Rollen und Verantwortlichkeiten
Ein Projekt benötigt zwar eine einzigartige Mischung aus Fähigkeiten, aber die meisten Projektteams bestehen aus ähnlichen Rollen. In diesem Abschnitt definieren wir die wichtigsten Rollen und Verantwortlichkeiten eines Projektteams.
Was macht ein Projektmanager?
Der Projektmanager trägt für jeden Aspekt des Projekts die Verantwortung, von der Planung und Durchführung bis hin zur Umsetzung und Berichterstattung. Der Projektmanager muss ein gründliches Verständnis für die Ziele, Einschränkungen, Risiken und Ressourcen haben.
Zu den fünf Hauptverantwortungsbereichen eines Projektmanagers gehören:
- Einen Projektplan erstellen: Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, das Projekt in bestimmte Aufgaben zu unterteilen, Aufgaben den relevanten Teammitgliedern zuzuweisen und einen angemessenen Zeitplan zu erstellen.
- Ein starkes Projektteam aufbauen: Der Projektmanager muss die für jedes Projekt erforderlichen Fähigkeiten abschätzen und dann ein Projektteam zusammenstellen, das das Projekt am besten durchführen kann. Je nach Projekt müssen Sie möglicherweise Mitglieder aus anderen Abteilungen hinzuholen, um das beste Team zusammenzustellen.
- Die Projektumsetzung überwachen: An dieser Stelle kommt das "Management" ins Spiel. Der Projektmanager überwacht die Durchführung des Projekts und steuert die Leistung, indem er den Zeitplan oder das Budget nach Bedarf anpasst.
- Das Bindeglied zwischen dem Projektteam und den Stakeholdern sein: Der Projektmanager informiert relevante Stakeholder über Fortschritte und verwaltet die Erwartungen. Erfahren Sie weiter unten mehr darüber, wie Sie das Projektteam und die wichtigsten Stakeholder in Einklang bringen.
- Die Projektdokumentation pflegen: Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, jede Phase des Projekts zu dokumentieren, einschließlich aller relevanten Planungsdokumente, passende Versionen jeder Projektleistung, der zugehörigen Kommunikation und auch den gewonnenen Erkenntnissen nach Fertigstellung des Projekts. Diese sind wichtig, um während des aktuellen Projekts organisiert zu bleiben und können auch als Referenzdaten für zukünftige Projekte dienen.
In der Regel verfügt ein guter Projektmanager über die fünf folgenden Eigenschaften:
- Eine klare Vision: In jedem Projekt werden früher oder später Schwierigkeiten auftreten, weshalb ein Projektmanager ein klares Verständnis für die Projektziele haben muss, um das Projekt auf Kurs zu halten. Darüber hinaus sollte der Projektmanager verstehen, wie das Projekt zu übergeordneten Unternehmenszielen passt, damit Aufgaben und Ressourcen entsprechend priorisiert werden können.
- Überragende Kommunikationsfähigkeiten: Ein Projektmanager muss viel und gut kommunizieren, um klare Anweisungen zu geben und verschiedenen Teams und externen Stakeholdern effektiv Informationen zu vermitteln.
- Kollaboratives Denken: Gute Führungspersonen wissen gut zu delegieren. Ein Projektmanager muss Teammitgliedern vertrauen, ihnen ausreichend Freiheiten bei der Durchführung geben und effektiv verhandeln, wenn Interessenskonflikte auftreten.
- Großes Organisationstalent: Projektmanager müssen Mitarbeiter, Zeitpläne und Budgets, wenn nicht noch mehr Faktoren, unter einen Hut bringen. Bei so vielen beweglichen Teilen ist es für einen Projektmanager sehr wichtig, organisiert zu bleiben.
- Integrität: Die wohl wichtigste Sache für einen Projektmanager ist, das Vertrauen der Teammitglieder und Stakeholder zu gewinnen. Um dieses Vertrauen zu gewinnen, muss ein Projektmanager während des gesamten Projektlebenszyklus transparent und zuverlässig bleiben.
