Vorteile der Nutzung von Projektmanagement-Software
Projektmanagement-Software verbessert die Planung, Zusammenarbeit, Transparenz und Produktivität, und ist ein wesentlicher Aspekt der modernen, oft dezentralisierten Belegschaft.
Zu den fünf wichtigsten Vorteilen von PM-Software gehören:
- Verbesserte Planung: Die meisten PM-Softwares ermöglichen Ihnen, Projektzeitpläne zu erstellen, Budgets zu planen und Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen – und Aktualisierungen in Echtzeit auf einer Plattform vorzunehmen, auf die jeder gleichzeitig zugreifen kann. Die Projektplanung gestaltet sich um einiges einfacher, wenn Sie all diese Informationen an einem aktiven, zentralen Ort organisieren können, anstatt eines statischen Projektplans, der Probleme bei der Versionskontrolle mit sich bringen kann.
- Mehr Transparenz und Eigenverantwortung: PM-Software bietet eine Echtzeit-Quelle für den Projektfortschritt, einschließlich der Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter und des Status der einzelnen Aufgaben. Diese Transparenz sorgt dafür, dass Teammitglieder Verantwortung tragen und stellt sicher, dass die Arbeit fristgerecht und innerhalb des Budgets erledigt wird.
- Erhöhte Produktivität: Sie können PM-Software verwenden, um Workflows zu erstellen, die Prozesse optimieren und sich wiederholende Arbeit automatisieren. Sie können beispielsweise automatische Benachrichtigungen festlegen, um Teammitgliedern mitzuteilen, wenn Aufgaben abgeschlossen sind oder überprüft werden müssen und reduzieren so den Zeitaufwand für E-Mails und Meetings.
- Bessere Zusammenarbeit: In der heutigen dezentralisierten Belegschaft spielt PM-Software eine wichtige Rolle, damit Teams von überall aus zusammenarbeiten können. Geben Sie Teammitgliedern die entsprechenden Berechtigungen, damit alle in Echtzeit zusammenarbeiten können – den Projektstatus anzeigen, Feedback zu Elementen geben, zusätzliche Dokumentation anhängen und sich mit Teammitgliedern unterhalten.
- Verbesserte Entscheidungsfindung: Die meisten PM-Softwares haben Berichterstattungsfunktionen, die Echtzeit-Daten darstellen, um Sie über den Projektfortschritt, Risiken oder Verzögerungen auf dem Laufenden zu halten. Nutzen Sie diese Informationen, um während des gesamten Projektlebenszyklus fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Verwenden Sie Projektmanagement-Software zur Verbesserung der folgenden Projektteile:
- Projektplanung
- Projektzeitplanung
- Aufgabenzuweisung
- Stundenprotokollierung
- Budgetierung und Kostenmanagement
- Ressourcenzuweisung
- Projekt- und Portfolio-Management
- Berichterstattung und Diagramme
- Geschäftsprozess-Management (BPM)
- Dokumentspeicher
- Workflow-Management
- Qualitätsmanagement
Jeder kann von der Verwendung von Projektmanagement-Software profitieren, unabhängig davon, ob Sie ein PM im formellen Sinne sind oder einfach wollen, dass Ihr Team organisierter und produktiver arbeitet.
Wenn Sie nicht sicher sind, ob es Zeit ist, in eine PM-Softwarelösung zu investieren, stellen Sie sich die folgenden Fragen:
- Können Sie oder Ihr Team desöfteren nicht fristgerecht liefern?
- Leidet die Projektqualität oft unter Fehlkommunikation?
- Sind Ihre formalen Prozesse ineffizient oder umgehen Teammitglieder sie, weil sie nicht nützlich oder zuverlässig sind?
- Ist Ihr Team oder Unternehmen in einer Phase des Wachstums, die anspruchsvollere, skalierbare Tools und Prozesse erfordert?
- Ermöglicht Ihr Team oder Unternehmen Remote-Arbeit, die asynchrone Kommunikation und Zusammenarbeit erfordert?
