Prozesse zu erstellen und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Im Allgemeinen sind moderne Ansätze des Projektmanagements durch erhöhte Flexibilität, Zusammenarbeit und Effizienz gekennzeichnet.
Projektmanagement wurde Anfang des 20. Jahrhunderts zu einem formalisierten Konzept und hat sich seitdem zusammen mit Technologie und Arbeitsnormen weiterentwickelt. Im Jahr 2001 wurde die Agile-Methode entwickelt, die im Gegensatz zu traditionellem PM eine viel flexiblere, iterativere Herangehensweise darstellte. (In Kapitel 3 erfahren Sie mehr über die verschiedenen PM-Methoden).
In der letzten Zeit hat die Zunahme an Fernarbeit neue Herausforderungen – und neue Freiheiten – für das Projektmanagement mit sich gebracht. Zu den wichtigsten Änderungen gehören:
- Erhöhte asynchrone Kommunikation: Mit weniger persönlichen Interaktionen in Echtzeit sind Teams nicht auf unmittelbare Antworten angewiesen, um weiter arbeiten zu können.
- Mehr Variabilität bei Zeitplänen: Fernarbeit macht es möglich, zu verschiedenen Zeiten online zu sein, ob es daran liegt, dass sich Team-Mitglieder in verschiedenen Zeitzonen befinden oder einfach um den engen Terminplänen der Mitarbeiter entgegenzukommen.
- Erhöhte Abhängigkeit von Cloud-basierten Tools: Diese Tools bieten Transparenz in den Arbeits- und Aufgabenstatus, auch wenn Mitarbeiter nicht persönlich anwesend sind.
In Kapitel 6 erfahren Sie mehr über die Rollen, Herausforderungen und Best Practices für das moderne PM.