Ein zuverlässiger, organisierter Projektmanager ist für den Erfolg von Projekten von entscheidender Bedeutung. Lesen Sie Kapitel 8, um zu erfahren, wie Sie ein Projektmanager werden und verfügbare relevante Zertifizierungen.
Mitglieder des Projektteams
Das Projektteam ist eine Gruppe von Einzelpersonen, die zusammen an der Durchführung eines Projekts arbeiten und die richtige Mischung aus Fähigkeiten für die anstehende Aufgabe besitzen.
Ein Cross-funktionales Team ist ein Team, das aus Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens besteht, die unterschiedliche funktionale Kenntnisse besitzen. Ein Projekt zur Inbetriebnahme einer Webseite kann zum Beispiel ein Cross-funktionales Team, mit Mitgliedern aus den Marketing-, Vertriebs-, Design- und Webentwicklungsteams, erfordern.
Wenn Sie ein Projektteam zusammenstellen, sollten Sie die Projektziele, die zur Erfüllung dieser Ziele benötigten Fähigkeiten, die Ressourcenkapazität, Zeitplan- und Budgeteinschränkungen und die Arbeitsstile der einzelnen Mitarbeiter berücksichtigen.
RACI-Matrix
Eine RACI-Matrix (zuständig, eigenverantwortlich, beraten, informiert) ist ein Tool, das zur Zuweisung von Rollen innerhalb eines Projektteams verwendet wird. Verwenden Sie die Matrix als Leitfaden, um zu identifizieren, wer für Aufgaben zuständig ist, wer für die Fertigstellung von Aufgaben verantwortlich ist, bei wem Beratung eingeholt werden sollte und wer über den Aufgabenstatus informiert bleiben soll.
Sie können eine RACI-Matrix verwenden, um jedem Teammitglied eine Rolle für eine einzelne Aufgabe oder für das gesamte Projekt zuzuweisen. Besuchen Sie unseren Leitfaden zum RACI-Modell, um mehr über die Verwendung einer Vorlage für die RACI-Matrix zu erfahren.
Wie sie den Einfluss des Projektteams und der Stakeholder unter einen Hut kriegen
Um Interessenskonflikte von Teammitgliedern und Stakeholdern effektiv zu verwalten, sollten Sie mit ihnen zusammenarbeiten, um Anforderungen basierend auf Ressourcen und Team-Bandbreite zu priorisieren und während des Projekts in engem, transparentem Kontakt bleiben.
Im Folgenden geben wir getrennt voneinander einige Tipps für das Team- und Stakeholder-Management.
Team- und Ressourcen-Management
Um Ihr Team und Ihre Ressourcen bestmöglich zu verwalten, sollten Sie zunächst die Bedürfnisse und Kapazitäten Ihrer Teammitglieder berücksichtigen und wie diese Fähigkeiten und Ressourcen am besten für die Durchführung des Projekts verteilt werden sollten.
Hier sind ein paar Tipps für effektives Teammanagement:
- Stellen Sie die richtigen Mitarbeiter ein: Der Erfolg der Arbeit hängt davon ab, ob Sie die richtigen Mitarbeiter zur Verfügung haben. Berücksichtigen Sie nicht nur die benötigten Fähigkeiten, sondern auch die Persönlichkeiten, Arbeitsstile und Zuverlässigkeit Ihrer potenziellen Teammitglieder, und wählen Sie entsprechend aus.
- Kommunizieren Sie: Wie bereits erwähnt, ist Kommunikation eine enorm wichtige Fähigkeit für einen Projektmanager. Ihr Team wird sich im Zweifel an Sie wenden, daher sollten Sie proaktiv und klar sein, wenn Sie Mitarbeitern die neuesten Informationen mitteilen.
- Seien Sie ein Vorbild für und fördern Sie Zusammenarbeit: Silos sind der Feind von Produktivität und Kreativität. Zeigen Sie Ihrem Team, wie wichtig Zusammenarbeit und Cross-funktionale Arbeit ist, indem Sie es vorleben und die Mitarbeiter ermutigen, zur Steigerung der Effizienz zusammenzuarbeiten.