Wenn Sie eine oder mehrere der vorherigen Fragen mit "Ja" beantwortet haben, ist es an der Zeit, nach einer besseren Möglichkeit zu suchen, Ihre Projekte zu verwalten.
Zehn wichtige Funktionen der besten Projektmanagement-Softwares
Die führenden Softwarelösungen für Projektmanagement sind Cloud-basiert, benutzerfreundlich und bieten einige Funktionen für die Zusammenarbeit, wie Planung, Dateispeicher, Warnungen und Benachrichtigungen sowie Ressourcen-Management. Hier sind die zehn wichtigsten Funktionen, nach denen Sie Ausschau halten sollten:
- Cloud-basiert: Cloud-basierte Lösungen unterstützen moderne, dezentralisierte Belegschaften am besten, da Ihr Team jederzeit und überall Zugriff auf Informationen hat und diese aktualisieren kann, sodass jeder in Echtzeit auf dem Laufenden gehalten wird.
- Benutzerfreundlichkeit: Das beste Tool ist das, das Ihr Team auch wirklich verwendet. Melden Sie Ihr Team für kostenlose Testversionen an, damit Sie Feedback erhalten und sehen können, ob das Tool leicht zu erlernen und zu verwenden ist.
- Funktionen für die Zusammenarbeit: Ihr Tool sollte leicht mit internen und externen Stakeholdern geteilt werden können und Ihrem Team erlauben, Fortschritte zu aktualisieren, Kommentare zu hinterlassen und während die Arbeit erledigt wird, Feedback zu geben.
- Planung und Zeitplanung: Suchen Sie nach Software, mit der Sie Aufgaben planen, diese an Teammitglieder zuweisen und Zeitpläne nach Bedarf anpassen können. Die besten Lösungen bieten auch Möglichkeiten, den Zeitplan so zu gestalten, dass er zum Arbeitsstil Ihres Teams passt.
- Dateispeicher: Sie sollten sämtliche Projektdokumentation in Ihr Tool hochladen können, um Details auf die Projektpläne abzustimmen und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder Zugriff auf die richtigen Informationen haben.
- Integrierte Visualisierungen: Suchen Sie nach einem Tool, das integrierte Visualisierungsfunktionen hat, ganz gleich, ob Sie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards oder andere Grafiken verwenden möchten, um den Projektfortschritt darzustellen. Darüber hinaus bieten die besten Lösungen Grafiken und Diagramme, um wichtige Leistungsmetriken aufzuschlüsseln.
- Berichterstattung und Dashboards: Erweiterte Software enthält Berichterstattungsfunktionen, mit denen Sie Leistung und Status hochwertig und in Echtzeit anzeigen können und ermöglicht Stakeholdern, mehr Details zu erhalten.
- Automatisierung: Finden Sie ein Tool, mit dem Sie sich wiederholende Aufgaben wie Aktualisierungsanfragen, Erinnerungen und Genehmigungen automatisieren können – ohne Formeln hardcoden oder das IT-Team beauftragen zu müssen.
- Mobil: Ihr Tool sollte mobile Unterstützung haben, sodass Teammitglieder unterwegs von jedem Gerät aus auf ihre Arbeit zugreifen können.
- Ressourcen-Management: Eine genaue Verwaltung Ihrer Ressourcen ist für den Erfolg Ihres Projekts entscheidend. Stellen Sie sicher, dass Ihre PM-Lösung Ihnen ermöglicht, Projektrollen festzulegen, Rollenberechtigungen zuzuweisen und die Ressourcenkapazität in Echtzeit anzupassen.
Wie Sie die richtige Projektmanagement-Software auswählen
Die beste Projektmanagement-Software ist eine, die Ihr Team auch wirklich verwendet. Um den Auswahlprozess zu beginnen, nehmen Sie sich Zeit, Ihre Bedürfnisse, die Projektkomplexität, das Budget, die Sicherheitsanforderungen, die aktuellen Tools und die Größe Ihres Teams oder Unternehmens zu berücksichtigen.
Darüber hinaus sollten Sie identifizieren, was Sie mit einer Softwarelösung erreichen möchten. Die Lösung sollte folgende Funktionen ermöglichen:
- Die einfache Organisation und Zuweisung von Projektaufgaben, das Erstellen von Projektzeitplänen und das Festlegen automatischer Warnungen und Erinnerungen.
- Das Erstellen von Dashboards und Berichten bestehender Daten.
- Das Erstellen benutzerdefinierter Prozesse und Workflows. (Weiter unten können Sie mehr über die wichtigsten Funktionen von PM-Software erfahren.)
Vielleicht ist es auch eine Mischung aus allen drei Funktionen. Unabhängig davon sollten Sie klarstellen, welche Probleme Sie lösen möchten, da dies entscheidend für Ihre Suche ist.
Sobald Sie Ihre Bedürfnisse und gewünschten Funktionen kennen, sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:
- Art der Projekte, die Sie verwalten: Einige Tools sind auf bestimmte Abteilungen oder Branchen, wie Kreativ oder IT, zugeschnitten.
- Vorhandene PM-Methode: Wenn Sie eine PM-Methode ausgewählt haben, benötigen Sie ein System, das dem Rahmen entspricht. Einige Lösungen bieten auch integrierte Tools, wie Gantt-Diagramme oder Kanban-Boards, die Ihre Methodik möglicherweise unterstützen.
- Anzahl der Mitarbeiter, die Zugriff benötigen: Bestimmen Sie, wie viele Personen Zugriff auf das Programm benötigen, und die benötigte Berechtigungsebene (z.B. müssen Teammitglieder die Daten bearbeiten, während externe Stakeholder sie möglicherweise nur anzeigen müssen).
- Dokumentation: Identifizieren Sie, ob und wie Sie die Dokumentation in diesem Tool speichern müssen und welche Dateitypen das Tool unterstützen muss.
- Budget: Legen Sie Budgets für die Finanzen und die Zeit fest, die Ihr Unternehmen bereit ist, in neue PM-Software zu investieren.
- Schwierigkeiten mit neuen Technologien: Überlegen Sie sich, welche Schwierigkeiten Ihr Team mit dem Erlernen und Verwenden eines neuen Programms haben könnte. Suchen Sie nach einer Lösung, die benutzerfreundlich ist, um Rückschläge zu reduzieren.
Jetzt, wo Sie Ihre grundlegenden Einschränkungen kennen, ist es an der Zeit, mit dem Einkauf zu beginnen. Stellen Sie sich die folgenden Fragen zu Lösungen, die Sie in Betracht ziehen:
- Wie einfach und intuitiv ist das Tool in der Verwendung?
- Wie viele Lizenzen unterstützt das Tool oder der Plan?
- Können externe Mitarbeiter, die möglicherweise keine Lizenz haben, die im Tool gespeicherten Informationen anzeigen oder aktualisieren?
- Wie flexibel ist das Tool? Kann der Endbenutzer bei Bedarf benutzerdefinierte Prozesse erstellen? Oder ist die Hilfe vom IT-Team notwendig?
- Kann das Tool freigabefähige Berichte oder Dashboards generieren?
- Ist das Tool mit Ihren bestehenden Geschäftssystemen kompatibel?
- Bietet die Lösung Training oder Unterstützung? Wie lange ist diese Unterstützung verfügbar und wie hoch sind die zusätzlichen Kosten?
Berücksichtigen Sie außerdem die langfristige Strategie hinter Ihrem Kauf. Es wird dauern, bis sich Mitarbeiter an die Arbeit mit einem neuen Tool gewöhnen, also denken Sie über Ihren sofortigen Bedarf hinaus und bestimmen Sie, wie sich das Tool auf Ihre größeren Prozesse und Initiativen anpassen soll.
Lesen Sie unseren detaillierten Leitfaden zur Auswahl der richtigen PM-Software, um mehr zu erfahren.
Allgemeine Projektmanagement-Tools
Zu den gängigsten Projektmanagement-Tools gehören Gantt-Diagramme, Arbeitsgliederungsstrukturen (AGS) und Workflow-Diagramme. Viele PM-Softwarelösungen beinhalten diese Funktionen, aber wir erklären zunächst die Grundlagen.