- Lernen Sie zu delegieren: Viele Anfänger versuchen, alles selbst zu erledigen. Eine gute Führungsperson vertraut darauf, dass die Teamkollegen die Arbeit erfolgreich erledigen, und motiviert und unterstützt sie.
- Geben Sie aussagekräftiges Feedback: Konstruktives Feedback zu geben ist einer der besten Wege, Ihr Team zu stärken. Dadurch entwickeln sich Mitarbeiter individuell weiter und Ihre Erfolgschancen für die Zukunft steigen.
Stakeholder-Management
Ein Stakeholder ist eine dritte Person, die ein persönliches Interesse am Erfolg des Projekts hat. Stakeholder können intern (z.B. ein Mitglied der C-Suite) oder extern sein (z.B. ein Investor oder ein Kunde) und sollte stets über den Projektfortschritt auf dem Laufenden gehalten werden.
Die Verwaltung von Stakeholdern kann schwierig sein, da sie neue oder sich ändernde Anforderungen hinsichtlich des Zeitplans, der Kosten oder der Leistungen haben können. Mit diesen Tipps stellen Sie alle Parteien am besten auf Erfolg ein:
- Führen Sie frühzeitig Gespräche: Vertrauen ist die wichtigste Qualität in der Beziehung zu Stakeholdern. Bauen Sie eine gute Beziehung auf, indem Sie die Stakeholder frühzeitig einbeziehen, sodass alle Parteien das Gefühl haben, gehört zu werden.
- Entwicken Sie einen Kommunikationsrhythmus: Um sowohl das Vertrauen der Stakeholder als auch die Unabhängigkeit des Projektteams aufrechtzuerhalten, sollten Sie einen Zeitplan für regelmäßige Kommunikation festlegen, um alle auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass Projekte voranschreiten.
- Bleiben Sie während des gesamten Projektlebenszyklus transparent: Halten Sie die Stakeholder in Sachen Projektfortschritt auf dem Laufenden, insbesondere wenn unerwartete Ereignisse oder Änderungen am Zeitplan, Budget oder Leistungen auftreten. Ohne diese Transparenz können Stakeholder das Vertrauen in Ihre Fähigkeit verlieren, Erfolg zu liefern.
- Bleiben Sie flexibel, aber achten Sie auf Ihre Projektbeschränkungen: Manchmal stellen Stakeholder während des Projekts zusätzliche Anforderungen. Ein effektiver Projektmanager ist offen für Änderungen, legt aber auch Grenzen für Art und Menge an Änderungen fest. Informieren Sie Stakeholder im Zweifel im Voraus, dass sich Änderungen des Umfangs auf Budget und Zeitpläne auswirken.
- Priorisieren Sie persönlichen Kontakt: In der modernen Arbeitswelt finden Gespräche mit Stakeholdern oft virtuell statt. Während schriftliches Feedback und andere Arten von Dokumentation hilfreich sind, sollten Sie sich regelmäßig persönlich mit Stakeholdern treffen, ob über Videobesprechungen oder Angesicht zu Angesicht.
Die Bedeutung effektiver Zusammenarbeit
Im Projektmanagement ist Zusammenarbeit aus zwei Hauptgründen entscheidend: Sie verbessert die Produktivität und fördert Innovationen. Zusammenarbeitende Teams erzielen bessere, schnellere Ergebnisse und entwickeln kreativere, innovative Produkte, Lösungen und Dienstleistungen.
Im Gegensatz zur Teamarbeit umfasst Zusammenarbeit Mitarbeiter mit unterschiedlichen Fähigkeiten, die ihr Wissen vereinen, um ein Ergebnis zu erzielen. Zusammenarbeit ist besonders in Cross-funktionalen Teams erforderlich, in denen Mitarbeiter unterschiedliche Fachgebiete haben und daher gemeinsam an der Durchführung eines Projekts arbeiten müssen.