Gantt-Diagramme
Ein Gantt-Diagramm ist ein Projektmanagement-Tool, das für die Projektplanung und -zeitplanung verwendet wird. Einfach gesagt ist es ein Zeitleistendiagramm, das die Start- und Enddaten der einzelnen Aufgaben anzeigt.
Gantt-Diagramme stellen visuell das Startdatum, das Enddatum und die Dauer jeder Aufgabe eines Projekts dar, um die geschätzte Dauer des Projekts insgesamt anzuzeigen. Sie zeigen auch oft Abhängigkeiten zwischen Aufgaben an, was Teammitgliedern ein visuelles Verständnis dafür gibt, wie die Arbeit im Projektzeitplan zusammenhängt.
Sie können zwar ein statisches Gantt-Diagramm verwenden und die Daten manuell anpassen, aber viele PM-Softwarelösungen bieten eine Gantt-Diagramm-Funktion oder -Ansicht. Diese Option vereinfacht es, Daten und Aufgabendauer bei Bedarf zu ändern, und mit einer einheitlichen Version des Projektzeitplans zu arbeiten, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
Lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden zu Gantt-Diagrammen, um mehr zu erfahren und erfahren Sie mehr über die Vorteile und Einschränkungen der Verwendung eines Gantt-Diagramms.
Weitere Ressourcen
Kanban-Boards
Ein Kanban-Board ist eine visuelle Tafel, die den Aufgabenstatus anzeigt, indem Aufgaben in die Spalten zu erledigen, wird erledigt und erledigt unterteilt werden. Kanban-Boards werden vor allem bei der Kanban-Methode verwendet, aber jedes Projektteam kann sie verwenden.
Kanban-Boards waren ursprünglich materielle "Karten", die in handgeschriebene Spalten platziert wurden. Teammitglieder schrieben jede Aufgabe auf eine Haftnotiz und verschoben sie je nach Arbeitsfortschritt per Hand durch die Statusspalten. Einige Teams verwenden immer noch materielle Tafeln, um den Aufgabenstatus zu überwachen.
Online-Kanban-Boards verfügen grundlegend über die gleichen Funktionen, sind aber leichter, ermöglichen Echtzeit-Zugriff und können ganz einfach mit Teammitgliedern geteilt und von ihnen aktualisiert werden.
Über das Anzeigen des Aufgabenstatus hinaus, können Kanban-Boards Ihnen helfen:
- Den Arbeitsschritt Wird bearbeitet (work in progress/WIP) zu beschränken:Wenn zu viele Dinge gleichzeitig passieren, verringert das die Produktivität und Verzögerungen entstehen. Indem Sie die Anzahl der derzeit in Bearbeitung befindlichen Aufgaben klar anzeigen, helfen Kanban-Boards, WIP zu begrenzen.
- Die Effizienz zu maximieren: Bei der Kanban-Methode wird die Effizienz als Fluss bezeichnet. Kanban-Boards helfen Ihnen, Engpässe zu identifizieren, damit Sie diese beseitigen können und reibungslos und effizient mit der Arbeit fortfahren können.
In unserem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über Kanban-Karten wissen müssen.
Weitere Ressourcen
PERT-Diagramme
Ein Programmbewertungs- und -überprüfungstechnik (PERT)-Diagramm ist ein visuelles Tool zur Abbildung jeder einzelnen Projektaufgabe. Verwenden Sie ein PERT-Diagramm, um ein Projekt in kleinere Aufgaben aufzuteilen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu identifizieren und die Projektdauer zu schätzen.
Ein PERT-Diagramm ähnelt in seiner Funktionalität einem Gantt-Diagramm, wird aber anders angelegt. Statt einer linearen Zeitachse, die Aufgaben auf einer horizontalen Achse von links nach rechts anzeigt, stellt ein PERT-Diagramm größere Aufgaben oder Meilensteine als Knoten(in der Regel Boxen oder Kreise) dar, die mit Pfeilen verbunden sind, um Abhängigkeiten anzuzeigen.
PERT-Diagramme werden am häufigsten in Projekten verwendet, bei denen Zeit statt Kosten die einschränkende Ressource ist. Sie können ein PERT-Diagramm verwenden, um abzuschätzen, wie lange ein Projekt dauern wird, flexible Bereiche zu finden und zu messen, wo Verzögerungen auftreten könnten.
Erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen Gantt- und PERT-Diagrammen und wie Sie Ihr eigenes PERT-Diagramm erstellen.
Arbeitsgliederungsstruktur
Eine Arbeitsgliederungsstruktur (AGS) ist ein visuelles Werkzeug, das ein Projekt in kleinere, besser überschaubare Aufgaben aufschlüsselt und sie in einer Hierarchie anzeigt. Im Projektmanagement hilft eine AGS, einzelne Projektaufgaben zu definieren und nachzuverfolgen.
Um eine AGS zu erstellen, beginnen Sie mit dem endgültigen Projektergebnis oder der Zielsetzung und gliedern Sie sie dann in kleinere Teile auf. Weiter unterteilen Sie jeden Arbeitsteil in überschaubarere Teile der Arbeit, bis es nur noch einzelne Aufgaben gibt, die Sie dann den Teammitgliedern zuweisen können.
Der Hauptvorteil einer AGS besteht darin, dass sich ein Projekt besser überschaubar anfühlt. Darüber hinaus können Sie eine Arbeitsgliederungsstruktur in der Kosten- und Zeitleistenschätzung verwenden und wiederholbare Prozesse für zukünftige Projekte definieren.
Erfahren Sie mehr über die AGS in unserem Leitfaden und finden Sie kostenlose AGS-Vorlagen, um loszulegen.
Visualisierungen
Im Projektmanagement ist eine Visualisierung ein Hilfsmittel, das Projektinformationen – wie Zeitpläne, Rollen und Verantwortlichkeiten, Budget und Fortschritt – in einem visuellen Format anzeigt. PM-Visualisierungen umfassen Gantt- und PERT-Diagramme, Infografiken, Dashboards und mehr.
Die visuelle Darstellung von Projektdaten und Informationen kann die Kommunikation mit Teammitgliedern und Projekt-Stakeholdern vereinfachen. Zudem können Visualisierungen Ihnen dabei helfen, Fehler, Engpässe oder Lücken in Ihrem Projektplan zu identifizieren. Starke, effektive Visualisierungen zeigen die wichtigsten Daten, haben einen klaren Zweck und wechseln vom großen Ganzen zu detaillierteren Informationen.
Viele PM-Softwarelösungen können Visualisierungen erstellen, indem sie Ihre Daten direkt abrufen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass Ihre Visualisierungen auf dem neuesten Stand sind. Weitere Informationen zum Entwickeln eines Daten-Dashboards finden Sie in unserem Leitfaden.
Persönliche Produktivitätstools
Ein persönliches Produktivitätstool ist jedes Tool, das Sie verwenden, um ihre eigene Produktivität zu steigern. Dies kann eine einfache Online-To-Do-Liste sein oder fortschrittlichere Aufgabenmanagement-Software.
Es gibt heute eine große Vielfalt an persönlichen Produktivitätstools – im Wesentlichen kann alles, was Ihnen dabei helfen soll, Ablenkungen fernzuhalten, eingeschlossen werden.
Zum Beispiel sind Lösungen Tools, die Alarme und Benachrichtigungen vermuten, Ihre Zeit nachverfolgen, Ihre Nutzung auf Nicht-Arbeit einschränken oder Ihre Fristen organisieren.
Sie können persönliche Produktivitätstools für die Arbeit oder die persönliche Verantwortlichkeiten verwenden, je nach Ihren Bedürfnissen.
Einfache PM-Software
Eine einfache Projektmanagement-Software soll Ihnen helfen, jede Art von Projekt zu verwalten, und sollte intuitiv genug sein, damit keine Schulung benötigt wird, um loszulegen.