Bei Zusammenarbeit geht es jedoch nicht nur darum, verschiedene Fähigkeiten zu kombinieren. Sie hilft auch, effizientere Prozesse zu definieren, die Lieferung zu beschleunigen und Hilfestellung bei schwierigen oder zeitaufwändigen Aufgaben zu bieten. Wenn der Projektmanager die Erwartung "alle mitmachen" festlegt, werden Teams, die mehr Erfahrung in der Zusammenarbeit haben, motiviert sein, mitzumachen und dabei zu helfen, das Ziel zu erreichen.
Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren detaillierten Leitfaden zu Teamarbeit und Zusammenarbeit.
Der Aufstieg der Remote-Zusammenarbeit
Remote-Zusammenarbeit bezieht sich auf die Prozesse, Praktiken und Tools, die ein Team implementiert, um trotz geografischer Trennung zusammenzuarbeiten. Da viele Unternehmen in den letzten Jahren auf eine verteilte Belegschaft umgestiegen sind, ist eine starke Remote-Zusammenarbeit zu einem integralen Bestandteil des Projekterfolgs geworden.
Lesen Sie unseren Artikel wie Sie eine effektive Remote-Zusammenarbeit implementieren um mehr zu erfahren.
Best Practices für die Remote-Zusammenarbeit
Effektive Remote-Zusammenarbeit bedeutet, Prozesse zu entwickeln und Tools zu implementieren, die verteilte Teams unterstützen. Legen Sie Workflows für Remote-Umgebungen fest und definieren Sie Kommunikationsnormen, um sicherzustellen, dass alle das Gefühl haben unterstützt und auf dem Laufenden gehalten zu werden.
Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für die Remote-Zusammenarbeit:
- Video über E-Mail priorisieren: Auch wenn persönliche Gespräche durch Nichts zu ersetzen sind, sind Videoanrufe besser für die Zusammenarbeit als E-Mail oder andere Messaging-Apps geeignet. Bemühen Sie sich um persönliche Brainstormings, Absprachen und Berichterstattungsanrufe.
- Finden Sie eine gute Balance zwischen Arbeitszeiten und Besprechungen: Videobesprechungen sollten zwar einen großen Teil des E-Mail-Verkehrs ersetzen, aber achten Sie darauf, dass Sie Ihr Team nicht mit zu vielen Besprechungen aufhalten. Finden Sie ein gutes Mittel zwischen fokussierter Arbeitszeit und Besprechungszeit, damit die Mitarbeiter Freiraum behalten und Ihre Arbeit erledigen können.
- Seien Sie proaktiv beim Kennenlernen neuer Mitarbeiter: Ohne eine zentrale Dienststelle ist es schwierig, neue Mitarbeiter kennenzulernen und mit ihnen zusammenzuarbeiten. Machen Sie Videoanrufe mit anderen Teams, um in Kontakt zu bleiben und Möglichkeiten für Cross-funktionale Zusammenarbeit zu identifizieren.
- Legen Sie Arbeitszeiten fest: Sie können Gefühle der Isolation und Burnouts entgegenwirken, indem Sie Ihre Arbeitszeiten auf Zeiträume legen, in denen alle online und verfügbar sind. Dies hilft, ein Gefühl von Struktur zu erhalten, die teaminterne Kommunikation zu fördern und das Gefühl, ständig erreichbar sein zu müssen, zu lindern, welches entstehen kann wenn man von zuhause aus arbeitet.
- Laden Sie zu virtuellen Teambildungsveranstaltungen ein: Unterschätzen Sie nicht den Wert unterhaltsamer, nicht arbeitsbezogener Veranstaltungen, auch für Remote-Teams. Planen Sie virtuelle Teampausen, Happy-Hours oder andere Gruppenaktivitäten per Videoanruf, um die Moral zu steigern und den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, miteinander verbunden zu sein.
Alles, was Sie über die Verwaltung eines Remote-Teams wissen müssen finden Sie in unserem umfassenden Artikel. In Kapitel 9 erfahren Sie auch mehr über allgemeine Projektmanagement-Tools und -Software.