Einfache Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, die Grundlagen zu erledigen, einschließlich:
- Teilen und Zusammenarbeiten mit Teammitgliedern und externen Stakeholdern
- Verfolgen von Änderungen in Echtzeit, um Versionskontrollprobleme zu eliminieren
- Speichern von Projektdokumentation, um eine Single Source of Truth zu schaffen
- Erstellen detaillierter Projektpläne und Planen und Zuweisen von Projektaufgaben
- Automatisieren von Aufgaben, um manuelle, wiederholbare Arbeiten zu reduzieren
- Zusammenfassung von Projektdaten in einfache, freigebbare Berichte und Dashboards
- Verwalten von Ressourcen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die Arbeit erledigen.
Erfahren Sie mehr und beginnen Sie mit einer einfachen Projektmanagement-Software.
Projektzeitplanungssoftware
Mit einer Projektplanungssoftware können Sie einen detaillierten Zeitplan für Ihr Projekt vom Anfang bis zum Ende erstellen, Zuständigkeiten zuweisen und Fristen verwalten.
Neben den grundlegenden PM-Softwarefunktionen sollten Sie bei der Projektplanungssoftware auf die folgenden Features achten:
- Gantt-Diagramme zum einfachen Identifizieren des kritischen Pfads
- Benachrichtigungen für anstehende Fristen, Zeitplanänderungen oder Statusaktualisierungen
- Berichterstellungs- und Dashboard-Funktionen zur Visualisierung des Projektfortschritts
- Flexibilität zur eventuellen Anpassung des Zeitplans
- Eine Kalenderansicht für eine traditionelle Anzeige langfristiger Projekte
- Integrationen mit anderen Kalender-Tools wie Google Kalender zur Anzeige von Fristen und der Verfügbarkeit von Teammitgliedern bei allen Apps
Hier erfahren Sie mehr über die wichtigsten Funktionen von Projektplanungssoftware.
Projekt- und Portfolio-Management-Software
Der Zweck der Projektportfolio-Management-Software (PPM) besteht darin, die Produktivität zu steigern, indem sie einen einzigen Ort bietet, um alle Aspekte Ihres Projektportfolios zu verwalten, einschließlich der Projektaufnahme und Priorisierung, des Ressourcenmanagements, der Umsetzung und der Berichterstattung.
Suchen Sie nach PPM-Software, die die folgenden Kernfunktionen hat:
- Projektaufnahme und Priorisierung: Ob durch ein Formular oder einen anderen Mechanismus, Ihre PPM-Lösung sollte Ihnen ermöglichen, neue Projekte konsequent in Ihre Warteschlangen aufzunehmen. Dann sollten Sie benachrichtigt werden, wenn neue Anfragen kommen, damit Sie diese Anfragen bewerten und priorisieren können, um strategische Ziele zu unterstützen und sicherzustellen, dass Sie die wichtigsten Arbeiten zuerst bewältigen.
- Ressourcenmanagement: Sie erhalten einen Überblick über die Bandbreite der Teammitglieder, damit Sie Ressourcen angemessen zuweisen können – einschließlich der Kapazitätsplanung für zukünftige Projektanforderungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre PPM-Lösung Ihnen ermöglicht, Ressourcen direkt im Kontext mit Ihren Projektplänen nachzuverfolgen und zu verwalten.
- Projektausführung: Wie bei der allgemeinen PM-Software sollte Ihre PPM-Lösung Ihnen ermöglichen, alle Aspekte Ihrer Projektzeitleiste und Ihres Budgets in Echtzeit zu planen, nachzuverfolgen und zu verwalten, um Änderungen zu antizipieren und Kostenüberschreitungen zu vermeiden.
- Berichterstattung: PPM-spezifische Lösungen müssen gleichzeitig einen Überblick über mehrere Projekte geben. Fassen Sie einzelne Projektdaten in fortschrittlichen Berichten und Dashboards zusammen, die Ihnen einen Einblick in das Portfolio als Ganzes geben. Sie sollten diese Berichte auch mit Führungskräften und wichtigen Stakeholdern teilen können.
Lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden, um mehr über PPM zu erfahren und darüber, wie Sie die richtige Software für sich auswählen.
Ressourcenmanagement-Software
Ressourcenmanagement-Software hilft beim Verwalten und Planen von Ressourcen (Mitarbeitern) in Ihrem Unternehmen. Ressourcenmanagement-Software verbessert die Produktivität, weil Sie damit sicherstellen können, dass nicht zu viele oder zu wenige Ressourcen zugeteilt werden.
Zu den wichtigsten Funktionen von Ressourcenmanagement-Software zählen:
- Möglichkeit, verschiedene Arten von Teams, Zeitplänen und Projekten zu verwalten
- Dashboards, um die allgemeine Verfügbarkeit von Ressourcen im Kontext der Projektanforderungen zu überwachen
- Mehrere Berechtigungsstufen, damit Teammitglieder nur auf ihre benötigten Informationen zugreifen können
- Einfache Zeitverfolgung für Teammitglieder, um ihre geleistete Arbeitszeit zu protokollieren
- Kapazitätsplanung, um Ressourcen in der gesamten Projektpipeline zuzuweisen
- Berichte zur Überwachung relevanter Daten, um Trends zu erkennen und erforderliche Neuanstellungen vorherzusagen
Weitere Informationen über Ressourcenmanagement und kostenlose Vorlagen finden Sie in unserem Leitfaden für Anfänger.
Aufgabenmanagement-Software
Aufgabenmanagement-Software ist eine vereinfachte Version von PM-Software, mit der Sie einzelne Aufgaben nachverfolgen können, um die persönliche, teamübergreifende und organisatorische Produktivität zu steigern.
Achten Sie auf die folgenden Funktionen bei Aufgabenmanagement-Software:
- Listen für Aufgabenzuweisung und einzelne Aufgaben, um bei der Arbeit für Ordnung zu sorgen
- Verschiedene Ansichtsoptionen, damit Teammitglieder sich ihre Aufgabenlisten personalisiert anzeigen lassen können
- Automatisierungsfunktionen zur einfachen Nachverfolgung des Aufgabenstatus, wie Farbcodierung und Benachrichtigungen
- Integrationen mit vorhandenen Tools, damit Sie Ihre Aufgaben importieren können und bei allen Plattformen auf dem Laufenden bleiben
Besuchen Sie unsere Übersichtsseite, um mehr über Aufgabenmanagement-Software zu erfahren.
Workflow-Automatisierungssoftware
Workflow-Automatisierungssoftware bezieht sich auf Tools, die Geschäftsprozesse mit dem Ziel automatisieren, Prozesse zu optimieren, Engpässe und Prozesslücken zu eliminieren und die Effizienz innerhalb eines Teams oder einer Organisation zu verbessern.
Zu den kritischen Funktionen der Workflow-Automatisierungssoftware gehören:
- Wenn/dann-Funktion, sodass Sie die grundlegende Logik festlegen können, um die nächsten Schritte innerhalb Ihres Arbeitsablaufs auszulösen (z. B. wenn ein Kontrollkästchen als abgeschlossen markiert ist, wird ein Teammitglied eine Benachrichtigung erhalten, um zum nächsten Schritt überzugehen)
- Flexibilität, damit Sie einzigartige Prozesse erstellen können, die die Art und Weise unterstützen, wie Ihr Team oder Ihre Organisation arbeitet
- Geringe oder keine Codefunktion, damit Teams die Lösung implementieren können, ohne die Hilfe der IT-Abteilung zu benötigen
- Automatische Benachrichtigungen, Erinnerungen und Statusaktualisierungen, um Prozesse im Gang zu halten
- Audit-Trails, damit Sie Prozess-Verzögerungen, Lücken oder Engpässe leicht untersuchen können
- Integrationen mit bestehenden Tools, sodass Sie Daten, Kontaktinformationen und mehr in eine nahtlose Workflow-Lösung ziehen können, ohne manuelle Arbeit zu haben
Berichterstattungsfunktionen, um sowohl den Projektfortschritt als auch die Workflows selbst zu bewerten
Erfahren Sie mehr über die Vorteile der Workflow-Automatisierung und nach was Sie in einer Softwarelösung Ausschau halten sollten.